O que é Milestone em projetos?
Um marco (milestone) é um evento significativo ou ponto de referência em um projeto que marca a conclusão de uma fase, a conquista de um objetivo importante ou a ocorrência de um evento relevante. É um momento-chave no cronograma do projeto que indica o progresso alcançado e serve como uma medida de marco temporal.
Os marcos podem estar associados a datas específicas, entregas importantes, conclusão de fases, aprovações críticas, metas de desempenho ou qualquer outro evento relevante para o projeto. Eles fornecem uma estrutura para o planejamento, monitoramento e comunicação do progresso do projeto.
Para que serve Milestone? Por que é importante?
Muitos gerentes passaram por situações em que são informados de que o trabalho está "80% concluído" em um determinado estágio de um projeto, apenas para descobrir que esse projeto, em seguida, embaraçosamente ultrapassará em semanas ou mesmo meses o prazo estabelecido. Isso ocorre porque os últimos 20% do trabalho levam mais tempo do que o planejado.
Se você já esteve nesta situação e sofreu as consequências dolorosas, você saberá por que gerentes experientes monitoram cuidadosamente como as datas de conclusão reais se comparam em relação às datas de conclusão planejadas em certos "marcos" nos projetos. Isso permite que eles tomem ações corretivas ou gerenciem as expectativas das pessoas de forma adequada, e é nesse ponto que o Relatório de marcos do projeto se torna importante.
Os marcos do projeto tem a função de marcar eventos significativos, entregas ou interdependências que precisam ser monitorados para manter o projeto em andamento. Os Relatórios do Marco do Projeto mostram o que foi alcançado e o que mais precisa ser feito para concluir seu projeto com sucesso e no prazo.
O Relatório de Marco do Projeto é apenas uma das muitas maneiras de monitorar e apresentar o status de um projeto. É uma abordagem útil em projetos grandes ou complexos (com muitas interdependências) porque ajuda a apresentar informações de maneira significativa, porém concisa, mostrando o que realmente foi alcançado, em vez dos detalhes sangrentos de como isso foi alcançado. Este artigo ajuda você a pensar em como deseja que os marcos sejam informados.
- Dica 1: Muitas organizações têm abordagens e metodologias específicas para gerenciar projetos e para relatar seu progresso e status. Antes de especificar uma abordagem completamente nova, verifique se alguma das abordagens existentes atende às suas necessidades.
- Dica 2: Lembre-se de que leva tempo para preparar esses relatórios. Se você pedir informações detalhadas demais ou solicitar informações de que realmente não precisa, diminuirá a eficácia do gerente ou do membro da equipe que está preparando o relatório. Afinal, o tempo gasto em relatórios é tempo não gasto trabalhando no projeto!
Relatórios de marco do projeto vêm em muitas formas diferentes. Alguns são relatórios narrativos. Outros são quantitativos ou gráficos, usando planilhas ou software de gerenciamento de projetos para gerenciar os dados do marco e acompanhar o progresso e a conclusão. Se sua equipe usa software de gerenciamento de projetos, as chances são de que o software os ajudará a preparar relatórios de marco de uma maneira particular, e é melhor aproveitar ao máximo esses recursos, se possível.
Se você precisa criar seu próprio relatório de marco, nosso modelo é um bom lugar para começar. Juntamente com a descrição do relatório abaixo, ele ajudará você a entender os princípios do relatório de marco do projeto com mais detalhes e, assim, ajudá-lo a usar essa ferramenta de relatórios da melhor maneira para o seu projeto.
Como criar um relatório de marco do Projeto?
A primeira parte de um relatório de marco ("Milestones Completed" ) descreve o que aconteceu até agora. Ele fornece um resumo rápido do que foi realizado e quando.
Descrição do Marco: aqui você fornece detalhes sobre o que foi realizado para concluir a especificação do marco.
Data de vencimento: registre quando o marco foi devido de acordo com o plano do projeto atual.
Data de Conclusão Real: registra quando o marco foi efetivamente atingido.
Comentários: esta seção é para fornecer detalhes sobre modificações do plano original, em outras palavras: por que a data de vencimento foi perdida ou por que as entregas foram alteradas.
- Dica 3: Insista que as entregas só sejam exibidas como concluídas quando estiverem 100% concluídas; 99% ainda deixa espaço de contorção e não é bom o suficiente!
- Dica 4: Certifique-se de inspecionar uma seleção das entregas concluídas para certificar-se de que elas estejam realmente concluídas e com uma qualidade aceitável.
A próxima seção é usada para relatar o status dos marcos futuros. Aqui você deseja anotar o status dos marcos e entender as alterações no plano original, caso sejam necessários. Lembre-se, os marcos são eventos críticos, portanto, ao informar sobre seu status, você se dá um método formal para modificar o plano mestre do projeto antes que muitas tarefas e responsabilidades saiam do curso.
Descrição do Marco: o que deve ser realizado para que o marco seja considerado completo?
Data de vencimento: qual é a data de vencimento do marco com base no plano original (ou no plano modificado anteriormente)?
Status: aqui você registra se o marco está no alvo, corre o risco de sair do alvo ou já está fora do curso. Nosso relatório de amostra usa um sistema Verde, Âmbar, Vermelho, mas que pode ser modificado para se adequar à situação específica.
Data de vencimento modificada: modificar a data de vencimento do marco é a última opção. Se isso for necessário, registre a data de vencimento modificada. Lembre-se de que as alterações nos marcos geralmente significam alterações em outras datas no plano do projeto.
Ações necessárias: é aqui que você nota o que precisa ser feito para trazer de volta um marco e/ou as repercussões de ter que modificar uma data de vencimento e o que foi feito para resolver esses problemas.
- Dica 5: Certifique-se de que o tempo gasto na conclusão do Relatório Milestone forneça benefícios para o projeto. Isso significa que você deve avaliar continuamente se vale a pena para o seu projeto e, se você decidir que é, incluir apenas os elementos que ajudarão a manter seu projeto no destino.
Quais os pontos chave sobre o Marco ou Milestone?
Os relatórios de marcos ajudam a monitorar o progresso e os resultados dos projetos que você está vigiando, para que você possa tomar ações corretivas quando necessário. Eles também são um ponto de controle valioso que ajuda o gerente de projeto a manter todas as peças de um projeto funcionando sem problemas e em cooperação entre si.
O formato de um relatório de marco varia de organização para organização, mas o conteúdo permanece bastante semelhante: descrições de marco, uma nota de seu status e comentários relevantes. Quando estiver concluído, um breve relatório mostrará o status de cada etapa e o ajudará a planejar e preparar adequadamente.
Milestone Trend Analysis
A análise de tendência de marcos (milestone trend analysis - MTA) é uma técnica utilizada no gerenciamento de projetos para acompanhar o desempenho e a evolução dos marcos ao longo do tempo. Ela envolve a análise e o monitoramento dos marcos ao longo do projeto para identificar padrões, tendências e variações em relação ao planejado.
A análise de tendência de marcos permite avaliar se os marcos estão sendo atingidos dentro dos prazos estabelecidos, se há algum desvio significativo em relação ao cronograma planejado e se as entregas estão sendo concluídas conforme o esperado. Isso fornece uma visão mais ampla do progresso do projeto e ajuda a identificar possíveis problemas ou riscos que podem afetar o cumprimento dos objetivos.
Ao realizar a análise de tendência de marcos, é possível visualizar o padrão de cumprimento dos marcos ao longo do tempo, identificar atrasos recorrentes, antecipar problemas e tomar medidas corretivas. Isso permite que a equipe do projeto faça ajustes no cronograma, realoque recursos ou tome outras medidas para manter o projeto no caminho certo.
Essa análise pode ser realizada através de gráficos ou relatórios que mostram a evolução dos marcos ao longo do tempo, comparando os resultados planejados com os resultados reais. Com base nessa análise, é possível tomar decisões informadas para mitigar riscos, otimizar o desempenho e garantir que o projeto seja concluído com sucesso.
