As atas de reunião (ou relatórios de reunião) são usadas para registrar as trocas e pontos importantes levantados durante uma reunião. É um resumo conciso do andamento da reunião que deve registrar as decisões tomadas e as ações a serem seguidas.
As reuniões são parte integrante dos projetos: lugares de troca entre os membros da equipe, estão no centro de nossas decisões. Mas se são essenciais para uma boa tomada de decisão, onde são registrados?
Se nenhum participante for claramente designado para fazer anotações e depois redigir a ata da reunião, as ideias levantadas e os elementos essenciais a serem abordados correm o risco de cair no esquecimento.
Para um backup ideal das principais informações e seu contexto, nada melhor do que fazer anotações e redigir relatórios de reuniões.
O que são atas de reunião?
Uma ata de reunião é um documento escrito que resume as discussões ocorridas durante a reunião, as decisões tomadas, as perguntas feitas e os itens levantados, bem como o plano de ação a ser implementado após a reunião.
Ela é obrigatória em diversos contextos organizacionais, especialmente em assembleias, conselhos e reuniões de diretoria. A formalização das decisões garante respaldo jurídico e facilita o acompanhamento de responsabilidades atribuídas.
Na maioria das vezes, esse documento é elaborado pelo gerente do projeto, que é o líder das reuniões do projeto. Também pode ser escrito por um gerente de projeto assistente.
Uma vez elaborado, é enviado a todos os participantes da reunião, podendo ser disponibilizado, sem compromisso, a todos os stakeholders do projeto.
Seu maior interesse é manter um registro escrito do andamento da reunião e do que foi dito. Esse relatório é útil especialmente no caso de conflitos posteriores, para provar o que realmente foi acordado.
O relatório da reunião é escrito o mais rápido possível após a reunião. É indicado adotar um padrão livre ou respeitar um formato imposto, como um modelo de documento existente na empresa.
Por que fazer atas de reunião?
A primeira utilidade de uma ata de reunião é manter um registro escrito do andamento de uma reunião profissional. Isso é essencial para os arquivos, mas também para construir um processo rigoroso para a próxima reunião.
Tal documento é primordial quando essas reuniões fazem parte de um projeto importante. Além disso, é sempre mais óbvio executar decisões claramente mencionadas em um documento específico.
Em qualquer caso, o relatório deve ser redigido de forma que o acesso às diversas informações que possam ser necessárias posteriormente seja fácil e rápido. Na verdade, é orientado acessar os elementos essenciais rapidamente.
Esse documento permite reviver a memória de todos para otimizar o trabalho em grupo. Redigida imediatamente após a reunião, a ata deve ser fiel ao desenrolar da reunião e suas decisões.
Também deve ser lido por outra pessoa (além do roteirista) antes de ser veiculado, para garantir que o conteúdo seja fiel ao que realmente aconteceu.
Principais modelos de ata
A ata pode ser adaptada conforme o objetivo da reunião e o grau de formalidade exigido. Entender os diferentes tipos ajuda a escolher o formato mais adequado para cada situação e garante que o conteúdo cumpra sua função legal ou organizacional.
Formal, informal, assembleia, diretoria
Ata formal segue um padrão rígido de redação e estrutura. Usa linguagem impessoal, verbos no pretérito perfeito e evita rasuras ou abreviações. Esse tipo é comum em reuniões de conselhos, assembleias e sessões que exigem registro em cartório ou publicação oficial.
Ata informal é utilizada em reuniões operacionais ou de rotina. Embora mantenha clareza e objetividade, não precisa seguir todas as exigências legais. Ela registra decisões do time, encaminhamentos e tarefas, sendo útil para controle interno.
Ata de assembleia é usada por associações, condomínios e sociedades. Registra abertura da reunião, verificação de quórum, pautas, votações e decisões. Esse formato costuma ser exigido em processos legais, como prestação de contas ou eleição de diretoria.
Ata de diretoria é focada em decisões estratégicas. Serve para documentar alinhamentos entre gestores, aprovações de projetos, mudanças de política e outros assuntos de alto impacto. Em muitas empresas, essas atas integram auditorias e controles de governança.
Cada tipo de ata tem uma função específica. Escolher o modelo correto garante validade, clareza e eficácia no registro das decisões.
Como montar atas de reunião
1. Cabeçalho da Ata
O cabeçalho da ata contém as informações básicas sobre a reunião. É o ponto de partida que define o contexto da reunião.
- Título: Comece com o título "Ata de Reunião", seguido pelo tema ou objetivo principal da reunião. Exemplo: "Ata de Reunião para Implementação de Novas Medidas de Marketing".
- Data: Especifique o dia, mês e ano em que a reunião ocorreu.
- Horário: Indique o horário de início e término da reunião. Se o horário de término não for conhecido de antemão, deixe espaço para preenchê-lo posteriormente.
- Local: Informe o local onde a reunião foi realizada, seja uma sala específica, um escritório, ou uma plataforma online.
- Participantes: Liste todos os participantes da reunião, incluindo seus nomes completos e, se possível, seus cargos ou funções dentro da organização.
- Protocolo: Se a sua empresa usa um sistema de protocolo ou número de identificação para atas, insira-o aqui.
2. Abertura da Reunião
Nesta seção, você começará a registrar o início efetivo da reunião.
- Início: Registre a hora exata em que a reunião começou.
- Presidente/Coordenador: Anote o nome da pessoa que presidiu ou coordenou a reunião.
- Objetivo da Reunião: Faça um breve resumo do objetivo principal da reunião, explicando por que ela foi convocada.
3. Ordem do Dia (Agenda)
A ordem do dia lista os tópicos que serão discutidos na reunião. Cada item da agenda deve ser claramente identificado e separado para facilitar o acompanhamento.
- Agenda 1: [Título do Tópico]
- Discussão: Resuma as discussões que ocorreram sobre o tópico. Inclua pontos de vista, argumentos, e qualquer debate relevante.
- Resultado: Registre as decisões tomadas ou conclusões alcançadas sobre o tópico. Se algo foi acordado, descreva-o claramente.
- Ações a Serem Tomadas: Liste as ações que precisam ser realizadas em decorrência das discussões. Inclua prazos, se aplicável.
- Responsável: Indique quem é responsável por executar as ações decididas.
- Agenda 2: [Título do Tópico]
- Discussão
- Resultado
- Ações a Serem Tomadas
- Responsável
Continue com esse formato para cada item da agenda. Certifique-se de que todas as discussões relevantes estejam incluídas e que nada seja omitido.
4. Discussões Gerais
Às vezes, outros tópicos surgem durante a reunião que não estavam originalmente na agenda. Esta seção é dedicada a esses pontos adicionais.
- Tópico Adicional: Resuma qualquer discussão adicional que não estava na agenda principal. Inclua decisões ou ações resultantes dessas discussões, seguindo o mesmo formato das seções anteriores.
5. Encerramento da Reunião
Aqui, você encerrará formalmente a reunião, registrando os detalhes finais.
- Horário de Término: Registre a hora em que a reunião foi oficialmente encerrada.
- Próxima Reunião: Se uma próxima reunião foi agendada, informe a data, horário e local. Isso ajuda a manter todos informados e organizados para o futuro.
6. Assinaturas
As assinaturas dão legitimidade à ata e garantem que todos os presentes concordam com o que foi registrado.
- Assinatura do Presidente/Coordenador: O presidente ou coordenador da reunião deve assinar a ata para validar o documento.
Assinatura do Secretário/Redator: A pessoa responsável por redigir a ata também deve assinar o documento.
Modelos e exemplos de ata de reunião
Confira este modelo de ata, ideal para documentar decisões e responsabilidades ao realizar reuniões. Um exemplo claro e organizado de uma reunião sobre novas medidas de marketing.
Atas de reunião: os três principais tipos
Existem três tipos principais de atas, dependendo da natureza da reunião e das necessidades dos destinatários desses relatórios.
Relatório completo
Diz respeito apenas a reuniões institucionais: assembleia geral, conselho de administração, reunião da diretoria etc. Essa ata de reunião é geralmente bastante longa. Pretende-se ser exaustivo e muito fiel às trocas.
Cada um dos protagonistas deve encontrar suas palavras lá. As atas são estruturadas na ordem dos debates.
Relatório resumido
Diz respeito a todas as reuniões. Não tem o caráter exaustivo das atas. O editor dá apenas o esboço das trocas. Para cada item da pauta, relata a essência do que foi dito, as conclusões do grupo e as decisões tomadas.
Registro das decisões
Apenas reporta decisões. É apresentado em forma de tabela produzida no Word, ou mesmo no Excel, para utilizar as funções de busca. Pode ser anexado a um relatório mais longo.
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