O que é uma Equipe de Projeto?
O que é uma equipe de projeto?
Equipe de projetos é o nome dado à equipe que atua na realização de um projeto. Essa deve conduzir todas as atividades envolvidas no ciclo de vida do projeto e, normalmente, é liderada por um gerente de projetos. A formação e gestão correta da equipe de projetos faz parte do conjunto de conhecimentos denominado de gerenciamento de projetos.
Os projetos bem-sucedidos são geralmente o resultado de um planejamento cuidadoso e do talento e colaboração dos membros da equipe de um projeto. O projeto não pode avançar sem cada um dos principais membros da equipe.
Aqui, descreveremos cinco funções - gerente de projeto, membro da equipe do projeto, patrocinador do projeto, patrocinador executivo e analista de negócios - e também os respectivos deveres associados.
Quais são membros de uma equipe de projeto? Quais seus principais papéis?
Quem é o Gestor de Projeto?
O gerente do projeto desempenha um papel primordial no projeto e é responsável por sua conclusão bem-sucedida. O trabalho do gerente é assegurar que o projeto prosseguir dentro do prazo especificado e sob o orçamento estabelecido, ao mesmo tempo que alcança seus objetivos. Os gerentes de projetos garantem que os projetos recebam recursos suficientes, enquanto gerenciam relacionamentos com contribuidores e partes interessadas.
Funções do gerente de projeto:
- Desenvolver um plano de projeto;
- Gerenciar os entregáveis de acordo com o plano;
- Recrutar pessoal do projeto;
- Dirigir e gerenciar a equipe do projeto;
- Determinar a metodologia utilizada no projeto;
- Estabelecer um cronograma de projeto e determinar cada fase;
- Atribuir tarefas para projetar membros da equipe;
- Fornecer atualizações regulares para a alta administração.
Quem é o Membro da Equipe do Projeto?
Os membros da equipe do projeto são os indivíduos que trabalham ativamente em uma ou mais fases do projeto. Eles podem ser funcionários internos ou consultores externos, trabalhando no projeto em tempo integral ou a tempo parcial. As funções dos membros da equipe podem variar de acordo com cada projeto.
Os deveres dos membros da equipe do projeto podem incluir:
- Contribuir para os objetivos gerais do projeto;
- Completar entregas individuais;
- Fornecer experiência;
- Trabalhar com usuários para estabelecer e atender às necessidades do negócio;
- Documentando o processo.
Quem é o Líder do Time?
Grandes projetos podem incluir um líder de equipe, que reporta diretamente ao gerente de projeto. Em pequenos projetos, o gerente do projeto usa ambos os chapéus. O líder da equipe não pode atuar como o chefe e ainda obter os benefícios do trabalho em equipe. Em vez disso, ele deve adotar as seguintes funções importantes:
- Iniciador - Em vez de dizer às pessoas o que fazer, o líder chama a atenção para as ações que devem ser tomadas para que os objetivos da equipe sejam atendidos;
- Referência - Ele usa seu próprio comportamento para moldar o desempenho dos outros, iniciando reuniões a tempo, por exemplo, e seguindo entre as atribuições de reunião. Os líderes frequentemente dependem fortemente dessa tática, uma vez que geralmente não podem usar promoções, compensações ou ameaças de demissão para influenciar os membros da equipe;
- Negociador - Ele obtém o que precisa dos provedores de recursos ao moldar o projeto como mutuamente benéfico;
- Ouvinte - Ele reúne o sinal do ambiente de problemas iminentes, descontentamento dos funcionários e oportunidades de lucro;
- Coaching - Ele encontra maneiras de ajudar os membros da equipe a maximizar seu potencial e alcançar metas acordadas. As oportunidades de treinamento são abundantes dentro das equipes, porque os membros eventualmente precisam das habilidades, já que estas não estão desenvolvidas;
- Membro trabalhando - Além de fornecer orientação, o líder deve fazer uma parte do trabalho, particularmente em áreas em que ele tem competência especial. Idealmente, ele também deve assumir um ou dois dos trabalhos desagradáveis ou inexperientes que ninguém mais quer fazer.
Quem é o Comitê Diretor do Projeto?
Alguns projetos têm um comitê de direção, que consiste no patrocinador e em todos os principais interessados. O papel do comitê é aprovar a carta, garantir recursos e julgar todos os pedidos para mudar os principais elementos do projeto, tais como entregas, horários e orçamento.
Um comitê de direção é uma boa ideia quando diferentes empresas, unidades ou indivíduos parceiros têm uma forte participação no projeto. Por representar esses vários interesses, está bem posicionado para resolver problemas complexos de interfaces ou de projetos interdepartamentais.
Da mesma forma, pode ser útil se você antecipar muitos pedidos de mudança. No entanto, há uma desvantagem de ter um comitê de direção. Isso envolve outro nível de supervisão e suas reuniões ocupam o tempo de alguns dos funcionários mais caros da empresa. Portanto, não tenha um comitê se não precisar de um.
Quem é o Patrocinador do Projeto?
O patrocinador do projeto é o motorista e o campeão interno do projeto. Eles são geralmente membros da alta administração - aqueles que estão envolvidos no resultado do projeto. Os patrocinadores do projeto trabalham em estreita colaboração com o gerente do projeto. Eles legitimam os objetivos do projeto e participam do planejamento de projetos de alto nível. Além disso, eles geralmente ajudam a resolver conflitos e remover os obstáculos que ocorrem ao longo do projeto e eles assinam as aprovações necessárias para adiantar cada fase.
Direitos do patrocinador do projeto:
- Tomar decisões empresariais importantes para o projeto;
- Aprovar o orçamento do projeto;
- Garantir disponibilidade de recursos;
- Comunicar os objetivos do projeto através da organização.
Quem é o Patrocinador Executivo?
O patrocinador executivo é idealmente um membro de alto nível da administração. Ele é o campeão visível do projeto com a equipe de gerenciamento e é o decisor final, com aprovação final em todas as fases, entregas e mudanças de escopo.
Os deveres do patrocinador executivo tipicamente incluem:
- Responsabilidade final do projeto;
- Aprovação de todas as alterações no escopo do projeto;
- Fornecimento de fundos adicionais para mudanças de escopo;
- Aprovação de projetos entregues.
Quem é o Analista de Negócios?
O Analista de Negócios define necessidades e recomenda soluções para melhorar a organização. Quando parte de uma equipe de projeto, eles garantem que os objetivos do projeto solucionem problemas existentes ou melhorem o desempenho e agregam valor à organização. Eles também podem ajudar a maximizar o valor dos resultados do projeto.
Funções de Analista de Negócios:
- Ajudar na definição do projeto;
- Reunir requisitos de unidades de negócios ou usuários;
- Documentar requisitos técnicos e comerciais;
- Verificar se os produtos do projeto atendem aos requisitos;
- Testar soluções para validar objetivos.
Quais os critérios de adesão ao time de projetos?
Embora as habilidades necessárias para realizar o trabalho devem governar a seleção da equipe, tenha em mente que é improvável que você obtenha todo o know-how que você precisa sem fornecer algum treinamento. Considere as seguintes áreas de proficiência:
- Habilidades técnicas em uma disciplina específica, como pesquisa de mercado, finanças ou programação de software;
- Capacidade de resolução de problemas que permitem aos indivíduos analisar situações ou impasses difíceis e criar soluções;
- Habilidades interpessoais, particularmente a capacidade de colaborar efetivamente com os outros - um aspecto crítico do trabalho baseado em equipe;
- Competências organizacionais, incluindo redes, comunicando-se bem com outras partes da empresa e navegando na paisagem política, tudo o que ajuda a equipe a fazer as coisas e evitar conflitos com unidades operacionais e seus funcionários.
Boas equipes fazem bons projetos!
Ao formar equipes de projeto, as pessoas tendem a se concentrar muito em habilidades técnicas e ignorar habilidades interpessoais e organizacionais, que são tão importantes. Por exemplo, um programador brilhante pode frustrar o progresso da equipe se ela não estiver disposta a colaborar. Em contrapartida, uma pessoa com experiência organizacional com habilidades técnicas médias pode ser o membro mais valioso da equipe, graças à sua capacidade de reunir recursos e obter ajuda de unidades operacionais.
Indivíduos que são fortes nas quatro medidas de habilidade são poucos e distantes. Aproveite ao máximo o talento disponível e tome medidas para neutralizar as fraquezas do seu grupo. Procure pessoas não apenas com habilidades valiosas, mas com o potencial de aprender novas. Depois de identificar um candidato para a adesão, discuta sua contribuição potencial com o patrocinador. Consulte também o seu supervisor, uma vez que a adesão da equipe absorve o tempo que de outra forma seria para tarefas normais.
Você pode ter que adicionar novos membros e, possivelmente, agradecer os outros ao longo do tempo, conforme as tarefas e as necessidades mudam. Uma nota de cautela: os membros da equipe gradualmente desenvolvem padrões efetivos para trabalhar juntos, tomar decisões e se comunicar. A coesão é prejudicada quando muitas pessoas se juntam ou saem do time.
Como fazer sua equipe de projetos entregar um resultado de alto impacto!
Sabemos que o objetivo da equipe de projetos é entregar um trabalho em específico com um bom resultado, mas como fazer com que seja possível entregar esse resultado? Confira algumas dicas:
- Definir metas claras: Estabeleça metas específicas e mensuráveis para a equipe, alinhadas aos objetivos do projeto e do negócio.
- Comunicação eficaz: Mantenha uma comunicação aberta e transparente com a equipe, compartilhando informações, esclarecendo expectativas e fornecendo feedback regularmente.
- Delegação adequada: Atribua responsabilidades e tarefas de acordo com as habilidades e competências individuais da equipe, garantindo que todos tenham um papel claro no projeto.
- Motivação e reconhecimento: Incentive a equipe, reconhecendo e valorizando seus esforços e conquistas, criando um ambiente de trabalho positivo e estimulante.
- Fornecer recursos adequados: Assegure que a equipe tenha os recursos necessários, sejam eles financeiros, tecnológicos ou de pessoal, para realizar o trabalho de forma eficiente.
- Desenvolvimento da equipe: Invista no desenvolvimento profissional da equipe, oferecendo treinamentos, capacitações e oportunidades de aprendizado contínuo.
- Cultura de colaboração: Promova uma cultura de colaboração e trabalho em equipe, incentivando a troca de ideias, a cooperação e o compartilhamento de conhecimento entre os membros da equipe.
- Liderança inspiradora: Seja um líder inspirador, fornecendo direção, apoio e inspiração à equipe, estimulando a criatividade, o engajamento e o comprometimento com o trabalho de alto impacto.
Independente de qual membro você seja em uma equipe de projetos, é fundamental ter as habilidades e conhecimentos para poder ter seu papel de destaque e entregar resultados de alto impacto. Com um MBA em Gestão de Projetos você desenvolve habilidades de liderança, resolução de problemas, tomada de decisão, comunicação efetiva, entre outras. A FM2S oferece para você o MBA em Gestão de Projetos, onde você será capaz de desenvolver essas habilidades e alavancar os projetos da sua equipe.