Estoque: qual a melhor forma de controlá-lo?
O estoque é uma parte fundamental do gerenciamento de negócios e é uma parte crítica para o sucesso de uma empresa. É a quantidade de produtos ou mercadorias que uma empresa mantém em armazenamento para atender às suas necessidades de vendas. Gerenciar o estoque de maneira eficiente é essencial para assegurar que uma empresa tenha sempre o produto certo, na quantidade certa, no momento certo.
Além disso, o estoque também pode afetar o fluxo de caixa e o equilíbrio financeiro de uma empresa. Neste artigo, exploraremos a importância do estoque e como gerenciá-lo de maneira eficiente para otimizar o sucesso de uma empresa.
O que é estoque?
A classificação dos estoque de uma empresa em diferentes tipos facilita o controle e a otimização dos níveis operacionais de mercadorias para sua cadeia de suprimentos. Os produtos armazenados diminuem à medida que os pedidos são despachados e, em resposta a essas flutuações, as empresas do setor aplicam alguns conceitos de gestão de estoque.
O controle de estoque, é usado para mostrar a quantidade de estoque que você possui a qualquer momento e como você o acompanha.
Aplica-se a todos os itens usados para produzir um produto ou serviço, desde matérias-primas até produtos acabados. Abrange o estoque em todas as etapas do processo de produção, da compra e entrega à utilização e reordenação do estoque. Por isso, sempre tenha o monitoramento de estoque em sua mão com a ajuda da planilha de controle de estoque.
O controle eficiente de estoque permite que você não faça a compra de grandes quantidades certa de material no lugar certo, na hora certa. Assegura que o capital não seja vinculado desnecessariamente e protege a produção se surgirem problemas com a cadeia de suprimentos.
Este guia explica os diferentes métodos de controle de estoque, mostra como configurar um, vantagens e desvantagens e como refinar esses métodos.
Quais os tipos de estoque
Tudo o que você usa para fabricar seus produtos, fornecer seus serviços e administrar seus negócios faz parte de seu estoque.
Existem quatro tipos principais de estoque:
- matérias-primas e componentes - prontos para uso na produção;
- trabalhos em andamento - estoque de bens inacabados em produção;
- produtos acabados prontos para venda;
- consumíveis - por exemplo, combustível e papelaria.
Por que é importante?
Disponibilidade de produtos
O estoque é importante porque garante a disponibilidade de produtos para atender às necessidades dos clientes. Sem um estoque adequado, as empresas podem perder vendas e, eventualmente, clientes.
Fluxo de caixa
O estoque é importante porque ajuda a manter o fluxo de caixa estável. Ao ter itens em estoque, as empresas são capazes de atender às demandas dos clientes sem esperar pelos fornecedores. Isso permite que elas mantenham o fluxo de caixa saudável, já que não precisam esperar por pagamentos dos fornecedores antes de poder venderem seus produtos.
Flexibilidade
O estoque permite que as empresas sejam flexíveis e possam responder rapidamente a mudanças no mercado. Ao ter itens em estoque, as empresas podem atender a novas demandas de seus clientes ou mudar sua oferta de produtos de acordo com as tendências do mercado.
Lucro
O estoque é importante porque é uma fonte de lucro para as empresas. Ao ter itens em estoque, as empresas podem vender seus produtos a preços maiores do que o custo de aquisição, o que aumenta seu lucro.
Satisfação do cliente
O estoque é importante porque ajuda a garantir a satisfação do cliente. Ao ter itens em estoque, as empresas podem atender às necessidades dos clientes de maneira rápida e eficiente, o que pode aumentar a lealdade dos clientes e melhorar sua reputação.
Como fazer o controle de estoque?
Vamos conferir agora, uma série de medidas que colaboram para realizar um bom controle de estoque. Nossas dicas objetivam ao lojista realizar previsões de demanda e como consequência disso, evitar a falta de mercadorias bem como o excesso de produtos com pouco giro no estoque, lembrando que a superprodução faz parte de um dos 7 desperdícios visuais do Lean. Essas medidas irão aumentar a eficiência no processo de entradas e saídas e minimização das perdas.
Defina os objetivos do estoque
Antes de começar a gerenciar o estoque, é importante ter claro qual é o objetivo do estoque da empresa. Isso inclui decidir qual é o nível ideal de estoque para manter, o que deve ser mantido em estoque e o que pode ser descartado.
Rastreamento de quantidades
Consiste em fazer um levantamento dos itens que estão em seu estoque.
Você pode categorizar ainda mais o estoque de acordo com seu valor. Por exemplo, você pode colocar itens em categorias de valor baixo, médio e alto. Se seus níveis de estoque forem limitados pelo capital, isso ajudará você a planejar as despesas com estoque novo e de reposição.
Funciona da mesma maneira para um sistema e-commerce e, ainda por cima você ganha agilidade na parte logística do seu negócio além de não pagar o preço de prateleira. Quanto maior a operacionalização e controle, mais fácil ficarão as próximas etapas.
Você pode optar por concentrar recursos nas áreas de maior valor. No entanto, itens de baixo custo podem ser cruciais para o seu processo de produção e não devem ser negligenciados.
Controle do fluxo
Uma vez categorizados estes produtos, é necessário controlar os fluxos dos mesmos, uma vez que o descontrole dos fluxos acabaria com todo o serviço de categorização. Além disso, é importante constatar que haja conformidade entre o saldo de produtos e o estoque físico.
O VSM é uma ferramenta que ajuda bastante a realizar este controle. Para você que deseja aprender mais, acesse já o nosso curso de Value Stream Mapping (Mapeamento de fluxo de valor).
Monitorar as vendas
Monitorar as vendas é uma ótima maneira de garantir que você tenha sempre o nível ideal de estoque. Isso inclui verificar as vendas diárias, semanais ou mensais e ajustar o estoque de acordo.
Tenha um sistema de reposição de estoque
Ter um sistema de reposição de estoque eficiente é fundamental para garantir que você sempre tenha o nível ideal de estoque. Isso inclui definir quando é hora de reabastecer o estoque, como isso será feito e quem será responsável por isso.
Realize auditorias regulares
Além de monitorar o estoque regularmente, é importante realizar auditorias regulares para garantir a precisão dos dados. Isso inclui verificar se os produtos estão sendo registrados corretamente, se as vendas estão sendo registradas corretamente e se os relatórios estão precisos.
Atualize o sistema de controle de estoque
É importante atualizar o sistema de controle de estoque regularmente para garantir que ele seja eficiente. Isso inclui adicionar novos produtos, atualizar as informações dos produtos existentes e remover produtos que não são mais vendidos.
Como lidar com problemas de Overstok e falta de estoque?
O overstock é um problema comum no gerenciamento de estoque, onde há muitos itens em estoque e eles não estão sendo vendidos com a rapidez necessária. Para lidar com o overstock, é importante monitorar o estoque regularmente e identificar os itens que estão em excesso. Em seguida, é possível reduzir o estoque desses itens, vendê-los a preços mais baixos ou descartá-los.
A falta de estoque é outro problema comum no gerenciamento de estoque, onde não há itens suficientes para atender à demanda. Para lidar com a falta de estoque, é importante monitorar o estoque regularmente e identificar os itens que estão faltando. Em seguida, é possível reabastecer o estoque desses itens ou considerar alternativas, como transferir itens de outros locais ou fornecedores.
Use um sistema de controle de estoque
Utilizar um sistema de controle de estoque eficiente é uma ótima maneira de lidar com problemas comuns de estoque. Isso inclui monitorar o estoque regularmente, identificar problemas rapidamente e tomar medidas para corrigi-los.
Tenha uma previsão precisa de vendas
Ter uma previsão precisa de vendas é fundamental para lidar com problemas comuns de estoque. Isso inclui monitorar as vendas regularmente, identificar tendências e tendências futuras e ajustar o estoque de acordo.
Mantenha relações próximas com fornecedores
Mantenha relações próximas com fornecedores é uma ótima maneira de lidar com problemas comuns de estoque. Isso inclui ter uma comunicação clara e aberta com os fornecedores, discutir quaisquer problemas rapidamente e trabalhar juntos para resolvê-los.
Analise dados regularmente
Analisar dados regularmente é uma ótima maneira de identificar problemas comuns de estoque antes que eles aconteçam. Isso inclui verificar as vendas, o nível de estoque e as tendências futuras para identificar possíveis problemas.
Pouco ou Nenhum Estoque - Vantagens x Desvantagens
- Eficiente e flexível - você só tem o que precisa, quando precisa atender às necessidades de estoque pode se tornar complicado e caro.
- Custos de armazenamento mais baixos;
- Se manter atualizado e desenvolver novos produtos sem desperdiçar estoque;
- Você depende da eficiência de seus fornecedores;
- Pode ficar sem estoque se houver um problema no sistema.
Isso pode se adequar ao seu negócio se estiver em um ambiente de movimento rápido, onde os produtos se desenvolvem rapidamente, o estoque é caro para comprar e armazenar, os itens são perecíveis ou o estoque de reposição é rápido e fácil.
Mantendo muito estoque - Vantagens e desvantagens
- Fácil de gerenciar;
- Baixos custos de gerenciamento;
- Custos mais altos de armazenamento e seguro;
- Você nunca acaba;
- O estoque pode ficar obsoleto antes de ser usado;
- Comprar estoque pode ser mais barato;
- Seu Capital está comprometido
Isso pode se adequar à sua empresa se as vendas forem difíceis de prever (e é difícil determinar quanto estoque você precisa e quando), você pode armazenar bastante estoque barato, pois é improvável que os componentes ou materiais que você compra passem por desenvolvimentos rápidos ou eles demoram muito tempo para reordenar.
Algumas perguntas importantes para ajudar a decidir quanto estoque você deve manter:
- Quão confiável é o suprimento e existem fontes alternativas disponíveis?
- Os componentes são produzidos ou entregues em lotes?
- Você pode prever a demanda?
- O preço é estável?
- Existem descontos se você comprar a granel?
- Trabalhos em andamento - estoque de mercadorias inacabadas.
Quais os métodos de controle de estoque?
Existem vários métodos para controlar o estoque, todos projetados para fornecer um sistema eficiente para decidir o que, quando e quanto solicitar.
Você pode optar por um método ou uma mistura de dois ou mais se tiver vários tipos de material.
Nível de estoque mínimo - você identifica um nível de estoque mínimo e reordena quando o estoque atinge esse nível. Isso é conhecido como Nível de Reordenação.
Revisão de estoque - você tem revisões regulares do estoque. Em cada revisão, você faz um pedido para retornar o estoque a um nível predeterminado.
Just In Time (JIT) - isso visa reduzir os custos, reduzindo o estoque ao mínimo. Os itens são entregues quando são necessários e usados imediatamente. Existe o risco de ficar sem estoque, portanto, você precisa ter certeza de que seus fornecedores podem entregar sob demanda.
Quais os métodos de controle de estoque?
Esses métodos podem ser usados juntamente com outros processos para refinar o sistema de controle de estoque. Por exemplo:
- Reordenar o lead time - permite o tempo entre a solicitação e o recebimento de um pedido.
- Quantidade de ordem econômica (EOQ) - uma fórmula padrão usada para atingir um equilíbrio entre manter estoque em excesso ou em excesso. Como é um cálculo bastante complexo, é mais fácil usar o software de controle de estoque.
- Controle de lote - gerenciando a produção de mercadorias em lotes. Você precisa ter o número certo de componentes para atender às suas necessidades até o próximo lote.
Se suas necessidades forem previsíveis, você poderá solicitar uma quantidade fixa de estoque toda vez que fizer um pedido ou em um intervalo fixo - digamos, toda semana ou mês. Na verdade, você está fazendo um pedido permanente e precisa manter as quantidades e os preços sob revisão.
FIFO (Primeiro a entrar, primeiro a sair) - um sistema para garantir que o material perecível seja usado com eficiência, para que não se deteriore. O estoque é identificado pela data de recebimento e passa por cada estágio da produção em ordem estrita.