Tenha mais produtividade com equipes menores

equipes menores
15 de março de 2019
Última modificação: 15 de março de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Tenha mais produtividade com equipes menores

Equipes menores movimentam-se mais rapidamente, iteram com maior frequência e criam mais inovações para a empresa. Existem infinitos exemplos de pequenas equipes que alcançam coisas incríveis. Veja neste artigo dez maneiras para ter mais produtividade em sua organização com equipes menores e mais ágeis.

Alcançar uma maior produtividade nas equipes de projeto pode ser um desafio, especialmente quando novas tecnologias são envolvidas. Há muitas razões pelas quais esses grandes programas falham, mas uma possível causa raiz é que eles simplesmente quebram sob seu próprio peso. Uma maneira de melhorar a eficácia dos projetos é reduzir o tamanho das equipes mobilizadas para enfrentá-los. Talvez seja hora de tornar suas equipes menores.

Muitas das maiores empresas de tecnologia criaram seus primeiros produtos de sucesso com equipes de menos de 10 pessoas. Jeff Bezos instituiu uma “regra de duas pizzas” nos primórdios da Amazon. Seu decreto era que qualquer equipe que não pudesse ser alimentada por duas pizzas era grande demais. É bastante fácil entender como equipes menores podem ser mais eficazes, pois a comunicação é mais fácil e a tomada de decisões pode ser realizada mais rapidamente.

Faça com que grandes problemas se tornem pequenos

Uma maneira de controlar o ganho de peso natural do programa é decompor o projeto desde o início em problemas discretos que podem ser resolvidos por equipes menores. Com liderança, até mesmo problemas grandes e complexos podem ser compartimentalizados em partes separadas e realizáveis ​​que uma pequena equipe pode facilmente assumir e entregar.

Outra maneira é dividir as capacidades de negócios em unidades organizacionais focadas, cada uma com um mandato claro para fornecer à empresa um conjunto discreto de serviços bem definidos e compreendidos. Em seguida, coloque alguém no comando, dê a ele responsabilidade e autoridade para fazer as coisas e veja o que eles podem realizar.

Garanta que nenhum membro da equipe seja indispensável

Em muitas organizações, poucas pessoas têm o luxo de trabalhar apenas em um único problema. À medida que os problemas e as equipes que visam resolvê-los se multiplicam, as pessoas-chave se dividem em muitas tarefas concorrentes, de modo que seu tempo é dividido em pequenos incrementos difíceis de gerenciar. Quando um membro crítico de uma equipe está trabalhando simultaneamente como um membro de seis outras equipes, a entrega é inevitavelmente afetada.

É importante gerenciar ativamente pessoas “indispensáveis” em seus projetos de mudança e transformação. Decisões importantes de um único segmento para qualquer pessoa criam um ponto de falha para a equipe. Como resultado, projetos e inovações se movem em um ritmo mais lento e operam com maior risco. Equipes menores permitem que você tome medidas mais facilmente para treinar de forma cruzada como forma de gerenciar esse risco.

Adote decisões em uma etapa

Grandes equipes são notórias por precisarem de várias etapas para tomar a maioria das decisões. Alinhar calendários geralmente leva tempo e alguns participantes terão sido enviados como substitutos dos principais tomadores de decisão que não puderam estar presentes. Eles raramente resultam em decisões e geralmente levam a reuniões adicionais. Uma equipe menor pode simplificar esses problemas com mais facilidade. Menos pessoas precisam estar presentes para tomar decisões e os presentes normalmente estão muito mais envolvidos nos detalhes do problema, por isso não precisam de uma reunião para aumentar antes de poderem contribuir.

Quando você formar uma equipe pela primeira vez, dedique tempo para determinar que tipos de decisões cada membro da equipe pode tomar por conta própria, que tipos de decisões a equipe pode tomar como um grupo e o que precisa ser escalado para uma entrada mais sênior. Em seguida, lute para impulsionar o máximo de decisões para a equipe, definindo diretrizes muito claras que garantam responsabilidade e responsabilidade à equipe.

Ganhe confiança

Não há nada mais poderoso em uma equipe do que confiança. Acelera o progresso, melhora a qualidade e reduz o risco de execução. No entanto, a confiança não vem automaticamente e muitas vezes precisa ser criada intencionalmente. Equipes menores permitem que os gerentes passem mais tempo com cada pessoa, conhecendo seus pontos fortes, pontos fracos e objetivos de carreira. Eles podem estruturar tarefas de forma a reforçar as forças naturais da equipe, o que permite que os membros da equipe mostrem sua competência e isso gera confiança. Os membros da equipe também constroem confiança por meio de interações constantes à medida que enfrentam e resolvem problemas juntos.

Seja menos formal ao compartilhar informações

Apresentações são uma ferramenta incrível para comunicar ideias complexas. Ao mudar para equipes menores e mais focadas, você pode reduzir, se não eliminar, a necessidade da comunicação estruturada que uma apresentação oferece.

Uma equipe pequena e focada pode facilmente substituir uma apresentação formal e uma apresentação de slides por uma sessão de quadro branco em que o problema e a solução são esquematizados em tempo real. Há muitas ferramentas de colaboração, como Slack, Microsoft Teams e Symphony, que podem substituir um quadro físico e mover o brainstorming on-line. O impacto é o mesmo: soluções mais rápidas e maior alinhamento em toda a equipe.

Aumente a visibilidade (e responsabilidade)

É bastante fácil se esconder em uma equipe grande. Você pode estar nas chamadas em conferência e evitar contribuir. Como as entregas são de propriedade de várias pessoas, é fácil permitir que outras pessoas façam o trabalho pesado. Você pode estar ocupado durante as principais reuniões em que precisa estar preparado. Todos trabalhamos em equipes nas quais ninguém sabia realmente o que alguns membros estavam fazendo.

Com equipes menores, esconder é quase impossível. A falta de contribuição é imediatamente notada e aqueles que não contribuem para mover a bola para a frente podem ser afastados da equipe muito mais facilmente, pois há evidências diretas de que eles não estão agregando valor.

Limite o número de reuniões desnecessárias

Embora não seja possível eliminar totalmente as chamadas em conferência, a onipresença das plataformas de colaboração como Slack, mensagens instantâneas e videoconferência de desktop, significa que as equipes podem se comunicar de muitas maneiras que não giram em torno de teleconferências com todos os desafios inerentes.

Equipes menores podem evitar as teleconferências porque elas se comunicam com frequência por meio de vários canais, tanto digitais quanto face a face. As equipes grandes não interagem tanto e, portanto, precisam de ajustes regulares para sincronizar novamente os objetivos e garantir que as informações sejam compartilhadas de maneira eficaz. Mesmo assim, as teleconferências ainda são relativamente ineficazes para garantir o alinhamento.

Concentre-se menos no acompanhamento do andamento do projeto

Com a adoção generalizada de ferramentas como Slack e Jira, a necessidade de alguém desempenhar o papel de gerente de projeto está rapidamente chegando ao fim porque as plataformas automatizam o rastreamento. Isso é ainda mais evidente com equipes menores, que se comunicam de maneira tão ágil que todos sabem quais são as tarefas que estão por trás e o que precisa ser feito para colocá-las de volta nos trilhos.

Os gerentes de projeto são críticos, mas a sua utilidade dentro do projeto deve ser questionada, especialmente quando as equipes ficam menores e mais focadas.

Trabalhe mais facilmente com outras equipes

À medida que você divide os programas em partes que as equipes menores podem resolver, a interface entre as equipes dependentes umas das outras se torna crítica. Muitas vezes, há atrito entre equipes que se transformam em dependências perdidas e escorregamentos na linha do tempo.

É importante criar “contratos” entre equipes que delineiem claramente seus mandatos individuais, expliquem como irão interagir e identifiquem que podem confiar uns nos outros para fornecer e quando. Um foco no gerenciamento de dependência claro e conciso aumenta a transparência e garante que cada equipe possa se concentrar em atingir as metas específicas que foram atribuídas.

Abrace a tecnologia de forma mais rápida e eficaz

As empresas precisam descobrir quais aspectos de sua capacidade de entrega de tecnologia precisam ser centralizados e quais aspectos podem ser descentralizados e se aproximar das equipes que estão executando para clientes e colegas. Melhorias também precisam ser feitas no processo de avaliação e aprovação do uso de tecnologias inovadoras, já que isso é frequentemente um ponto de atrito em organizações maiores.

À medida que a tecnologia se torna mais modular e flexível e as organizações adotam técnicas de entrega ágil. Se você deseja reduzir o risco de execução, aumentar o ritmo da inovação e entregar mais rapidamente, transforme seu grande projeto em um grupo de projetos menores e deixe as equipes trabalharem.

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