Gestão de Programas: Estruture melhor seus Projetos

Você sabe o que é a Gestão de Programas? Descubra agora como estruturar melhor seus projetos utilizando Gestão de Programas.

Vários projetos geralmente são executados como parte de um programa.

Digamos que você queira adotar uma nova tecnologia e usá-la para mudar a maneira como sua organização funciona. Para fazer isso, você precisaria implementar vários projetos diferentes, focados em diferentes áreas de sua organização. No entanto, existem interdependências entre os projetos e eles precisam compartilhar alguns recursos importantes.

Além disso, sua organização precisa gerenciar os custos de cada projeto dentro de um único orçamento global. Em vez de executar cada projeto separadamente, provavelmente faz sentido gerenciar esses projetos em um único programa. Mas, que tipo de estrutura de programa você deve usar? E quais atividades você precisa gerenciar no nível do programa, em vez do nível do projeto?

Neste artigo, exploraremos o gerenciamento de programas. Vamos ver o que realmente é um programa e revisar diferentes tipos de estrutura de programa. Confira também nosso curso sobre Gestão de Projetos, com técnicas e ferramentas para te ajudar nesta caminhada.

[caption id="" align="aligncenter" width="600"] Gestão de Projetos[/caption]

Você sabe qual é a Definição de um programa?

Um programa geralmente consiste em vários projetos que contribuem para o mesmo objetivo estratégico e que têm o mesmo patrocinador comercial. Algumas organizações também se referem a projetos grandes e complexos como programas.

Os principais benefícios de gerenciar projetos em um programa são:

• Você tem uma estrutura de entrega única e um único patrocinador sênior é responsável por atingir a meta.
• É mais fácil gerenciar interdependências, conflitos de interesse e solicitações conflitantes de recursos entre projetos. Gerentes, patrocinadores e grupos de direção podem tomar decisões no melhor interesse do programa como um todo.
• Os gerentes podem nomear recursos em nível de programa para trabalhar em nome de todos os projetos para melhorar a eficácia e a eficiência. Por exemplo, você poderia configurar um departamento para fornecer o suporte de TI para todos os projetos envolvidos no programa.

Se você executar seus projetos dentro de um programa, deverá decidir sobre o papel e as responsabilidades do gerente do programa, o suporte que essa pessoa precisa (que geralmente é chamado de escritório de gerenciamento de programas ou escritório do programa) e a maneira como os recursos precisam. distribuir entre o programa e os projetos.

Não há uma solução única para organizar isso, pois depende da organização e dos objetivos do programa. No entanto, veremos uma estrutura típica de gerenciamento de programas que você pode usar como ponto de partida para avaliar o que é necessário para o seu programa. Então, veremos dois exemplos de como essa estrutura pode funcionar na prática.

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[caption id="attachment_16020" align="aligncenter" width="600"] MS Project[/caption]

Conheça a estrutura típica de gerenciamento de programas

As duas tabelas abaixo mostram as fases e processos do gerenciamento do programa, e os papéis e responsabilidades que as equipes de programa e projeto podem ter dentro dessa estrutura, dependendo de como você decide organizar as coisas.

Tabela 1 - Fases

Tabela 2 - Processos

Veja a seguir exemplos de estruturas de um programa

A estrutura do programa acima é um ponto de partida útil, mas não é apropriado para todos os programas. Esses exemplos mostram como você pode alterar essa estrutura para atender às suas próprias necessidades.

Exemplo 1: uma estrutura de programa "fina"

Neste exemplo, o patrocinador formou vários projetos para entregar uma meta estratégica chave. Existem apenas algumas interdependências entre os projetos, mas essas interdependências são críticas. Todos eles devem entregar a mudança nas mesmas partes da organização. Portanto, o principal benefício de estabelecer um programa é dar maior visibilidade a essas interdependências e gerenciar mudanças de maneira integrada.

A estrutura do programa consiste em um patrocinador do programa, um gerente de programa e uma pessoa de apoio. O gerente do programa é responsável pelo programa como um todo, com ênfase na liderança e na condução da estratégia geral de mudança. As equipes de projeto, então, fazem as comunicações detalhadas e mudam o trabalho. Há também uma pessoa de apoio dedicada para coletar relatórios, monitorar custos e benefícios, criar comunicações e apresentações, organizar reuniões de programa e se preparar para reuniões do grupo de orientação do programa.

Este é um exemplo de uma estrutura de programa "fina", na qual o papel principal do gerente de programa é fornecer liderança e direção.

Nota:

Os gerentes de programa sempre se beneficiarão de ter habilidades de gerenciamento de projetos. Mas em uma estrutura de programa "fina" como no exemplo 1, as habilidades mais importantes são geralmente:

• Gerenciando relações com os principais interessados.
• Controlar o programa como um todo, em vez de gerenciar os detalhes.
• Fornecendo liderança e direção.

Assim, você nem sempre precisa ser um gerente de projetos experiente para ser um gerente de programa eficaz.

Exemplo 2: uma estrutura de programa "espessa"

Neste exemplo, uma empresa está lançando um novo sistema em várias unidades de negócios em diferentes áreas geográficas. Eles criaram um programa de implantação envolvendo o projeto e a construção inicial do sistema e a implementação piloto.

O gerente de programa é "diretamente", gerenciando diretamente o projeto inicial, a construção e a implementação. Ele ou ela gerencia a entrega de componentes principais que são comuns a cada implementação. Ele precisa conhecer os detalhes dos lançamentos, os problemas enfrentados pelos projetos, o que está sendo feito para gerenciar os problemas que afetam o caminho crítico e como a equipe está adotando o novo sistema.

O escritório do programa fornece o suporte incluído na estrutura típica do programa. Além disso, o escritório do programa fornece recursos, experiência e conselhos para que cada grupo de implementadores não tenha que aprender tudo por conta própria.

O escritório do programa também inclui funções adicionais de estratégia e controle. Essas funções garantem que o projeto original esteja sendo implementado e adotado adequadamente por todos na empresa.

Este é um exemplo de uma estrutura de programa "espessa", na qual o gerente do programa mantém controle e suporte significativos.

Você sabe quais são as etapas para decidir sua estrutura de programa?

Siga estes passos simples para ajudá-lo a determinar qual estrutura é mais apropriada para o seu programa:

• Identifique quais projetos devem ser reunidos no programa.
• Verifique o que você deve controlar no nível do programa para garantir que você atinja seu programa e as metas do projeto.
• Identifique os serviços que o programa deve fornecer para aumentar a eficiência do projeto.
• Defina as ligações cruzadas do projeto que você precisa gerenciar, para que a entrega seja robusta.

Confira outras dicas úteis de gerenciamento de programas

• Não crie simplesmente um programa com papéis de programa "padrão" - pense em quais funções são apropriadas para sua situação específica. Isso ajudará você a evitar confusão e duplicação de trabalho entre o programa e os escritórios do projeto. Ao adotar isso, você evita custos desnecessários criados por papéis desnecessários.
• Se você atribuir uma atividade ao escritório do programa para melhorar a eficiência, certifique-se de que a atividade atenda às necessidades do projeto, bem como do programa. Se não, a atividade pode ser duplicada dentro do projeto e você não conseguirá a eficiência desejada.
• Quando você projeta os papéis necessários para garantir que as mudanças sejam adotadas, considere as perspectivas de seus stakeholders. Então determine quem deve fazer o quê. As partes interessadas podem ficar sobrecarregadas e confusas quando precisam lidar com muitas pessoas diferentes dentro do programa.

Pontos chave

Nossa estrutura de programa "típica" fornece um ponto de partida útil para determinar a estrutura do programa, mas não fornece a resposta completa. Você pode basear sua estrutura nisso, ou usar uma variação de nossos exemplos de estrutura "fina" ou "grossa".

Ao desenvolver sua estrutura proposta, revise-a de várias perspectivas. Certifique-se de que funcione para todos os envolvidos - os membros da equipe do projeto, os gerentes de projeto, o gerente do programa, o patrocinador do programa, o grupo de governança e as partes interessadas.