Gestão de Projetos

19/05/2017

Última atualização: 08/08/2023

Gerenciamento de riscos: o que é e como fazer?

O gerenciamento de riscos é essencial para todos os tipos de empresas, organizações e projetos, principalmente por vivermos em um mundo tão propenso a mudanças repentinas na economia, na sociedade e no meio ambiente. Assim, é importante que estejamos preparados para identificar e gerenciar os riscos com a maior eficiência possível. Conheça mais sobre esse processo e como realizá-lo neste post!

O que é gerenciamento de riscos em projetos?

Gerenciamento de Riscos é o processo de identificação, análise e resposta a fatores de risco ao longo da vida de um projeto, no melhor interesse de seus objetivos. A gestão adequada dos riscos implica no controle proativo de eventuais acontecimentos futuros.

O objetivo do gerenciamento de risco é minimizar os efeitos negativos dos riscos e maximizar as oportunidades para atingir os objetivos do projeto. Isso envolve a criação de planos de contingência e estratégias de mitigação, bem como a comunicação eficaz de riscos e medidas preventivas para as partes interessadas. O gerenciamento de risco é uma parte importante da gestão de projetos e ajuda a garantir o sucesso do projeto.

Dois exemplos de gerenciamento de riscos

Uma atividade em uma rede requer que uma nova tecnologia seja desenvolvida. O cronograma indica seis meses para esta atividade, mas os técnicos acreditam que nove meses está mais próximo da realidade. Se o gerente de projeto for proativo, a equipe do projeto desenvolverá um plano de contingência agora. Eles vão desenvolver soluções para o problema de tempo antes da data de vencimento do projeto.

No entanto, se o gerente do projeto for reativo, a equipe não fará nada até que o problema realmente ocorra. Então, o projeto se aproximará de seu prazo de seis meses, muitas tarefas ainda estarão incompletas e o gerente do projeto terá que reagir rapidamente à crise, fazendo com que a equipe perca um tempo valioso.

Uma gestão adequada dos riscos reduzirá não apenas a probabilidade da ocorrência de problemas, mas também a magnitude do seu impacto. Imagine um projeto de instalação de um sistema em uma grande empresa de telecomunicações. O departamento de codificação se recusou a definir uma estimativa de duração total para sua parcela do projeto em menos de 3 semanas.

A estimativa de duração de 3 semanas estava fora dos limites. No entanto, a equipe do projeto aceitou. Parecia um cronograma irreal para a quantidade de trabalho a ser feito, mas eles estavam convencidos de que isso iria funcionar. Nenhuma avaliação de risco foi conduzida para determinar o que poderia dar errado. Infelizmente, isso impediu sua capacidade de completar com êxito suas tarefas no tempo. Quando o prazo de 3 semanas se aproximava e parecia que o trabalho não seria concluído, a gestão de crises tornou-se o modo de operação.

Tipos de riscos:

Alguns dos riscos que uma organização pode enfrentar são:

  1. Estratégicos: direção e estratégia da empresa no geral;
  2. Financeiros: questões como taxa cambial, taxa de juros, crédito etc;
  3. Operacionais: processos internos, levando a erros na produção, por exemplo;
  4. Regulatórios: penalidades legais ou regulamentárias;
  5. Tecnológicos: questões relacionadas à tecnologia da empresa, seja por falha ou defasagem em relação ao mercado nessa área;
  6. Projetos: atrasos e erros nos projetos;
  7. Políticos: mudanças de governo ou de políticas governamentais, por exemplo;
  8. Ambientais e Sociais: eventos naturais ou causados pelo homem;
  9. Saúde e Segurança: acidentes de trabalho ou questões de saúde dos funcionários;
  10. Mercado: flutuações de preço ou das ações, por exemplo.

Quais são os 4 processos básicos do gerenciamento de riscos?

O Processo de Gerenciamento de Riscos é essencialmente um processo de resolução de problemas de qualidade. Ferramentas de qualidade e avaliação são usadas para determinar e priorizar riscos para avaliação e resolução.

O processo de análise de risco é o seguinte:

1 - Como identificar o risco?

2 - Como avaliar o risco?

A resolução de problemas tradicional geralmente passa da identificação do problema à solução do problema. No entanto, antes de tentar determinar a melhor forma de gerir os riscos, a equipe do projeto deve identificar as causas dos riscos identificados.

A equipe do projeto faz perguntas como:

3 - Desenvolver respostas ao risco

Em síntese, agora a equipe do projeto está pronta para iniciar o processo de avaliação de possíveis soluções para gerenciar o risco ou, possivelmente, evitar que o risco ocorra. As perguntas que a equipe irá fazer incluem:

4 - Desenvolver um plano de contingência ou medidas preventivas para o risco

O que são sistemas de gerenciamento de riscos?

Os Sistemas de Gerenciamento de Risco são projetados para fazer mais do que apenas identificar o risco. O sistema também deve ser capaz de quantificar o risco e prever o impacto no projeto. O resultado é, portanto, um risco aceitável ou inaceitável. A aceitação ou não, de um risco, é geralmente dependente do nível de tolerância do gerente do projeto ao risco.

Se o gerenciamento de riscos for configurado como um processo contínuo e disciplinado de identificação e resolução de problemas, o sistema complementará facilmente outros sistemas. Isso inclui:

As surpresas serão diminuídas porque a ênfase será agora na gestão proativa, em vez de reativa.

Por que o Gerenciamento de Risco deve ser um processo contínuo?

Uma vez que o time do projeto identifica todos os possíveis problemas que podem pôr em risco o sucesso do projeto, eles devem escolher aqueles que são mais susceptíveis de ocorrer. Eles baseiam seu julgamento sobre a experiência passada em relação à probabilidade de ocorrência, sentimento, lições aprendidas, dados históricos etc.

No início do projeto há mais risco. Por conseguinte, a gestão dos riscos deve ser feita no início do ciclo de vida do projeto e ser acompanhada durante toda sua vida.

O significado é que a oportunidade e o risco permanecem geralmente relativamente elevados durante o planeamento do projeto (início do ciclo de vida do projeto), mas devido ao nível relativamente baixo de investimento até este ponto, o montante em jogo permanece baixo. Em contraste, durante a execução do projeto, o risco cai progressivamente para níveis mais baixos à medida que as incógnitas restantes se tornam conhecidas. Ao mesmo tempo, o montante em jogo aumenta constantemente à medida que os recursos necessários são progressivamente investidos para a conclusão do projeto.

O ponto crítico é que o gerenciamento de riscos é um processo contínuo e como tal, não deve ser feito apenas no início, mas continuamente ao longo da vida do projeto. Por exemplo, se a duração total de um projeto for estimada em 3 meses, uma avaliação de risco deve ser feita pelo menos no final do mês 1 e do mês 2. Em cada etapa da vida do projeto, novos riscos serão identificados, quantificados e gerenciados.

Como responder ao risco?

A resposta ao risco inclui:

Ao desenvolver Planos de Contingência, a equipe do projeto os elaborar por meio de um processo de resolução de problemas. O resultado final será um plano que pode ser posto em prática a qualquer momento.

O que uma equipe de projeto gostaria de conseguir é uma capacidade de lidar com bloqueios e barreiras à conclusão do projeto, que acabam aparecendo. Dessa forma, planos de contingência ajudarão a garantir que eles possam lidar rapidamente com a maioria dos problemas à medida que forem surgindo. Uma vez desenvolvidos, eles podem simplesmente lançar mão do plano de contingência e implementá-lo.

Por que ser fazer o gerenciamento de riscos?

A finalidade da gestão de riscos é:

Avaliar e gerenciar riscos é a melhor arma que você tem contra catástrofes do projeto. Ao avaliar o seu plano de potenciais problemas e desenvolver estratégias para enfrentá-los, você vai melhorar suas chances de um sucesso do projeto.

Além disso, a gestão contínua do risco irá:

Se você não atacar ativamente os riscos, eles vão atacá-lo ativamente! 

E, se você quiser aprender mais ainda sobre o assunto, poderá fazer um Treinamento de Gestão de Projetos. Sobre Qualidade, temos o Green Belt e o Black Belt.

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