O que é mapeamento de processos e por que usá-lo?

mapeamento de processos
19 de setembro de 2018
Última modificação: 19 de setembro de 2018

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Melhoria de Processos

Mapeamento de Processos

Quem usa software para mapeamento de processos? Pessoas que querem melhorar suas organizações – é tão simples quanto isso. Se você está buscando uma melhoria nos negócios, é importante lembrar que otimizar o que você já faz pode ter uma influência de melhoria de negócios muito maior do que qualquer outra coisa. É por isso que o mapeamento de processos ainda é o melhor da melhoria do negócio e do ROI. Então, o que é mapeamento de processo, quem faz e por que usá-lo? Vamos começar do começo.

O que é um processo?

Um processo é uma série de ações tomadas para alcançar um fim específico. Um processo  transforma entradas em saídas. Por exemplo, um processo é o mecanismo pelo qual as matérias-primas são convertidas em produtos. Dessa forma, assar um bolo envolve a ingestão de vários ingredientes (insumos) e a produção do bolo (saída) usando a receita (processo).

O que é mapeamento de processos?

Em suma, é um exercício identificar todas as etapas e decisões de um processo existente em forma de diagrama, o que ajuda as organizações a identificar oportunidades de melhoria para que possam melhorar a eficiência dentro de uma organização.

Mais especificamente, mapeamento de processo:

  • Descreve o fluxo de materiais, informações e documentos;
  • Mostra as várias tarefas contidas no processo;
  • Mostra claramente que as tarefas transformam entradas em saídas;
  • Indica as decisões que precisam ser tomadas ao longo da cadeia;
  • Demonstra as inter-relações e interdependências essenciais entre as etapas do processo; e nos lembra que a força de uma cadeia depende de seu elo mais fraco.

Por que usar o mapeamento de processos?

principal razão do mapeamento de processos é que as organizações que realizam bem a transformação de entradas em saídas (seus processos) geralmente conseguem atender ou exceder a expectativa do cliente. E aqueles que fazem melhor são invariavelmente os mais bem-sucedidos .

A seguir, um resumo das principais razões para elaborar o mapa de forma muito sucinta:

  1. Fazer alterações no sistema sem realmente entender como o processo está funcionando hoje e por quê pode levar a erros dispendiosos. Também pode criar condições que dificultam o trabalho eficiente da equipe e muitas vezes cria problemas adicionais.
  2. Se você não medir um processo, não poderá gerenciá-lo de forma eficaz e, se não conseguir gerenciar um processo, não poderá melhorá-lo.
  3. Estima-se que as pessoas que trabalham em organizações podem desperdiçar cerca de 15 a 20% de seu tempo refazendo coisas erradas, perseguindo resultados sem resultados, consultando instruções incompletas, fazendo trabalhos de outras pessoas e assim por diante. Este número foi confirmado em graus variados para todos os graus dentro do CPS.
  4. A definição clara de processos nos permite identificar áreas problemáticas, como gargalos, problemas de capacidade, atrasos ou desperdícios. Uma vez identificado, esse conhecimento fornece uma base sólida a partir da qual desenvolver soluções e introduzir e planejar novos processos aprimorados.
  5. O mapeamento de processos permite que uma organização:
    • Estabeleça o que está acontecendo atualmente, quão previsível e por quê;
    • Meça com que eficiência o processo está funcionando;
    • Reunir informações para entender onde residem o desperdício e a ineficiência e seu impacto no cliente ou parceiros;
    • Desenvolver novos processos aprimorados para reduzir ou eliminar a ineficiência.

Quem faz mapeamento de processos?

Em resumo, é seguro dizer que todas as organizações com processos razoavelmente complexos podem se beneficiar do mapeamento de processos, porque um mapa de processo captura um processo existente e, quando um processo é capturado, as oportunidades de melhoria podem ser esclarecidas.

Certas indústrias, como a engenharia, tradicionalmente pensam em termos de processo e, portanto, têm mais probabilidade de mapear seus processos do que outras indústrias, como saúde e educação .

No entanto, com por exemplo, o setor de educação precisa se concentrar cada vez mais em atender e exceder as expectativas de seus clientes (estudantes), mais organizações educacionais também são mapeamentos de processos.

Quais são as razões para começar?

Um dos pilotos mais comuns para as organizações para começar a melhoria do processo é alcançar uma acreditação normas, muitas vezes ambos os padrões gerais de qualidade, por exemplo ISO, e também credenciamentos específicos da indústria, como ASO9100 (gestão aeroespacial).

Outros drivers mais comuns: Introduzir uma consciência / cultura do processo em toda a organização, para apoiar o treinamento e a indução, eliminar um único ponto de falha, apoiar a reestruturação da organização, ativar a transformação ou mudança de negócios, permitir o retorno ao business-as-usual após uma fusão ou aquisição.

A fim de implementar Lean ou melhoria contínua para entregar iniciativas de redução de custos, apoiar o alinhamento de negócios e TI, garantir a retenção de conhecimento, controle de processo, gerenciamento de risco, mecanismo para aumentar a receita, mecanismo para reduzir o desperdício, mecanismo para melhorar a qualidade

Quem deve fazer o Mapeamento de Processos?

O mapeamento de processos de negócios é geralmente realizado por uma equipe centralizada , responsável pela totalidade da descrição de todos os processos.

Eles trabalham com os especialistas no assunto em todo o negócio e capturam seu conhecimento do processo e o documentam como um mapa de processo.

Um outro requisito do mapeamento efetivo do processo é envolver o maior número possível de funcionários em workshops para capturar seus processos. Com o envolvimento deles no mapeamento de seus processos, os funcionários se sentem responsáveis por eles e atingem o objetivo final, ou o driver principal se torna muito mais fácil.

Ao final, espero que você tenha achado este artigo de interessante. A FM2S está imersa no mapeamento de processos, gerenciamento e melhoria de processos, e trabalha em estreita colaboração com muitas organizações que obtiveram muitos benefícios do mapeamento de processos.

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