Roteiros para melhoria: DMAIC, Kaizens e PDSAs
O que são roteiros para melhoria?
Os roteiros podem ser caracterizados como mapas, sendo que depende do propósito qual é o melhor mapa a ser utilizado. Por exemplo, se desejamos nos deslocar de Rio Claro a Campinas, podemos utilizar o mapa rodoviário, caso usemos um carro, ou uma carta aeronáutica, caso prefiramos um avião.
Neste artigo, abordaremos brevemente o DMAIC, juntamente com o Kaizen e o PDSA. Se deseja aprender mais sobre roteiros para melhoria, confira nossas certificações Green Belt e Black Belt.
O que são os Roteiros para Melhoria: DMAIC?
A sigla do roteiro de melhoria DMAIC significa:
- Define: definição do projeto de melhoria.
No define, começamos com o VOC, SIPOC e Contrato. No VOC, elaboramos a árvore CTQ e definimos tudo o que mediremos e é crítico para o cliente. Se nosso indicador de controle for a satisfação do cliente, a árvore CTQ que nos dirá quais são os itens de verificação para alcançá-los. Já com o SIPOC, elaboramos o primeiro mapeamento do processo, definindo as fronteiras do processo que desejamos trabalhar. Além disso, mapeamos todas as saídas, os clientes, os fornecedores, os insumos e as cinco macro atividades. O Contrato, por sua vez, serve para definirmos todos os detalhes do projeto, sendo informado qual é a equipe, o objetivo, os indicadores que vamos medir, as restrições, os recursos e o cronograma.
- Measure: início das medições.
Nós sempre dividimos em dados e processos, sendo que no primeiro coletamos os dados dos indicadores importantes para o projeto, tanto os ICs e IVs, e ,por fim, analisamos sua Capabilidade. Nos processos, por sua vez, detalhamos por meio de fluxogramas ou VSMs as cinco macro atividades listadas no SIPOC.
- Analyse: realização do Kaizen.
Esta é a fase para analisar os processos mapeados e os dados coletados em busca de encontrarmos as mudanças que nos farão alcançar os objetivos. Esta análise é feita por meio de quatro técnicas:
- análise crítica dos processos;
- usos de tecnologia;
- uso da criatividade;
- conceitos de melhoria.
É por meio dessas quatro técnicas e suas diversas ferramentas que a equipe desenvolverá e testará novas ideias. Cada teste é apoiado por um PDSA, e cada mudança vitoriosa implantada pode ser considerada um Kaizen.
- Improve: implementação das mudanças.
Findo os testes e encontradas as mudanças vencedoras, inicia-se a implantação. É nesta etapa do DMAIC que o resultado começa a aparecer. É aqui que a meta é batida, pois todo o conhecimento desenvolvido na fase de análise é implementado.
- Control: preservação das mudanças.
Com todas as novas mudanças implantadas, é tarefa da equipe garantir que elas sobrevivam. É nesta fase do DMAIC que a mudança entra para a rotina da operação, na qual os treinamentos são feitos, os novos processos documentados e a vitória comemorada.
Em nossa visão, o Kaizen, o DMAIC e o PDSA são três Roteiros para Melhoria que caminham juntos. Cada um dos roteiros para melhoria DMAIC que completamos, são elaborados conjuntamente vários Kaizens e vários PDSAs. Esse ponto é interessante: apesar de diferentes, somente quando você começa a conhecê-los mais a fundo é que se vê que melhoria é o objetivo maior.
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Quando usar DMAIC?
Ao melhorar um processo atual, se o problema for complexo ou os riscos forem altos, o DMAIC deve ser o método certo. Sua disciplina desencoraja uma equipe a ignorar etapas cruciais e aumentar as chances de um projeto bem-sucedido, tornando o DMAIC um processo que a maioria dos projetos deve seguir.
Se os riscos são baixos e há uma solução óbvia, algumas das etapas do DMAIC podem ser ignoradas, mas somente se:
- Dados confiáveis mostram que esta é a melhor solução para o seu problema;
- Foram identificados possíveis resultados não intencionais e foram desenvolvidos planos de mitigação;
- Existe o buy-in do proprietário do processo;
Se a solução óbvia não puder ser comprovada com dados confiáveis, um projeto DMAIC deve ser lançado.
Quais são as abordagens para implementar o DMAIC?
Existem duas abordagens para implementar o DMAIC. A primeira é a abordagem da equipe, em que indivíduos habilidosos nas ferramentas e no método, como especialistas em qualidade ou melhoria de processos, lideram uma equipe. Os membros da equipe trabalham no projeto em tempo parcial enquanto cuidam de suas responsabilidades diárias, sendo que o especialista em melhoria de qualidade ou processo pode ser atribuído a vários projetos. Estes são projetos de longa duração levando meses para serem concluídos.
A segunda tática envolve o método do evento Kaizen, uma progressão intensa através do processo DMAIC, normalmente feito em cerca de uma semana. O trabalho de preparação é completado pelo perito de melhoria de qualidade ou processo e é centrado nas fases de definição e medida. O resto das fases é feito por uma equipe de indivíduos que foram retirados de seus deveres regulares durante a duração do evento Kaizen.
Na maioria dos casos, as mudanças são pilotadas durante o evento e a implementação em grande escala é completada após o evento. É crucial que o impacto dessas mudanças - sejam elas desejadas ou não - sejam monitoradas. A vantagem desta abordagem é a capacidade de fazer mudanças rápidas.
Esperamos que tenha gostado do post e que tenha adquirido conhecimento. Caso surja alguma dúvida, mande um e-mail para nós, ficaremos felizes em te ajudar. Se deseja aprender mais sobre roteiros para melhoria, confira nossas certificações Green Belt e Black Belt.
[caption id="attachment_24739" align="aligncenter" width="680"] Assinatura FM2S[/caption]