O que é o Lean IT ou a TI Lean? Veja em nosso artigo

Lean IT ou TI Lean
18 de janeiro de 2019
Última modificação: 18 de janeiro de 2019

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Lean

Lean IT ou TI Lean: conheça a área de TI enxuta

Com raízes no sistema de produção da Toyota, a TI enxuta é uma abordagem integrada, baseada no fortalecimento da linha de frente, para melhorar as operações. Lean IT ou TI Lean pode, portanto, ajudar a agilizar as operações de TI diárias e, assim, liberar os recursos necessários para a criação da empresa digital.

Em nossa experiência, muitas vezes é possível aumentar a produtividade de TI de 20 a 40% por meio da aplicação do Lean e reduzir o tempo de entrega de novos aplicativos e funcionalidades em 10 a 30% por meio de iterações mais rápidas. Como resultado, o Lean não apenas reduz os custos de TI diretamente, mas também aumenta as receitas acelerando a implantação de tecnologias digitais.

O que Lean IT ou TI Lean?

O objetivo geral do Lean é entregar exatamente o que o cliente está disposto a pagar exatamente quando o cliente quer, minimizando ou eliminando atividades que o cliente não valoriza. Para atingir esses objetivos, os profissionais enxutos visam reduzir simultaneamente o desperdício, a variabilidade e a inflexibilidade nas operações de TI por meio de uma metodologia enxuta comprovada.

Quais os desperdícios da Lean IT ou TI Lean?

Vários exemplos comuns ilustram o desperdício em TI:

  • A TI frequentemente inicia projetos apenas para descobrir que os requisitos de negócios mudam no meio de seus esforços.
  • Habilidades incompatíveis. Especialistas experientes geralmente gastam uma parte significativa de seu tempo em tarefas relativamente simples que poderiam ser melhor tratadas por colegas menos experientes.
  • Comutação de contexto. Profissionais de TI encontram-se saltando de tarefa a tarefa, à medida que respondem a vários e-mails, mensagens instantâneas e toques no ombro, perdendo tempo, assim, ao se voltarem para o que estavam originalmente tentando realizar.

Variabilidade

A variabilidade externa é causada por flutuações na demanda por serviços de TI. Para reduzir essa variabilidade, a TI pode trabalhar com o negócio para priorizar e sequenciar projetos para evitar uma corrida de final de ano, por exemplo.

A variabilidade interna ocorre quando um resultado desejado, como a depuração de um aplicativo, varia em qualidade ou tempo para ser entregue. Para combater a variabilidade interna, os sistemas enxutos geralmente padronizam as etapas das atividades rotineiras e, em seguida, todos são treinados para realizar essas atividades com o mesmo nível de habilidade.

Flexibilidade

Embora a padronização seja frequentemente um componente crítico do lean, a padronização não implica que os modelos operacionais da TI Lean sejam inflexíveis. Em vez disso, o lean usa a padronização para melhorar a eficiência da execução de tarefas de rotina, de modo a liberar a capacidade da força de trabalho para lidar com solicitações especiais, pensar de maneira mais estratégica e ser mais proativa.

Revisão da Metodologia da Lean IT ou TI Lean

O Lean usa uma abordagem integrada que aborda cinco componentes:

  • Práticas operacionais. Redesenhe a maneira em que o trabalho é executado, incluindo a entrada de trabalho, processos e transferências.
  • Sistemas de gestão. Garantir que o desempenho seja medido em um conjunto equilibrado de métricas (por exemplo, produtividade e qualidade) e que a força de trabalho esteja focada em melhorar continuamente a eficiência e a eficácia.
  • Organização e capacidades. Estabeleça a estrutura organizacional apropriada, com papéis e responsabilidades claros para melhorar o desempenho e certifique-se de que os indivíduos tenham os recursos necessários para realizar seu trabalho.
  • Mentes e comportamento. Conquiste os corações e as mentes dos funcionários para garantir um alto nível de motivação e manter o ritmo para melhorias de desempenho.
  • Parceiros de negócios. Entenda o que os parceiros de negócios realmente valorizam para que a TI possa se alinhar às prioridades de negócios e entregar exatamente o que é necessário, quando necessário.

Como o Lean pode ser aplicado na TI?

Desde o início do lean na fabricação de automóveis, seus princípios viajaram com sucesso para o processamento de backoffice e, mais recentemente, para a TI. Embora o departamento de TI típico tenha pouca semelhança com uma linha de manufatura, muitos departamentos de TI em vários setores melhoraram substancialmente sua eficiência e eficácia ao adotar os princípios enxutos e adaptá-los ao ambiente de TI.

Em muitos aspectos, o departamento de TI de um provedor de serviços de saúde típico é semelhante às funções de TI de empresas de outros setores. Cada equipe de TI lida com os desafios comuns de manter servidores em execução, lançando novos aplicativos e oferecendo suporte a dispositivos de usuários finais, como PCs, tablets e smartphones.

Em geral, os provedores de assistência médica podem se beneficiar de quase todas as metodologias de TI enxuta testadas e comprovadas. Por exemplo, a maioria dos departamentos de TI pode melhorar os processos de definição de novos projetos de TI, como incorporar dispositivos móveis ao atendimento ao paciente, reunir requisitos para o desenvolvimento de aplicativos ou simplificar a resposta a interrupções de serviço ou ciberincidentes. As alavancas comuns de TI enxuta aplicáveis ​​aos cuidados de saúde incluem o seguinte:

  • padronizando processos de rotina
  • segmentar o trabalho pela complexidade e urgência
  • agrupando recursos para quebrar silos de tecnologia
  • equipes de treinamento cruzado em vários sistemas ou plataformas para criar uma força de trabalho mais flexível
  • eliminando atividades que não agregam valor

O que mais é bom saber sobre Lean IT ou TI Lean?

A grande ideia é livrar-se dos desperdícios

Uma das maiores ideias do Lean IT ou TI Lean é eliminar o desperdício, de acordo com Steve Bell, autor de Lean IT ou TI Lean e Run Grow Transform. Neste último, ele começa com um cenário em que um CIO fala sobre como seu orçamento é quebrado. Ele sabe que cerca de 10% de seu orçamento é apenas desperdício. Em uma grande empresa, 10% podem representar uma enorme soma de dinheiro que poderia ser melhor reinvestida em outros lugares.

É difícil inovar quando a maior parte do seu dinheiro vai para manter as luzes acesas

Em uma frente relacionada, Bell também falou sobre quanto dinheiro é gasto em operações do dia-a-dia. Pode ser bem acima dos 50%. O dinheiro que vai para o mínimo é dinheiro que não pode ir em direção à inovação.

Tudo isso começou com fabricação

O Lean IT ou TI Lean tem suas raízes na manufatura enxuta, que também depende da eliminação de desperdícios, mas no contexto da indústria de manufatura. Você frequentemente encontrará referências ao Sistema Toyota de Produção, que tem muito em comum com as práticas enxutas e as precede.

Existem cinco princípios chave

Existem cinco princípios fundamentais no Lean IT ou TI Lean que se sustentam por cerca de duas décadas.

  • Valor: a maneira de olhar o valor aqui é em relação aos clientes da empresa. Concentre-se nos serviços que a empresa está passando para o cliente.
  • Mapeamento de fluxos de valor: é a combinação de esforço, entradas e resultados. “Você tem que olhar para o fluxo de valor de ponta a ponta. Você não pode simplesmente tirar uma parte dele. Você não pode simplesmente dizer que vamos ficar realmente bons no desenvolvimento de aplicações de alta qualidade em ciclos de duas semanas. Mas, então, nossa antiga mentalidade de governança e comando e controle significa que só podemos lançar no mercado a cada seis meses “, disse Bell.
  • Fluxo: fluxo é apenas sobre o que parece. Mas é o que acontece quando uma empresa garante que “o trabalho e o valor fluam de maneira rápida e suave ao longo do processo”. Parte da ideia é que esses processos continuam, independentemente de “limites funcionais ou de trabalho” que possam surgir.
  • Puxar: o problema de empurrar a produção é que, se houver uma brecha em algum lugar desse processo, isso pode causar um backup com alguns tipos de consequências, o que acaba sendo um desperdício. Com o Lean, essas etapas consideradas downstream definem o ritmo. “O trabalho só é feito quando o passo seguinte indica que está pronto para assumir o trabalho”.
  • Busque a perfeição: “Esta é a noção de melhoria contínua”, disse Bell.

O objetivo global é alinhar melhor a TI com o negócio

Essa é uma ideia que se envolve muito, dentro e fora do contexto do Lean IT ou TI Lean. Mas, Lean IT ou TI Lean é uma abordagem para melhorar a situação em que o cliente do departamento de TI é o negócio, e o cliente da empresa é, bem, o cliente, e surgem problemas porque essas metas não correspondem – os departamentos de TI acabam sendo uma seção da empresa que não está trazendo dinheiro algum.

As empresas tendem a lutar mais com a identificação de fluxos de valor

TI é complexo. Bell descreveu uma situação, por exemplo, em que uma grande organização de TI pode ter milhares de pessoas e milhões de dólares em orçamento anual. A maior parte do orçamento está focada em manter as luzes acesas. Mas eles querem tentar coisas novas. Ao mesmo tempo, eles não têm muito tempo para voltar e consertar ou simplificar o que já fizeram. O resultado são anos ou até décadas de ajustes no sistema que degradam a integridade do sistema.

“Muitos grandes bancos e outras organizações estão fazendo exatamente isso, mas se você não reprojetar com a noção de fluxos de valor em mente – o que é” estamos no negócio para atender nossos clientes. O que quer que façamos tem que agregar valor a nossos clientes, devemos continuar fazendo, e o que não precisamos … precisamos encontrar uma maneira de superar isso “, disse Bell. A perspectiva deve estar olhando para a organização de TI como uma série de fluxos de valor conectados, e isso ajudará a esclarecer o fluxo de ponta a ponta.

As empresas também podem lutar para obter a cultura do Lean IT

“OLean IT ou TI Lean é muito cooperativo, é muito orientado para a equipe, é muito orientado para o objetivo versus o plano”, disse Nathan Wilson, analista do Gartner. Ele também disse que esta é uma área onde os clientes lutam. “As práticas são bem diretas quando você recebe pessoas realmente dedicadas a fazer o que é melhor para o negócio, em vez de o que é melhor para sua parte de TI”.

Além disso, a cultura é algo que acontece ao longo do tempo. “Se você está procurando por uma transformação de longo prazo, é uma jornada de aprendizado e treinamento”, disse Bell.

Eles também tendem a pensar em Lean IT em termos de ‘implementação’

Há a propensão a pensar que o Lean IT ou TI Lean funciona assim: “Você traz alguns recursos externos, faz algumas consultas, faz algum trabalho e, em breve, dentro de seis meses a dois anos, declara-se Lean.” Você planta uma bandeira da vitória, todo mundo pega uma caneca de café e a camiseta e pronto, “Bell disse. Não funciona assim.

Claro, há o que Bell chamou de “carpir o mato alto” que uma organização pode perceber desde o início, mas o necessário é pensar a longo prazo e reconectar sua organização como uma cultura de aprendizado.

Às vezes os resultados são diferentes do que as empresas esperam

Wilson disse que a maior diferença que ele vê entre as organizações que estão pensando em fazer Lean IT ou TI Lean e as que estão fazendo isso se resume às expectativas. Os primeiros pensam que vão poupar dinheiro e avançar rapidamente. Os últimos tendem a falar em termos da capacidade de fornecer valor comercial, concentrar-se no trabalho mais importante e melhorar a qualidade.

“Nós vemos nossos clientes começando [focados em] um conjunto de metas e o que eles alcançam acaba sendo um conjunto diferente. Eles estão muito felizes com o que recebem, mas é um conjunto muito diferente do que eles partiram para encontrar”. Bell disse.

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