PDCA: A importância do Coaching Lean

coaching lean
23 de agosto de 2017
Última modificação: 23 de agosto de 2017

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Já se imaginou como Coaching Lean?

Há um crescente interesse das empresas no desenvolvimento de Coaching Lean que podem ser a “força motriz” para construir e sustentar uma cultura de resolução de problemas. É aí que você entra como profissional de melhoria contínua. Na maioria das empresas você será responsável por cultivar uma geração de solucionadores de problemas Lean em todas os seus setores. Não basta ser Lean, Green Belt ou Black Belt apenas. Tem que aplicar certo.

Mas vale a pena se perguntar, independentemente da sua experiência e do tempo nesta empresa: quão bem compreende realmente o tipo de capacidade de resolução de problemas que precisa para ajudar os outros a desenvolver? Seu sucesso, como você faz o melhor para desenvolver outros como solucionadores de problemas para melhoria contínua, pode depender da confiança com que você pode responder a essa pergunta. Muitas vezes, assumimos a partir de nossa experiência e prática do básico, que sabemos o que precisamos saber.

Como um agente de melhoria e coaching Lean, você está familiarizado com o ciclo do Plan-Do-Check-Act (PDCA) e seu papel crítico na melhoria contínua. Mas você está ciente de que a solução de problemas que faz a melhoria contínua com sucesso e sustentabilidade é baseada no ciclo PDCA? E você está ciente de que a resolução de problemas com base no ciclo PDCA é muito diferente do que normalmente chamamos de Solução de Problemas?

Você está acostumado com a abordagem de declarar um problema que foi reconhecido, seguido de um processo de resolução de problemas raiz, geralmente usando um Diagrama de Espinha de Peixe. Mas pressionado por um foco organizacional intenso na criação de resultados rápidos, você ou a equipe podem ter se movido muito rápido e ignorado em um ponto chave: solução de problemas bem-sucedida e sustentável depende de determinar e descrever as condições reais da situação do problema de forma clara e precisa (não em termos gerais) quanto possível antes de passar para o próximo passo de resolução de problemas?

Quais perguntas você deve fazer e quando perguntar?

Pergunte-se a si mesmo: para ajudar aqueles que você liderou ou deu coaching a exibir seus resultados como solucionadores de problemas, você os deixou buscar soluções antes que as condições reais e os fatores das situações problemáticas tivessem sido identificados de forma clara e precisa? Por exemplo, você permitiu que eles iniciassem a investigação de causa de uma declaração de problema, como: “A satisfação do cliente com o tempo de resposta do call center caiu. O problema é que as novas operadoras não estão recebendo treinamento suficiente “.

É fácil confundir saber sobre algo com saber o que realmente está acontecendo. Antes de nos esforçarmos para ajudar os outros a avançar em suas habilidades como solucionadores de problemas, precisamos nos fundamentar como coaching e líderes em uma compreensão firme das atividades e fluxo de solução de problemas do PDCA.

Um dos nossos desafios é que todos nós temos uma tendência instintiva de pular a busca de soluções. Podemos assumir que sabemos mais do que realmente fazemos, escolhendo prematuramente uma “solução” pré-concebida, baseando-se em assumir que “conhecemos” qual é o problema e, naquela pressa pela solução, não conseguimos identificar, confirmar e eliminar o verdadeiro culpado – a causa subjacente do problema.

Você sabe qual é o momento certo para fazer as perguntas?

Como você pode treinar de uma maneira que ajuda a solucionar o problema que você está treinando, evitando essa corrida para encontrar uma solução? Uma das chaves é tornar-se mais eficaz em fazer a pergunta certa, no momento certo para influenciar o coachee a desacelerar e examinar o que ele ou ela está assumindo ou reivindicando e por que ele ou ela está pensando. Por meio deste tipo de coaching, os coachees crescem na capacidade de questionar seu próprio pensamento e perceber quando precisam diminuir a velocidade.

Muitos coaching de Lean aprenderam a importância de fazer perguntas abertas em vez de fechadas ou levar ao treinamento de alguém o pensamento de resolução de problemas. Mas muitos não confiam em saber qual a pergunta ou a próxima pergunta a ser feita, no momento certo. Eles estão lutando para entender o que está acontecendo com o processo de resolução de problemas e o pensamento de outra pessoa.

Coaching Lean eficientes sugerem fazer experiências de aprendizado rápido sobre a eficácia de uma solução. Esse processo é a essência da solução de problemas do PDCA.

Se você pode reconhecer quando outros estão pulando conclusões ou fazendo suposições e não observando o que realmente está acontecendo em um problema, você pode usar a abordagem de questionamento socrático de forma mais eficaz. Mas, para fazer isso, você precisa de uma boa compreensão da resolução de problemas do PDCA e da capacidade de reconhecer se o pensamento dos coachees é consistente com uma boa solução de problemas que segue o processo PDCA.

Como se dá o desenvolvimento do discípulo Lean?

Essa habilidade pode ser difícil de desenvolver porque não vem naturalmente. Nossa tendência inata como coaching é ouvir sobre uma situação problemática e fazer suposições sobre o que sabemos e o quê, ou como os outros “deveriam” pensar sobre a situação. Isso geralmente nos leva a dizer-lhes onde o seu pensamento é errado ou redirecioná-los para o que pensamos que “deveria” estar pensando.

Em vez disso, ao fazer perguntas abertas, você pode influenciar os outros a se concentrarem em descobrir as condições reais do problema, em vez de focar para uma solução preferida. Evitar suposições e chegar a ocorrências e condições anormais reais no problema são essenciais em qualquer melhoria de desempenho sustentável. Caso contrário, seus colegas podem acabar tentando “consertar” o problema em si ou trabalhar para tornar realidade a solução “assumida”. Mas primeiro, você precisa ter a capacidade de reconhecer as perguntas a serem feitas, e quando perguntar.

Desenvolva sua “mente questionadora”

Como você pode contratar outros solucionadores de problemas para entender a situação do problema e determinar as condições reais antes de procurar uma causa ou solução? Primeiro, ajude-os servindo como modelo e, em seguida, por meio de seu treinamento, desenvolva o hábito de algo chamado: “mente questionadora”. Em essência, pare antes de avançar em sua resolução de problemas pensando e perguntando-se: “O que fazer? Eu realmente sei sobre esta situação e como eu conheço isso? ” Este hábito desencadeia uma lembrança de que precisamos ver de primeira mão o que está acontecendo no site do problema e ouvir o que os outros sabem sobre o que está acontecendo na ordem para entender as condições reais.

Quando você induziu os outros a praticarem primeiro observando o que pode ser observado, seguido da identificação das condições reais, ainda há um caminho a seguir. Em vez de permitir que outros saem para decidir a “solução” para um problema, coaching Lean eficientes sugerem fazer experiências de aprendizado rápido sobre a eficácia de uma solução. Pode levar uma série de iterações, fazendo os ajustes necessários com base em novos aprendizados, para obter as melhores ações para resolver a causa do problema e eliminá-lo para sempre. Esse processo é a essência da solução de problemas PDCA e a razão pela qual a melhoria contínua é necessária.

Esse processo é a essência da solução de problemas PDCA e a razão pela qual a melhoria contínua é necessária.

Como você pode estimular os ciclos de Aprendizado?

Incentive esses ciclos de aprendizado, mesmo que pareça demorar demais e desnecessário no início.

Análise e teste para aprender a resolver problemas não trará resultados iniciais dramáticos. Mas o que acontecerá à medida que líderes e equipes compreenderem as condições reais do problema e encontrar e testar causas subjacentes é que as condições e ocorrências indesejadas começam a desaparecer – e não retornam. As entregas atrasadas causadas por transferências perdidas, configurações lentas e retrabalho, por exemplo, começam a diminuir. Em outras palavras, os solucionadores de problemas que você está treinando e sua gestão, começam a ver melhorias reais no desempenho do fluxo de trabalho que pode ser sustentado.

Criando uma cultura em que os problemas são abordados e eliminados usando o PDCA. A resolução de problemas com base em uma compreensão das condições reais depende da sua capacidade de demonstrar, liderar e ensinar um processo efetivo de solução de problemas do PDCA. Também é a chave para a sua eficácia como coaching no desenvolvimento de outros capazes de utilizar o PDCA  para a solução de problemas.

O que fazer a seguir …

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