Você conhece o Sistema de Planejamento Hoshin?

Você conhece uma maneira para conduzir todos na direção certa?

Mantenha todos em curso com o Sistema de Planejamento Hoshin!

Antes de começarmos, convido você a baixar dois E-Books Gratuitos que vão de ajudar nesta nobre missão: Kata da Melhoria e Apostila Lean. Também, convido-o a assistir nossos cursos de Lean, que vão dar a base à você.

Imagine que você faz parte de uma frota de aeronaves pessoais que viajam de vários locais para um destino.

Cada piloto individual é responsável por chegar a esse destino, mas fornecer instruções precisas para cada piloto não é prático. Há muitos pontos de partida e muitos atrasos diferentes, condições climáticas adversas e desvios que os pilotos podem encontrar ao longo do caminho.

Então, você recebeu um dispositivo de navegação sofisticado para mantê-lo em curso. Este dispositivo de navegação assegurará que, mesmo que cada piloto esteja agindo de forma independente, todos chegarão no mesmo ponto final.

O desafio enfrentado por esses pilotos é muito parecido com o enfrentado pelos trabalhadores em muitas organizações. Há um destino estratégico que todos deveriam alcançar – no entanto, eles nem sempre têm um dispositivo conveniente como esse para ajudá-los a atingir seu objetivo.

Às vezes, indivíduos, equipes e até mesmo departamentos inteiros podem chegar tão longe que não parecem lembrar o que o destino final deveria ser!

Vamos pensar em uma abordagem de Sistemas?

É aqui que é útil ter um sistema para coordenar diferentes partes da sua organização e mantê-las em curso. Um desses sistemas é “Hoshin Kanri”.

Desenvolvido pelos japoneses nos anos 60 e 70, Hoshin Kanri (também chamado de Processo Hoshin) é um processo útil para gerenciar o trabalho em direção a uma iniciativa estratégica chave (um hoshin). Essa abordagem alinha todas as partes de uma organização para atingir um objetivo importante.

Como é o processo Hoshin?

Hoshin Kanri é um sistema de planejamento estratégico que:

1. Seleciona um objetivo-chave.
2. Alinha os planos de implementação em todos os níveis.
3. Implementa, analisa e melhora o plano de forma contínua.

O processo de planejamento de hoshin segue o plano de planejamento do Plan-Do-Check-Act. Na verdade, o PDCA é uma ferramenta influente que foi usada para criar Hoshin Kanri. O PDCA é um método genérico para a melhoria contínua, que é o que o planejamento hoshin pretende ser. Abaixo, mostramos como as várias etapas de Hoshin Kanri se alinham com o PDCA.

Passo 1: (Plano) Defina o que deseja melhorar

Este é, na maioria das vezes, um objetivo estratégico chave que precisa de uma mudança significativa na forma como as coisas são feitas.

Dicas:

• Não abordamos o desenvolvimento desses objetivos estratégicos neste artigo. 
• Normalmente, Hoshin Kanri está associado ao planejamento e mudança no nível organizacional ou estratégico. No entanto, o planejamento Hoshin também pode ser usado em uma equipe ou departamento para trazer mudanças importantes.

Passo 2: (Plano) Estabeleça Sub-Objetivos para alcançar seu objetivo

Quais os objetivos organizacionais (ou equipe / funcionais / departamentais) para o ano são necessários para atingir esse objetivo?

• Quais os pontos de controle necessários para manter os objetivos no caminho certo?
• Que controles você pode implementar para garantir que os objetivos sejam atingidos com sucesso?
• Como você medirá o progresso e avaliará o sucesso?

Grave estes, e use-os como base para seu processo de revisão.

Passo 3: (Do) Comunicar o Plano

• Comunique seu plano em toda a organização.
• Certifique-se de que todos os níveis da empresa compreendam sua visão e objetivos.
• Peça a cada departamento e equipe que estabeleça seus próprios objetivos para se conectar diretamente ao objetivo e aos sub-objetivos que você estabeleceu.

Certifique-se de que os gerentes nesses departamentos e equipes “anulam metas para baixo” para que todos saibam sua parte no plano, e está usando o processo Hoshin para gerenciar as pessoas que relatam a eles.

Atribua responsabilidade clara para cada item no plano de implementação.

Certifique-se de ter concordância sobre todos os itens dentro do plano com todos os seus relatórios, e certifique-se de que este acordo também tenha sofrido um risco.

Etapa 4: (Verificar) Desenvolva um sistema para coletar informações sobre seus parâmetros de controle e, em seguida, use-o para gerenciar mudanças

Suas métricas principais estão sendo atendidas? Se não, por quê?

Crie uma tabela de revisão que mostra o:

• Objetivo.
• Proprietário (s) do objetivo.
• Prazo.
• Métricas de desempenho.
• Metas.
• Resultados reais.

Em seguida, use esta tabela para gerenciar o movimento em direção a esses objetivos de forma contínua.

Este passo de “verificação” garante que seu plano seja um documento vivo. Não é só sentar em uma prateleira para recolher a poeira quando terminar. O planejamento de Hoshin baseia-se na ideia de que, para alcançar seus objetivos estratégicos, a empresa precisa estar em constante estado de reflexão e avaliação.

Importante: Na sua tabela de comentários, observe as diferenças entre o destino e o desempenho real. Esta informação será usada para planos subseqüentes, porque o planejamento de Hoshin se baseia em níveis ao longo do tempo. O plano que você criou este ano será usado como base para o plano do próximo ano.

Passo 5: (Act) Analisar resultados e tomar medidas corretivas quando necessário

Se houver diferenças entre resultados esperados e reais, identifique as fontes dessas diferenças. Discuta estes, organize ações corretivas e implemente esta ação.

• O que está indo certo?
• O que está acontecendo errado?
• Os planos atendem as realidades do seu negócio e os problemas que você enfrenta?
• As medidas são apropriadas?
• O que pode ser feito melhor ou diferente para chegar ao seu destino?

Esta etapa do processo garante um sistema de melhoria contínua. Para manter a empresa em direção a sua visão, reveja os planos não apenas uma vez por ano, mas de forma contínua para determinar como o trabalho diário deve ser feito.

Com esta etapa de revisão (ou ação), você pode garantir que os planos evoluem continuamente para levar em conta um ambiente em mudança.

Passo 6: repita o processo conforme necessário

Este processo pode ser alternado repetidamente para maximizar a qualidade dos seus esforços. Também pode ser usado em suas diversas unidades de negócios, funções e equipes para garantir que suas estratégias específicas tenham o mesmo alinhamento e compromisso com a melhoria contínua.

Dica: Uma abordagem bem controlada, como essa, só serve para certas situações e certas indústrias Use seu melhor julgamento ao aplicar esta ferramenta para sua própria situação.

Pontos chave

O planejamento Hoshin cria um processo pelo qual todos na organização conhecem a direção geral. Foi desenvolvido para criar um processo sistemático para alinhar objetivos em todos os níveis da organização com visão estratégica, para que a estratégia da organização possa ser alcançada.

Com base em Gestão por Objetivos e pelo ciclo Plano-Do-Check-Act, o planejamento de Hoshin é uma forma poderosa de direcionar a energia da sua organização para os principais resultados de desempenho.

O processo resultante pode manter os documentos de planejamento estratégico vivos e garantir que as diferenças entre os resultados planejados e reais sejam abordadas.

E o planejamento da Hoshin não é apenas para executivos encarregados da estratégia organizacional – também se aplica aos gerentes e líderes de equipe da linha de frente, porque é um guia para o desenvolvimento de planos de desempenho individuais e em equipe. E, mais uma vez, se quiser se aprofundar mais neste tipo de ferramenta acesse os nossos cursos de Lean, Green Belt,  Black Belt.