Na gestão empresarial, a busca por eficiência e produtividade é constantes o que resulta sempre em busca por metodologias que atendam essas necessidades.
É aí que se destaca o Kanban, uma metodologia que passa do simples controle visual e sendo um sistema holístico para otimizar processos. Por isso, neste blog, buscamos te ensinar os fundamentos, a evolução e os impactos do Kanban, revelando por que essa prática ganhou espaço em empresas de diferentes setores.
O que é Kanban?
Kanban é um método de gestão visual para controlar o andamento das tarefas e projetos, tornando o fluxo de trabalho mais eficiente. Originário do sistema de produção da Toyota nos anos 1940, o Kanban foi adaptado para diversos contextos, especialmente em desenvolvimento de software e gestão de projetos.
O Kanban é uma metodologia ágil como uma ideia simples por trás: usar cartões (ou "kanbans") para representar tarefas e movê-los através de colunas em um quadro, cada uma representando uma etapa diferente do processo de trabalho. Os conceitos do Kanban podem ser explicados pelos seguintes itens:
- Visualização do trabalho: O quadro Kanban torna o trabalho visível para todos os membros da equipe. Cada cartão no quadro representa uma tarefa, e as colunas representam as fases do processo, como "Para fazer", "Em progresso" e "Concluído".
- Limitação do trabalho em progresso: Uma característica chave do Kanban é limitar o número de tarefas que estão sendo trabalhadas simultaneamente. Isso ajuda a prevenir sobrecarga de trabalho e promove um fluxo mais contínuo de tarefas completas.
- Gestão do fluxo: O Kanban ajuda equipes a monitorar o progresso das tarefas e identificar gargalos no processo. Isso permite ajustes contínuos para melhorar a eficiência.
- Melhoria contínua: Ao visualizar o trabalho e limitar o trabalho em progresso, o Kanban encoraja a equipe a refletir sobre o processo e buscar melhorias contínuas na forma como o trabalho é feito.
O Kanban é flexível e pode ser adaptado para se ajustar a diferentes necessidades e processos de trabalho. Ele se tornou uma ferramenta popular em várias indústrias por sua simplicidade e eficácia em promover transparência, eficiência e trabalho em equipe.
Qual a história do método Kanban?
A ferramenta Kanban foi criada no final da década de 1940, a Toyota encontrou um melhor processo de engenharia a partir de uma fonte improvável: o supermercado.
Eles perceberam que os funcionários da loja reabasteciam um item de supermercado pelo inventário de sua loja, e não pelo fornecimento de seus fornecedores. Ou seja, quando um item estava perto de esgotar, os funcionários solicitaram mais.
O processo de entrega “Just-in-Time” utilizados nos supermercados, fez com que a Toyota repensasse seus métodos de produção e desenvolvesse o Kanban, alinhando inventário e demanda para chegar em melhores resultados.
Quais são as 4 principais ‘regras’ do Kanban?
Ao contrário de outros métodos de gerenciamento de fluxo de trabalho que forçam a mudança adequada desde o início, utilizar o Kanban é sobre evolução, não sobre revolução. Depende da verdade fundamental de que você não pode chegar onde quer ir sem antes saber onde está.
O Kanban está ganhando força para como forma de limitar o trabalho em andamento ao implementar, com suavidade, métodos de gerenciamento ágeis e enxutos em empresas de tecnologia e não-tecnologia em todo o mundo. Ao longo dessa nova abordagem do processo de fabricação da Toyota, os principais elementos de Kanban permaneceram enraizados nos princípios abaixo.
1 - Começar com o que você já faz
A ideia do Kanban é incentivar a melhoria contínua dos processos que já existem, o que a torna uma abordagem bastante adaptável e possível de evoluir. Assim, não é preciso realizar mudanças drásticas quando se trata desta metodologia.
2 - Buscar a melhoria incremental e evolutiva
Através de sua busca pela melhoria contínua, o Kanban promove pequenas mudanças que levam a melhorias significativas ao longo do tempo. A vantagem desse processo de melhoria gradual é que facilita a adoção de novas práticas, reduzindo a resistência à mudança.
3 - Respeitar o processo, papéis e responsabilidades atuais
No Kanban, os processos, papéis e responsabilidades existentes são respeitados, com as melhorias sendo feitas com base neles. Garante-se, assim, que as mudanças sejam aceitas e implementadas de maneira eficaz.
4 - Liderar com compreensão, de acordo com o que precisa mudar
É essencial que todas as partes interessadas estejam compromissadas com o Kanban para que haja sucesso. Assim, deve haver comunicação aberta, além de metas claras e um entendimento geral (seja dos colaboradores, dos líderes, dos gestores etc.) das mudanças necessárias.
Como o Kanban funciona?
Placas Kanban
O trabalho de todas as equipes gira em torno de um quadro Kanban de produção, uma ferramenta usada para visualizar o trabalho e otimizar o fluxo do trabalho entre a equipe.
Embora as placas físicas sejam populares entre algumas equipes, as placas virtuais são um recurso crucial em qualquer ferramenta de desenvolvimento ágil de software para sua rastreabilidade, colaboração mais fácil e acessibilidade a partir de vários locais.
Independentemente de a diretoria de uma equipe ser física ou digital, sua função é garantir que o trabalho da equipe seja visualizado, seu fluxo de trabalho seja padronizado e todos os bloqueadores e dependências sejam imediatamente identificados e resolvidos.
Um quadro básico tem um fluxo de trabalho de três etapas:
- Para fazer;
- Em andamento e
- Concluído.
No entanto, dependendo do tamanho, estrutura e objetivos de uma equipe, o fluxo de trabalho pode ser mapeado para atender ao processo exclusivo de qualquer equipe em particular.
A metodologia depende da total transparência do trabalho e da comunicação em tempo real da capacidade, portanto, o quadro deve ser visto como a única fonte de verdade para o trabalho da equipe.
Cartões Kanban
Em japonês, o Kanban se traduz literalmente como "sinal visual". Para equipes, cada item de trabalho é representado como um cartão separado no quadro.
O principal objetivo de representar o trabalho como um cartão no quadro é permitir que os membros da equipe acompanhem o progresso do trabalho através de seu fluxo de trabalho de uma maneira altamente visual.
Os cartões apresentam informações críticas sobre esse item de trabalho em particular, dando à equipe inteira visibilidade completa sobre:
- Quem é responsável por esse item de trabalho;
- Uma breve descrição do trabalho que está sendo feito;
- Quanto tempo esse trabalho deve demorar e assim por diante.
Os cartões em quadros virtuais geralmente também apresentam capturas de tela e outros detalhes técnicos valiosos para o designado.
Permitir que os membros da equipe vejam o estado de cada item de trabalho em um determinado ponto no tempo, bem como todos os detalhes associados, garante maior foco, rastreabilidade total e identificação rápida de bloqueadores e dependências.
Como utilizar o Kanban?
Já conversamos sobre como é fácil a utilização do Kanban, mas como posso começar a implementá-lo? Não existe uma maneira exata para utiliza-lo, mas se lembra dos conceitos que explicamos lá no começo? Eles são um ótimo guia para você utilizar o Kanban. Então aqui explicamos os conceitos na utilização do Kanban:
1. Visualizar o trabalho
Deve-se tornar o trabalho visível, com todas as etapas, problemas e o resultado final desejado. É importante ter uma visão sistêmica para entender onde você esta e onde quer chegar.
2. Limitar o trabalho em processo
Limitando o tempo de trabalho em uma etapa, você pode reduzir o tempo que leva para um item para viajar pelo sistema Kanban. Logo, também pode evitar problemas causados pela troca de tarefas e diminuir a necessidade de voltar em itens inacabados.
3. Foco no fluxo
Então, utilizando os limites do trabalho em processo, você pode otimizar seu sistema Kanban para melhorar o bom fluxo de trabalho, coletar métricas para analisar o fluxo e até obter indicadores avançados de problemas futuros através da análise do fluxo de trabalho.
4. Melhoria contínua
Uma vez que o seu sistema está no lugar, as equipes medem sua eficácia seguindo fluxo, qualidade, produtividade, lead times e muito mais. Experimentos e análises podem mudar o sistema para melhorar a eficácia da equipe. O Kanban é flexível para se encaixar na sua empresa, com isso você pode melhora-lo para atender suas necessidades.
Que ferramenta usar para Kanban?
Com a tecnologia hoje, há a opção de usar algumas ferramentas online, que não ocupariam espaço físico como um quadro, é aí que entra o Kanbanflow. Essa ferramenta é um Kanban online GRATUITO e muito simples de se utilizar, podendo ser utilizado tanto para a gestão do seu próprio tempo quanto para gerenciar uma equipe.
Dentro do site é possível criar mais colunas, adicionar membros e colocar timer em suas tarefas. Assim, de uma maneira muito visual e prática é possível se organizar e manter o time todo alinhado com suas próprias atividades e as metas da equipe.
Este é um exemplo de E-Kanban, existem muitas outras formas de utilizá-lo, como por exemplo no Excel, Google Planilhas. Embora existam outros modelos prontos, como é o caso do Trello e Kanbantool.
Utilizar um E-Kanban possui todas as vantagens que suas formas físicas, mas a capacidade de manter a informação é um diferencial. Assim, possível alterar as permissões para apenas alguns funcionários conseguirem remover cartões, isso traz um controle muito grande para o gestor e a integração para a equipe, que pode visualizar o trabalho do time no geral.
Os benefícios do Kanban
O Kanban é uma das metodologias de desenvolvimento de software mais populares adotadas pelas equipes ágeis atualmente. O Kanban oferece várias vantagens adicionais ao planejamento de tarefas e produtividade para equipes de todos os tamanhos. Confira:
- Visualização do fluxo de trabalho: O uso de quadros Kanban permite que as equipes visualizem claramente o fluxo de trabalho, desde as tarefas a fazer até as concluídas. Isso ajuda a identificar gargalos, atrasos e áreas onde as melhorias são necessárias.
- Controle de trabalho em andamento: O Kanban limita a quantidade de trabalho em andamento, o que evita que a equipe sobrecarregue com muitas tarefas ao mesmo tempo. Isso leva a um foco maior nas tarefas atuais e melhora a eficiência.
- Flexibilidade: O Kanban é altamente adaptável às mudanças, permitindo que novas tarefas sejam adicionadas ou prioridades sejam ajustadas conforme necessário. Isso é especialmente útil em ambientes dinâmicos.
- Transparência: Todos os membros da equipe podem ver o quadro Kanban e entender o que está acontecendo. Isso promove a comunicação e a colaboração, além de criar um senso de responsabilidade compartilhada.
- Identificação de problemas: O Kanban facilita a identificação de problemas e gargalos, uma vez que a equipe pode observar quando as tarefas ficam presas ou demoram muito para avançar. Isso permite que a equipe tome medidas corretivas mais rapidamente.
- Priorização clara: O sistema visual do Kanban ajuda a equipe a priorizar as tarefas de forma mais clara. É fácil ver quais tarefas estão no topo da lista e precisam de atenção imediata.
- Melhoria contínua: O Kanban incentiva uma cultura de melhoria contínua, já que as equipes podem avaliar regularmente seu processo e fazer ajustes para otimizar o fluxo de trabalho.
- Redução de estresse: Ao limitar a quantidade de trabalho em andamento e fornecer uma visão clara do progresso, o Kanban pode ajudar a reduzir o estresse e o sentimento de sobrecarga.
- Aumento da produtividade: Através da gestão mais eficiente do fluxo de trabalho, a equipe pode focar nas tarefas mais importantes, o que tende a aumentar a produtividade geral.
- Melhoria na tomada de decisão: Com base nas métricas e no fluxo de trabalho observado, as equipes podem tomar decisões mais informadas sobre como alocar recursos e melhorar o processo.
Quais são os tipos de Kanban?
Assim como temos diferentes tipos de processos, existem diferentes tipos de Kanban que se adequam melhor ao processo realizado, dentre os principais tipos de Kanban os principais são:
- Produção: é aplicado ao longo da linha de produção. Seu objetivo é indicar a quantidade exata de peças e componentes necessários para cada linha de produção;
- Requisição: dita a quantidade que o próximo processo precisa requisitar do estoque produzido pela sua máquina para continuar a confecção dos produtos;
- Movimentação: autoriza o deslocamento dos produtos entre cliente e fornecedor.
Qual a diferença entre Scrum e Kanban
É muito comum as pessoas confundirem essas metodologias ou acharem que uma é dependente da outra. Na verdade ambas são diferentes em diversos aspectos.
Scrum
Scrum é uma metodologia ágil com estrutura e ciclos fixos (Sprints) para a entrega de projetos, caracterizada por papéis bem definidos (Scrum Master, Product Owner, Team Members) e reuniões regulares para planejamento, revisão e retrospectiva.
É ideal para projetos onde o escopo é conhecido ou pode ser estimado, permitindo entregas incrementais a cada sprint.
Kanban
Kanban, por outro lado, é uma abordagem flexível focada na visualização do fluxo de trabalho e na limitação do trabalho em progresso, sem papéis fixos ou ciclos predeterminados.
Adapta-se a mudanças contínuas, ideal para ambientes com requisitos frequentemente alterados, promovendo eficiência e entrega contínua sem a necessidade de reuniões de planejamento regulares.
Mas quais são as principais diferenças?
- Estrutura e regras: Scrum é mais prescritivo, com sprints e papéis definidos; Kanban é flexível, sem ciclos ou papéis obrigatórios.
- Foco: Scrum foca em entregas regulares em intervalos fixos; Kanban foca na eficiência do processo e entrega contínua.
- Adaptação e escalabilidade: Scrum requer adaptação a frameworks para escalar; Kanban é facilmente escalável e ajustável a qualquer tamanho de projeto ou equipe.
A escolha entre Scrum e Kanban depende das necessidades do projeto e da equipe. Scrum é adequado para projetos com escopo definido e necessidade de estrutura, enquanto Kanban é melhor para ambientes dinâmicos e projetos que requerem flexibilidade.
Muitas equipes optam por combinar elementos de ambos, criando uma abordagem híbrida para maximizar eficiência e adaptabilidade.
A intenção por trás do Kanban
Mike Rother no seu livro “Toyota Kata” explica a intenção por trás do Kanban em dois propósitos, visível e invisível, onde explica o porquê muitas vezes a implementação do Kanban não é bem sucedida, pois a utilização do Kanban não funciona se os propósitos não estiverem alinhados.
O propósito claro e visível por trás do Kanban é o de proporcionar uma maneira de regular a produção entre os processos que resulta em produzir apenas o que é necessário e quando for necessário.
O propósito invisível do Kanban é o de apoiar a melhoria do processo, fornecer uma condição-alvo, por meio da definição de uma relação sistemática desejada entre os processos, que expõe as necessidades de melhoria.
A diferença entre os propósitos visível e invisível do Kanban é, em grande parte, a diferença entre as orientações de implementação e resolução de problemas. É comum a implementação do propósito visível do Kanban sem o esforço invisível de resolução de problemas, mas um não funciona sem o outro.
O Kanban não é apenas uma metodologia, é uma filosofia que promove uma mentalidade de melhoria contínua. Ao adotar os princípios fundamentais do Kanban, as organizações podem transformar a maneira como trabalham, promovendo uma cultura de eficiência, inovação e adaptação constante.
