Você conhece o Sistema de Planejamento Hoshin?

31 de agosto de 2017
Última modificação: 31 de agosto de 2017

Autor: Paula Louzada
Categorias: Gestão de Projetos

Você conhece uma maneira para conduzir todos na direção certa?

Mantenha todos em curso com o Sistema de Planejamento Hoshin!

Antes de começarmos, convido você a baixar dois E-Books Gratuitos que vão de ajudar nesta nobre missão: Kata da Melhoria e Apostila Lean. Também, convido-o a assistir nossos cursos de Lean, que vão dar a base à você.

Imagine que você faz parte de uma frota de aeronaves pessoais que viajam de vários locais para um destino.

Cada piloto individual é responsável por chegar a esse destino, mas fornecer instruções precisas para cada piloto não é prático. Há muitos pontos de partida e muitos atrasos diferentes, condições climáticas adversas e desvios que os pilotos podem encontrar ao longo do caminho.

Então, você recebeu um dispositivo de navegação sofisticado para mantê-lo em curso. Este dispositivo de navegação assegurará que, mesmo que cada piloto esteja agindo de forma independente, todos chegarão no mesmo ponto final.

O desafio enfrentado por esses pilotos é muito parecido com o enfrentado pelos trabalhadores em muitas organizações. Há um destino estratégico que todos deveriam alcançar – no entanto, eles nem sempre têm um dispositivo conveniente como esse para ajudá-los a atingir seu objetivo.

Às vezes, indivíduos, equipes e até mesmo departamentos inteiros podem chegar tão longe que não parecem lembrar o que o destino final deveria ser!

Vamos pensar em uma abordagem de Sistemas?

É aqui que é útil ter um sistema para coordenar diferentes partes da sua organização e mantê-las em curso. Um desses sistemas é “Hoshin Kanri”.

Desenvolvido pelos japoneses nos anos 60 e 70, Hoshin Kanri (também chamado de Processo Hoshin) é um processo útil para gerenciar o trabalho em direção a uma iniciativa estratégica chave (um hoshin). Essa abordagem alinha todas as partes de uma organização para atingir um objetivo importante.

Como é o processo Hoshin?

Hoshin Kanri é um sistema de planejamento estratégico que:

Seleciona um objetivo-chave.
Alinha os planos de implementação em todos os níveis.
Implementa, analisa e melhora o plano de forma contínua.

O processo de planejamento de hoshin segue o plano de planejamento do Plan-Do-Check-Act. Na verdade, o PDCA é uma ferramenta influente que foi usada para criar Hoshin Kanri. O PDCA é um método genérico para a melhoria contínua, que é o que o planejamento hoshin pretende ser. Abaixo, mostramos como as várias etapas de Hoshin Kanri se alinham com o PDCA.

Passo 1: (Plano) Defina o que deseja melhorar

Este é, na maioria das vezes, um objetivo estratégico chave que precisa de uma mudança significativa na forma como as coisas são feitas.

Dicas:

Não abordamos o desenvolvimento desses objetivos estratégicos neste artigo.
Normalmente, Hoshin Kanri está associado ao planejamento e mudança no nível organizacional ou estratégico. No entanto, o planejamento Hoshin também pode ser usado em uma equipe ou departamento para trazer mudanças importantes.

Passo 2: (Plano) Estabeleça Sub-Objetivos para alcançar seu objetivo

Quais os objetivos organizacionais (ou equipe / funcionais / departamentais) para o ano são necessários para atingir esse objetivo?

Quais os pontos de controle necessários para manter os objetivos no caminho certo?
Que controles você pode implementar para garantir que os objetivos sejam atingidos com sucesso?
Como você medirá o progresso e avaliará o sucesso?

Grave estes, e use-os como base para seu processo de revisão.

Passo 3: (Do) Comunicar o Plano

Comunique seu plano em toda a organização.
Certifique-se de que todos os níveis da empresa compreendam sua visão e objetivos.
Peça a cada departamento e equipe que estabeleça seus próprios objetivos para se conectar diretamente ao objetivo e aos sub-objetivos que você estabeleceu.

Certifique-se de que os gerentes nesses departamentos e equipes “anulam metas para baixo” para que todos saibam sua parte no plano, e está usando o processo Hoshin para gerenciar as pessoas que relatam a eles.

Atribua responsabilidade clara para cada item no plano de implementação.

Certifique-se de ter concordância sobre todos os itens dentro do plano com todos os seus relatórios, e certifique-se de que este acordo também tenha sofrido um risco.

Etapa 4: (Verificar) Desenvolva um sistema para coletar informações sobre seus parâmetros de controle e, em seguida, use-o para gerenciar mudanças

Suas métricas principais estão sendo atendidas? Se não, por quê?

Crie uma tabela de revisão que mostra o:

Objetivo.
Proprietário (s) do objetivo.
Prazo.
Métricas de desempenho.
Metas.
Resultados reais.

Em seguida, use esta tabela para gerenciar o movimento em direção a esses objetivos de forma contínua.

Este passo de “verificação” garante que seu plano seja um documento vivo. Não é só sentar em uma prateleira para recolher a poeira quando terminar. O planejamento de Hoshin baseia-se na ideia de que, para alcançar seus objetivos estratégicos, a empresa precisa estar em constante estado de reflexão e avaliação.

Importante: Na sua tabela de comentários, observe as diferenças entre o destino e o desempenho real. Esta informação será usada para planos subseqüentes, porque o planejamento de Hoshin se baseia em níveis ao longo do tempo. O plano que você criou este ano será usado como base para o plano do próximo ano.

Passo 5: (Act) Analisar resultados e tomar medidas corretivas quando necessário

Se houver diferenças entre resultados esperados e reais, identifique as fontes dessas diferenças. Discuta estes, organize ações corretivas e implemente esta ação.

O que está indo certo?
O que está acontecendo errado?
Os planos atendem as realidades do seu negócio e os problemas que você enfrenta?
As medidas são apropriadas?
O que pode ser feito melhor ou diferente para chegar ao seu destino?

Esta etapa do processo garante um sistema de melhoria contínua. Para manter a empresa em direção a sua visão, reveja os planos não apenas uma vez por ano, mas de forma contínua para determinar como o trabalho diário deve ser feito.

Com esta etapa de revisão (ou ação), você pode garantir que os planos evoluem continuamente para levar em conta um ambiente em mudança.

Passo 6: repita o processo conforme necessário

Este processo pode ser alternado repetidamente para maximizar a qualidade dos seus esforços. Também pode ser usado em suas diversas unidades de negócios, funções e equipes para garantir que suas estratégias específicas tenham o mesmo alinhamento e compromisso com a melhoria contínua.

Dica: Uma abordagem bem controlada, como essa, só serve para certas situações e certas indústrias Use seu melhor julgamento ao aplicar esta ferramenta para sua própria situação.

Pontos chave

O planejamento Hoshin cria um processo pelo qual todos na organização conhecem a direção geral. Foi desenvolvido para criar um processo sistemático para alinhar objetivos em todos os níveis da organização com visão estratégica, para que a estratégia da organização possa ser alcançada.

Com base em Gestão por Objetivos e pelo ciclo Plano-Do-Check-Act, o planejamento de Hoshin é uma forma poderosa de direcionar a energia da sua organização para os principais resultados de desempenho.

O processo resultante pode manter os documentos de planejamento estratégico vivos e garantir que as diferenças entre os resultados planejados e reais sejam abordadas.

E o planejamento da Hoshin não é apenas para executivos encarregados da estratégia organizacional – também se aplica aos gerentes e líderes de equipe da linha de frente, porque é um guia para o desenvolvimento de planos de desempenho individuais e em equipe. E, mais uma vez, se quiser se aprofundar mais neste tipo de ferramenta acesse os nossos cursos de Lean, Green Belt, Black Belt.