PowerPoint: A ferramenta que só é útil se usada adequadamente

26 de janeiro de 2020
Última modificação: 26 de janeiro de 2020

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog

O PowerPoint é um programa fácil de usar e uma ferramenta poderosa para fazer uma apresentação. Seu aspecto visual, potencial colaborativo e facilidade de compartilhamento o tornaram uma das opções tradicionais e mais intuitivas do mercado. Neste artigo nos aprofundaremos na proposta da ferramenta, seu funcionamento e abrangência de apresentações, bem como seus benefícios e desvantagens. Confira:

O que é o PowerPoint?

O PowerPoint, ou PPT, – como você já deve saber – é um dos softwares de apresentação mais populares e tradicionais no Brasil e diversos outros países. Em suma, esse programa da Microsoft lhe permite criar, editar e personalizar apresentações que podem ser utilizadas para reuniões, apresentações acadêmicas, palestras, etc. 

O programa divide sua apresentação em slides, a fim de criar um roteiro que lhe auxilia na constância e objetividade do seu discurso.

Hoje, o software pode ser adquirido através da assinatura do Microsoft 365. Mas você também pode acessar uma versão semelhante ao programa através do Google Apresentações.

Independente de onde acessar, qual a abordagem da apresentação ou motivo para fazê-la, o PowerPoint continua no mercado como uma ótima ferramenta para criar bons dashboards e apresentar informações e dados de maneira intuitiva e dinâmica

Surgimento

O PowerPoint foi desenvolvido pelos parceiros Robert Gaskins e Dennis Austin em 1987. A empresa que o lançou era chamada Forethought, Inc. e inicialmente o programa funcionava apenas em computadores Apple. Foram necessários apenas três meses de atuação para que a Microsoft adquirisse os direitos do programa, uma negociação que custou US $14 milhões na época.

A expectativa da usabilidade e fama do programa era tão  grande que a empresa montou uma nova unidade de negócios no Vale do Silício, com foco total no programa. A partir da sua segunda versão, a aposta da Microsoft recebeu o nome da empresa, sendo chamado agora de Microsoft PowerPoint, sendo também incluído no pacote do Microsoft Office.

Em 2003 uma pesquisa mercadológica apontava que o programa já possuía 95% do mercado de apresentações. Hoje, a ferramenta enfrenta concorrentes à altura, mas sua intimidade com aqueles que cresceram a utilizando e integrando-a aos demais programas do Pacote Office, garante que seu uso não seja eliminado.

Como funciona o PowerPoint?

Tudo gira em torno dos slides. Suas apresentações acontecem com base neles e na forma como você os personaliza. Ao abrir um novo projeto, você tem a opção de utilizar modelos pré determinados ou criar um próprio. Essa é apenas uma das funcionalidades que o software te oferece para otimizar seu tempo e te gerar insights.

No menu principal você encontra todas as ferramentas, fontes, cores, layouts e diagramações que precisa para criar diferentes slides.

No entanto, como abordaremos ao longo do texto, é importante que você se planeje, através de um roteiro por exemplo, para criar uma apresentação que destaque seu tema e o auxilie no discurso que fará em paralelo. Lembre-se que o PPT é uma ferramenta que trabalha em conjunto com o apresentador, e por isso, é preciso que sua apresentação seja coesa e atraente.

Quais tipos de apresentação podem ser criadas no PowerPoint?

Institucionais: Use o PowerPoint para apresentar sua organização. Seja em eventos com outros players do mercado ou em um processo seletivo, apresentações institucionais podem te ajudar a mostrar quem é sua empresa e o que você tem de valores e diferenciais;

Comerciais: Assim como a institucional pode apresentar sua empresa, porém, com um foco em conquistar clientes. Além disso, todo executivo, consultor ou analista já montou uma apresentação comercial, onde o assunto é tratado mais incisivamente trazendo orçamentos, hipóteses de resultados e possíveis oportunidades;

De planejamento: Uma apresentação de planejamento pode acontecer a fim de estruturar os esforços que acontecerão no mês, trimestre ou semestre, por exemplo. Ou então, planejar como a equipe deve se preparar para um determinado evento especial, como Black Friday;

De resultados: Trabalhe apresentações de resultados para gerar um suporte visual aos dados e números obtidos pela equipe ou organização. Use gráficos e informações comparativas. Neste caso, você pode utilizar uma integração ao Excel para trazer tabelas e proporções importantes ao tema.

O PowerPoint ainda é eficaz?

Sim, apesar da crescente de outras ferramentas como Prezi, Google Data Studio, etc. o PowerPoint se mantém com alta relevância e aderência do mercado. Muito disso vem, como dissemos, da fidelidade construída ao longo do tempo com os usuários e perfil intuitivo do programa. 

Mas, além disso, esses são outros motivos que mantêm o PPT com o título de ferramenta eficaz. Confira:

O PowerPoint lhe dá controle

O PowerPoint permite controlar o fluxo de uma apresentação. Sempre haverá casos em que você deseja controlar o fluxo da conversa, pois sabe para que lado a conversa deve seguir.

Além disso, você também pode controlar o tema e a configuração da sua palestra. O uso de cores, por exemplo, permitirá que as pessoas vejam a importância do que você está dizendo.

Ajuda a envolver o público

Se você tiver uma tela com uma apresentação, o público vai olhar para ele. Não há dúvida sobre isso. Mas é importante que você coloque o conteúdo certo nos slides.

Ter um slide cheio de texto aborrece o seu público e o impedirá de ouvir, pois a tendência das pessoas é querer ler em vez de ouvir. Assim, o uso de palavras e gráficos singulares permite que seu público crie uma imagem em sua mente enquanto você fala.

Pode fazer qualquer coisa parecer boa

Steve Jobs, o mestre da apresentação, sempre contou com um bom slide. Quando ele anunciou o iPhone, percorreu três imagens antes de fundi-las no iPhone. Steve Jobs não poderia ter feito isso apenas com os slides. E também não poderia ter feito isso apenas com palavras.

Faça com que seu assunto se torne bom e interessante, traga o público para seu lado gerando expectativa e identificação.

O PowerPoint te ajuda a manter-se organizado

Algumas pessoas gostam de conversar. Isso geralmente leva a muitos desvios, o que significa que eles vão muito além do tempo previsto ou perdem pontos chave. Quando você tem uma apresentação do PowerPoint, você receberá uma estrutura. Ele lhe dirá o que é agora e o que é o próximo. O PowerPoint manterá você no caminho certo.

Principais benefícios

Impacto visual: Torne suas apresentações mais interessantes por meio do uso de multimídia. Isso pode melhorar o foco e interesse do público. Além disso, imagens e vídeos podem te ajudar no discurso e tornar a apresentação até mais interativa;

Colaboração: O PPT permite que você desenvolva apresentações com outras pessoas de sua equipe. Isso é especialmente útil em escritórios, por exemplo, onde o trabalho colaborativo é fundamental. Os comentários e visões multidisciplinares também auxiliam na relevância e clareza do seu projeto;

Compartilhamento de conteúdo: Envie suas apresentações por e-mail ou transforme-os em vídeos e coloque-os no YouTube. As opções de compartilhamento são diversas e facilitam não só o acesso a seu material, mas também a garantia de que ele foi salvo;

Flexibilidade: Personalize seus slides conforme suas necessidades. Dependendo da abordagem, convém um texto mais elaborado, imagens mais trabalhadas ou uma mescla dos dois. No entanto, vale destacar que apresentações com muito texto dificultam prender a atenção de alguns e a tomada de notas de outros.

Algumas desvantagens

Apesar de ser uma ferramenta altamente útil e personalizável, o uso inadequado da PowerPoint pode levar por água abaixo quaisquer boas intenções para sua apresentação. Portanto, abaixo apresentamos alguns deslizes frequentes e os cuidados necessários para evitá-los e aproveitar o máximo possível dos benefícios da ferramenta.

  • Design sem sentido: dá a ilusão de conteúdo e coerência, quando na verdade não há muita substância ou conexão entre os diferentes pontos nos slides.
  • Excesso de PowerPoint: alguns palestrantes criam apresentações para apresentar slides em vez de descrever, organizar e focar na mensagem.
  • Substitui o planejamento e a preparação: o PowerPoint é um suporte conveniente para aqueles que têm dificuldade em falar em público, pois reduz mensagens complicadas a pontos simples e eleva o estilo à substância.
  • Simplificação excessiva do tópico: a natureza linear do PowerPoint força o apresentador a reduzir assuntos complexos a um conjunto de itens de marcador que são fracos demais para apoiar a tomada de decisões ou mostrar a complexidade de um problema.
  • Abundância de recursos: embora os recursos básicos sejam fáceis de usar e aplicar, um alto-falante pode se deixar levar e tentar usar todos os recursos de uma só vez, em vez de simplesmente apoiar uma mensagem. Muitas letras voadoras, animações e efeitos sonoros podem ser um problema real. Em muitos casos, o suporte acaba colocando a mensagem de lado.

Dicas para uma apresentação campeã

Antes de tudo, conheça seu público. Assim, você constrói uma melhor abordagem e direção para  sua apresentação e discurso. Afinal, é preciso falar a mesma língua dos que irão assistir para gerar identificação e manter a atenção.

Estude o assunto. Mesmo que você domine o tema que vai abordar não deixe de se atualizar ou trazer insights frescos para a discussão. Além do mais, aprofundar-se em algo já sabido lhe dá munição para argumentar e responder a todas as possíveis perguntas.

Estruture e siga um roteiro. Isso é importante para que o tema tenha seus principais pontos de importância abordados, além de manter sua fala coesa. Se necessário, use de técnicas de storytelling para narrar sua apresentação.

Por fim, mas não menos importante, personalize e capriche no visual. Tendo o assunto na ponta da língua, o roteiro esquematizado e o público compreendido, você precisa dar seu estilo à apresentação. Crie slides que o auxiliarão, usando bullet points, por exemplo. Porém, evite a poluição visual.

Confira nosso curso de Como Elaborar Bons Dashboards. Ele faz parte da Assinatura FM2S, a ferramenta ideal para acelerar seu desenvolvimento profissional. Clique no banner e conheça:

Deixe seu comentário

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

dois × 1 =