Filosofia Lean: Mais eficiência e melhorias no trabalho e na vida

Quais os 6 Princípios Lean?

Aqui veremos 6 princípios do Lean e como eles podem te ajudar a se dar melhor e ser mais eficiente em seu trabalho, bem como a ferramenta 5S, criada no Japão e que poderá te ajudar tanto em sua rotina de trabalho como na organização de sua própria vida pessoal, quando aplicada com afinco.

Mesmo nas organizações mais estruturadas, muitos processos no local de trabalho são caóticos e desorganizados. Existe documentação incompleta ou desatualizada, duplicação de esforços, pessoas diferentes realizam o processo de maneira ligeiramente diferente, ou o mesmo empregado faz algo ligeiramente diferente a cada vez. Isso é estressante para os funcionários e caro para as organizações. A maioria dos nossos processos não começa dessa maneira, mas ao longo do tempo, pequenas mudanças ocorrem e as soluções alternativas são desenvolvidas ao invés de passar por uma revisão completa.

Às vezes, é reconstruído por necessidade e ninguém realmente lhe dá qualquer pensamento estratégico ou consideração, como isso afetará o grande quadro. Normalmente, isso não é um problema porque somos trabalhadores do conhecimento – nós adaptamos nosso pensamento para compensar o que é um processo ineficiente. Nós fazemos funcionar.

Quando os problemas do Lean ocorrem?

Os problemas ocorrem quando um empregado chave sai e toma esse conhecimento com eles ou um novo funcionário é contratado e precisa ser treinado em todas as exceções. Quando um processo é difícil e requer muita concentração mental, também somos propensos a cometer mais erros e erros quando estamos cansados, com excesso de trabalho ou de outra forma não estamos funcionando no nosso melhor. Em alguns empregos, esta é uma falha crítica em termos de riscos e resultados. Esta é uma oportunidade para a melhoria de processos usando princípios Lean.

A filosofia enfatiza a criação de mais valor para os clientes com menos recursos através da otimização do fluxo de trabalho. O resultado é um estado de operação mais organizado, onde os funcionários têm acesso às ferramentas de que precisam, estão capacitados para oferecer um ótimo serviço ao cliente, economias de custos são realizadas devido a processos e fluxos de trabalho eficientes, e tudo isso leva a resultados lucrativos. A implementação da melhoria do processo pode tornar-se bastante detalhada. No entanto, os princípios básicos são simples e diretos:

Concentre-se no seu cliente.

O que todos os clientes querem é valor. A criação de valor ocorre quando a qualidade dos serviços recebidos é percebida como alta em comparação ao seu custo. O que o seu cliente quer e como você pode fornecê-lo melhor, mais rápido e mais barato?

Descobrir como o trabalho é feito.

Nós temos muitos pressupostos sobre como o trabalho é feito que não reflete exatamente o que acontece. Afinal, no dia-a-dia, não pensamos em como fazemos o trabalho, muitas vezes simplesmente fazemos isso. Peça a um observador externo para registrar as etapas do processo de uma forma que ele / ela poderia repeti-lo sozinho, sem assistência.

Remova ineficiências e desperdício.

Depois de saber como é o fluxo de trabalho do seu processo, dê uma segunda olhada em qualquer etapa do processo que não crie diretamente valor para o cliente. Gerencie, melhore e suavize o fluxo de processo para eliminar atividades desnecessárias (por exemplo, tempo desperdiçado, movimento desperdiçado, inventário desperdiçado devido à superprodução, atrasos nos clientes, atrasos devido a lotes de trabalho, etapas desnecessárias, duplicação de esforço e erros e retrabalho).

Rastrear números e gerenciar através de evidências.

Às vezes, o que deve funcionar bem não funciona. Teste seu processo, colete dados sobre como ele está funcionando, destaque e elimine erros e procure melhorias contínuas de valor. Procure provas; não assuma, simplesmente, que uma melhoria foi feita.

Capacitar as pessoas que operam o processo.

A pessoa mais adequada para aplicar uma melhoria em um processo é a própria pessoa que realiza este processo. Assim, se o processo for melhorado, provavelmente, ela terá mais tempo de levá-lo a nível ainda melhor.

Faça tudo sobre isso de forma sistemática.

Seu processo não é perfeito e se, por algum milagre, ele é, não ficará assim por muito tempo. Serão feitas mudanças que irão exigir mudanças no processo. Ser capaz de refazer, refazer e refazer várias vezes as etapas de melhorias do processo é a chave para fornecer um valor sustentado a longo prazo.

Qual é a metodologia 5S?

Uma área da filosofia Lean que realmente faz sentido se estender de um ambiente de negócios para sua vida pessoal é a metodologia 5S. Este é um método de organização do local de trabalho que foi desenvolvido no Japão como parte da fabricação do “Just In Time”. Ela é  uma ferramenta simples, porém que requer dedicação, e que é muito usada ao redor do mundo para criar e manter um local de trabalho organizado, limpo, seguro e de alto desempenho através das 5 fases mostradas a seguir:

• Seiri: Senso de Utilização. Fase onde se classifica, identifica e remove itens desnecessários da área de trabalho.
• Seiton: Senso de Ordenação. Fase que ocorre com a organização e armazenamento dos itens necessários em um locar definido e de fácil alcance.
• Seiso: Senso de Limpeza. Deve ser colocado em prática seja limpando ou evitando que se suje.
• Seiketsu: Senso de Higiene e Bem-Estar. Acontece através da padronização e definição de regras e rotinas para manter o ambiente limpo e organizado.
• Shitsuke: Senso da Autodisciplina. Aqui a ideia é sustentar e continuar com a prática da organização e limpeza que foi estabelecida previamente.

Como aplicar o 5S à vida cotidiana?

Provavelmente, você já pensou em várias maneiras de se aplicar isso à sua própria vida, para ser mais produtivo e eficiente. Aqui estão alguns exemplos: Retire as roupas velhas do seu guarda-roupa que você não usa mais, para facilitar a escolha das roupas que você usa (Seiri). Mantenha sempre suas chaves em um lugar padrão, de preferência perto da porta da frente (Seiton). Lave os pratos regularmente, em vez de deixá-los empilhar (Seiso). Tenha um determinado dia da semana para lavar os lençóis (Seiketsu). E certifique-se de lavá-las todas as semanas (Shitsuke). Mantenha isso em mente e encontre maneiras de aplicá-lo regularmente tanto em sua vida pessoal, quanto profissional.