EAP: o que é e como elaborar a árvore para sua gestão de projetos?

EAP
25 de maio de 2015
Última modificação: 25 de maio de 2015

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog

O que é EAP?

Uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP) é usada para dividir um projeto em componentes facilmente gerenciáveis, ou pedaços da torta. Aqui vamos dividir o processo para você, tornando mais fácil usar essas estruturas em seu planejamento de projeto.

Proprietários de empresas e gerentes de projeto usam a Estrutura Analítica de Projetos (EAP) para tornar projetos complexos mais gerenciáveis. A EAP foi projetado para ajudar a dividir um projeto em blocos gerenciáveis que podem ser efetivamente estimados e supervisionados.

Algumas razões amplamente utilizadas para criar uma EAP incluem:

  • Ajuda com a organização precisa do projeto
  • Ajuda na atribuição de responsabilidades
  • Mostra os pontos de controle e os marcos do projeto
  • Permite uma estimativa mais precisa do custo, risco e tempo
  • Ajuda a explicar o escopo do projeto às partes interessadas

Como construir uma EAP?

Para começar, o gerente de projeto e os especialistas em assuntos determinam os principais resultados para o projeto. Uma vez que estes são determinados, começam a decompor as entregas que identificaram, quebrando-os em pedaços menores de trabalho.

Quão menor?

Isso varia de acordo com o tipo de projeto e estilo de gestão, mas algum tipo de “regra” predeterminada deve reger o tamanho e o escopo dos  pedaços menores de trabalho.Pode haver uma regra de duas semanas, onde nada é dividido se levar menos do que duas semanas para ser completado.Você também pode usar a regra 8/80, onde nenhum pedaço levaria menos de 8 horas ou mais de 80 horas para concluir.A determinação do tamanho do pedaço “regras” pode ter um pouco de prática, mas no final essas regras tornam a EAP mais fácil de usar. No que diz respeito ao formato para a EAP, algumas pessoas criam tabelas ou listas para suas estruturas de divisão de trabalho, mas a maioria usa gráficos para exibir os componentes do projeto como uma estrutura de árvore hierárquica ou diagrama.

O que é um diagrama EAP?

Um diagrama EAP expressa o escopo do projeto em termos gráficos simples. O diagrama começa com uma única caixa ou outro gráfico na parte superior para representar todo o projeto. O projeto é então dividido em componentes principais ou diferentes, com atividades relacionadas (ou elementos) listados sob eles. Geralmente, os componentes superiores são as entregas e os elementos de nível inferior são as atividades que criam as entregas.

Projetos de tecnologia da informação traduzem-se bem em diagramas EAP, se o projeto é de hardware ou software. Ou seja, o projeto poderia envolver a concepção e construção de computadores desktop ou criar um jogo de computador. Ambos os exemplos têm tarefas que podem ser concluídas independentemente de outras tarefas do projeto. Quando as tarefas em um projeto não precisam ser completadas de forma linear, separa-se o projeto em componentes hierárquicos individuais que podem ser atribuídos a diferentes pessoas, o que geralmente, faz o trabalho ser feito mais rapidamente. Uma visão comum é um gráfico de Gantt.

O que não fazer em uma EAP?

A organização de um casamento é uma EAP simples, orientado a tarefas, que se assemelha a uma lista gráfica de tarefas. Uma lista de tarefas pode funcionar para uma festa de casamento, mas no mundo corporativo há mais para se desenvolver ao usar uma EAP do que simplesmente criar uma lista expandida de tarefas pendentes.

No início de um projeto, a EAP pode servir como um meio de coordenação para garantir a adesão de partes interessadas, supervisores e membros da equipe. À medida que o projeto progride, a EAP pode dar visibilidade a esforços importantes e promover uma clara apropriação pelos gerentes e supervisores. Na conclusão do projeto, a EAP pode fornecer dados para a medição de desempenho. Isso é mais do que uma lista de tarefas pode fazer

O que você precisa saber na hora de fazer sua EAP?

À medida que você configura sua EAP do projeto, pense sobre como você vai querer usá-lo mais tarde no projeto. Por exemplo, preste muita atenção aos recuos em sua EAP porque esses acabam sendo a estrutura de recuo em seu Gráfico de Gantt.

Intuitivamente, gravitamos em direção ao desenvolvimento de estruturas de divisão de trabalho orientadas a tarefas porque elas são fáceis de entender e porque tendemos a pensar em um projeto como uma coleção de tarefas. Geralmente, é preciso mais esforço para desenvolver uma EAP orientado a entrega, porque eles incluem vários níveis de detalhe. No entanto, aproveitar o tempo necessário para desenvolver uma EAP orientada a prestação de serviços pode servir melhor ao projeto, especialmente se forem usados controles de gerenciamento de projetos extensos.

Determine se você deseja criar uma EAP que esteja orientada a processos ou orientada a produtos. Qual é a diferença? Se os resultados desejados do seu projeto puderem ser definidos em verbos, então você quer um EAP que esteja orientada a processos. Se você quer uma EAP que é construído sobre substantivos, então ela será orientado para o produto. Lembre-se que nossos cérebros podem simultaneamente compreender apenas 7 a 9 itens de cada vez. Quando um projeto envolve centenas de tarefas, eles precisam ser quebrados em pedaços que podemos prontamente entender e usar.

O processo de criação de uma EAP ajuda a quebrar o projeto, o que torna mais fácil de gerenciar. Certifique-se de que não há sobreposição na definição do escopo entre dois elementos de sua EAP. Não só isso resultaria em duplicação de esforços, mas provavelmente causaria confusão em relação a responsabilidade, autoridade e contabilidade de custos. Para ajudar a aliviar esse problema, crie um dicionário WBS para descrever cada componente em detalhes.

Como é o processo de criação da sua EAP?

Não só você precisa do escopo do projeto para criar sua EAP, você precisa da entrada dos gerentes de projeto e líderes de equipe. Geralmente, o processo de construção da EAP encontra todas essas pessoas em uma sala com muitas placas brancas e marcadores, ou blocos de papel e notas pegajosas. Fora desta sessão de brainstorming deve vir uma primeira versão da EAP do projeto. Deve ser um que irá fomentar o alinhamento dos líderes, porque o pessoal do núcleo do projeto participou de seu desenvolvimento.

A criação de uma EAP de qualidade pode levar um período de tempo substancial, mas geralmente vale a pena o esforço devido à clareza adicional que ele fornece para o gerente de projeto. Quer aprender mais sobre EAP? Faça nosso curso Gestão de Projetos EAD ou Gestão de Projetos Presencial.

Quer mais EAP? Baixe o E-Book Gratuito

Nosso objetivo é tão simples quanto o de passar algumas dicas sobre sua elaboração. Por se tratar do “coração” do planejamento do projeto, entendemos que toda a orientação e ajuda para uma boa elaboração de uma EAP é bem vinda, e com certeza, se aplicadas, auxiliarão na gestão de seus projetos.

Para baixar, só preencher o formulário abaixo:

  Clique Aqui.

Deixe seu comentário

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *