Ferramenta Kanban: o início na metodologia ágil

ferramentas kanban
24 de novembro de 2021
Última modificação: 11 de novembro de 2021

Autor: Augusto Fontoura
Categorias: Gestão de Projetos

Qual a história da ferramenta Kanban?

A ferramenta Kanban foi criada no final da década de 1940, a Toyota encontrou um melhor processo de engenharia a partir de uma fonte improvável: o supermercado. Eles perceberam que os funcionários da loja reabasteciam um item de supermercado pelo inventário de sua loja, e não pelo fornecimento de seus fornecedores.

Ou seja, quando um item estava perto de esgotar, os funcionários solicitaram mais. O processo de entrega “Just-in-Time” utilizados nos supermercados, fez com que a Toyota repensasse seus métodos de produção e desenvolvesse o Kanban, alinhando inventário e demanda para chegar em melhores resultados.

O que é uma metodologia ágil?

De antemão sabemos que existem várias metodologias ágeis no mercado, Scrum, Kanban e XP são algumas delas, todas possuem o mesmo princípio: entregas parciais de um produto final. não necessariamente utilizada para entregar um produto mais rapidamente, mas sim para agregar valor de maneira ágil.

Um produto complexo, é um produto que você não possui total familiaridade na produção. Por exemplo, quando passaram a produzir televisores de tela plana eles eram produtos complexos, pois as indústrias tinham o domínio da produção de televisores de tubo, e nessa migração para implementar um novo método de produção empregamos as metodologias ágeis.

Mas como na metodologia ágil se prevê pequenas entregas e não uma linha reta até chegar ao final, você analisa cada etapa da produção, como: o que eu desejo na primeira entrega? Em qual etapa existem problemas? Como posso melhorar o Produto? Então, podemos otimizar o processo até termos o domínio da produção, tornando o produto simples.

Scrum x Kanban

O Scrum é um modelo utilizado para entregar produtos complexos, difícil de se dominar que possuem práticas que devem ser seguidas firmemente para que funcionem. Scrum e Kanban não tem o mesmo propósito.

O Scrum

Ele foi criado a partir de uma observação de uma partida de Rugby. Durante a partida, a cada jogada o time adota uma estratégia diferente, e essa ideia é implementada nos projetos. No Scrum você divide os processos em sprints, intervalos curtos de tempo em que prevê-se uma entrega, a cada sprint, a equipe se organiza, conversa, se adapta e foca nessa entrega.

Componentes do Scrum

Dentro de cada Sprint possui pontos que são trabalhados e analisados, para entender o que foi realizado e melhorar para o próximo sprint, e são eles:

  • Papéis
  • Eventos
  • Artefatos
  • Regras

Como o Scrum é um modelo, podem ser empregados diversos métodos para melhor entrega do produto, desde que não interfiram nos componentes citados acima. Nos métodos utilizados podemos citar, checklists, PDCA, Lean e até mesmo o Kanban

O que é Kanban?

Kanban é a metodologia ágil mais antiga e significa “cartão visual”, sua versão mais básica é dividida em três colunas, “o que não foi feito”, “em produção” e “completo”. No entanto pode-se adaptar as colunas desde que sigam o princípio de ser um processo do início ao fim.

Afinal, o foco do Kanban é visualizar a produção. Desta forma, utilizando as cores: vermelho (não foi feito), amarelo (em produção) e verde (completo), independente do setor, olhando o quadro porão identificar em que pé a produção se encontra, com o acréscimo de mais colunas e cores, os funcionários devem estar alinhados para manter a visualização clara, inicialmente esses três itens possuem essas funções:

  • Cartões: Os cartões descrevem tarefas ou ações que precisam ser tomadas para atingir os resultados finais. Nos cartões também se encontram o responsável por cada tarefa, o nível de prioridade, tipo, entre outros indicadores;
  • Colunas: As colunas são os status de onde sua atividade se encontra, você pode adicionar várias colunas de acordo com a complexidade de seu produto. Os cartões transitam entre as colunas conforme progridem;
  • Quadro: O quadro é a lousa que organiza os cartões em colunas. Cada quadro representa um Kanban sendo que uma única equipe pode trabalhar com diversos quadros ao mesmo tempo.

Como utilizar o Kanban?

Já conversamos sobre como é fácil a utilização do Kanban, mas como posso começar a implementá-lo? Não existe uma maneira exata para utiliza-lo, mas existem conceitos que devem você deve levar em conta para que o uso faça sentido.

Visualizar o trabalho

Deve-se tornar o trabalho visível, com todas as etapas, problemas e o resultado final desejado. É importante ter uma visão sistêmica para entender onde você esta e onde quer chegar.

Limitar o trabalho em processo

Limitando o tempo de trabalho em uma etapa, você pode reduzir o tempo que leva para um item para viajar pelo sistema Kanban. Logo, também pode evitar problemas causados pela troca de tarefas e diminuir a necessidade de voltar em itens inacabados.

Foco no Fluxo

Então, utilizando os limites do trabalho em processo, você pode otimizar seu sistema Kanban para melhorar o bom fluxo de trabalho, coletar métricas para analisar o fluxo e até obter indicadores avançados de problemas futuros através da análise do fluxo de trabalho.

Melhoria Contínua

Uma vez que o seu sistema está no lugar, as equipes medem sua eficácia seguindo fluxo, qualidade, produtividade, lead times e muito mais. Experimentos e análises podem mudar o sistema para melhorar a eficácia da equipe. O Kanban é flexível para se encaixar na sua empresa, com isso você pode melhora-lo para atender suas necessidades.

Como iniciar seu uso agora?

O Kanbanflow é um Kanban online que utilizamos aqui na FM2S! A ferramenta é gratuita e muito simples de se utilizar, podemos utilizar tanto para a gestão do seu próprio tempo quanto para gerenciar uma equipe.

Exemplo quadro kanban

Exemplo quadro kanban

Dentro do site é possível criar mais colunas, adicionar membros e colocar timer em suas tarefas. Assim, de uma maneira muito visual e prática é possível se organizar e manter o time todo alinhado com suas próprias atividades e as metas da equipe.

Este é um exemplo de E-Kanban, existem muitas outras formas de utilizá-lo, como por exemplo no Excel, Google Planilhas. Embora existam outros modelos prontos, como é o caso do Trello e Kanbantool, o que apresentamos acima é apenas um exemplo de como trabalhamos na FM2S.

Utilizar um E-Kanban possui todas as vantagens que suas formas físicas, mas a capacidade de manter a informação é um diferencial. Assim, possível alterar as permissões para apenas alguns funcionários conseguirem remover cartões, isso traz um controle muito grande para o gestor e a integração para a equipe, que pode visualizar o trabalho do time no geral.

Quais são os tipos de Kanban?

Assim como temos diferentes tipos de processos, existem diferentes tipos de Kanban que se adequam melhor ao processo realizado, dentre os principais tipos de Kanban os principais são:

  • Produção: é aplicado ao longo da linha de produção. Seu objetivo é indicar a quantidade exata de peças e componentes necessários para cada linha de produção;
  • Requisição: dita a quantidade que o próximo processo precisa requisitar do estoque produzido pela sua máquina para continuar a confecção dos produtos;
  • Movimentação: autoriza o deslocamento dos produtos entre cliente e fornecedor.

Quais as vantagens de utilizar o Kanban?

Um grande benefício da implementação do Kanban é a sua facilidade, podendo ter resultados rápidos e perceptíveis logo após seu início. Assim, dividindo o trabalho em etapas (colunas), possibilita visualizar cada passo isoladamente facilitando na identificação de gargalos e possíveis melhorias.

O Scrum é um modelo com um certo nível de dificuldade para se implementar, porém você pode inseri-lo de maneira gradual junto ao Kanban, além de que mantendo os princípios, você pode alterar o Kanban para encaixar melhor na sua empresa.

A autogestão pode se iniciar junto ao uso da ferramenta, como cada funcionário pode alterar o cartão conforme progride na atividade, o mesmo desenvolve autonomia sobre a atividade que está realizando. Isso libera espaço para o gestor focar em outras frentes enquanto mantém o controle de que atividades a sua equipe está realizando.

Curso de metodologias ágeis

As metodologias ágeis trazem benefícios independente da sua área de atuação. Pensando em como elas podem ser úteis para diversas pessoas a FM2S oferta um curso com esse tema. Acima de tudo, aqueles que que realizarem o curso estarão aptos a incorporar metodologias ágeis e seu trabalho, formar times de alto desempenho, além de ter acesso às ferramentas das metodologias ágeis.

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