Modelo As-Is/To-Be: o que é, quando usar e por quê
Segundo a abordagem da gestão por processos, uma organização funciona como um conjunto de atividades interligadas, que transformam insumos em entregas com valor para o cliente. Quando essas atividades são organizadas em etapas e responsabilidades, forma-se o que chamamos de processo.
O mapeamento de processos permite representar essa dinâmica de forma visual, revelando como as ações acontecem na prática, quem são os envolvidos e onde surgem gargalos. Isso torna possível avaliar, com mais clareza, o desempenho operacional e direcionar melhorias com base em dados.
É nesse contexto que entra o modelo As-Is / To-Be. Ele é usado como uma ferramenta de análise que compara o processo atual com a forma desejada de funcionamento. Aplicado corretamente, permite compreender a realidade da operação antes de propor mudanças.
Entender o modelo As-Is/To-Be antes de mapear processos
Se você está começando um projeto de mapeamento de processos, é natural que surjam dúvidas sobre por onde começar e como organizar as informações. O modelo As-Is/To-Be ajuda exatamente nisso, dá estrutura para enxergar o processo atual e projetar o que deve mudar.
Antes de desenhar fluxogramas ou correr para uma ferramenta de BPM, vale parar e refletir: como esse processo realmente funciona hoje? E como ele deveria funcionar daqui para frente?
Empresas que ignoram essa etapa tendem a investir em mudanças mal direcionadas, que não resolvem a causa raiz dos problemas. Sem um diagnóstico claro do cenário atual, o risco é automatizar ineficiências ou replicar gargalos.
Se você atua na gestão de processos, melhoria contínua ou está implementando um novo sistema (como um ERP), entender esse modelo ajuda a tomar decisões mais embasadas.
O que é o modelo As-Is?
Vamos começar com uma pergunta: Como você mapeia o processo de uma área da sua empresa?
Se a resposta envolve apenas a percepção dos gestores, sem validação no chão de fábrica, ou se o desenho é feito com base no que dizem que acontece, é provável que o mapeamento esteja distante da realidade.
O modelo As-Is representa o funcionamento real do processo como ele ocorre hoje, com suas falhas, desvios, etapas desnecessárias e lacunas. Não é um desenho idealizado, tampouco o que está registrado em documentos antigos. É o retrato atual do processo em operação, inclusive com seus pontos frágeis.
Essa abordagem permite uma leitura do que está funcionando, o que trava a operação, onde há retrabalho e como os fluxos se comportam. Com isso, a empresa evita intervenções baseadas em suposições e atua sobre dados concretos.
Para aprofundar mais o assunto, temos o blog: Modelo AS-IS como mapear processos
Para que serve o modelo As-Is
Antes de pensar em mudanças, é preciso entender o que será mudado. O modelo As-Is serve justamente para isso: ele é a base do diagnóstico de processos, etapa fundamental para qualquer iniciativa de melhoria, digitalização ou padronização.
Ao documentar como o processo ocorre de fato, com todos os envolvidos e suas ações, abre-se espaço para análises mais consistentes. Esse mapeamento ajuda a identificar gargalos, etapas redundantes e pontos de falha operacional. É uma etapa que precede a tomada de decisão — e que sustenta qualquer redesenho com mais precisão.
Empresas que pulam essa fase costumam repetir os mesmos erros operacionais, mesmo após implementar novos sistemas ou metodologias. O modelo As-Is evita esse ciclo porque evidencia, com clareza, onde o processo realmente precisa ser transformado.
Principais desafios ao documentar o As-Is
Apesar de necessário, mapear o modelo As-Is nem sempre é simples. Um dos principais obstáculos é o distanciamento entre quem mapeia e quem executa. Quando o processo é desenhado apenas em reuniões de escritório, sem a presença dos operadores ou visitas às áreas de execução, surgem distorções.
Outro ponto crítico é a tentativa de documentar o processo da forma “ideal” e não como ele acontece. Em muitos casos, equipes omitem desvios ou improvisações por receio de expor falhas — o que compromete a integridade do modelo.
Há também o risco de focar apenas nas etapas formais e ignorar os fluxos informais. São justamente esses atalhos e adaptações que muitas vezes explicam os gargalos ou inconsistências no desempenho. Por isso, mapear o processo As-Is exige observação direta, entrevistas com os envolvidos e validação em campo.
O que é o modelo To-Be?
O modelo To-Be representa a forma como o processo deverá funcionar após a aplicação de melhorias. Ele é construído com base nas informações obtidas durante o mapeamento do As-Is, considerando os pontos de falha, gargalos e oportunidades de ajuste identificadas na operação atual.
Essa etapa projeta um cenário desejado, alinhado com os objetivos estratégicos da organização e com os requisitos técnicos ou operacionais que o novo fluxo precisa atender. Em vez de apenas corrigir o processo existente, o modelo To-Be propõe uma nova lógica de funcionamento, que pode envolver mudanças na sequência das atividades, revisão de papéis e responsabilidades, eliminação de etapas desnecessárias ou integração com sistemas automatizados.
Trata-se de uma representação funcional, e não teórica, que deve ser validada pelas áreas envolvidas antes da implementação.
Erros comuns ao definir o To-Be
Um dos erros mais frequentes ao desenhar o modelo To-Be é desconsiderar as restrições operacionais da empresa. Criar um fluxo que depende de recursos indisponíveis ou de uma estrutura que a organização ainda não possui compromete a viabilidade da implementação.
Outro problema recorrente é projetar um processo apenas com base em benchmarks ou modelos externos, ignorando a cultura interna, a maturidade dos times e os fatores específicos do ambiente. O resultado costuma ser um modelo bonito no papel, mas inviável na prática.
Também é comum que o modelo To-Be seja desenhado sem a participação das equipes que operam o processo. Isso afasta o modelo da realidade, gera resistência e dificulta a transição, além de comprometer a efetividade das melhorias propostas.
Por fim, deixar o modelo To-Be aberto, sem critérios claros de performance, objetivos e indicadores, dificulta a avaliação dos resultados. Um modelo futuro só cumpre seu papel quando está conectado à realidade e oferece uma direção precisa para a mudança.
Quando aplicar o modelo As-Is / To-Be
A aplicação do modelo As-Is / To-Be não está limitada a grandes transformações. Ele é útil sempre que a empresa precisa entender como os processos operam e como poderiam operar de forma mais eficiente. Sua utilização é especialmente indicada em momentos em que mudanças impactam diretamente a estrutura, os fluxos ou os resultados da operação.
1. Projetos de melhoria contínua
Iniciativas de melhoria contínua, como Kaizen, Lean e Six Sigma, exigem uma análise sólida da situação atual para que os esforços não se dispersem. O modelo As-Is é utilizado para identificar:
- Ineficiências e desperdícios ocultos no processo
- Desvios em relação ao fluxo planejado
- Atividades que não agregam valor ao cliente final
A partir desse diagnóstico, o modelo To-Be projeta como o processo deve operar após as melhorias, considerando uma lógica mais enxuta, fluida e alinhada aos objetivos do negócio.
Esse comparativo entre o que existe e o que se pretende alcançar permite:
- Medir o impacto real das mudanças
- Ajustar ações com base em evidências
- Evitar correções em pontos isolados que não resolvem o problema como um todo
Sem essa visão estruturada, a empresa corre o risco de repetir erros ou atacar apenas os sintomas dos desvios operacionais.
2. Implantação de sistemas (ERP, BPM, CRM)
Durante a implantação de sistemas, o modelo As-Is / To-Be serve como um guia para mapear fluxos que serão parametrizados nas novas plataformas. Isso evita que o sistema apenas reproduza falhas já existentes, o que comprometeria a eficácia da tecnologia desde o início.
Ao registrar o processo atual e projetar o futuro, é possível identificar onde ocorrem integrações manuais, retrabalho ou duplicidade de informação. O To-Be, nesse contexto, orienta como o processo deve operar após a automatização, com foco na eficiência operacional.
3. Reestruturação organizacional
Empresas que passam por reestruturações, seja por fusão, mudança de estratégia ou redução de custos, precisam revisar seus processos com base em dados e não em suposições. O modelo As-Is mostra como as áreas funcionam, como se conectam e onde há sobreposição de funções.
Com isso, o To-Be pode ser desenhado considerando o novo desenho organizacional, com redistribuição de atividades, eliminação de redundâncias e alinhamento com os novos objetivos da empresa. Esse tipo de análise reduz falhas de comunicação, evita retrabalho e facilita a adaptação de equipes às mudanças.
Como o modelo As-Is/To-Be se conecta à melhoria contínua
O modelo As-Is/To-Be é frequentemente associado a projetos pontuais, mas seu valor aumenta quando é integrado a iniciativas de melhoria contínua.
Em vez de aplicar mudanças isoladas, o modelo permite entender a lógica do processo, mensurar impactos e garantir que as intervenções façam sentido no longo prazo. Essa conexão é particularmente útil quando se utilizam métodos como PDCA e Kaizen, que exigem ciclos estruturados de análise e ação.
PDCA e o redesenho de processos
O ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) parte do princípio de que melhorias devem ser planejadas, testadas, verificadas e ajustadas de forma contínua. Dentro dessa lógica, o modelo As-Is é utilizado na fase de planejamento (Plan), quando se identifica o estado atual do processo e os problemas a serem enfrentados.
Já o modelo To-Be entra como parte do plano de ação: representa a estrutura ideal que se busca alcançar com a mudança proposta. A partir dele, a organização executa a melhoria (Do), avalia os resultados (Check) e implementa os ajustes necessários (Act).
Esse alinhamento entre PDCA e o modelo As-Is/To-Be permite:
- Tomar decisões com base em dados observados no processo atual
- Testar hipóteses de melhoria com menor margem de erro
- Criar ciclos de evolução consistentes e sustentáveis
Sem esse vínculo, o ciclo PDCA tende a se apoiar em percepções subjetivas, o que compromete a consistência da melhoria.
Kaizen e ajustes incrementais
O Kaizen se baseia na melhoria contínua a partir de pequenas mudanças realizadas de forma sistemática, com participação das equipes envolvidas no processo. O modelo As-Is tem um papel importante nesse contexto: permite identificar desvios sutis e oportunidades ocultas de melhoria, que muitas vezes não são percebidas à primeira vista.
A partir da análise do modelo atual, as equipes propõem ajustes no processo, que são representados no To-Be. Esses ajustes não precisam ser radicais — o foco está em aprimorar passo a passo, reduzindo desperdícios, padronizando tarefas ou otimizando fluxos locais.
Essa abordagem tem vantagens práticas:
- Engaja os colaboradores que executam o processo
- Facilita validações rápidas das mudanças propostas
- Reduz riscos, por não exigir grandes intervenções de uma só vez
O modelo As-Is/To-Be dá suporte à aplicação do Kaizen ao garantir que cada pequena melhoria seja baseada em observação real e direcionada a um resultado específico.
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