Trello: o que é, como funciona e quando usar
Organizar tarefas, acompanhar o andamento de projetos e manter o time alinhado são desafios frequentes em qualquer ambiente de trabalho. Para lidar com essas demandas, o Trello se tornou uma das ferramentas mais utilizadas por equipes de diferentes setores.
Baseado no método Kanban, o Trello oferece uma estrutura visual simples, com quadros, listas e cartões, que facilita o acompanhamento das atividades e a gestão do fluxo de trabalho. Ele pode ser usado por profissionais autônomos, pequenas equipes ou grandes empresas, com diferentes níveis de complexidade.
Neste conteúdo, você vai entender o que é o Trello, quais são suas principais funcionalidades, os planos disponíveis e como ele se compara a outras plataformas. Ao final, verá também um curso gratuito que pode ajudar você a aplicar o método Kanban na prática.
O que é o Trello?
O Trello é uma ferramenta colaborativa bastante conhecida por fornecer um sistema simples que organiza e monitora projetos em quadros (boards), como este a seguir:
Principais funcionalidades do Trello
O Trello organiza tarefas de forma visual e prática. Sua estrutura combina flexibilidade e simplicidade, o que permite adaptar o uso à realidade de diferentes equipes. A seguir, veja os recursos que tornam essa ferramenta útil no dia a dia da gestão.
Quadros, listas e cartões
Em cada quadro são integradas listas de verificação altamente personalizáveis e versáteis que podem ser seguidas individualmente ou em equipe. Cada lista armazena cartões (cards) com detalhes, prazos e objetivos. Normalmente, seguindo o método Kanban, elas se organizam nas colunas:
- Backlog;
- A fazer;
- Em andamento;
- Feito.
No backlog são inseridas as ideias iniciais e a medida em que elas amadurecem, migram de coluna até serem concluídas. Essas colunas servem para delimitar em qual fase cada demanda se encontra e a partir delas é possível visualizar um fluxo de trabalho. Esse tipo de método fornece a possibilidade de gerir o trabalho em progresso com mais facilidade e de enxergar gargalos nos processos. Essa base organizacional também pode ser adaptada para contextos mais específicos, como este a seguir, usado para encontrar a melhor opção de apartamento para alugar:
Ao clicar em um card no Trello, os usuários podem adicionar uma variedade de funcionalidades adicionais para enriquecer as informações contidas nele. Essa é a aparência de um card:
Esses recursos podem ser resumidos em determinadas funcionalidades, a depender de qual objetivo se quer atingir com o uso da ferramenta. Os recursos disponibilizados pelo Trello são:
Membros
Os membros são as pessoas associadas a um quadro ou a cartões específicos. Adicionando membros a um cartão, você pode atribuir responsabilidades e acompanhar quem está trabalhando em quê.
Cada quadro pode ser compartilhado com qualquer um cadastrado no Trello e, assim, pode-se vincular diversos usuários a cada um dos cartões. A marcação de um usuário em um cartão determina que aquele usuário será o responsável por aquela tarefa e, ao mesmo tempo, faz com que todas as pessoas do quadro saibam as tarefas pelas quais cada um é responsável.
Etiquetas
As etiquetas são marcadores coloridos que você pode atribuir aos cartões para categorizá-los, priorizá-los ou indicar seu status. Por exemplo, você pode usar etiquetas para identificar o tipo de tarefa (design, desenvolvimento, marketing, etc.) ou para indicar sua importância (alta prioridade, baixa prioridade, etc.)
Esse sistema facilita a filtragem dos cartões na realização de buscas na plataforma. Itens de maior urgência classificam-se utilizando a cor vermelha. Já as tarefas em andamento, são marcadas em amarelo, por exemplo, e assim por diante.
Checklists
Checklists são listas de tarefas que podem ser adicionadas a cartões. Elas são úteis para dividir tarefas em etapas menores e acompanhar o progresso de cada uma. Conforme as tarefas são concluídas, você pode marcá-las como feitas.
Datas
Datas de vencimento podem ser adicionadas a cartões para indicar prazos ou datas importantes associadas a uma tarefa. Você pode configurar lembretes para ser notificado quando uma data estiver se aproximando ou passou.
Anexos
Os anexos permitem que você vincule arquivos a cartões no Trello, como documentos, imagens, planilhas, entre outros. Isso é útil para manter todos os recursos relacionados a uma tarefa em um só lugar.
Power-Ups
Os Power-Ups são recursos adicionais que você pode integrar ao seu quadro Trello para estender suas funcionalidades. Eles oferecem uma variedade de recursos, como integração com outras ferramentas, automação, estatísticas e muito mais.
Ações (mover, copiar, criar templates)
As ações são operações que você pode realizar em cartões, listas ou quadros. Você pode mover cartões entre listas, copiá-los para outros quadros, criar modelos de cartões ou listas para reutilização e muito mais. Essas ações ajudam a organizar e gerenciar eficientemente o seu fluxo de trabalho no Trello.
Automação com Butler
O recurso Butler permite automatizar ações no Trello sem a necessidade de programação. Por exemplo, você pode configurar para que, ao mover um cartão para "Concluído", ele seja automaticamente marcado como finalizado e o responsável receba uma notificação.
Automatizações como essa reduzem erros operacionais e economizam tempo. O Butler ajuda equipes a manterem a organização sem precisar lembrar de cada passo manualmente.
Visualizações avançadas
O Trello oferece mais do que a tradicional visualização em quadros. Com recursos como visualização em cronograma, calendário, tabela e painel de tarefas, é possível analisar prazos, prioridades e cargas de trabalho de forma mais estratégica.
Essas visualizações são úteis principalmente para equipes que lidam com muitos projetos simultâneos. Elas tornam o acompanhamento mais ágil e permitem ajustes rápidos na gestão.
Integrações com outras ferramentas
O Trello se conecta com diversas plataformas, como Slack, Google Drive, Microsoft Teams e Jira. Essas integrações, chamadas de "power-ups", ampliam a funcionalidade da ferramenta.
Você pode, por exemplo, adicionar arquivos direto do Google Drive aos cartões, sincronizar prazos com o calendário do Outlook ou acompanhar conversas do Slack sem sair do Trello. Isso evita retrabalho e mantém todos os envolvidos alinhados com o projeto.
Planos do Trello: qual escolher para sua equipe?
O Trello oferece planos com funcionalidades que se adaptam a diferentes tipos de uso, desde tarefas individuais até a gestão de grandes equipes. Entender as opções ajuda a tomar uma decisão mais alinhada com as necessidades do seu projeto.
Veja abaixo os principais planos disponíveis:
Gratuito: sem custo. Permite quadros ilimitados, cartões, listas, anexos e automações básicas. Ideal para uso pessoal ou pequenos grupos.
Standard US$ 5 por usuário/mês (se cobrado ao anual): adiciona checklists avançados, permissões de usuário e campos personalizados. Bom para times que precisam de mais organização e colaboração.
Premium US$ 10 por usuário/mês (se cobrado ao anual): inclui visualizações em calendário, linha do tempo, tabela e painéis. Também oferece maior controle de automações. Recomendado para times que gerenciam múltiplos projetos.
Enterprise: a partir de US$ 17,50 por usuário/mês (para 50 usuários, com desconto em volume): foco em segurança, governança e permissões avançadas. Indicado para empresas de médio e grande porte.
Os valores podem variar conforme o número de usuários e a forma de pagamento. No plano mensal, o custo por usuário tende a ser um pouco maior. Para empresas, é possível negociar valores diretamente com a Atlassian.
Qual a vantagem de usar o Trello?
O Trello oferece vantagens significativas que o tornam uma escolha popular para equipes de todos os tamanhos e tipos de projetos. Algumas dessas vantagens são:
- Flexibilidade para organizar as tarefas de acordo com as necessidades do projeto;
- Interface visual simples e intuitiva, facilitando a compreensão e acompanhamento do progresso do projeto;
- Possibilidade de colaboração em equipe, permitindo que vários usuários trabalhem juntos em um projeto;
- Integração com outras ferramentas, como Google Drive, Slack, entre outros;
- Acesso via web e aplicativo mobile, possibilitando o gerenciamento do projeto em qualquer lugar e a qualquer momento.
Essas vantagens combinadas tornam o Trello uma ferramenta poderosa para o gerenciamento de projetos em muitos ambientes de trabalho. No entanto, para que a decisão de usar o Trello seja mais consciente, é fundamental entender mais a fundo a gestão operacional da sua empresa, bem como conhecer outras opções de plataformas semelhantes. Essa análise comparativa vai trazer maior segurança na hora de implantar uma plataforma de organização, garantindo que ela seja a mais adequada à situação da sua empresa.
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Quais alternativas ao Trello?
Asana
O Asana é uma plataforma de gestão de trabalho e projetos que permite às equipes colaborarem, organizarem e acompanharem suas tarefas de forma eficiente. Ele oferece uma variedade de recursos, incluindo quadros Kanban, listas de tarefas, calendários, atribuições de responsabilidades, acompanhamento de prazos e muito mais. Com o Asana, as equipes podem coordenar suas atividades, comunicar-se facilmente e manter o controle do progresso de seus projetos, tudo em um único ambiente centralizado.
O Trello é conhecido por sua simplicidade e abordagem visual, enquanto o Asana oferece uma gama mais ampla de recursos e uma estrutura mais flexível, tornando-o mais adequado para projetos complexos ou equipes maiores que exigem funcionalidades avançadas de gerenciamento de projetos.
Airtable
O Airtable é uma plataforma de gestão de dados que combina as funcionalidades de um banco de dados com a facilidade de uso de uma planilha. Ele permite que os usuários criem bases de dados personalizadas para acompanhar informações, tarefas e projetos de forma intuitiva.
Em comparação, o Airtable é mais adequado para projetos que envolvem dados complexos e fluxos de trabalho personalizados, enquanto o Trello é mais direcionado para o acompanhamento visual de tarefas e projetos em um formato de quadro Kanban.
Pipefy
O Pipefy foi projetado para ajudar equipes em diversas áreas a otimizarem seus processos e aumentarem a produtividade. Ele oferece uma interface baseada em Kanban, onde os processos são representados como fluxos de trabalho visuais, compostos por etapas personalizáveis.
Enquanto o Pipefy é mais focado em processos de negócios e oferece uma estrutura mais rígida e personalizável, o Trello é mais flexível e pode ser adaptado a uma variedade de casos de uso. A escolha entre os dois depende das necessidades específicas da equipe e do tipo de projeto ou processo que está sendo gerenciado.
Taiga (código aberto)
A Taiga é uma plataforma de gerenciamento de projetos de código aberto e colaborativa, voltada para equipes que desenvolvem software. O objetivo da Taiga é proporcionar uma experiência de gerenciamento de projetos simplificada e eficiente para equipes de desenvolvimento de software, permitindo que elas se concentrem na entrega de produtos de alta qualidade dentro do prazo e do orçamento estabelecidos. Ela suporta várias metodologias de gerenciamento de projetos, como Scrum e Kanban.
Existem muitas outras plataformas de organização pela internet que podem ser utilizadas e aplicáveis a sua empresa. É importante estudar os planos e suas funcionalidades, para evitar investimentos desnecessários ou inadequados.