8D: Como utilizar as 8 Disciplinas para resolver problemas?
Resolução de problemas importantes de forma disciplinada. (Também conhecido como Global 8D Problem Solving). Quando sua empresa se depara com um grande problema, você precisa abordá-lo rapidamente. No entanto, você também precisa lidar com ele minuciosamente e garantir que ele não se repita - e isso pode levar muito esforço e tempo.
O processo de resolução de problemas 8D ajuda você a fazer essas duas coisas aparentemente contraditórias, de forma profissional e controlada. Neste artigo, analisaremos o Processo de Resolução de Problemas 8D, e discutiremos como você pode usá-lo para ajudar sua equipe a resolver grandes problemas.
Quais as origens da Ferramenta 8D?
A Ford Motor Company desenvolveu o Processo de Resolução de Problemas 8D (8 Disciplinas), e publicou-o em seu manual de 1987, "Team Oriented Problem Solving (TOPS)". Em meados dos anos 90, a Ford adicionou uma disciplina adicional, D0: Plano. O processo é agora o padrão global da Ford, e é chamado de Global 8D.
A Ford criou o Processo 8D para ajudar as equipes a lidar com problemas de controle e segurança de qualidade; desenvolver soluções personalizadas e permanentes para os problemas; e evitar problemas recorrentes. Embora o processo 8D tenha sido inicialmente aplicado nas indústrias de fabricação, engenharia e aeroespacial, é útil e relevante em qualquer setor.
O processo 8D funciona melhor em equipes encarregadas de resolver um problema complexo com sintomas identificáveis. No entanto, você também pode usar este processo em um nível individual, também.
O que são oito disciplinas de resolução de problemas (8D)?
O processo de solução de problemas 8D é uma abordagem detalhada e orientada para a equipe para resolver problemas críticos no processo de produção. Os objetivos desse método são descobrir a causa raiz de um problema, desenvolver ações de contenção para proteger os clientes e tomar ações corretivas para evitar problemas semelhantes no futuro.
A força do processo 8D está em sua estrutura, disciplina e metodologia. O 8D usa uma metodologia composta, utilizando as melhores práticas de várias abordagens existentes. É um método de solução de problemas que promove mudanças sistêmicas, melhorando todo um processo, a fim de evitar não apenas o problema em questão, mas também outros problemas que podem resultar de uma falha sistêmica.
O 8D tornou-se uma das mais populares metodologias de resolução de problemas usadas para fabricação, montagem e serviços em todo o mundo. Leia para saber mais sobre as razões pelas quais as Oito Disciplinas de Resolução de Problemas podem ser uma boa opção para sua empresa.
Por que aplicar oito disciplinas de resolução de problemas (8D)?
A metodologia 8D é tão popular em parte porque oferece à sua equipe de engenharia uma abordagem consistente, fácil de aprender e completa para solucionar quaisquer problemas que possam surgir em vários estágios do processo de produção. Quando aplicado corretamente, você pode esperar os seguintes benefícios:
- Melhoria das habilidades de resolução de problemas orientadas para a equipe, em vez de confiar no indivíduo
- Maior familiaridade com uma estrutura para resolução de problemas
- Criação e expansão de um banco de dados de falhas do passado e lições aprendidas para evitar problemas no futuro
- Melhor compreensão de como usar ferramentas estatísticas básicas necessárias para resolver problemas
- Melhor eficácia e eficiência na resolução de problemas
- Um entendimento prático da Análise de Causa Raiz (RCA)
- O esforço de resolução de problemas pode ser adotado nos processos e métodos da organização
- Melhores habilidades para implementar ações corretivas
- Melhor capacidade de identificar mudanças sistêmicas necessárias e insumos subsequentes para mudança
- Comunicação mais franca e aberta na discussão de solução de problemas, aumentando a eficácia
- Uma melhoria na compreensão da gestão de problemas e resolução de problemas
8D foi criado para representar as melhores práticas na solução de problemas. Quando executada corretamente, essa metodologia não apenas melhora a qualidade e a confiabilidade de seus produtos, mas também prepara sua equipe de engenharia para problemas futuros.
Quando aplicar oito disciplinas de resolução de problemas (8D)?
O processo de solução de problemas 8D é normalmente necessário quando:
- Problemas de segurança ou regulamentares foram descobertos
- Reclamações de clientes são recebidas
- Garantia As preocupações indicaram taxas de falha maiores do que o esperado
- Recusas internas, desperdícios, sucata, desempenho insatisfatório ou falhas de teste estão presentes em níveis inaceitáveis
Como aplicar a Ferramenta 8D?
Para usar o Processo 8D, dirija-se a cada uma das disciplinas listadas abaixo, em ordem. Tenha cuidado para não pular etapas, mesmo quando o tempo é limitado; o processo só é efetivo quando você segue todas as etapas.
Disciplina 0: Plano
Antes de começar a montar uma equipe para resolver o problema, você precisa planejar sua abordagem. Isso significa pensar sobre quem estará na equipe, qual é o seu período de tempo e quais recursos você precisará para resolver o problema em questão.
Disciplina 1: Construção da equipe
Você deve procurar reunir uma equipe que tenha as habilidades necessárias para resolver o problema e que tenha tempo e energia para se comprometer com o processo de resolução de problemas.
Tenha em mente que com uma equipe diversificada é mais provável encontrar uma solução criativa do que com uma equipe de pessoas com a mesma perspectiva (embora, se as perspectivas são muito diversas, as pessoas podem passar tanto tempo em desacordo que nada é feito).
Crie uma carta para a equipe que descreva o objetivo da equipe e identifique o papel de cada pessoa. Então, faça o que puder para criar confiança e envolver todos os envolvidos no processo que está prestes a acontecer.
Se sua equipe é composta por profissionais que não trabalharam juntos antes, considere começar com as atividades de construção de equipe para garantir que todos se sintam confortáveis trabalhando um com o outro.
Disciplina 2: Descreva o problema
Uma vez que sua equipe se instalou, descreva o problema em detalhes. Especifique quem, o que, quando, onde, por que, como e quantos; e use técnicas como a CATWOE e o Processo de Definição de Problemas para garantir que você esteja focando o problema certo.
Comece fazendo uma Análise de Risco - se o problema está causando sérios riscos, por exemplo, para a saúde ou a vida das pessoas, então você precisa tomar as medidas adequadas. (Isso pode incluir parar as pessoas usando um produto ou processo até que o problema seja resolvido.)
Se o problema for com um processo, use um Diagrama de fluxo ou Storyboard para mapear cada etapa; essas ferramentas ajudarão os membros da sua equipe a entender como o processo funciona e, mais tarde, pensar sobre como eles podem corrigi-lo melhor.
Descobrir a causa raiz do problema é o próximo passo no processo, então não gaste tempo neste aqui. Agora, seu objetivo é olhar para o que está acontecendo de errado e garantir que sua equipe entenda toda a extensão do problema.
Disciplina 3: Implemente uma correção temporária
Uma vez que sua equipe entenda o problema, venha com uma correção temporária. Isto é particularmente importante se o problema está afetando os clientes, reduzindo a qualidade do produto ou retardando os processos de trabalho.
Aproveite o conhecimento de todos no time. Para garantir que as ideias de cada pessoa sejam ouvidas, considere o uso de técnicas de brainstorming, juntamente com discussões mais tradicionais de resolução de problemas de equipe.
Uma vez que o grupo identificou possíveis correções temporárias, abordar questões como custo, tempo de implementação e relevância. A solução a curto prazo deve ser rápida, fácil de implementar e valer a pena o esforço.
Disciplina 4: identificação e eliminação da causa raiz
Uma vez que sua correção temporária está no lugar, é hora de descobrir a causa raiz do problema.
Realize uma Análise de Causa e Efeito para identificar as causas prováveis do problema. Esta ferramenta é útil porque ajuda a descobrir muitas causas possíveis, e pode destacar outros problemas que talvez você não estivesse ciente. Em seguida, aplique a Análise de Causa Raiz para encontrar as causas raiz dos problemas que você identificou.
Depois de identificar a origem do problema, desenvolva várias soluções permanentes.
Se os membros da sua equipe tiverem problemas para encontrar soluções permanentes viáveis, use conceitos de melhoria para gerar soluções de protótipo que você pode então discutir, separar e reconstruir em soluções mais fortes.
Disciplina 5: Verificação da solução
Uma vez que sua equipe concorda com uma solução permanente, certifique-se de testá-la cuidadosamente antes de implementá-la completamente, na próxima etapa.
Considerar:
- Realização de um Análise de Efeitos e Modo de Falha (FMEA) para detectar quaisquer problemas potenciais.
- Uso da Análise de Impacto para garantir que não haverá consequências futuras inesperadas.
- Uso dos Seis Chapéus do Pensamento para examinar a correção de várias perspectivas emocionais diferentes.
- Por último, realize uma Análise para confirmar que você e sua equipe não negligenciaram um fator chave, ou fizeram uma suposição incorreta sobre essa solução.
Disciplina 6: Implementação de uma solução permanente
Uma vez que o seu time chegue a um consenso sobre a solução, implemente a solução. Monitore a nova solução por um período de tempo adequado para se certificar de que está funcionando corretamente e garantir que não haja efeitos colaterais inesperados.
Disciplina 7: Prevenia o problema de aparecer novamente
Quando tiver certeza de que a solução permanente resolveu o problema, junte sua equipe novamente para identificar como evitará que o problema se repita no futuro.
Você pode precisar atualizar os padrões, políticas, procedimentos ou manual de treinamento de sua organização para refletir a nova correção. Você provavelmente também precisará treinar outros no novo processo ou padrão. Finalmente, você precisará considerar se deve mudar suas práticas ou procedimentos de gerenciamento para evitar a recorrência.
Disciplina 8: Comemore o sucesso da equipe
O último passo no processo é comemorar e premiar o sucesso da sua equipe. Diga "obrigado" a todos os envolvidos, e seja específico sobre como o trabalho duro de cada pessoa fez a diferença. Se apropriado, planeje uma festa ou celebração para comunicar sua apreciação.
Antes que a equipe se separe, realize uma Revisão Pós-Implementação para analisar se sua solução está funcionando como você pensou, e para melhorar a maneira como você resolve problemas no futuro.
Quais os Pontos chave do 8D?
No final dos anos 80, a Ford Motor Company desenvolveu o Processo de Resolução de Problemas 8D (8 Disciplinas) para ajudar as equipes de fabricação e engenharia a diagnosticar, tratar e eliminar problemas de qualidade. No entanto, equipes em qualquer setor podem usar esse processo de solução de problemas.
As oito disciplinas são:
- Plano.
- Construa a equipe.
- Descreva o problema.
- Implementar uma correção temporária.
- Identificar e eliminar a causa raiz.
- Verifique a Solução.
- Implementar uma Solução Permanente.
- Impedir o problema de repetir.
- Comemore o sucesso da equipe.
O processo de resolução de problemas 8D é melhor usado com uma equipe que resolve problemas complexos; no entanto, os indivíduos também podem usá-lo para resolver problemas por conta própria.
