Brainstorming online – usando tecnologia para ajudar sua equipe

Muitos gerentes lideram equipes parcialmente ou totalmente virtuais. Os membros da equipe podem estar fisicamente presentes apenas alguns dias por semana ou podem ser totalmente virtuais – morando em cidades distantes, em outros países ou em fusos horários completamente diferentes. Com equipes como essas, como você pode executar sessões de brainstorming eficazes? Essa é uma pergunta que os gerentes de equipes virtuais precisam responder. E é por isso que muitos estão se voltando para o conceito de brainstorming online.

Neste artigo, veremos como você pode usar os serviços on-line para ajudar sua equipe a compartilhar e discutir suas ideias.

O que é brainstorming online?

O brainstorming online – também conhecido como “brainstorming eletrônico” ou “redes cerebrais” – é um termo usado para descrever técnicas que usam a Internet para compartilhar e desenvolver idéias.

Existem muitas ferramentas e serviços que você pode usar para brainstorming online. Eles variam em abordagem e complexidade, mas têm uma coisa em comum: permitem que colegas compartilhem ideias online. Isso pode acontecer durante um período de horas ou dias, ou pode acontecer simultaneamente, dependendo da localização e das preferências dos participantes.

Prós e contras de ferramentas on-line

O brainstorming online pode ser mais produtivo do que o brainstorming de grupo face a face. Um estudo descobriu que grupos usando métodos de brainstorming on-line geraram ideias mais exclusivas e de alta qualidade do que grupos usando abordagens tradicionais de brainstorming.

Outro estudo descobriu que o brainstorming online levou a uma maior satisfação e a um maior senso de igualdade entre os participantes.

Uma das principais vantagens do brainstorming on-line é que ele permite que membros da equipe menos confiantes contribuam com ideias sem se sentirem pressionados por colegas mais opinativos. Dependendo da ferramenta usada, ela também pode ser anônima, o que pode encorajar as pessoas a compartilhar ideias mais radicais. E, dependendo da ferramenta escolhida, talvez você não precise liderar a sessão de brainstorming ou fazer anotações.

Como acontece com todas as abordagens baseadas na Web, entretanto, as ferramentas de brainstorming on-line dependem de uma conexão de internet confiável. Se isso não estiver disponível, as pessoas podem ser impedidas de contribuir.

Os participantes também podem precisar de treinamento ou suporte para usar as ferramentas de brainstorming online de maneira eficaz, especialmente se o conceito ou o software for novo para eles. Reserve um tempo antes de sua sessão de brainstorming para descrever como usar a abordagem ou ter um colega experiente em TI para ajudar com qualquer problema.

Ferramentas de brainstorming online

Existem muitas ferramentas simples, mas eficazes, disponíveis para brainstorming online. Use as sugestões abaixo para encontrar uma que seja adequada às necessidades da sua equipe.

Google Drive

Uma das ferramentas de brainstorming on-line mais simples é o Google Drive.

Para fazer um brainstorming, crie um documento ou arquivo de planilha ou faça o upload de um documento existente. Você precisará de uma conta para fazer isso, mas seus colegas não precisam de contas para acessar o arquivo. Certifique-se de ter “compartilhado” o documento com todos que o acessarão. Em seguida, envie convites pelo Google Drive para quem você quiser acessar o documento.Todos poderão acessá-lo simultaneamente (ou em horários convenientes) e seus comentários aparecerão no documento assim que forem inseridos.

Os membros de sua equipe podem compartilhar suas ideias inserindo comentários no documento (para isso, eles precisam clicar no ícone “comentário” na barra de ferramentas) ou inserir texto diretamente no próprio documento. Cada alteração será rotulada com o nome do autor e o Google Drive salvará automaticamente todas as alterações.

Uma vantagem dessa abordagem é que nem todos precisam estar presentes ao mesmo tempo. Uma sessão de brainstorming pode durar vários dias, com entradas repetidas de pessoas em diferentes fusos horários.

Mensageiro Instantâneo / Chat

Um mensageiro instantâneo (IM) ou uma plataforma de bate-papo também fornece uma maneira efetiva de fazer um brainstorming eletrônico se todos os membros de sua equipe estiverem online ao mesmo tempo. Basta convidá-los para o bate-papo em grupo em um horário especificado.

Dependendo do serviço que você usa, você pode salvar o “bate-papo” para referência e usá-lo para enviar arquivos e hiperlinks.

Plataformas baseadas em nuvem

Algumas empresas usam uma plataforma eletrônica de brainstorming de terceiros para ajudar suas equipes remotas a colaborar. A vantagem dessa abordagem é que muitas dessas plataformas oferecem modelos e ferramentas que podem ajudar você a gerar ou resumir ideias.

Por exemplo, o Stormboard permite que você compartilhe vídeos, priorize ideias, vote em favoritos e gere relatórios sobre a atividade do grupo e seus pensamentos finais. O acesso à ferramenta é gratuito e o site também fornece um aplicativo para dispositivos móveis.

O Mind42, outra plataforma baseada em nuvem gratuita, ajuda você a criar mapas mentais de grupo.

Dicas:

• Existem outras ferramentas on-line que você pode usar para compartilhar ideias com colegas. A videoconferência on-line é ótima quando uma discussão precisa ser gravada, mas outras abordagens são necessárias se as equipes estiverem on-line em momentos diferentes. O Skype também é ideal para reunir equipes dispersas – você pode facilmente configurar chamadas em grupo com 10 ou mais pessoas, se necessário.
• Se você estiver discutindo material confidencial em suas sessões de brainstorming on-line, procure orientação de seu departamento de TI para verificar se sua plataforma preferida é segura.

Superando a Sobrecarga de Informações

O brainstorming online pode ser altamente eficaz. No entanto, como um estudo mostrou, também pode levar à sobrecarga de informações.

Os membros da equipe podem ocasionalmente ficar sobrecarregados com a quantidade de informações que estão sendo compartilhadas, especialmente quando o grupo é grande ou opinativo.

Uma maneira de combater isso é usar um método de entrega que retarde o fluxo de ideias. Isso dá a cada membro da equipe mais tempo para processar o que ele lê e mais tempo para desenvolver ideias com base em novas informações. Ferramentas como o Google Drive são úteis aqui, pois os usuários podem fazer login independentemente, conforme o tempo permitir. Alternativamente, você pode querer usar um facilitador para acompanhar a discussão.

Pontos chave

Existem muitas ferramentas boas que os gerentes de equipes virtuais podem usar para executar sessões de brainstorming on-line.

Quando usado de forma eficaz, o brainstorming on-line pode gerar ideias radicais, incluir os membros mais tímidos da equipe na discussão e registrar automaticamente todas as ideias em um só lugar.

No entanto, existe o perigo de sobrecarga de informações, que você pode superar escolhendo ferramentas que os membros da equipe possam acessar de forma independente ou usando um facilitador para orientar a sessão.