Como gerente, conhecer uma nova equipe pela primeira vez pode ser estressante. Você quer garantir que a reunião corra bem e que você estabeleça sua liderança, mas você precisa fazer isso sem destruir a cultura ou a dinâmica da equipe ou atropelar suas conquistas.
Ser muito pesado pode ser desastroso, mas não estabelecer o grau certo de autoridade também pode ser. No entanto, quando é bem tratado, uma reunião introdutória informal pode ser uma ótima oportunidade para aprender sobre sua nova equipe para construir confiança com seus membros e estabelecer um clima de respeito mútuo.
Este artigo ajudará você a se preparar para sua primeira reunião com sua nova equipe. Siga estes cinco passos para fazer a sua primeira reunião contar.
1. Conheça sua nova equipe
Se houver uma intranet corporativa com perfis de funcionários, leia as habilidades e realizações profissionais de sua equipe e qualquer outra informação que você possa obter. Isso demonstrará para sua equipe que você valoriza o suficiente para gastar tempo aprendendo sobre seus membros antes da reunião.
Usando esses dados, tente memorizar os rostos, nomes e cidades de pessoas. Se você se esforçar para lembrar nomes, tente usar associação de rosto, na qual você faz uma conexão entre um nome e uma característica única. Faça o esforço para aprender a pronunciar os nomes corretamente também.
Se possível, antes de assumir sua nova função, agende uma conversa informal cara-a-cara com seu chefe e o gerente anterior da equipe sobre os pontos fortes e fracos das pessoas, sobre qualquer problema comportamental da equipe ou sobre quaisquer conflitos que você precise estar ciente.
Se você for trabalhar com equipes de outras culturas nacionais ou religiosas, tente ser sensível a quaisquer diferenças que encontrar. Além disso, desenvolver sua inteligência cultural lhe dará uma excelente base para trabalhar em qualquer local de trabalho multicultural. Isso envolve o uso de observação, empatia e atenção para ler pessoas e situações.
Tenha em mente a cultura corporativa mais ampla de sua organização ao se preparar para conhecer sua equipe, seja formal - com canais de comunicação e processos de tomada de decisão claramente definidos - ou mais informal.
Isso ajudará você a agir adequadamente em sua reunião introdutória e a se comunicar de maneira eficaz. Se possível, fale com o gerente anterior da equipe sobre sua opinião sobre a cultura corporativa para ter uma ideia das crenças e comportamentos que você provavelmente encontrará.
2. Prepare o espaço para reuniões
Se você estiver encontrando a nova equipe pessoalmente, escolha um espaço neutro, como uma sala de reunião. Considere assentos, temperatura e iluminação para tornar a sala o mais confortável possível. Isso ajudará a reduzir o estresse e promover a comunicação.
Se você não estiver se encontrando cara a cara, há algumas outras coisas a serem consideradas. Apesar do fato de que vivemos em um mundo cada vez mais virtual, as reuniões on-line ainda levam tempo para se organizar e muitas vezes encontram problemas técnicos. Quantos de nós tiveram o episódio "Eu posso ver você, mas não posso ouvi-lo" durante uma reunião virtual?
Vá para a sala de reunião com antecedência para garantir que tudo esteja funcionando, como iluminação e conexões de internet. Isso lhe dará tempo para obter ajuda técnica, se houver algum problema.
3. Mantenha a reunião curta e informal
Antes do início da reunião, informe sua equipe que será uma reunião introdutória breve e informal. Uma vez na sala, explique um pouco sobre você. Considere usar a narrativa de negócios para comunicar seus valores e o que você está tentando alcançar. Nesse estágio, você não precisa aprofundar seus planos - isso pode acontecer mais tarde, em uma reunião mais formal.
Neste momento, simplesmente explique que você estará organizando reuniões individuais com cada membro da equipe para que você possa conhecê-los um pouco e descobrir como você pode apoiá-los. Permita que as pessoas saibam que você agendará uma reunião formal para toda a equipe após a realização dessas reuniões individuais.
Além disso, deixe claro que você passará os primeiros 90 dias aprendendo tudo o que puder sobre a equipe e a maneira como ela funciona. Reconheça que você provavelmente desejará fazer algumas alterações, mas não estará fazendo isso até saber o que está funcionando bem.
É um conselho comum que os novos gerentes busquem uma "vitória rápida" logo após assumirem um papel. Por todos os meios, procure uma oportunidade para melhorar as coisas, mas tente fazer isso sem fazer mudanças radicais nos sistemas ou processos que já estão em vigor. Pode levar muitos anos para colocá-los em prática e eles podem estar funcionando muito bem.
Passe o restante da reunião aprendendo sobre sua nova equipe. Dê às pessoas a oportunidade de fazer perguntas - se elas estiverem interessadas em sua história, elas perguntarão a você. Responda às perguntas, mas tente mostrar humildade orientando a conversa de volta para seus objetivos compartilhados em vez de enfatizar suas próprias realizações.
Idealmente, você quer que sua equipe tire as três mensagens a seguir:
- Estou feliz por estar aqui e respeito o trabalho que você faz.
- Por favor, tenha certeza de que não estou aqui para causar estresse ou dificultar sua vida.
- Estou aqui para colocar você em primeiro lugar e permitir que você faça bem o seu trabalho.
4. Modelo de Melhor Comportamento
O que você faz em sua primeira reunião estabelecerá o tom de sua liderança, portanto esteja consciente de criar um ambiente de trabalho agradável no qual respeito e maneiras sejam valorizados.
Cuide das coisas óbvias: certifique-se de chegar a tempo, vestir-se adequadamente e usar uma linguagem profissional. Você quer dar a sua equipe sua atenção total e completa, então mude seu telefone para o modo silencioso ou até mesmo faça questão de desligá-lo completamente.
5. Mantendo uma boa conversa
Pequenas conversas são fundamentalmente sobre a construção de relacionamentos, então você não deve tentar eliminá-las completamente na tentativa de manter as reuniões eficientes.
As pessoas se lembrarão de como você as fez sentir, em vez das especificidades do que você disse. Portanto, pedir aos membros da sua equipe para falar sobre seus melhores momentos criará associações positivas para eles. Também ensinará muito sobre os valores da sua equipe.
Pratique a escuta ativa quando a outra parte estiver falando. É aqui que você faz um esforço consciente para entender a mensagem completa, permanecendo focado nas palavras do falante, assim como no tom e na linguagem corporal. Evite a tentação de pensar em sua resposta enquanto ele está falando.
Uma maneira comum de construir confiança é compartilhar algumas informações sobre você (nada muito pessoal!). Isso mostra à outra parte que você está disposto a se tornar vulnerável sendo o primeiro a revelar algo. Incentive os outros a participarem, mas não force ninguém a sair de sua zona de conforto. As primeiras impressões contam, por isso tenha muito cuidado para não envergonhar ninguém.
