Você sabe como dar e receber feedback no trabalho?

feedback
19 de agosto de 2017
Última modificação: 19 de agosto de 2017

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Carreira

Feedback é algo extremamente recorrente, não só nas empresas, mas também em outros lugares como cooperativas, grupos de estudo e universidades. É de extrema importância para o enriquecimento de pessoas, apontando fortalezas e fraquezas dos indivíduos com o intuito de promover o crescimento das pessoas.

No ambiente de trabalho, o Feedback é utilizado com uma forma de avaliação das atividades que vem sendo executadas por um colaborador e tem como função aprimorar características dos indivíduos. É de extrema importância para o crescimento de uma empresa. Vamos conferir a fundo o que é feedback e como isso ajuda desenvolver as equipes de trabalho. Além disso você confere a real função, os principais tipos de feedback e aprende como dar um feedback de qualidade.

O que é feedback?

Importada da língua inglesa, a palavra feedback significa “dar retorno” ou “dar resposta”. Essa resposta pode estar direcionada a um produto, um serviço, ou até mesmo uma atitude.

Pode ser entendido como o processo no qual o efeito ou saída de uma ação é ‘retornado’ (feedback) para modificar a próxima ação. O feedback é essencial para o funcionamento e a sobrevivência de todos os mecanismos reguladores encontrados em toda a natureza viva e não viva, e em sistemas criados pelo homem, como sistema educacional e economia. Como um fluxo bidirecional, o feedback é inerente a todas as interações, seja de humano para humano, de humano para máquina ou de máquina para máquina. Em um contexto organizacional, o feedback é a informação enviada a uma entidade (indivíduo ou grupo) sobre seu comportamento anterior, para que a entidade possa ajustar seu comportamento atual e futuro para alcançar o resultado desejado.

O feedback ocorre quando um ambiente reage a uma ação ou comportamento. Por exemplo, ‘feedback do cliente’ é a reação dos compradores aos produtos e políticas de uma empresa e ‘feedback operacional’ é a informação gerada internamente sobre o desempenho de uma empresa. A resposta a um estímulo (como críticas ou elogios) é considerada um feedback apenas se provocar uma mudança no comportamento do destinatário.

Funções de um Feedback

A função principal de um feedback é demonstrar ao interlocutor a forma suas atitudes foram recebidas ou interpretadas por outras pessoas. Além disso dar feedback demonstra que você se importa com o outro o suficiente para sair da sua zona de conforto, tendo uma conversa franca, motivando o indivíduo a melhorar em determinadas atitudes.

No ambiente de trabalho, Feedback tem caráter de fornecer informações sobre desempenho e pode assumir dois tipos:

1. Instrucional

A função instrucional do feedback é esclarecer papéis e ensinar novos comportamentos. Essa orientação útil pode garantir que funcionários e gerentes tenham um entendimento claro das expectativas no local de trabalho.

2. Motivacional

A função motivacional do feedback é servir como recompensa ou como promessa de recompensa. Esse tipo de feedback pode aumentar o envolvimento e a satisfação dos funcionários com seu trabalho.

Tipos de Feedback

O feedback pode servir a vários propósitos e assumir vários formulários. O feedback pode ser fornecido como uma única entidade – ou seja: feedback informal sobre a compreensão de um conceito por parte do aluno – ou uma combinação de várias entidades – ou seja: feedback formal, formativo e de pares no estágio um de uma tarefa de avaliação. Cada um tem o seu lugar em aprimorar e maximizar o aprendizado dos alunos, portanto, sempre que possível, os cursos devem oferecer oportunidades para uma variedade de tipos de feedback.

Feedback informal

O feedback informal pode ocorrer a qualquer momento, pois é algo que surge espontaneamente no momento ou durante a ação. Portanto, o feedback informal requer a construção de relacionamento com os alunos para efetivamente incentivá-los, treiná-los ou orientá-los no gerenciamento diário e na tomada de decisões para o aprendizado. Isso pode ocorrer na sala de aula, por telefone, em um fórum on-line ou sala de aula virtual.

Feedback formal

O feedback formal é planejado e programado sistematicamente no processo. Geralmente associado a tarefas de avaliação, o feedback formal inclui critérios de marcação, competências ou consecução de padrões e é registrado tanto para o aluno quanto para a organização como evidência.

Feedback formativo

O objetivo da avaliação formativa é monitorar o aprendizado dos alunos para fornecer feedback contínuo que pode ser usado pelos instrutores para melhorar seu ensino e pelos alunos para melhorar seu aprendizado. Portanto, o feedback formativo é melhor fornecido no início do curso e antes das avaliações sumativas. O feedback formativo ajuda os alunos a melhorar e impedir que cometam os mesmos erros novamente. Em alguns casos, é necessário feedback antes que os alunos possam progredir ou se sentirem capazes de progredir para a próxima etapa da avaliação.

Feedback sumativo

O objetivo da avaliação sumativa é avaliar a aprendizagem do aluno no final de uma unidade instrucional comparando-a com algum padrão ou referência. Portanto, o feedback somativo consiste em comentários detalhados relacionados a aspectos específicos de seu trabalho, explica claramente como a marca foi derivada dos critérios fornecidos e comentários construtivos adicionais sobre como o trabalho pode ser aprimorado.

Feedback dos colegas

Não é mais necessário que os professores sejam os únicos especialistas em um curso. Com instruções básicas e suporte contínuo, os alunos podem aprender a dar feedback de qualidade, que é altamente valorizado pelos colegas. Oferecer aos alunos oportunidades regulares de dar e receber feedback de colegas enriquece suas experiências de aprendizado e desenvolve seu conjunto de habilidades profissionais.

Auto-feedback do aluno

Esse é o objetivo final do feedback para o aprendizado. Durante o fornecimento de feedback, os professores têm a oportunidade não apenas de orientar os alunos, mas de ensiná-los, por meio de modelagem e instrução explícitas, as habilidades de auto-avaliação e estabelecimento de metas, levando-os a se tornarem mais independentes (Sackstein, 2017 ) Para ajudar os alunos a alcançar a autonomia, os professores podem identificar, compartilhar e esclarecer explicitamente as metas de aprendizagem e os critérios de sucesso; modelar a aplicação de critérios usando amostras; fornecer oportunidades guiadas para auto-feedback; ensine os alunos a usar o feedback para determinar os próximos passos e estabelecer metas; e dar tempo para auto-feedback / reflexão.

Feedback construtivo

Esse tipo de feedback é específico, focado no problema e baseado em observações. Existem quatro tipos de feedback construtivo:

  • Feedback negativo – comentários corretivos sobre o comportamento passado. Concentra-se em comportamentos que não foram bem-sucedidos e não devem ser repetidos;
  • Feedback positivo – afirmando comentários sobre comportamento passado. Concentra-se no comportamento que foi bem-sucedido e deve ser continuado;
  • Feed-forward negativo – comentários corretivos sobre o desempenho futuro. Concentra-se no comportamento que deve ser evitado no futuro;
  • Feed-forward positivo – comentários afirmativos sobre comportamento futuro. Focado no comportamento que melhorará o desempenho no futuro.

Como dar um feedback de qualidade?

Empregados e gerentes em todo o mundo temem esse ritual e ali reside o principal problema: institucionalizam a entrega e recebimento de feedback. Guardamos nossos comentários e documentamos todas as coisas que notamos sobre o desempenho de uma pessoa. E então, como um gato grande pronto para atacar, o gerente traz um empregado infeliz para o escritório e faz com que o valor de um ano de “crítica construtiva” para ele ou ela. Não adianta ser um ótimo Green Belt ou Black Belt, sem dominar a arte de feedback.

Sem dúvida, o processo é visto como irritante e provocador de medo. E este é exatamente o ambiente emocional errado no qual se discute o desempenho, apresenta sugestões de melhoria e fala sobre metas para o futuro. Isso é uma vergonha, porque dar e receber feedback é uma das comunicações mais importantes que você pode se envolver com os membros de sua equipe.

Quando feito da maneira correta e com as intenções corretas, a comunicação de feedback é a avenida para a grandeza do desempenho. Os funcionários devem saber o que estão fazendo bem e não tão bons. Para eles realmente ouvir seus pensamentos e sugestões sobre maneiras de melhorar, porém, esse feedback deve ser entregue com cuidado e frequência.

Dar uma resposta é uma habilidade. E, como todas as habilidades, é preciso prática para corrigi-lo. Então, neste artigo e no vídeo, abaixo, daremos algumas dicas sobre como você pode dar feedback de forma construtiva e efetiva.

Como dar feedback de forma eficaz?

Regra número um: tente fazer dele um processo positivo e experiência

Antes de dar feedback, certifique-se de lembrar-se por que você está fazendo isso. O objetivo de dar feedback é melhorar a situação ou o desempenho. Você não conseguirá isso por ser severo, crítico ou ofensivo.

Isso não quer dizer que você sempre deve ser positivo. Há um papel para a negatividade e mesmo a raiva se alguém não está prestando atenção suficiente ao que você está dizendo. No entanto, isso deve ser usado com moderação. Muitas vezes, você obterá muito mais de pessoas quando sua abordagem for positiva e focada na melhoria. Use ferramentas como a Matriz de Feedback e a Razão de Losada para ajudá-lo a obter o equilíbrio certo.

Seja oportuno

Quanto mais próximo do evento você resolver o problema, melhor. O feedback não é sobre surpreender alguém, então quanto mais cedo você fizer isso, mais a pessoa esperará.

Pense nisso desta maneira: é muito mais fácil alimentar de volta sobre um único trabalho de uma hora que não tenha sido feito corretamente do que é alimentar de volta sobre um ano inteiro de trabalhos de uma hora com falha.

Torne isso regular

O feedback é um processo que requer atenção constante. Quando algo precisa ser dito, diga isso. As pessoas então sabem onde ficam de pé o tempo todo e há poucas surpresas. Além disso, os problemas não se desviam. Este não é um evento de uma vez por ano ou uma vez a cada três meses. Embora este seja o momento do feedback formal, o feedback simples e informal deve ser dado muito mais frequentemente do que isso – talvez todas as semanas ou mesmo todos os dias, dependendo da situação.

Com comentários informais frequentes como este, nada dito durante as sessões de feedback formal deve ser inesperado, surpreendente ou particularmente difícil.

Prepare seus comentários

Você não quer ler um script, mas você precisa ser claro sobre o que você vai dizer. Isso ajuda você a manter o controle e evitar os problemas.

Seja específico

Diga à pessoa exatamente o que eles precisam melhorar. Isso garante que você fique com os fatos e há menos espaço para a ambiguidade. Se você disser a alguém que agiu de forma desproporcional, o que isso significa exatamente? Eles eram muito barulhentos, muito amigáveis, muito casuais, muito chatos ou malvestidos?

Lembre-se de manter o que você conhece em primeira mão: você rapidamente se encontrará em um terreno instável se começar a dar feedback com base nas opiniões de outras pessoas.

Criticar em privado

Embora o reconhecimento público seja apreciado, o escrutínio público não é.

Estabeleça um lugar seguro para falar onde você não será interrompido ou ouvido.

Use declarações “I”

Dê o feedback da sua perspectiva. Desta forma, você evita rotular a pessoa.

Diga: “Fiquei bravo quando criticou meu relatório na minha frente”, em vez de “Você foi insensível ontem”.

Limite seu foco

Uma sessão de feedback deve discutir não mais de duas questões. Mais do que isso, você arrisca que a pessoa se senta atacada e desmoralizada. Você também deve manter os comportamentos que a pessoa pode realmente mudar ou influenciar.

Fale sobre os positivos também

Uma boa regra é começar com algo positivo. Isso ajuda a colocar a pessoa à vontade. Ele também permite que eles “vejam” o que o sucesso parece e isso os ajuda a dar as medidas certas da próxima vez.

Enquanto não for forçado, também pode ajudar a dar feedback positivo no final de uma sessão de feedback também. Caso contrário, as pessoas podem acabar se sentindo desanimadas e sem valor.

Fornecer Sugestões Específicas

Certifique-se de que ambos sabem o que precisa ser feito para melhorar a situação. A principal mensagem deve ser a sua atenção e o desejo por ajudar a pessoa a crescer e se desenvolver. Defina metas e faça planos para monitorar e avaliar o progresso. Use o acrônimo SMART e defina etapas e marcos específicos, ou o modelo GROW para motivar as pessoas a entregar a mudança desejada.

Acompanhamento

Todo o propósito do feedback é melhorar o desempenho. Você precisa medir se isso está acontecendo e depois fazer ajustes conforme você for. Certifique-se de documentar suas conversas e discutir o que está funcionando e o que precisa ser modificado.

A Importância de Dar Feedback Efetivo

O fornecimento de feedback eficaz pode ter um grande impacto na facilitação dos resultados desejados no local de trabalho, como por exemplo:

  • Esforço persistente;
  • Aprendizado e crescimento pessoal;
  • Criatividade e desenvolvimento de habilidades;
  • Melhor desempenho no trabalho;
  • Moral melhorada;
  • Maior satisfação no trabalho;
  • Construir e manter relacionamentos profissionais saudáveis;
  • Gerando discussões significativas;
  • Estabelecer um entendimento compartilhado sobre as metas e os padrões de desempenho e conquista;
  • Reduzir a incerteza sobre o que deve ser alcançado e como deve ser alcançado;
  • Comunicação de requisitos organizacionais mais amplos;
  • Dirigir e motivar o comportamento.

Quer mais dicas sobre feedback?

Falamos geralmente sobre o feedback entre um gerente/supervisor e um funcionário. No entanto, o feedback pode, e deve ser desistido, para baixo e lateralmente. Os mesmos princípios se aplicam.

Espere até que todos se acalmem antes de se envolver em comentários. Você não pode arriscar deixar-se cansado e arriscar-se a dizer algo que você vai se arrepender mais tarde.

Tente não exagerar para fazer um ponto. Evite palavras como “nunca”, “tudo” e “sempre” porque a pessoa ficará à frente. Sempre discuta o impacto direto do comportamento e não seja pessoal ou culpa.

Muitas pessoas podem tender a superar isso e acabam empurrando o feedback construtivo entre muitos aspectos positivos. Então, a mensagem vá embora se torna “Zé, estou indo muito bem” em vez de “Eu sou bom em me comunicar com os clientes, mas eu preciso levar minhas habilidades interpessoais com meus colegas de trabalho até esse mesmo nível”.

Você pode não concordar com tudo, então é uma boa ideia pedir a pessoa que forneça sua perspectiva. Use frases como, “Qual é a sua reação a isso?” Ou “Isso é uma representação justa do que aconteceu?” Ouça ativamente o que ele ou ela tem a dizer e tente levá-lo a oferecer algumas sugestões de melhoria. Desta forma, eles têm a oportunidade de possuir a solução e são muito mais propensos a seguir com isso. Para evitar soar como se estivesse pregando, fique longe de palavras como “bom”, “mau”, “deve”, “precisa”, etc.

O feedback é uma rua de mão dupla. Você precisa saber como fazer isso efetivamente e, ao mesmo tempo, modelar como recebê-lo de forma construtiva.

Quando você faz uma escolha consciente para dar e receber comentários regularmente, você demonstra que o feedback é um poderoso meio de desenvolvimento pessoal. Feito corretamente, o feedback não precisa ser agonizante, desmoralizante ou assustador e quanto mais prática você obtiver melhor, você se tornará nela. Pode nunca ser o seu meio favorito de se comunicar com funcionários, colegas de trabalho ou chefes, mas tem o potencial de tornar seu local de trabalho um lugar muito mais produtivo e harmonioso.

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