Sobre o que vamos falar?
Participei de um treinamento de BPM em que o CIO iniciou o treinamento de BPM de 2 dias com "Não asfaltar o caminho da vaca". Sua mensagem era, não olhe para como fazemos negócios hoje, mas, em vez disso, veja como queremos fazer negócios amanhã. Ele continuou dizendo: "Pense nos nossos clientes e nossos funcionários, nas tendências em nossos negócios e nos problemas atuais e projete um futuro que melhore a forma como operamos hoje - não apenas asfalte o caminho da vaca".
Penso que é uma tendência natural querer pavimentar o caminho da vaca, afinal, o que há de errado com a forma como estamos a fazer negócios hoje? Ou podemos olhar para isso na perspectiva - não temos tempo para olhar para melhorar nossos processos, então, por padrão, teremos que asfaltar o caminho da vaca.
"Asfaltar o caminho da vaca" é uma expressão frequentemente usada para expressar desdém pelos programas fracos de gerenciamento de mudanças.
Qual é a origem de asfaltar o caminho da vaca?
As ruas do centro de Boston são caracterizadas por enrolamentos bizantinos que aparentemente desafiam a lógica - até que se perceba que eles traçam os caminhos originais que o gado pisou para formar os campos quando se amontoava para casa do pasto no início da colônia. No centro de Boston, as ruas são, na verdade, pavilhão de caminhos de vaca. Na seção mais nova, Back Bay, os planejadores tiveram o luxo de colocar as ruas em um padrão de grade no aterro sanitário.
A essência de "pavimentar os caminhos da vaca" é apontar a loucura aparentemente óbvia de gerenciar a mudança simplesmente mudando coisas sem importância. Muito mais tarde, o movimento de "reengenharia" fez eco dessa ideia, observando que os gerentes de mudanças devem reengenheirar processos, em vez de simplesmente automatizá-los.
No entanto, gerenciar programas de mudanças fundamentais e abrangentes requer um processo único que é quase contra-intuitivo. A razão é que o gerenciamento de mudanças, geralmente, ocorre em um contexto organizacional bem estabelecido.
O que é asfaltar o caminho da vaca?
Para mim isso significa que tendemos a automatizar a forma como fazemos negócios hoje e incorporamos pouca ou nenhuma eficiência de processo ou novas formas de analisar nossos processos. Então, o que fazemos, não asfaltamos o caminho da vaca?
Uma vez que você tenha um problema de negócios bem definido, alcance a área do processo de negócios que afeta o negócio. Agora, a grande tendência é asfaltar o caminho da vaca, mas não pavimentar o caminho da vaca, antes olhar para o caminho da vaca para ver como você melhora, talvez mais reta, menos rochosa e menos montanhosa. Isso não significa que você precise analisar o caminho da vaca e cada pequena pedra no caminho, mas procure oportunidades de melhoria com a imagem em mente, como podemos torná-lo melhor?
À medida que você deixa de olhar para o seu caminho de vaca atual e ansioso para determinar e projetar como você pode fazer o caminho da vaca menos montanhoso e mais direto, assegure-se de que a nova estrada (depois de tudo, espero que vá além de um caminho) vá em uma direção que a organização quer. Também olhe para a nova estrada, não só da perspectiva das organizações, mas também da perspectiva de nossos clientes. Como eles caminharão pela estrada? Onde precisamos colocar sinais para ajudar a direcioná-los? Eles adotarão a nova estrada?
O que precisamos para fazer mais que asfaltar o caminho da vaca?
Além disso, certifique-se de ensinar (eu realmente quero usar a palavra vacas aqui, mas acho que seria ofensivo) a equipe organizacional da nova estrada e por que é a estrada escolhida. Afinal, você não quer que a organização destrua a nova estrada e volte para o antigo caminho da vaca.
Não adianta asfaltar o caminho da vaca: muitas organizações buscam melhorias de produtividade sem uma análise efetiva de seus processos e isto, acaba por não trazer resultados. As empresas acabam gastando alguns milhões em soluções de automação para seus processos que efetivamente não trazem resultados. Nestes casos, quem ganha são só as empresas que fornecem TI.
Há exemplos de asfaltar o caminho da vaca?
Os exemplos disso são os mais variados possíveis. Vou citar aqui, apenas um para refletirmos hoje. Uma empresa trabalhava usinando peças para a indústria automotiva. Não era uma empresa muito grande. Contava apenas com uma equipe de usinagem devidamente qualificada, um corpo de pessoas no administrativo e uma equipe de vendas. O processo era o seguinte:
- A equipe de vendas recebia o pedido do cliente, com a quantidade de peças a serem processadas, as dimensões e eventualmente o desenho industrial (quando era um desenho que não estava catalogado).
- O pessoal de vendas então revisava o pedido com o gerente de fabricação para ver se era possível este ser atendido. Isso era feito pessoalmente.
- O pedido passava para o programador de produção, da parte administrativa, que o analisava e o colocava na fila de produção. A ordem de produção do dia seguinte era determinada e repassada, em forma de pastas, para a equipe de fabricação.
- A pasta com os desenhos e as informações necessárias para a produção do pedido eram então colocados na mesa do gerente, que as encaminhava para a fábrica para serem produzidas.
- Por fim, a equipe fabril as produzia e as entregava ao departamento de expedição.
O que fazer para resolver o problema de asfaltar o caminho da vaca?
Para ter o processo sob controle e evitar que qualquer problema pudesse ocorrer, o diretor da empresa decidiu implementar um ERP. Ele fez isto, pois pensava ser este o caminho que as grandes empresas adotavam e assim, isto era certeza de sucesso. Neste novo arranjo, o pessoal de vendas colocaria as informações do projeto no software. Estas informações seriam automaticamente enviadas ao gerente para a aprovação. Depois de aprovada, o sistema as disponibilizaria ao setor de planejamento que, determinaria a ordem de produção.
Porém isso não resolveu os atrasos. Pelo contrário! O gerente de produção passou a demorar mais tempo para olhar todos os projetos e a equipe de vendas gastou um precioso tempo para entrar com todos os dados no ERP. No final, ainda era preciso que todas as informações fossem impressas em folhas para disponibilizar a informação à produção! O software foi na verdade um gasto que trouxe “piorias” no sistema.
Não asfalte o caminho da vaca
Isso só aconteceu porque o diretor desta empresa não se atentou para alguns princípios básicos. Esqueceu-se de analisar como o ERP iria causar diversas descontinuidades no fluxo de informações (por que colocar tudo no computador se ao final do processo as folhas teriam que ser impressas para os operadores de máquinas?). Antes de investir um bom dinheiro no novo sistema, o diretor deveria ter procurado por uma alternativa inteligente que não exigisse gastos desnecessários de automação.
Uma delas seria usar o conceito 19 do Modelo de Melhoria que diz “execute processos em paralelo”. Para isto, deveria juntar o planejamento de produção e o estudo de viabilidade técnica em uma mesma reunião. Quando isso foi feito, os atrasos foram reduzidos significativamente.
Analisar o processo criticamente antes de gastar fortunas com automação desnecessária é uma atividade extremamente importante nas organizações. Nossos cursos de Green belt e Black belt focam em ensinar as pessoas a desenvolver essa habilidade e melhorar a competitividade de suas companhias.
Aprenda, Aplique, Destaque-se!
