Compras: como estruturar e melhorar seu processo de compras?

Como estruturar seu processo de compras?

As responsabilidades do gerente de compras vão muito além da aprovação das compras. Para gerenciar um projeto com eficiência, você precisará de uma estratégia bem planejada com base em informações abrangentes.

Em termos mais simples, um plano de gerenciamento de aquisições descreve e documenta os requisitos de compra para atender às necessidades do projeto. O plano deve incluir objetivos do plano e protocolos específicos para o método de aquisição.

Quais os requisitos do planejamento de compras bem-sucedido?

Equipe de compras.

Liste todos os autorizados a participar do processo de planejamento e tomada de decisões sobre compras, com suas informações de contato.

Requisitos do item.

Os requisitos do item incluem vários níveis de informações sobre cada item que precisa ser adquirido. Reúna informações sobre todos os materiais exigidos pelo projeto. Dependendo do tipo de projeto, essa lista pode incluir ativos tangíveis, como materiais de construção ou equipamentos, e ativos intangíveis, como licenças de software.

Inclua todas as informações pertinentes sobre cada item: tamanho, quantidade, requisitos técnicos e especificações, qualquer informação que garanta a compra da ferramenta ou material correto para o trabalho.

Juntamente com os detalhes do item, inclua o motivo ou justificativa para a compra. Para definir o objetivo, responda a estas perguntas:

• Para que esse item é usado?
• Quem precisa desse item?
• Por que este item é necessário para completar o projeto?

Defina um cronograma de compras. A compra de itens antes de serem necessários pode sobrecarregar o espaço de armazenamento. Seu plano de compras deve incluir uma data de “necessidade” para cada item. Um plano eficiente pode alavancar compras em grandes quantidades em diferentes departamentos, aproveitar descontos sazonais, negociar quantidades mínimas de pedidos durante o contrato e reduzir os custos de armazenamento e processamento com a entrega just-in-time.

Por fim, liste as pessoas autorizadas a solicitar cada item.

Seleção de fornecedores.

Se os lances forem obrigatórios, especifique as especificidades do processo de lances, incluindo o número mínimo de lances, os termos que devem ser cumpridos antes de um lance ser considerado e se o lance está aberto ou será retirado de uma lista de fornecedores preferenciais.

Licitações e Aceitação

Em um processo típico, o departamento de compras emitirá uma solicitação de proposta (RFP) detalhando as necessidades do projeto. Os fornecedores respondem à RFP com propostas ou lances, fornecendo informações como custo, prazo de entrega e considerações de programação.

Nesta seção, inclua os critérios pelos quais os fornecedores serão selecionados e os contratos concedidos, e quem fará a determinação final (geralmente um comitê de seleção). Embora cada projeto seja diferente, aqui está uma análise típica dos critérios de seleção:

• Capacidade do fornecedor para entregar materiais no prazo
• Qualidade
• Custo
• Agenda de entrega
• Comparação de custo de terceirização versus internalização
• Histórico de fornecedores com empresa

As RFPs serão analisadas pelo conselho.

Liste os nomes de todos os tomadores de decisão e a ordem de revisão para estabelecer um processo de fluxo de trabalho.

Quais os tipos de contratos no processo de compras?

Uma vez que um projeto pode exigir bens tangíveis, como peças fabricadas com um custo fixo, e também exigir trabalho do contratado, o plano de aquisições pode incluir diferentes tipos de contratos. Detalhe os tipos de contratos que serão usados ​​no processo de suprimento para cada categoria de item. Alguns (mas não todos) tipos de contratos:

• Ordem de compra (PO) – usada para comprar mercadorias e materiais.
• Preço fixo da empresa – negociação de preços de bens ou serviços contratados.
• Preço fixo mais incentivo – preço negociado com incentivos baseados em desempenho para entrega ou conclusão mais rápida.
• Preço Fixo com Contratos de Ajuste de Preço Econômico – para contratos de longo prazo onde o preço dos materiais pode ser ajustado pela inflação.
• Tempo e materiais (T & M) – inclui taxas de subcontratação para instalação e custo de materiais.
• Contrato de custo reembolsável – custo fixo mais o reembolso de despesas imprevisíveis ou alterações de contrato.

Como identificar os riscos e gerenciamento de riscos no processo de compras?

Lidar com fornecedores sempre envolve riscos relacionados. Nesta seção, liste exemplos de possíveis riscos de aquisição e delineie estratégias para gerenciar e mitigar riscos, mantendo os relacionamentos estabelecidos da empresa com os fornecedores preferenciais.

Riscos potenciais são qualquer coisa que cause um colapso na cadeia de suprimentos e, por sua vez, atrasos no projeto e excesso de custos. Isso pode incluir circunstâncias como atrasos no envio devido a eventos imprevistos, entrega de produtos abaixo do padrão ou conflitos com fornecedores.

O risco também pode vir de dentro da empresa. Os riscos internos incluem restrições orçamentárias irreais ou expectativas de cronograma. Descreva as estratégias de mitigação de riscos que incluem quem abordará os problemas, quem aprovará o plano de mitigação e soluções específicas, como subcontratados alternativos no caso de falha na entrega.

Processo do Pedido de Compras

Listar as etapas para ordens de compra e política de compras. Por exemplo, usando autenticação de correspondência tripla:

1. O departamento de compras envia um pedido (PO) para autorizar uma compra.
2. Uma fatura é devolvida ao fornecedor para o comprador, fazendo referência ao pedido.
3. As mercadorias chegam com uma guia de remessa, que é verificada em relação ao pedido de compra e a fatura para garantir que tudo foi entregue conforme solicitado.

Todos os três documentos são reconciliados e registrados. Os sistemas de pedidos de compra digitais comparam os dados e sinalizam quaisquer anomalias.

Restrições do Projeto

Todo projeto tem um limite de orçamento e considerações de tempo. Para atenuar o aumento do escopo e atender aos requisitos de aquisição, defina cuidadosamente as restrições do projeto em detalhes, incluindo cronograma, custos e especificações técnicas. As restrições do projeto devem ser consideradas em cada etapa do processo de tomada de decisão e verificadas em relação às atividades de aquisição.

Gestão de fornecedores e prestação de contas

O departamento de compras serve como ligação entre o gerente de projeto, os chefes de departamento e os fornecedores. Agende reuniões regulares, defina como as reuniões serão realizadas e defina quais informações devem ser trocadas durante cada reunião. Verifique se as entregas estão dentro do cronograma e continuarão chegando como contratadas.

Métricas de fornecedores

Acompanhe os dados de entrega e atribua uma classificação de qualidade para avaliar o desempenho de cada fornecedor. Anote a qualidade e a quantidade de produtos e serviços, o tempo de entrega e acompanhe os custos da fatura. Use métricas para resolver problemas, identificar padrões de problemas e avaliar fornecedores para consideração futura.