BPO refere-se à prática de terceirização de tarefas, como funções de BackOffice, gestão de clientes e RH, além de serviços funcionais como contabilidade e folha de pagamento e entre outros assuntos.
A terceirização de processos de negócios visa fornecer uma vantagem competitiva para as empresas. Ao transferir as funções centrais de uma organização para um terceiro – seja outra empresa ou um consultor independente – o BPO reduz custos e melhora a competitividade empresarial.
As empresas que terceirizam seus processos de negócios têm maior flexibilidade na gestão de suas organizações e podem responder mais rapidamente às demandas do mercado.
Quais as principais soluções de BPO?
Delegando a responsabilidade por determinadas tarefas, os gestores conseguem se concentrar em áreas estratégicas de gerenciamento e liderança, em vez de microgerenciar o trabalho de todos os colaboradores.
Isso libera tempo para a diretoria conduzir suas organizações para um maior sucesso e alcançar seus objetivos.
Esse modelo operacional tem como objetivo transferir funções centrais de um lado – uma corporativa ou um indivíduo – para que ambas as partes possam melhorar a competitividade e reduzir os gastos organizacionais.
Critérios do BPO
Ao terceirizar esses subprocessos, as instituições costumam criar catálogos de critérios que determinam como os documentos precisam ser processados. Essas documentações contêm solicitações especiais que um profissional competente atenderá. Alguns departamentos especializados gostariam de ter os anexos originais, mas apenas uma cópia das faturas.
Outros setores exigem notas adicionais para questões previamente definidas, que o colaborador fornecerá aos parceiros.
Nessa situação, nada que um contrato bem elaborado não resolva. Ele define onde os dados estão localizados, como são protegidos, como os direitos são atribuídos, o que acontece em caso de desastre e como o gerenciamento de dados está em conformidade com os regulamentos externos e internos.
Quais as principais áreas da organização que podem ter BPO?
Há uma variedade de soluções de BPO no mercado. É feita uma distinção entre a terceirização de processos primários (produção/criação de serviços, pesquisa e desenvolvimento, marketing e vendas) e secundários (contabilidade, recursos humanos (RH), atendimento ao cliente, etc.).
Introduzindo esse sistema, a empresa deve estar preparada com antecedência para as medidas de ajuste.
Isso ocorre devido, por exemplo, a diferenças nos padrões de segurança ou no software das firmas colaboradoras.
Vale a pena saber: Existem várias maneiras de implementar o BPO. No entanto, é feita uma distinção se os processos primários ou secundários da empresa são terceirizados.
Por exemplo, os processos primários da empresa podem ser vendas, marketing, pesquisa, produção e etc. Já os processos secundários da empresa, por outro lado, incluem atendimento ao cliente, recursos humanos, contabilidade, cobrança e etc.
Exemplos típicos de empresas/departamentos que utilizam BPO são:
- bancos
- recursos Humanos
- contabilidade
- compras e logística
- finanças e contabilidade
- folha de pagamento
- plano de pensão da empresa
- recrutamento
Atenção: a terceirização deve ser sempre realizada em conjunto com o BPA e o BPM para descobrir imediatamente quaisquer desvantagens, lacunas ou padrões de segurança decrescentes.
Uma adaptação dos próprios processos da empresa às circunstâncias alteradas do outsourcing e um acompanhamento constante são sempre necessários apesar do outsourcing!
Principais vantagens e benefícios do BPO
As firmas que optam por adaptar os seus processos de negócios o fazem de forma intermitente ou permanente, dependendo de todas as suas necessidades.
Além de reduzir custos, o BPO auxilia as empresas a otimizar as operações diárias de negócios, distribuindo determinadas tarefas entre várias equipes ou colaboradores.
Vantagens:
- Concentração no core business
- ajuste de capacidade
- aumento de eficiência
- Impulsos de inovação externa
- Transferência de riscos operacionais
- O provedor de serviços possui conhecimento especializado, porque se profissionalizou apenas em uma área
- O empreendedor pode se concentrar em seu Core Business e não precisa mais lidar com assuntos “desnecessários”.
- As capacidades e a eficiência estão aumentando.
- Neste caso especial, o prestador de serviço de BPO assume o risco operacional e não mais o próprio empreendedor.
- A conformidade com as normas é garantida.
- Uma redução na carga tributária sobre vendas pode ser realizada.
- Os custos de pessoal e o comprometimento serão reduzidos.
- Menos especialistas caros farão parte internamente.
Por exemplo, um restaurante pode passar a sua folha de pagamento para uma contadora em vez de fazê-lo internamente, com funcionários pagando menos do que deveriam.
Nesse cenário, o uso de BPO produziria maiores resultados por menos dinheiro, pois a companhia concluirá o seu trabalho mais rapidamente e economizará dinheiro no processo.
Principais desvantagens do BPO
Embora os proponentes afirmem que esse modelo aumenta a flexibilidade das companhias em comparação com as que não aderiram, parece que a maioria das corretoras de seguros vê esse aspecto negativamente devido a fatores de organização.
Desvantagens:
- Surgimento de problemas entre o prestador de serviços e a empresa, uma vez que os processos de todos os lados não devem ser coordenados entre si, ou apenas com dificuldade.
- O empresário terá algumas questões a lidar quanto à flexibilidade de sua equipe, que diminui.
- A avaliação de quais documentos devem ser passadas à diante! Certamente deixa muitos empreendedores sem dormir, pois é mais complexo do que imaginam.
- Embora seja muito prático, é particularmente importante prestar atenção à proteção de dados e à proteção de segredos comerciais.
- Deve haver comunicação constante com o provedor do BPO para adequar o trabalho de forma otimizada às urgências de cada envolvido no assunto.
- Se surgirem problemas, a capacidade de agir rapidamente não é mais dada, devido ao colaborador não possuir o conhecimento certo para resolver.
- Esse parceiro também é visto como um empreendedor, que se torna até certo ponto dependente. Uma dependência que significa que seu negócio tem que responder pelos erros do prestador de serviço de BPO.
Contrapartida, esses profissionais provaram ser incrivelmente úteis na nossa sociedade moderna – especialmente quando combinados com outras maneiras de parceria como o gerenciamento de clientes.
Business process outsourcing: por que investir?
De acordo com uma pesquisa global de 2017, 50% das empresas usam o modelo de terceirização de processos de negócios.
Contudo, muitos acreditam que esta é uma decisão míope devido à crescente taxa de inteligência artificial e automação, mas não é assim que funciona, os critérios de avaliação são outros e superam as desvantagens.
Os colaboradores terceirizados são mais eficientes do que os funcionários internos, pois se especializam em tarefas distintas e específicas.
Como você não é mais responsável por executar as funções principais de sua firma, direciona a sua concentração no crescimento das competências essenciais para o desenvolvimento da equipe interna.
Como o BPO sendo o componente central de sua gestão, é possível economizar dinheiro com a distribuição de responsabilidades, consequentemente, alavancando seus lucros e metas.
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