As atas de reunião (ou relatórios de reunião) são usadas para registrar as trocas e pontos importantes levantados durante uma reunião. É um resumo conciso do andamento da reunião que deve registrar as decisões tomadas e as ações a serem seguidas.
As reuniões são parte integrante dos projetos: lugares de troca entre os membros da equipe, estão no centro de nossas decisões. Mas se são essenciais para uma boa tomada de decisão, onde são registrados?
Se nenhum participante for claramente designado para fazer anotações e depois redigir a ata da reunião, as ideias levantadas e os elementos essenciais a serem abordados correm o risco de cair no esquecimento.
Para um backup ideal das principais informações e seu contexto, nada melhor do que fazer anotações e redigir relatórios de reuniões.
O que são atas de reunião?
Uma ata de reunião é um documento escrito que resume as discussões ocorridas durante a reunião, as decisões tomadas, as perguntas feitas e os itens levantados, bem como o plano de ação a ser implementado após a reunião.
Na maioria das vezes, esse documento é elaborado pelo gerente do projeto, que é o líder das reuniões do projeto. Também pode ser escrito por um gerente de projeto assistente.
Uma vez elaborado, é enviado a todos os participantes da reunião, podendo ser disponibilizado, sem compromisso, a todos os stakeholders do projeto.
Seu maior interesse é manter um registro escrito do andamento da reunião e do que foi dito. Esse relatório é útil especialmente no caso de conflitos posteriores, para provar o que realmente foi acordado.
O relatório da reunião é escrito o mais rápido possível após a reunião. É indicado adotar um padrão livre ou respeitar um formato imposto, como um modelo de documento existente na empresa.
Para que serve uma ata de reunião?
Para você, como trabalhador do conhecimento, a ata de reunião é como o estetoscópio para um clínico geral - uma das ferramentas mais importantes do dia a dia. Ela documenta constantemente por meio de notas de reunião:
- os tópicos discutidos,
- decisões tomadas e
- tarefas atribuídas.
Posteriormente, o documento serve como fonte de informação para os participantes da reunião e terceiros, base na qual o projeto da linha de trabalho é avançado. Sejam reuniões de horas ou poucos minutos, é necessário o registro para que nada seja esquecido.
Se deseja registrar permanentemente o conteúdo discutido em reuniões, entrevistas, workshops ou conferências conversas, fazer tomadas de decisão e afazeres fixos, é necessário ter prática e disciplina.
O segredo de uma boa ata é reconhecer qual informação precisa ser registrada.
Modelo e exemplo de ata de reunião
Objetivos da ata de reunião
- Apresentar um esboço das trocas que ocorreram na reunião;
- Tomar uma decisão sobre um assunto;
- Comunicar as deliberações tomadas;
- Informar sobre o andamento do trabalho em gerenciamento de projetos;
- Estabelecer metas com que todos os participantes concordem;
- Acompanhar as discussões;
- Saber onde estão as informações para futuras reuniões sobre o mesmo assunto.
Se sua ata de reunião estiver mal escrita, os seguintes problemas acabam surgindo:
- Perda de credibilidade com os colegas (especialmente se esses documentos tiverem erros de ortografia);
- Falta de consistência na escolha das ações (funcionários ficam no escuro);
- Perda de tempo porque você tem que pedir informações novamente aos participantes da reunião.
Para não perder a credibilidade, lembre-se de checar seus textos.
Por que fazer atas de reunião?
A primeira utilidade de uma ata de reunião é manter um registro escrito do andamento de uma reunião profissional. Isso é essencial para os arquivos, mas também para construir um processo rigoroso para a próxima reunião.
Tal documento é primordial quando essas reuniões fazem parte de um projeto importante. Além disso, é sempre mais óbvio executar decisões claramente mencionadas em um documento específico.
Em qualquer caso, o relatório deve ser redigido de forma que o acesso às diversas informações que possam ser necessárias posteriormente seja fácil e rápido. Na verdade, é orientado acessar os elementos essenciais rapidamente.
Esse documento permite reviver a memória de todos para otimizar o trabalho em grupo. Redigida imediatamente após a reunião, a ata deve ser fiel ao desenrolar da reunião e suas decisões.
Também deve ser lido por outra pessoa (além do roteirista) antes de ser veiculado, para garantir que o conteúdo seja fiel ao que realmente aconteceu.
Atas de reunião: os três principais tipos
Existem três tipos principais de atas, dependendo da natureza da reunião e das necessidades dos destinatários desses relatórios.
Relatório completo
Diz respeito apenas a reuniões institucionais: assembleia geral, conselho de administração, reunião da diretoria etc. Essa ata de reunião é geralmente bastante longa. Pretende-se ser exaustivo e muito fiel às trocas.
Cada um dos protagonistas deve encontrar suas palavras lá. As atas são estruturadas na ordem dos debates.
Relatório resumido
Diz respeito a todas as reuniões. Não tem o caráter exaustivo das atas. O editor dá apenas o esboço das trocas. Para cada item da pauta, relata a essência do que foi dito, as conclusões do grupo e as decisões tomadas.
Registro das decisões
Apenas reporta decisões. É apresentado em forma de tabela produzida no Word, ou mesmo no Excel, para utilizar as funções de busca. Pode ser anexado a um relatório mais longo.
Para quem é o relatório da reunião?
O relatório é uma verdadeira ferramenta de comunicação dentro da empresa. Destina-se a todos os colaboradores que devem ser informados sobre as informações emitidas e as decisões tomadas, tenham participado ou não.
Também é compartilhado entre os líderes da firma e serve de base para as discussões a serem realizadas. Graças à ata de reunião, a empresa estabelece um objetivo para seus funcionários, independentemente da metodologia de gerenciamento de projetos.
Para conseguir isso, é necessário criar um modelo relacionado a este trabalho de definição preliminar de formato.
Aliás, é esse modelo que vai direcionar todo o seu trabalho. Um modelo ótimo deve ter os elementos abaixo:
- Capa: data, local, lista de palestrantes, agenda etc.;
- Consultas: nomes de eleitores, prós e contras etc;
- Nome dos oradores: voltar à linha, negrito nome;
- Formatação: espaçamento entre parágrafos, fonte etc.
