O que é o triângulo de ferro na gestão de um projeto?
O exemplo a seguir demonstra como o orçamento, o escopo e o cronograma estão intimamente vinculados quando você gerencia o projeto e como pequenas alterações em uma área podem afetar as outras duas.
Imagine que você está gerenciando o lançamento de um novo logotipo para sua empresa. No começo, tudo está ótimo. Mas depois de um tempo alguns problemas começam a surgir e levam a um caminho diferente. Primeiro, você percebe que esqueceu de considerar alguns custos no processo de impressão e fabricação e algumas outras tarefas demoram mais para serem concluídas do que você previu. Você pode recrutar alguns contratados adicionais para que o lançamento seja feito no prazo, mas isso significa reduzir o orçamento em outro lugar. Você considera não gastar a quantia extra em impressão e manufatura, mas isso pode significar que você precisa reduzir o escopo de seu projeto ou devolver a data de lançamento.
Neste artigo, examinaremos a relação entre essas três restrições comuns e exploraremos algumas estratégias para superá-las.
O que é o Triângulo de Ferro?
O Triângulo de Ferro se refere às três principais restrições que podem afetar um projeto. Elas são:
- Orçamento
- Escopo
- Cronograma
Elas formam o que é conhecido como o "triângulo de ferro", porque você raramente pode mudar um sem impactar os outros ou danificar a qualidade do projeto como um todo. Esses três parâmetros são geralmente estabelecidos nos documentos de mandato e de carta, escritos no início do projeto para definir seus objetivos. Ao longo do processo, as decisões que você toma sobre essas três restrições podem afetar a qualidade de seus objetivos, positiva ou negativamente.
Por exemplo, suponha que o mandato do seu projeto seja lançar um novo sistema de TI autônomo, mas você tem um problema inesperado para resolver - a fase de design foi saturada. Você precisa considerar quais das três restrições devem ser alteradas ou "negociadas" para garantir que o projeto seja bem-sucedido. Você tem três opções:
Estender o cronograma: o novo sistema será lançado depois do planejado, o que pode não ser uma solução aceitável para seus stakeholders. Também provavelmente aumentará seus custos trabalhistas. No entanto, pode não haver impacto negativo na qualidade do produto final.
Replanejar o restante do projeto para que ainda seja entregue no prazo: isso pode aumentar o risco de falha, especialmente se você renunciar ou reduzir etapas como teste ou treinamento. Isso, por sua vez, pode afetar a qualidade dos objetivos do projeto e pode resultar em aumento de custos.
Alterar o escopo: você pode remover alguns dos elementos do escopo do projeto original, para que possam ser entregues no prazo e dentro do orçamento. No entanto, isso pode significar que você tenha alguns dos objetivos originais do projeto. Os custos gerais também podem aumentar se você optar por entregar esses objetivos em uma data posterior.
Como usar o triângulo de ferro na tomada de decisão
Quando houver problemas, alterações ou riscos durante o seu projeto, um bom ponto de partida é avaliá-los contra o triângulo de ferro. Use as seguintes perguntas para orientar sua tomada de decisão:
Para problemas com o cronograma
- Revise seu caminho crítico (estas são as tarefas que devem ser concluídas para que o projeto seja bem-sucedido). Todas as tarefas essenciais são para entregar todos os objetivos? O que é desnecessário? Você pode remover algumas?
- Você pode reprojetar e executar tarefas de maneira diferente ou em uma sequência diferente para reduzir seu cronograma geral? Você pode realizar algumas tarefas simultaneamente para reduzir o tempo necessário?
- O tempo de contingência é incorporado nas fases posteriores do projeto? Você pode usar este tempo agora ou você só iria atrasar o problema?
- Você poderia mover alguns dos componentes do escopo para uma fase futura do projeto para que você possa entregar a fase atual no prazo?
Para problemas com o escopo
- A mudança proposta para o escopo é essencial para entregar seus principais objetivos para essa fase? Seria mais apropriado adicionar uma nova solicitação de escopo a uma "lista de desejos" a ser considerada mais tarde?
- Você pode mover algumas áreas do escopo para uma fase posterior?
- A definição do que você quer alcançar é clara o suficiente para o projeto continuar? Você precisa suspender o projeto e revisar os requisitos de negócios antes de prosseguir?
- Antes de tomar uma decisão, lembre-se de que até pequenas alterações no escopo de um projeto podem ter um impacto. Permitir muitas pequenas mudanças, sem pensar cuidadosamente sobre as implicações, pode levar o projeto a crescer além do seu limite inicial.
- Se você suspeitar que esse tipo de "escopo de rastreamento" está ocorrendo, conduza uma revisão do projeto para examiná-lo como um todo. Então decida como melhor levar as coisas adiante.
Para problemas com o orçamento
- Você pode entregar alguma tarefa mais barata? Você poderia usar componentes mais baratos ou recursos mais baratos, sem afetar negativamente a qualidade do produto final ou serviço?
- Todas as suas tarefas planejadas contribuem para o resultado do projeto? Você pode remover qualquer?
- Você pode reduzir as despesas da equipe do projeto? Por exemplo, você poderia reduzir os custos de viagem permitindo o trabalho remoto?
- Você tem contingências mais baratas que você pode usar?
Tomando uma decisão final
Antes de fazer qualquer alteração importante no cronograma, no escopo ou no orçamento, lembre-se de considerar o quadro maior. Por exemplo, não esqueça os principais objetivos que você precisa entregar e quando você precisa entregá-los. Além disso, certifique-se de que o projeto ainda forneça a maioria dos benefícios originalmente definidos.
Você também precisará garantir que você mantenha suas partes interessadas "no circuito" por toda parte. Os patrocinadores do projeto e os membros do grupo de orientação, em particular, também podem ajudar a orientar suas decisões, já que eles geralmente têm a vantagem de poder olhar para o projeto do ponto de vista de um estranho.
Antes de tomar uma decisão final, discuta quais opções de alto nível seriam apropriadas e estabeleça a flexibilidade que você tem em seu orçamento, prazos de entrega, escopo e requisitos de qualidade. Isso facilitará a comunicação de problemas sérios, riscos importantes e alterações no escopo.
