Por onde começar o Gerenciamento de Projetos?
Obtenha as ferramentas necessárias.
Uma parte essencial do gerenciamento de projetos são as ferramentas que são usadas. Calendários, listas de tarefas, software de gerenciamento de projetos e produtos do Microsoft Office, como Word e Excel, são os princípios básicos que você precisará.
Você também pode considerar aplicativos para o seu telefone ou tablet se você planeja trabalhar no projeto remotamente. Existem muitas opções para aplicativos acessíveis através da Web, telefone e tablet que podem ser sincronizados em todos os dispositivos. Isso não é crucial, mas é bom ter em mente como uma opção.
Também é importante lembrar de não exagerar com software e "papelada". Se você não é um gerente de projeto por troca, então, usar uma ferramenta como o Microsoft Project pode ser um excesso de uso.
Você também pode acabar gastando mais tempo tentando descobrir como usar uma ferramenta como essa ou manter a atualização do que o necessário; Comece simples e tente criar uma linha de tempo no excel. O objetivo é ser organizado e produtivo sem ser contraproducente. Comece simples e, se sentir como se move pelo projeto, você precisa de ferramentas mais vibrantes, procure as que atendam às suas necessidades.
Dedique um tempo específico para o projeto.
Isto é especialmente importante se você não é um gerente de projeto em tempo integral, porque você provavelmente terá muitos outros deveres de trabalho que ocupam a maioria, senão todos os seus dias. Portanto, reserve tempo para trabalhar no projeto e marque esse tempo em seu calendário.
Dependendo do tamanho do projeto, só pode levar algumas horas por semana do seu tempo. Se você está preocupado que isso não seja suficiente, principalmente no início, tente reservar uma hora por dia. Você sempre pode ajustar isso à medida que o projeto se move ou se você descobrir que menos tempo será suficiente.
Faça boas anotações.
Se você está em uma reunião, no telefone, ou conversando com um membro da equipe do projeto em pessoa, pegue boas notas. Você pode pensar que vai se lembrar de tudo o que é dito e de todos os detalhes; No entanto, as chances são de que algo será esquecido ou lembrado incorretamente.
Tomar notas decentes e até mesmo enviar minutos de reunião para a equipe depois das reuniões assegurarão que todos estejam cientes do que foi discutido, incluindo detalhes relevantes, datas e atualizações. Para reuniões, considere trazer o seu laptop ou tablet se você estiver melhor em escrever do que as notas de escrita à mão.
Outra opção é um gravador; A maioria dos telefones celulares pode acomodar gravações de voz e até mesmo canetas de tinta com gravadores embutidos. Mantenha uma caneta e papel ao lado do telefone ou agarre-os se alguém parar em sua mesa para uma conversa de projeto improvisada.
Programe uma reunião de inicialização interna.
Esta é uma das etapas mais importantes na gestão de qualquer projeto. A reunião inicial deve incluir todos os membros da equipe necessários que estarão trabalhando no projeto. Se esses recursos ainda não foram alocados, então convidar o gerente dessa equipe é apropriado.
Você também pode ser obrigado a convidar todas as outras partes interessadas, o que pode incluir gerenciamento de nível superior ou liderança executiva. Discuta isso com seu chefe ou supervisor para ter certeza de que todas as partes necessárias estão envolvidas.
Durante os itens da reunião, como o objetivo do projeto, prazo e outros recursos que podem ser necessários, devem ser discutidos. Certifique-se de que você tenha informações de contato para todos os envolvidos também é imperativo.
Você também pode obter informações sobre disponibilidade de recursos neste momento, dependendo do tamanho do projeto, datas e recursos envolvidos. Passar o futuro calendário de reunião de status também deve ser abordado. Fale sobre se você planeja ter reuniões semanais, quinzenais ou mensais e se a equipe envolvida pode participar do tipo de cronograma que você está propondo.
O objetivo principal da reunião inicial é definir claramente o principal objetivo do projeto. Ter todas as partes interessadas entender e concordar em trabalhar para o objetivo comum deve ser feito no início do projeto. Se essa etapa for perdida pode levar a um monte de caos, incluindo entrega confusa, prazos perdidos e expectativas pouco claras.
Programe uma reunião com a equipe do projeto.
Uma vez que você tenha tido a reunião interna e os recursos atribuídos, é uma boa idéia conhecer esses recursos como a equipe do projeto.
Este seria o momento de gravar tarefas, dependências, entregas, datas e marcos. Esta seria uma reunião mais aprofundada do que a reunião inicial, porque é o início da maior parte do plano do projeto.
Dependendo de quantos recursos foram alocados e se eles são ou não de diferentes departamentos da empresa, é provável que as tarefas possam ter que vir dos membros da equipe. Cada recurso que entende o objetivo comum do projeto saberá o que vai levar do seu lado para alcançá-lo.
As dependências de recursos podem abranger outras áreas - o que significa que um recurso pode começar e depois parar de aguardar em outro recurso antes de poderem continuar. Você pode conhecer esta informação você mesmo e, em caso afirmativo, você deve confirmá-la. Se você não sabe disso, então você precisa absolutamente.
Por onde começar o Gerenciamento de Projetos?
Já falamos sobre a importância de se adotar um conjunto de técnicas ou ferramentas para o Gerenciamento de Projetos e sobre a existência de uma série de modelos de referência, ou conjuntos de melhores práticas, disponíveis no mercado. Muitos deles são referenciados por associações de classe, como o PMI, o OGC, a IPMA, a Scrum Alliance, entre outros. Também não podemos esquecer do Green Belt e do Black Belt.
O fato de existir um padrão, contudo, não significa que devemos adotá-lo por completo e em 100% dos casos. Pelo contrário! É importante, e fundamental, que se faça uma análise crítica sobre o que usar, quando usar, e de que forma usar. Os próprios guias de conhecimento, como o PMBOK do PMI, dizem isso em seus parágrafos iniciais. Portanto, saiba que não existe uma abordagem única, ou one size fits all.
É preciso entender o contexto e adaptar a utilização das técnicas e ferramentas a cada projeto, ou pelo menos, a cada tipo de projetos, como por exemplo, SCRUM em projetos de desenvolvimento de software.
Mas se adotar um padrão por completo por si só já é muito trabalhoso, ter que editá-lo, e ainda por cima, de formas diferentes a cada projeto pode ser ainda mais trabalhoso! Então por onde começar?
Não acredito que exista uma receita de bolo, mas a primeira dica seria avaliar quais os pontos críticos neste projeto. Algumas perguntas podem lhe ajudar, como por exemplo, o que é importante para este projeto dar certo? Ou, quando ele terminar, como avalio que obtive sucesso? Em minha opinião saber aonde se quer chegar é essencial para se definir o que e como controlar neste projeto!
Geralmente todo projeto visa atender ao que chamamos de tríplice restrição, ou seja, prazo, custo e escopo, de pode ser entendido como entregas, ou funcionalidades. Comece por ai...
Por onde começar o Gerenciamento de Projetos
Agora vamos a um rápido exemplo. Imagine que seu projeto seja o planejamento e execução de uma viagem de férias. O que é mais importante neste caso, atender as datas de ida e volta, coincidindo com o período combinado no trabalho? Se este for o caso, preocupe-se com os prazos. Se o que importa é visitar um local específico, atente-se ao escopo!
Mas se o importante é não exceder um determinado valor, porque o orçamento para viajar está curto, então preste muita atenção aos seus gastos na viagem? Geralmente é importante prestar atenção à uma combinação de fatores, exigindo, portanto, atenção dobrada, ou triplicada.
Mas lembre-se, controle é apenas uma das etapas envolvidas no Gerenciamento de Projetos. Um bom projeto prevê, antes de tudo, que haja um bom planejamento (que muitas vezes é repetitivo), mas principalmente que seja possível executar aquilo que se pretende, caso contrário será apenas uma boa intenção.
Falaremos mais a respeito em uma próxima oportunidade!
Obrigado, e até lá...
