Como usar a abordagem Scrum para unir sua equipe?

Scrum
01 de junho de 2019
Última modificação: 01 de junho de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão de Projetos, Melhoria de Processos

Como usar a abordagem Scrum para unir sua equipe?

Sua equipe “funciona como uma máquina bem lubrificada” ou as pessoas lutam para trabalhar juntas de forma eficaz? Se a segunda opção for verdadeira, as reuniões utilizando a abordagem Scrum podem ser exatamente o que você precisa para melhorar a comunicação da equipe, elevar os níveis de motivação e aumentar a eficiência.

As reuniões Scrum, também conhecidas como “stand up meetings”, são amplamente utilizadas no desenvolvimento de software como parte do gerenciamento ágil de projetos. Eles ajudam as equipes de desenvolvimento a responder rapidamente às mudanças nos requisitos de produtos que geralmente acontecem durante o andamento de um projeto.

As equipes usam reuniões curtas e diárias do Scrum para planejar o que precisam realizar durante o dia para progredir em direção ao objetivo. Os membros ouvem os planos uns dos outros e oferecem ajuda quando apropriado. Isso aumenta a colaboração entre os membros da equipe, aumenta a conscientização dos problemas e ajuda a equipe a reagir rapidamente à mudança.

Este artigo analisa como você pode usar as reuniões do Scrum para ajudar as pessoas a trabalhar de forma mais eficaz em direção a um objetivo comum.

O que são reuniões do Scrum?

“Scrum” refere-se ao método de reiniciar o jogo no rugby, após uma violação das regras ou quando a bola fica fora de jogo. Neste esporte, os jogadores de ambas as equipes formam duas filas de frente uma para a outra e, em seguida, movem-se juntas para que elas sejam interligadas em um círculo. A bola é então devolvida para o jogo, passando-a ser disputada entre as duas equipes.

Em uma reunião de scrum, todos ficam em um círculo solto e uma bola (ou outro objeto) é passada entre eles para determinar quem tem a fala. Um “Scrum Master” garante que todos sigam as regras.

Durante o Scrum, cada pessoa analisa suas realizações do dia anterior, identifica o que planeja fazer naquele dia e delineia qualquer coisa que possa impedi-las de atingir essas metas. A reunião em si é sempre curta – não mais do que 15 minutos – e é realizada em pé, para encorajar todos a serem breves e seguirem em frente.

O Scrum Master inicia a reunião prontamente, impõe o limite de tempo usando um cronômetro ou temporizador e garante que todos permaneçam no tópico. Ele ou ela também mantém a discussão em movimento e deixa de lado quaisquer tópicos que ameacem estender a reunião.

Essas atualizações diárias de progresso motivam os membros da equipe a se concentrarem em suas tarefas durante o dia, para que possam relatar um progresso significativo na próxima reunião do Scrum. Eles também ajudam a construir um entendimento mútuo dentro da equipe, tornando as funções individuais e as co-dependências mais transparentes.

Como executar uma reunião bem-sucedida do Scrum

Siga as dicas abaixo para realizar uma reunião efetiva do Scrum.

1. Defina um tempo consistente

O Scrum deve ser uma parte regular da rotina diária de trabalho das pessoas. Agende-o para o mesmo horário e local todos os dias – mesmo que você ou outros membros da equipe não estejam disponíveis.

Idealmente, o Scrum deve começar cerca de uma hora após o início do dia de trabalho. Isso dá a todos tempo para ler seus e-mails e pensar em suas atualizações de progresso antes de se tornarem imersos em seu trabalho. Um Scrum matinal também ajuda você a resolver imediatamente quaisquer problemas ou reveses que os membros da equipe levantem.

Por causa das pressões de tempo, algumas pessoas podem relutar em se encontrar todos os dias. No entanto, é essencial que isso aconteça, porque ajuda a manter todos organizados e no caminho certo. Se você mantiver estritamente o limite de tempo de 15 minutos, você deve ser capaz de assegurar aos que duvidam que nenhum tempo será desperdiçado.

Inicie a reunião imediatamente e não espere que todos cheguem. O Scrum Master pode querer anunciar o início iminente da reunião, mas você não deve se responsabilizar por membros ausentes da equipe.

2. Seja inclusivo e transparente

Certifique-se de que todos saibam onde e quando a reunião diária do Scrum é realizada e convide alguém envolvido em seu projeto para participar. Desta forma, as partes interessadas ou outras partes interessadas podem aparecer para descobrir como o projeto está progredindo.

Para que as pessoas sigam a agenda e o cronograma, no entanto, apenas permita que os membros da equipe “comprometidos” (aqueles que estão trabalhando ativamente no projeto) falem.

Se você estiver trabalhando com uma equipe virtual, organize uma chamada de conferência diária para que eles possam participar do Scrum diário.

3. Mantenha-se focado

Reuniões Scrum são ótimas para descobrir problemas e problemas que requerem atenção, mas não são nem o momento nem o local para resolver esses problemas. São simplesmente oportunidades para que os membros da equipe relatem o que fizeram e se comprometam uns com os outros.

Durante a sessão de 15 minutos, cada membro da equipe diz apenas:

  • O que ele ou ela conseguiu ontem.
  • Quais tarefas ele ou ela planeja fazer hoje.
  • Quais problemas podem impedi-lo de atingir esses objetivos.

O Scrum Master mantém a reunião no caminho, mantendo a atenção dos palestrantes nestes três tópicos. Quando são levantadas questões que precisam de mais discussão, elas são registradas e colocadas de lado para que as pessoas relevantes possam resolvê-las posteriormente.

Use uma bola ou outro acessório para adicionar um elemento de diversão e energizar os alto-falantes. Jogue a bola para o primeiro orador para iniciar a reunião e, em seguida, quando eles fizerem suas três declarações, peça-lhes para jogá-la para outro membro da equipe.

A bola mostra quem tem a fala. Isso incentiva os membros da equipe mais reticentes a falar e impede que outros o interrompam. Peça a todos que desliguem seus celulares durante o Scrum para evitar interrupções e distrações.

Se, ao longo de várias reuniões do Scrum, você perceber que algumas pessoas frequentemente não cumprem seus compromissos, pergunte: “Até que ponto você está confiante de que concluirá essa tarefa hoje?” Esta questão também é útil para pessoas que rotineiramente não conseguem completar suas tarefas, apesar de não terem relatado nenhum impedimento para progredir no dia anterior.

4. Mantenha sua equipe comprometida

Mantenha sua equipe comprometida com a reunião diária do Scrum criando um “quadro de tarefas” e usando notas adesivas para registrar “compromissos” – as tarefas que eles planejam concluir – em três colunas:

  • Ainda não começou.
  • Em progresso.
  • Concluído.

Todos os dias, peça aos membros da equipe que escrevam suas tarefas para o dia em notas adesivas e adicione-as à coluna “ainda não iniciada”. Então, quando eles informarem sobre o progresso em futuras reuniões Scrum, mova as anotações para as colunas “em progresso” ou “concluídas”. Essa representação visual do progresso ajudará a manter o foco, a motivação e o comprometimento.

Escreva quaisquer tópicos que surjam durante a reunião ao lado do quadro de tarefas para que eles possam ser discutidos fora do Scrum.

Você também pode usar um “quadro de visão” para lembrar aos membros da equipe o que eles estão procurando.

Se você notar que alguns membros da equipe perderam o comprometimento, considere trabalhar com eles para melhorar sua motivação.

5. Ampliando Efetivamente

Se a sua equipe de projeto for muito grande para que todos possam contribuir dentro dos 15 minutos alocados para a reunião, divida-a em subequipes menores.

Eleja um representante para cada sub-equipe. Eles podem então se reunir para uma “equipe de projeto Scrum” no final do dia, para que as subequipes possam acompanhar o progresso de seus colegas e ajustar-se rapidamente a quaisquer mudanças ou contratempos.

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