Qual a diferença entre eficiência, eficácia e efetividade? Como aplicá-las?
É importante deixar claro: eficiência e efetividade não são sinônimos de eficácia e, efetividade também não significa a mesma coisa que eficiência, porém, todos estão interligados.
Ser eficiente é produzir o efeito esperado. Já eficácia significa uma virtude de tornar efetivo ou real. A eficiência, usualmente utilizada na expressão "eficiência energética", é o ato de “fazer certo as coisas com menos recursos possíveis”, enquanto a eficácia é “fazer as coisas certas”.
No âmbito da administração de empresas e negócios, por exemplo, os indicadores de eficiência e eficácia deixa a diferença ainda mais acentuada.
Exemplificando, o significado de eficiência é a classificação do comportamento de alguém que age com perfeição na realização de um determinado trabalho. Já o significado de eficácia não se limita apenas no cumprimento de um trabalho, mas sim na resolução total da situação.
Na organização de uma empresa, para se obter resultados eficientes é preciso que o time desempenhe tarefas eficazes.
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Eficiência, eficácia e efetividade: diferenças
Qual é o conceito de eficiência?
A eficiência está diretamente ligada à racionalidade e à produtividade, ou seja, é o processo de executar exatamente o que foi planejado de acordo com esses dois conceitos.
Nesse sentido, ao conferir a característica ou qualidade de “eficiente” para algo ou alguém, refere-se à produção de algo útil de acordo com o que foi planejado, atendendo aos prazos, no menor tempo e gastando o mínimo de recursos possíveis.
Assim, o significado do conceito de eficiência tem a ver com fazer mais e melhor com o mínimo possível. Por exemplo, na realização de um projeto de logística. Ser eficiente consiste em executá-lo com o mínimo de recursos possíveis, no menor tempo.
Quando falamos em eficiência, nos referimos a produzir de maneira correta (sem erros), utilizando os recursos disponíveis da melhor forma possível (sem perdas ou desperdícios) e sem elevar os custos do objeto de interesse.
Por exemplo: a eficiência da vacina CoronaVac (contra Covid-19), está relacionada com o efeito da vacina, ou seja, a redução dos casos graves, o que gera um grande número de hospitalizações e mortes perante aos que receberam o placebo (formulação sem efeito farmacológico para estudo comparativo).
O que é eficiência no trabalho?
Eficiência no trabalho refere-se à capacidade de realizar tarefas e alcançar objetivos profissionais de maneira eficaz, utilizando a menor quantidade possível de recursos, tempo ou energia. Trabalhar de forma eficiente pode envolver várias práticas, como planejamento adequado, organização, priorização de tarefas, comunicação clara e habilidades de gerenciamento de tempo.
A eficiência no trabalho pode ser aplicada a nível individual ou organizacional. No nível individual, trata-se de como um profissional executa suas tarefas e responsabilidades, enquanto no nível organizacional, diz respeito ao funcionamento eficiente de uma empresa ou equipe como um todo.
Trabalhar com eficiência pode trazer diversos benefícios, como:
- Aumento da produtividade: com maior eficiência, as tarefas são concluídas mais rapidamente, o que permite que mais trabalho seja realizado em menos tempo;
- Melhoria na qualidade do trabalho: geralmente leva a melhores práticas e processos, o que pode resultar em produtos ou serviços de maior qualidade;
- Redução de custos: ao otimizar o uso de recursos e reduzir o desperdício, a eficiência no trabalho pode levar a menores custos operacionais;
- Melhoria no equilíbrio entre vida profissional e pessoal: os funcionários podem concluir suas tarefas em menos tempo, possibilitando mais tempo livre para atividades pessoais e lazer;
- Aumento da satisfação no trabalho: pode levar a um ambiente de trabalho mais organizado e menos estressante, o que pode melhorar a satisfação geral dos funcionários.
A busca pela eficiência no trabalho é contínua, e é essencial para o desenvolvimento profissional e o sucesso organizacional.
Exemplos de eficiência no trabalho
Alguns exemplos de eficiência no trabalho incluem:
- Utilizando ferramentas de automação para gerenciar e-mails e agendar compromissos;
- Utilizando técnicas de gerenciamento de tempo, como listas de tarefas e priorização, para completar tarefas de maneira mais rápida;
- Utilizando ferramentas de colaboração em equipe, como o Google Docs, para trabalhar em documentos em tempo real e compartilhar informações;
- Utilizando softwares para gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso e garantir que as metas sejam alcançadas;
- Utilizando ferramentas de análise de dados para tomar decisões baseadas em fatos e métricas.
Esses são apenas alguns exemplos, mas existem muitas outras maneiras de ser eficiente no trabalho, dependendo do tipo de trabalho e das necessidades da empresa.
O que é Eficácia?
Por um outro lado, a palavra eficácia diz respeito à qualidade ou característica daquilo que alcança os resultados ou efeitos esperados. Assim, este conceito está diretamente relacionado com o objetivo final. A partir disso, ou seja, quando se alcança o objetivo, temos o cumprimento de metas, foco, prazos etc.
Logo, podemos dizer que a eficácia tem relação com as tomadas de decisão e com alcançar resultados, independentemente dos custos e do tempo que isso acarreta. É, literalmente, saber o que deve ser feito.
É fazendo seus processos de maneira correta, com foco nos resultados e explorando todo o potencial disponível que se faz um grupo eficaz. É aquele que acredita e se esforça para entregar o melhor trabalho possível. Pensando nisso, um trabalho feito com eficiência, mas sem eficácia para a conclusão de determinado plano passa a ser inútil, pois não agrega em nada de substancial por melhor que tenha sido sua execução.
Por exemplo: a eficácia geral da CoronaVac refere-se às causas e/ou resultados dentro de um estudo clínico, ou seja, se a vacina de fato protegeu (gerou resposta imune) os voluntários, ou seja, se ela cumpriu com o seu papel.
Perceba que a eficiência se relaciona ao efeito de uma ação, enquanto que a eficácia refere-se às causas, comprovando se, de fato, o objetivo de uma ação foi devidamente cumprida.
Qual objetivo da eficiência?
O objetivo principal da eficiência é otimizar o uso de recursos e maximizar a produtividade ou o desempenho, reduzindo ao mesmo tempo os custos, o desperdício e o impacto ambiental. Ao buscar eficiência em diferentes áreas e contextos, podemos alcançar diversos objetivos específicos, como:
- Reduzir custos: ao utilizar recursos de forma eficiente, é possível diminuir os gastos, o que pode levar a uma maior rentabilidade e competitividade no mercado;
- Aumentar a produtividade: permite que mais resultados sejam alcançados com a mesma quantidade de recursos, aumentando a capacidade produtiva de um sistema ou processo;
- Melhorar a qualidade: em muitos casos, a busca pela eficiência leva à implementação de processos e técnicas que resultam em produtos e serviços de maior qualidade;
- Sustentabilidade ambiental: a eficiência no uso de recursos naturais e energia contribui para a redução do impacto ambiental e promove a sustentabilidade, uma vez que menos recursos são utilizados e menos resíduos são gerados;
- Aumentar a satisfação do cliente: pode melhorar a experiência do cliente ao fornecer produtos ou serviços de alta qualidade em um tempo mais curto e a um custo menor;
- Otimizar a alocação de recursos: a busca pela eficiência ajuda a identificar áreas onde recursos podem ser melhor alocados, resultando em melhor desempenho geral.
Em resumo, o objetivo da eficiência é garantir que os recursos sejam utilizados da melhor maneira possível para atingir metas e resultados desejados, minimizando o desperdício e maximizando o desempenho.
Exemplo de eficácia e eficiência
A meta é cavar um poço que vai dar água: Um homem, ao cavar um poço com perfeição, realiza um trabalho com eficiência; Por outro lado, um homem que sabe o local correto para cavar o poço e achar água, executa um trabalho com eficácia.
No entanto, quando falamos sobre eficiência e eficácia, entramos no conceito de efetividade, que é um conceito que se refere à capacidade de ser eficiente e eficaz ao mesmo tempo.
Como ser uma pessoa mais eficiente?
Ser uma pessoa mais eficiente envolve aprimorar a maneira como você gerencia seu tempo, recursos e energia para realizar tarefas e alcançar objetivos. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a se tornar mais eficiente:
- Estabeleça metas claras: defina metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado (SMART). Isso ajudará a manter o foco nas tarefas importantes e a direcionar seus esforços de maneira eficaz;
- Planeje e organize: faça um planejamento diário, semanal e mensal de suas tarefas e compromissos. Use ferramentas como calendários, aplicativos e listas de tarefas para manter-se organizado;
- Priorize tarefas: identifique as tarefas mais importantes e urgentes e foque nelas primeiro. A regra do 80/20 (Princípio de Pareto) sugere que 80% dos resultados vêm de 20% das ações, então concentre-se nas tarefas que têm o maior impacto;
- Evite a multitarefa: foque em uma tarefa de cada vez, pois a multitarefa pode diminuir sua eficiência e qualidade do trabalho. Concluir uma tarefa antes de passar para a próxima pode aumentar sua produtividade;
- Estabeleça prazos realistas: defina prazos realistas para suas tarefas e trabalhe para cumpri-los. Isso ajuda a evitar a procrastinação e mantém você motivado;
- Elimine distrações: identifique e minimize as distrações em seu ambiente de trabalho. Desligue notificações desnecessárias, feche aplicativos e sites não relacionados ao trabalho e estabeleça limites para o uso de dispositivos eletrônicos, como smartphones;
- Faça pausas regulares: trabalhar por longos períodos sem pausa pode levar à fadiga e diminuir sua eficiência. Faça pausas regulares para descansar e recuperar a energia;
- Aprenda a delegar: se você trabalha em equipe, delegue tarefas de forma eficaz e confie na capacidade dos colegas de trabalho para realizar as atividades;
- Invista em desenvolvimento pessoal: aprenda novas habilidades, participe de treinamentos e busque oportunidades para melhorar suas habilidades e conhecimentos. Isso pode aumentar sua eficiência e capacidade de lidar com desafios;
- Mantenha-se saudável: cuide de sua saúde física e mental, praticando exercícios regularmente, mantendo uma dieta equilibrada e garantindo um sono adequado. Uma boa saúde é fundamental para melhorar sua eficiência e bem-estar geral.
Ser mais eficiente é um processo contínuo que requer reflexão e ajustes constantes. Avalie regularmente seu progresso e ajuste suas estratégias conforme necessário para continuar melhorando.
O que é Efetividade?
Efetividade consiste em fazer algo que deve ser feito, ou seja, atingir os objetivos de acordo com o planejado e, ao mesmo tempo, com os recursos utilizados da melhor forma possível. Para que uma equipe seja efetiva, é necessário que ela possua algumas características, são elas:
1. Proatividade: é o empenho em melhorar resultados mesmo sem solicitação ou até de estudar para ajudar a solucionar problemas e prever problemas futuros;
2. Sinergia: em uma empresa, sinergia é quando os membros da equipe conhecem e confiam no trabalho um do outro, cooperando para obter grandes resultados;
3. Busca pela melhoria contínua: o esforço diário leva ao progresso a curto, médio e longo prazo. É essencial que a gestão e os líderes invistam no treinamento e desenvolvimento de pessoas;
4. Senso de responsabilidade: toda empresa espera que os funcionários vistam a camisa e se dediquem ao máximo para entregar os melhores resultados, afinal o sucesso da empresa também é sucesso deles;
5. Alinhamento de ideias: é o processo principal ao se começar um projeto novo. É importante escutar todos os envolvidos e que todos entendam o que deve ser feito. Quando a atividade for entregue ou está em andamento, é necessário o alinhamento novamente, para que todos compreendam a etapa em que a atividade está, discutam se é preciso mudar e trabalhem juntos para realizar as melhorias e alterações;
6. Liderança: todas as características acima fazem parte de uma liderança de sucesso. Além disso, um líder tem que ter empatia, inteligência emocional, criatividade e autoconhecimento.
Uma área com eficiência e eficácia é, ao mesmo tempo, efetiva. Sendo assim, seu trabalho será resultado de muito esforço.
Investimento e bons resultados
Um funcionário que cumpra os 3 conceitos (eficiência, eficácia e efetividade) não é fácil de se encontrar. Dizem que existem poucos que nasceram com as três características e as desenvolvem muito bem. Porém é mais do que possível investir para que um colaborador evolua para obter as três virtudes.
Um funcionário que sente que está tendo valor dentro da empresa, é um funcionário que irá se empenhar muito mais. O método irá empoderar o funcionário de modo que seus pontos fortes se tornem ainda mais significativos. Além disso, irá contribuir para que os pontos fracos, ou seja, as características sabotadoras, fiquem mais controlados.
Uma empresa que investe no desenvolvimento, vê que o funcionário tem potencial de progredir, portanto investirá nela mesma. É uma maneira de capacitar uma pessoa que pode se tornar um futuro talento. Isso irá incentivar o funcionário a buscar melhores ideias e formas de solucionar problemas.
Basta olhar os resultados a médio e longo prazo para perceber como é importante aplicar recursos no desenvolvimento humano.
Como alcançar o melhor desempenho?
Uma organização capaz de produzir e entregar resultados de excelência é justamente aquela que aplica os três conceitos corretamente em seus processos.
No entanto, é necessário que a equipe de trabalho desenvolva um planejamento e execute da melhor maneira possível suas tarefas. Já a liderança eficiente, eficaz e efetiva, tem a função de administrar, liderar e, portanto, produzir bons resultados sem desperdício de tempo e custos.
Por fim, o resultado esperado, é que os funcionários, a empresa e os clientes sairão vencendo. Pois os colaboradores terão passado por um processo de capacitação e reconhecimento das suas habilidades, a empresa terá empregados que irão vestir a camisa e fazer de tudo por resultados melhores e os clientes terão um produto com mais qualidade ainda.