Mudança e melhoria: como ter a objetividade na hora de agir?
Uma das principais referências que vem à mente quando se toca no assunto sobre melhoria, parte de inúmeros pontos que variam desde a mudança de atitude na vida pessoal do indivíduo, até uma mudança organizacional no modelo do funcionamento de uma empresa. Para que haja a implementação de um modelo de melhoria e qualidade numa situação adversa qualquer, os dois elementos citados representam conceitos que são interligados mas que não necessariamente geram o mesmo resultado esperado.
Portanto, mesmo que todas melhorias necessitem de mudanças, nem todas mudanças resultam em melhorias. O que diferencia o resultado dessa decisão está na capacidade de quem estiver apto a conduzir, analisar e desenvolver na aplicação de um modelo para que a mudança resulte precisamente na melhoria. A FM2S tem disponível a certificação White Belt, gratuitamente, que traz uma introdução à metodologia do Lean Six Sigma que promove a otimização de processos e precisão em diferentes tipos de áreas e situações do dia-a-dia empresarial, com o objetivo de alcançar e manter o sucesso do negócio.
As metodologias de melhoria de processo são técnicas e abordagens utilizadas para otimizar e tornar mais eficientes os processos em uma empresa. Essas metodologias visam identificar pontos de melhoria, eliminar desperdícios e garantir a satisfação dos clientes, aumentando a produtividade e a competitividade da empresa.
O que é a melhoria da qualidade?
Melhoria da qualidade é um conceito amplo que engloba as estratégias e iniciativas para melhorar a eficácia, eficiência, produtividade e desempenho em um determinado contexto, seja ele um processo de produção, um serviço, um sistema de gestão ou um produto. Essa melhoria pode ser alcançada através de várias formas, incluindo:
- Revisão de processos e práticas: Muitas vezes envolve a revisão das práticas atuais e a identificação de áreas que poderiam ser melhoradas. Isso pode envolver a análise dos processos de trabalho, a identificação de gargalos, a redução de desperdício, entre outros;
- Treinamento e desenvolvimento de pessoal: As habilidades e competências das pessoas que trabalham em uma organização são fundamentais para a qualidade do trabalho produzido. O treinamento pode ajudar a melhorar estas habilidades e, por conseguinte, a qualidade do trabalho;
- Implementação de novas tecnologias: As tecnologias modernas podem ajudar a melhorar a qualidade através da automatização de processos, redução de erros, melhoria da eficiência, entre outros benefícios;
- Medição e monitoramento: Requer a medição e o monitoramento contínuo dos resultados. Isto permite que as organizações identifiquem onde estão fazendo progressos e onde podem precisar de mais atenção;
- Gestão da Qualidade Total (TQM): É uma abordagem que busca melhorar a qualidade e desempenho de forma a atender ou exceder as expectativas dos clientes. Envolve a melhoria contínua e a participação de todos os membros da organização.
A melhoria da qualidade é um elemento crítico para o sucesso e a sustentabilidade de uma organização. Ela pode levar a um aumento na satisfação do cliente, na eficiência operacional e na rentabilidade da organização.
O que é uma ação de melhoria?
Uma ação de melhoria é um plano ou uma atividade específica destinada a corrigir uma deficiência ou a melhorar o desempenho de um processo, sistema, produto ou serviço. Essas ações são geralmente identificadas através de vários meios, incluindo auditorias de qualidade, revisões de processos, feedback do cliente, análise de dados e outros métodos de avaliação de desempenho.
Ações de melhoria podem variar em escala e complexidade, desde pequenas alterações em um processo individual até grandes reformulações de um sistema inteiro. Aqui estão alguns exemplos de ações:
- Correção de defeitos: Se um produto apresenta defeitos, uma ação de melhoria pode envolver a identificação da causa do problema e a implementação de mudanças para evitar que o problema ocorra no futuro;
- Redução de desperdício: Se um processo de produção está gerando desperdício desnecessário, uma ação de melhoria pode envolver a revisão do processo para reduzir ou eliminar o desperdício;
- Melhoria do atendimento ao cliente: Se os clientes estão insatisfeitos com o atendimento que recebem, uma ação de melhoria pode envolver o treinamento de funcionários, a implementação de novas políticas ou a introdução de novas tecnologias para melhorar o atendimento ao cliente;
- Melhoria da eficiência: Se um processo é ineficiente, uma ação de melhoria pode envolver a revisão do processo para identificar e eliminar etapas desnecessárias, ou a implementação de tecnologia para automatizar partes do processo;
- Implementação de novas tecnologias: A introdução de novas tecnologias pode ser uma ação de melhoria se for esperado que a nova tecnologia melhore a eficiência, reduza os custos, melhore a qualidade ou traga outros benefícios.
Em geral, a ação de melhoria é uma parte integral da gestão da qualidade e da melhoria contínua, ajudando as organizações a atingir seus objetivos de qualidade e a satisfazer seus clientes.
Porque buscar um modelo de melhoria?
O mercado é muito dinâmico e a todo momento passa por diversas inovações e necessidades diferentes, além disso a regularidade na busca por melhorias traz mudanças positivas gradativamente. A partir dessa linha de raciocínio, é fundamental que antes de qualquer tentativa de melhoria, sejam analisados cuidadosamente os indicadores. As metodologias entram nesse momento, porque fornecem um meio de examinar todos aspectos de um problema, permitindo uma visão sistêmica sobre as camadas da empresa e os reais contratempos. A partir do uso de modelos de melhoria na empresa, fica notável que além da produtividade aumentar, a questão em relação a qualidade e satisfação dos clientes, expande. Gerando uma constância de crescimento com mudanças realistas e baseadas diretamente em fatos concretos.
O que é um ciclo de melhoria?
Um ciclo de melhoria é uma abordagem sistemática e repetida para a melhoria contínua de processos, produtos ou serviços. É frequentemente empregado em contextos de gestão da qualidade e desenvolvimento organizacional.
Um dos ciclos de melhoria mais conhecidos é o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), também conhecido como ciclo de Deming, em homenagem ao estatístico William Edwards Deming, que foi um dos principais contribuintes para a sua popularidade. Os estágios do plano se resumem em 4:
- Plan (Planejar): Esta fase envolve a identificação de um problema ou oportunidade de melhoria, o estabelecimento de metas ou objetivos, e a criação de um plano para alcançar esses objetivos. Isto pode incluir a definição de métricas de desempenho, a identificação de recursos necessários, e a elaboração de um plano detalhado de ação;
- Do (Fazer): Esta fase envolve a implementação do plano. Isto pode incluir a realização de mudanças no processo, a introdução de novas tecnologias ou práticas, o treinamento de pessoal, entre outras ações;
- Check (Verificar): Esta fase envolve a avaliação dos resultados da mudança. Isto é geralmente feito através da coleta e análise de dados para ver se as metas foram alcançadas e se a mudança resultou em uma melhoria;
- Act (Agir): Nesta fase, com base nos resultados da verificação, o plano é ajustado e otimizado. Se a mudança foi bem-sucedida, ela é padronizada e implementada em uma escala mais ampla. Se a mudança não foi bem-sucedida, o problema é reavaliado e o ciclo começa novamente.
Este ciclo é uma abordagem de melhoria contínua, com o objetivo de realizar mudanças incrementais e constantes para melhorar a eficiência e a qualidade. Pode ser aplicado em praticamente qualquer contexto onde a melhoria é desejada, desde processos de fabricação até serviços de atendimento ao cliente e gestão organizacional.
Quais são as metodologias de melhoria existentes?
Atualmente, já é fato que a melhoria de processos é uma vantagem estratégica para as organizações, e os modelos mais utilizados no momento são a ISO, Six Sigma, Lean, WCM e Modelo de Melhoria. Todos modelos possuem suas particularidades, porém, todos partiram do mesmo ponto de estudo que é a ciência da melhoria. A lista que será citada inclui algumas metodologias oferecidas nos cursos pela FM2S.
Six Sigma
Six Sigma é uma metodologia que tem por base o uso de dados a fim de otimizar a produção e eliminar defeitos, com foco nos fundamentos da gestão da qualidade. O modelo teve grandes gurus conhecidos que influenciaram essa metodologia, como por exemplo W. Edwards Deming, Walter Shewhart, entre muitos outros.
Lean
O Lean é um conjunto de ferramentas desenvolvidas para reduzir o desperdício associado ao fluxo de materiais e informações em um processo. Além disso, a sua metodologia promove que haja uma simplificação da produção e melhora na qualidade resultando na conquista da lealdade do cliente.
Lean Six Sigma
A princípio, a história dessa metodologia também tem origem na década de 80, onde alguns consultores perceberam a possibilidade de sinergia entre o Lean e o Six Sigma, com isso, passaram a pressionar para que essa combinação fosse fundamentada. Lean Six Sigma enfatiza o uso de metodologias e ferramentas Lean para identificar e remover os desperdícios com a finalidade de aumentar a velocidade do processo, simultaneamente, as ferramentas do Six Sigma são fundamentais para identificar e reduzir as variações. A FM2S disponibiliza as certificações ‘’Belt’’(White Belt, Yellow Belt, Green Belt e Black Belt) para os que desejam aprofundar os conhecimento no Lean Six Sigma, com diversos modelos de aula e conteúdo dinâmico. Vale adicionar que quando todas as capacitações são concluídas, você fica apto para liderar quaisquer projetos que envolvam a melhoria de uma empresa.
Roteiro DMAIC
Um ponto muito importante de se ressaltar quando o assunto é Lean Six Sigma, é citar o roteiro DMAIC. Porque ele guia os projetos da metodologia por meio de suas ferramentas no processo de mudança, os principais elementos do roteiro DMAIC são; Define, Measure, Analyze, Improve e Control. Todas as etapas são explicadas detalhadamente durante as certificações belts, elevando a complexidade dependendo de qual nível você está se especializando(White, Yellow, Green ou Black).
Como aplicar estes conceitos?
Agora que já sabemos o porquê e quais metodologias podemos utilizar para um projeto de melhoria, só resta sair da teoria e colocar em prática. Afinal, como ter a melhor objetividade na hora de agir? Em primeiro lugar, para que as mudanças ocorram é preciso ter em foco 3 pontos principais:
- O que queremos melhorar?
- Como saberemos que a mudança é uma melhoria?
- Quais mudanças podemos fazer?
1) O que queremos melhorar?
A primeira questão que é necessário responder, e talvez a mais importante, visto que envolve o foco. Uma tomada de decisão onde o direcionamento de esforços esteja colocado numa má escolha pode gerar enormes prejuízos. É vital que o foco do seu objetivo esteja onde você deseja alcançar e não naquilo que imagina receber caso o objetivo se concretize, assim como é primordial entender qual o contexto que o projeto de melhoria está envolvido.
2) Como saberemos que a mudança é uma melhoria?
Essa pergunta é respondida por meio da visualização dos indicadores, podem ser de controle ou de verificação. Saberemos se é uma melhoria se o indicador indicar uma redução em desperdícios ou aumento em lucro e satisfação dos clientes. Então, é importante ter a visão analítica para saber quais indicadores devem ser mantidos estáveis para que os resultados continuem crescendo.
3) Quais mudanças podemos fazer?
Conforme a sua necessidade, a resposta dessa questão será diferente, caso você esteja buscando esse conhecimento de forma pessoal ou se você está visando a mudança na produtividade de uma equipe. Caso a primeira opção seja a sua realidade; As mudanças podem começar com hábitos saudáveis que podem te gerar melhorias com o passar do tempo, e isso inclui alguns tópicos como:
- Saia da sua zona de conforto;
- Identifique seus pontos cegos;
- Consiga aplicar uma boa gestão de tempo.
Mas se a segunda opção for a sua busca, a principal mudança é a comunicação! Porque todos da equipe precisam saber o contexto que estão envolvidos, desse modo, na hora da atribuição de tarefas, todos saberão qual é o objetivo de forma transparente. O uso de ferramentas que ajudam na produtividade também é essencial porque reduz o tempo que seria gasto com tarefas incertas e trabalhosas. Toda situação que envolve equipe demanda bons gestores e o Lean Six Sigma é o melhor curso que pode conceder todas ferramentas necessárias para impulsionar o desempenho do time.
Qual é o significado de fazer mudança?
Fazer mudança, no seu sentido mais amplo, significa alterar, transformar ou modificar algo. No contexto pessoal, pode envolver mudar hábitos ou comportamentos para alcançar objetivos pessoais, como melhorar a saúde, aprender uma nova habilidade ou avançar em uma carreira. No contexto organizacional, fazer mudança pode envolver modificar processos, sistemas, políticas ou estruturas para melhorar a eficiência, a produtividade, a qualidade ou a satisfação do cliente.
Fazer mudança geralmente envolve os seguintes passos:
- Identificação da necessidade de mudança: Isto pode surgir de um problema identificado ou de uma oportunidade para melhorar;
- Planejamento da mudança: Isso envolve a definição de metas claras para a mudança, a elaboração de um plano detalhado para alcançar essas metas e a identificação dos recursos necessários;
- Implementação da mudança: Este é o estágio onde a mudança é realmente feita. Isso pode envolver a alteração de processos, a introdução de novas tecnologias, a modificação de estruturas organizacionais, o treinamento de pessoal, entre outras coisas;
- Monitoramento e avaliação da mudança: Após a implementação, é importante monitorar e avaliar o impacto da mudança para garantir que ela está produzindo os resultados desejados e para fazer ajustes, se necessário;
- Consolidação da mudança: Após a implementação e avaliação da mudança, é importante consolidar a nova prática, tornando-a a norma dentro do grupo, da equipe ou da organização.
Fazer mudança pode ser desafiador, pois pode envolver desconforto e resistência, seja em nível pessoal ou organizacional. No entanto, é muitas vezes necessário para o crescimento, a melhoria e a inovação.
O que fazer para mudar a vida?
Mudar a vida é uma jornada pessoal e o caminho varia de pessoa para pessoa. No entanto, aqui estão algumas estratégias gerais que podem ajudar:
Defina metas claras
Seja claro sobre o que você quer alcançar em sua vida. Essas metas podem ser de curto prazo ou de longo prazo e podem cobrir várias áreas da sua vida, como carreira, saúde, relacionamentos, educação, hobbies e muito mais;
Crie um plano de ação
Depois de ter suas metas, você precisará de um plano para alcançá-las. Este plano deve incluir etapas específicas que você precisa tomar, recursos que você pode precisar e um cronograma para quando você espera alcançar cada etapa;
Adote hábitos saudáveis
Isso pode incluir a prática regular de exercícios físicos, uma alimentação equilibrada, dormir bem, meditar ou praticar outras formas de autocuidado. Esses hábitos podem aumentar seu bem-estar físico e mental, dando-lhe a energia e o foco que você precisa para perseguir suas metas;
Aprenda e cresça continuamente
Procure oportunidades para aprender novas habilidades, ganhar novos conhecimentos e expandir seus horizontes. Isso pode envolver a leitura de livros, a participação em cursos ou workshops, ou mesmo a busca de novas experiências e aventuras;
Cultive relacionamentos positivos
Estabeleça e mantenha relacionamentos saudáveis e positivos. Isso pode envolver passar mais tempo com amigos e familiares que te apoiam, buscar novas amizades, ou participar de grupos ou comunidades que compartilham seus interesses;
Busque ajuda quando necessário
Se você estiver enfrentando desafios que estão dificultando a sua mudança, não hesite em procurar ajuda. Isso pode envolver conversar com amigos ou familiares, buscar aconselhamento de um mentor ou coach, ou procurar a ajuda de um profissional, como um psicólogo ou conselheiro;
Seja paciente consigo mesmo
Mudar a vida não acontece de um dia para o outro. Pode haver obstáculos e contratempos ao longo do caminho, e isso é normal. O importante é continuar se esforçando para avançar, mesmo que seja um passo de cada vez.
Lembre-se, mudar a vida é uma jornada, não um destino. Celebre suas vitórias ao longo do caminho e seja gentil consigo mesmo durante os desafios.