O que é a malha de projetos?
Hoje eu gostaria de falar um pouco sobre um conceito novo: “malha de projetos”. Para que serve? Qual sua importância? Quando utilizar? É isto que vamos responder no artigo de hoje.
Para explicar, primeiro precisamos inserir o leitor no ambiente de uma grande organização. Grandes empresas possuem muitos projetos que ocorrem simultaneamente. Entre eles, podemos destacar:
- Projetos corporativos, tocados pelo escritório central e por sua equipe de especialistas;
- Projetos da unidade, tocados por gerentes da unidade, com o apoio do escritório de projetos da unidade;
- Projetos de melhoria, tocados pelos gerentes, coordenadores ou analistas das áreas, com apoio de uma área de melhoria;
- Projetos transformacionais, criados para implantação de novos equipamentos, sistemas ou processos;
Malha de Projetos - Passo 1
Diante disto, é comum haver mais de 100 pessoas dedicadas aos projetos da organização. Desta forma, perguntamos: como garantir que não haverá duplicidade nestes projetos? Como garantir a comunicação e o alinhamento, já que são projetos que irão propor mudanças em processos conectados e cujos donos são de áreas diferentes? Como garantir a sinergia? Enfim, como garantir que iremos obter o máximo, no menor tempo e com o menor custo?
Nossa sugestão é a construção da malha de projetos. E como construí-la? A primeira coisa é listar todos os seus projetos, independente da categoria. Para lista-los é fácil, escreva um projeto por post-it. Depois, coloque todos na parede ou mural e comece a organizá-los por colunas, de acordo com suas afinidades. Em seguida, nomeie a coluna com a afinidade escolhida. Ao fim do processo, você terá uma boa visão sobre todos os projetos em andamento e se há projetos ou iniciativas repetidas. Se houver, cole um post-it sobre o outro, pois esta é uma oportunidade clara de fusão de projetos.
Malha de Projetos - Passo 2
Como segundo passo, construa as conexões entre os projetos da mesma coluna. Aqueles com objetivos parecidos, conecta-se por meio de uma linha pontilhada, aquele com KPIs semelhantes, conecta-se por meio de uma linha traço-ponto, aqueles com entregas iguais, conecta-se por meio de uma linha contínua, desta forma, constrói-se a malha.
Malha de Projetos - Passo 3
O terceiro passo é a revisão dos formatos. Compensa juntarmos estes três ou quatro projetos num mesmo programa? Se sim, cria-se um novo projeto que irá englobar os objetivos, kpis e entregas de todos. Se não, garante-se, caso haja conexões, que haverá reuniões de alinhamento recorrentes, para evitar desconexões e retrabalhos. Por último, são revisadas as equipes dos projetos, já que após a fusão de projetos, pode não ser mais necessário 4 pessoas para alcançar aquele objetivo.
Para concluir: organize todos os projetos em execução simultânea na sua empresa. Isto é fundamental para garantir a boa comunicação entre as áreas, à redução nos níveis de ansiedade das equipes, a redução nas brigas do tipo “alguém faria, mas ninguém fez e não é minha culpa”, redução no tempo de projetos, o aumento considerável na sinergia e o fortalecimento do espírito de equipe. E aproveite nossos cursos Green Belt, Black Belt e Gestão de Projetos.
