Como trabalhar com um patrocinador de projetos?
Nenhum projeto jamais sairá do terreno sem um patrocinador. Ele ou ela é a pessoa que identificou a necessidade de mudança em uma área de negócios e está comprometida em fazer essa mudança acontecer. É a pessoa que propõe o projeto e quem procura os recursos - as pessoas, o dinheiro e o tempo.
Ele tem autoridade e influência dentro da organização para defender o projeto e garantir que ele tenha todo o apoio necessário para ter sucesso. O patrocinador do projeto é o 'cliente' interno a quem o gerente de projeto deve entregar o projeto, dentro das especificações, dentro do orçamento e no prazo.
A relação gerente de projeto/patrocinador de projeto é, portanto, extremamente importante para o sucesso de um projeto. Se você é um gerente de projetos, entender exatamente o que o patrocinador do projeto é essencial para gerenciar esse relacionamento de maneira eficaz e proativa.
Qual o papel de um patrocinador de projetos?
Em primeiro lugar, um patrocinador deve ter autoridade e compromisso para garantir o sucesso de um projeto. Embora a influência de um gerente de projeto seja limitada à equipe do projeto, é ele quem lidera e direciona o ambiente geral de negócios relacionado ao projeto. Portanto, o patrocinador é responsável por garantir que a organização compreenda o valor do projeto e esteja pronto para receber e implementar as entregas do projeto,
Ele geralmente ocupa uma posição sênior dentro da função de negócios que, em última instância, apoiará o projeto. Desta forma, o patrocinador contribui significativamente para o projeto e está altamente comprometido com os resultados.
Algumas das principais responsabilidades do patrocinador do projeto são as seguintes:
- Alinhar o projeto com os objetivos organizacionais - Promovendo o projeto, monitorando o ambiente político e fazendo as mudanças necessárias.
- Nomear o gerente de projeto (PM) - Assegurar que o PM entenda seu papel e responsabilidades.
- Aprovar o plano do projeto - Isso inclui o escopo, cronograma, orçamento e objetivos do projeto.
- Responsabilizar o PM pela manutenção do projeto - Reunir-se regularmente com o PM e responsabilizar o PM pelas principais entregas de acordo com o plano do projeto.
- Apoiar o PM - Estar disponível para consultas e reuniões e ajudar o PM a evitar e reduzir o impacto dos obstáculos.
- Fornecer financiamento - Obter os recursos financeiros necessários ou estabelecer contato com a pessoa ou grupo que autoriza o financiamento (por exemplo, o proprietário da empresa, a diretoria e as fontes externas de financiamento). Assegurar que os ativos do projeto sejam usados adequadamente (essa obrigação financeira geralmente é a base para todas as outras responsabilidades de um patrocinador do projeto).
- Ajudar a PM a obter outros recursos necessários - Isso inclui o gerenciamento de relacionamentos interfuncionais e a proteção dos recursos prometidos, para que eles não sejam reatribuídos em outro lugar.
- Promover ativamente o projeto - Comunicar os benefícios e a importância do projeto.
- Mentoring e apoiar o PM - Fortalecendo e motivando o PM, construindo a confiança do PM e as habilidades de liderança, e lidando com questões que o PM não pode resolver.
- Aprovar grandes mudanças - Isso inclui o suporte à necessidade de recursos adicionais e, caso contrário, a alteração de partes fundamentais do plano do projeto, quando necessário.
- Monitorar e revisar o progresso - Fornecendo ao PM a direção estratégica, validando as fases do projeto e assinando as entregas.
- Celebrar o sucesso do projeto - Reconhecendo o esforço da equipe, apoiando a implementação conforme necessário e contribuindo para o processo de revisão final, incluindo a Revisão Pós-Implementação.
Em resumo, o patrocinador do projeto é um campeão de nível executivo que garante que o projeto receba o que precisa e forneça o que deveria. Claramente, o patrocínio do projeto é uma posição ativa que envolve um compromisso contínuo ao longo da vida do projeto.
Grandes projetos geralmente têm um comitê de direção, que normalmente é liderado pelo patrocinador do projeto. Esse comitê tem aprovação final do orçamento, toma decisões sobre o escopo e mudanças de objetivos e é a autoridade máxima para resolver questões e disputas.
Características de um grande patrocinador do projeto
Para preencher esse papel crítico, uma pessoa precisa ser apaixonada pelo projeto e capaz de comunicar essa paixão de forma eficaz. Aqui estão alguns dos principais requisitos para um patrocínio eficaz:
- Ter influência suficiente dentro da organização para defender uma causa.
- Entender a estratégia da organização e como os objetivos do projeto ajudam a entregá-la.
- Ter autoridade para tomar decisões finais.
- Tenha um interesse pessoal no resultado do projeto.
- Compreender os objetivos do projeto.
- Ser capaz de resolver problemas envolvendo diferentes partes interessadas e necessidades concorrentes.
- Ter tempo suficiente para dedicar às reuniões e responsabilidades do projeto.
- Comunicar eficazmente com todos os níveis da organização.
Trabalhando efetivamente com patrocinadores do projeto
O patrocinador do projeto e o gerente de projeto devem trabalhar bem juntos. Eles já podem ter uma relação de trabalho, porque geralmente trabalham no mesmo escritório e para a mesma empresa. Às vezes, no entanto, eles vêm de diferentes organizações. Saber como fazer esse relacionamento importante funcionar é fundamental para o sucesso do projeto.
Aqui estão algumas dicas para os gerentes de projeto melhorarem a maneira de colaborar com os patrocinadores do projeto:
- Discuta as expectativas do projeto desde o início - Certifique-se de estar claro sobre os objetivos e os detalhes do projeto.
- Assuma a responsabilidade pela qualidade do relacionamento - defina o tom do relacionamento e do tipo de comunicação que você usará.
- Descubra o quanto o patrocinador sabe - Determine quanta informação o patrocinador tem sobre os detalhes do projeto e esteja preparado para fornecer qualquer informação que esteja faltando.
- Concorde com o papel e responsabilidades do patrocinador - Discuta questões como estas:
- Como o patrocinador deseja que o PM informe o progresso?
- Como o progresso será relatado à gerência sênior?
- Em que tipo de assuntos o patrocinador deseja se envolver?
- Quais entregáveis o patrocinador aprovará?
- Como o patrocinador será envolvido nas mudanças solicitadas?
- Qual o melhor momento e meio de comunicação?
- Apresente o patrocinador à equipe do projeto - Dê ao patrocinador uma oportunidade de fornecer uma perspectiva de nível executivo sobre o projeto e seus resultados esperados.
- Reúna-se regularmente e comunique-se abertamente - tenha discussões em andamento sobre assuntos importantes e continue a construir seu relacionamento.
- Respeite o tempo do patrocinador - Prepare-se cuidadosamente para reuniões e resuma as informações o máximo possível. Tornar o mais fácil possível para o patrocinador obter as informações necessárias.
- Seja aberto e honesto - Solucione problemas e atrasos de maneira oportuna, e dê ao patrocinador tempo suficiente para lidar com questões que precisam ser resolvidas. Quanto mais confiança você desenvolver, melhores serão os resultados do projeto.
Os gerentes de projeto geralmente se concentram em um projeto, enquanto um patrocinador pode supervisionar vários projetos ao mesmo tempo. Leve isso em consideração e torne o processo de comunicação o mais simples e direto possível. Um gerente de projeto efetivo atua como um guia e torna mais fácil para o patrocinador, quem tem a responsabilidade final pelo resultado final.
