Trabalho padronizado: como aplicar na rotina da empresa?
O trabalho padronizado é uma metodologia fundamental para garantir a consistência, qualidade e eficiência nas operações empresariais. Ao estabelecer processos e procedimentos claros, com etapas bem definidas, as empresas conseguem reduzir variações, melhorar a produtividade e minimizar erros. Além disso, o trabalho padronizado facilita o treinamento de novos colaboradores e aprimora a avaliação de desempenho das equipes. Este conceito não só ajuda a manter um alto padrão de qualidade, mas também é um pilar essencial para a melhoria contínua e o aprimoramento dos processos organizacionais. Neste artigo, exploraremos os princípios do trabalho padronizado, como implementá-lo de forma eficaz e como ele pode ser integrado ao ciclo PDCA e à filosofia Kaizen para garantir o sucesso a longo prazo da empresa.
O que é o trabalho padronizado?
O trabalho padronizado refere-se à prática de estabelecer procedimentos e processos específicos, com etapas definidas, para garantir consistência e qualidade nas atividades realizadas. Essa abordagem tem como objetivo principal reduzir variações nos processos de trabalho, tornando-os mais eficientes e eficazes. Ao padronizar as tarefas, as empresas conseguem melhorar a produtividade, diminuir o risco de erros e manter um nível constante de qualidade, além de facilitar o treinamento de novos colaboradores e a avaliação do desempenho das equipes.
Quais os princípios do trabalho padronizado?
Os procedimentos estão baseados em três princípios básicos, que são o tempo Takt, a sequência de trabalho para realizar procedimentos e o estoque padrão. Você sabe o que eles significam?
Tempo Takt
Do inglês Takt-time, o conceito determina o tempo de produção de cada peça produzida ou serviço executado, levando em consideração a demanda da empresa. Ou seja, dentro do limite temporal estipulado pelo cliente, em quanto tempo tudo deve ser feito para atingir o objetivo final sem atrasos e de maneira satisfatória?
Sequência de trabalho
Trata-se da sequência exata para realizar um conjunto de atividades, com etapas claras, diretas, otimizadas, sem que haja perda de tempo. Assim, entre uma tarefa e outra, nada fica para trás, a qualidade é mantida e o procedimento todo serve como importante instrumento de gestão do conhecimento para os envolvidos.
Estoque padrão
Para que o processo ocorra da melhor forma é preciso contar com as ferramentas necessárias, que vão desde os materiais físicos até programas de gestão. Por isso, é importante manter um estoque das peças principais utilizadas na produção. Dessa forma, se houver alguma interrupção, a falta de material não resultará em longos períodos de máquina parada, evitando prejuízos e desperdício de tempo de produção.
Cultura da melhoria contínua
Sem padronização nas atividades, torna-se difícil avaliar a real capacidade produtiva de um sistema. Além disso, sem saber exatamente como as tarefas são executadas, como calcular a eficiência ou identificar as perdas? Sem uma meta clara de produção, não se sabe se a produção está abaixo ou acima do esperado, e os motivos para isso permanecem desconhecidos. Por esse motivo, o trabalho padronizado é uma ferramenta essencial para a melhoria contínua. Ao realizar uma análise detalhada dos processos internos, é possível identificar ineficiências, gargalos, atrasos e desperdícios com mais facilidade. Isso permite tomar ações corretivas direcionadas, evitando que os prejuízos se ampliem.
No entanto, tanto a melhoria contínua (Kaizen) quanto o trabalho padronizado precisam ser integrados a uma cultura empresarial, movendo todos os colaboradores em direção a um objetivo comum. Kaizen, que significa “mudança para melhor”, é uma filosofia que busca pequenas melhorias contínuas. Essa mudança, embora pareça simples, tem um grande impacto no aprimoramento constante dos processos e na eficiência da organização.
Como implementar o trabalho padronizado na empresa?
Para implementar o trabalho padronizado na sua empresa, o primeiro passo é entender profundamente todos os processos, máquinas, produtos, pessoas e demais elementos envolvidos nas atividades diárias. Somente com esse conhecimento é possível dar os primeiros passos na construção dos princípios do trabalho padronizado. As etapas seguintes são fundamentais para garantir a eficácia da implementação:
- Encontrar o Tempo Takt: o tempo Takt corresponde à taxa de produção necessária para atender à demanda atual. Determinar esse tempo é essencial para ajustar a capacidade de produção à necessidade do mercado.
- Definir a Sequência Padrão de Trabalho: com o tempo Takt definido, é necessário estabelecer uma sequência de trabalho que respeite esse tempo. O objetivo é minimizar erros e garantir que o produto final tenha qualidade, enquanto se reduz os custos de produção.
- Estabelecer o Estoque Padrão: definir um estoque padrão é essencial para evitar interrupções na produção. Esse estoque serve como uma reserva para situações imprevistas, garantindo que a empresa consiga manter a entrega de produtos sem prejuízos em caso de falhas.
No entanto, nenhuma dessas ações será eficaz se os princípios do trabalho padronizado não forem claramente comunicados a cada operador envolvido no processo. Se mudanças forem implementadas, é fundamental que todos os colaboradores entendam os padrões que devem ser seguidos e as razões para a adoção dessas novas práticas. Isso exige um líder engajado, que esteja comprometido com a comunicação eficaz e o alinhamento das equipes. Somente com um líder dedicado é possível garantir a adoção bem-sucedida do trabalho padronizado na organização.
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O ciclo PDCA como chave de sucesso
Adotar o Ciclo de Deming, ou Ciclo PDCA, para implementar o trabalho padronizado na empresa é uma abordagem eficaz diante das demandas discutidas anteriormente.
O ciclo começa com o planejamento, seguido pela execução e verificação dos resultados. Na última etapa, o atuar (agir), repete-se os procedimentos que foram bem-sucedidos e ajustam-se os pontos falhos, tornando o processo contínuo e cada vez mais eficiente, com menos erros.
O conceito de Kaizen, ou melhoria contínua, está diretamente relacionado ao Ciclo PDCA, pois seus pilares são o apoio da liderança e o engajamento de toda a equipe. Além disso, é importante destacar que, durante a aplicação do trabalho padronizado, são utilizados documentos específicos para garantir que todos visualizem claramente os processos em andamento.
1. Quadro de capacidade do processo:
Formulário no qual aparece o tempo gasto com setups, manutenção, espera de trabalhos manuais, etc.
2. Diagrama de trabalho padronizado
Combina Takt-time, movimentação dos colaboradores e localização de peças e matéria-prima, com o objetivo de mostrar essa dinâmica em uma espécie de layout.
3. Carta de trabalho padronizado
Esse é um documento que pretende descrever o padrão de trabalho de cada grupo da empresa, contendo, além do layout, tempo de ciclo, movimentação dos colaboradores, uso de EPI’s e mais.
4. Tabela de combinação de trabalho padronizado
Envolve o trabalho manual, o tempo de caminhada e o tempo de processamento das máquinas. A função é olhar para o Takt-time considerando a interação entre os colaboradores e o maquinário. Portanto, deu para ver que o trabalho padronizado exige organização, atenção e disciplina de todos os envolvidos. Mas a redução dos custos, dos problemas e o aumento da produtividade com uma execução enxuta das atividades mostra que a mudança vale a pena.