EAP: o que é e como elaborar a árvore para sua gestão de projetos?
Em qualquer projeto, seja ele pequeno ou complexo, a organização é fundamental para alcançar os resultados desejados. É aqui que entra o EAP (Estrutura Analítica do Projeto), uma poderosa ferramenta de gestão que auxilia na visualização, planejamento e controle de todas as etapas envolvidas em um projeto.
Se você está buscando melhorar a eficiência e o sucesso dos seus empreendimentos, este post é para você!
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O que é EAP do projeto e qual seu objetivo?
A princípio, usa-se uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP) para dividir um projeto em componentes facilmente gerenciáveis, ou pedaços da torta. Dessa forma, aqui vamos dividir o processo para você, tornando mais fácil usar essas estruturas em seu planejamento de projeto.
Proprietários de empresas e gerentes de projeto usam a para que torne projetos complexos mais gerenciáveis. A estrutura foi projetado para ajudar a dividir um projeto em blocos gerenciáveis que podem ser efetivamente estimados e supervisionados.
Algumas razões amplamente utilizadas para criar uma EAP incluem:
- Ajuda com a organização precisa do projeto;
- Ajuda na atribuição de responsabilidades;
- Mostra os pontos de controle e os marcos do projeto;
- Permite uma estimativa mais precisa do custo, risco e tempo;
- Ajuda a explicar o escopo do projeto às partes interessadas.
Quais são os elementos da EAP?
A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é composta por diferentes elementos que representam as entregas, tarefas e atividades do projeto. Esses elementos são organizados de forma hierárquica, permitindo uma visualização clara e estruturada do trabalho a ser realizado. A seguir, estão os principais elementos da EAP:
- Entregas: As entregas são os resultados finais do projeto, ou seja, os produtos ou serviços que serão entregues ao cliente ou usuário. São as metas principais a serem alcançadas;
- Pacotes de trabalho: Os pacotes de trabalho são componentes menores que compõem as entregas. Eles representam as partes específicas do projeto que precisam ser executadas para alcançar as entregas finais. Os pacotes de trabalho são agrupados em uma hierarquia que detalha as atividades envolvidas;
- Atividades: As atividades são as ações específicas que precisam ser realizadas para concluir os pacotes de trabalho. Elas são as tarefas mais detalhadas e mensuráveis que compõem o projeto. Cada atividade deve ter um início e um fim definidos;
- Marcos (ou milestones): Marcos são pontos de referência importantes ao longo do projeto que indicam o progresso e marcam a conclusão de etapas-chave. Eles podem ser eventos, entregas significativas ou datas importantes;
- Tarefas: As tarefas são as ações individuais que compõem as atividades. Elas são as unidades de trabalho mais básicas e podem ser realizadas por uma única pessoa ou por uma equipe;
- Subníveis: A EAP é organizada em uma estrutura hierárquica, e os subníveis representam os níveis mais detalhados dessa estrutura. Eles mostram como as atividades, tarefas e pacotes de trabalho estão relacionados e agrupados.
Esses elementos da EAP fornecem uma representação clara e organizada de todo o trabalho a ser realizado no projeto, permitindo uma melhor compreensão, planejamento e controle das atividades envolvidas.
Como criar uma EAP de um projeto?
Criar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) eficaz requer um planejamento cuidadoso e uma abordagem estruturada. Aqui estão os passos básicos para criar uma EAP para o seu projeto:
- Identifique as entregas principais: Comece identificando as principais entregas do projeto. Essas são as metas ou resultados finais que você deseja alcançar. Por exemplo, se você estiver planejando um projeto de desenvolvimento de software, as entregas principais podem incluir: design do sistema, desenvolvimento do código, testes e implementação;
- Divida as entregas em pacotes de trabalho: Para cada entrega principal, identifique os componentes menores necessários para alcançá-la. Esses componentes são os pacotes de trabalho. Por exemplo, para a entrega de "desenvolvimento do código" mencionada anteriormente, os pacotes de trabalho podem incluir: análise de requisitos, design da arquitetura, codificação e testes unitários;
- Desdobre os pacotes de trabalho em atividades: Para cada pacote de trabalho, desdobre-o em atividades específicas que precisam ser realizadas. Por exemplo, para o pacote de trabalho "codificação", as atividades podem incluir: escrever código-fonte, realizar revisões de código e corrigir bugs;
- Organize os elementos em uma estrutura hierárquica: Agrupe os pacotes de trabalho e atividades em uma estrutura hierárquica, indicando suas relações e dependências. As entregas principais serão os níveis mais altos da estrutura, seguidas pelos pacotes de trabalho, atividades e tarefas mais detalhadas;
- Defina os marcos: Identifique os marcos ou pontos de referência importantes ao longo do projeto. Eles podem ser eventos significativos, entregas importantes ou datas críticas. Os marcos ajudam a acompanhar o progresso do projeto e marcam a conclusão de etapas-chave;
- Revisão e refinamento: Uma vez que a estrutura inicial da EAP seja criada, revise-a cuidadosamente para garantir que todas as atividades necessárias estejam incluídas e que a estrutura seja lógica e abrangente. Faça os ajustes e refinamentos necessários para tornar a EAP mais precisa e completa;
- Utilize ferramentas adequadas: Você pode usar software especializado em gerenciamento de projetos, como o Microsoft Project ou outras ferramentas online, para criar a EAP de forma visual e organizada. Essas ferramentas facilitam a criação, atualização e compartilhamento da estrutura com a equipe do projeto.
Lembre-se de que a criação da EAP é um processo iterativo, e você pode precisar revisá-la e atualizá-la ao longo do projeto à medida que surgirem novas informações ou alterações no escopo. A EAP serve como uma base sólida para o planejamento, monitoramento e controle do seu projeto.
Quais são os tipos de EAP?
Existem vários tipos de EAP que podem ser utilizados na gestão de projetos. Abaixo estão listados alguns dos principais tipos:
- EAP Orientada a Fases: a estrutura é organizada em fases sequenciais, que representam as etapas principais do projeto. Cada fase é composta por atividades específicas que precisam ser concluídas antes que a próxima fase possa ser iniciada;
- EAP Orientada a Produtos: a estrutura é organizada em torno dos produtos ou entregas do projeto. Cada entrega é dividida em atividades específicas que precisam ser realizadas para completá-la;
- EAP Orientada a Atividades: a estrutura é organizada em torno das atividades necessárias para concluir o projeto. Cada atividade é dividida em subtarefas menores que precisam ser concluídas antes que a atividade principal possa ser concluída;
- EAP Orientada a Recursos: a estrutura é organizada em torno dos recursos necessários para concluir o projeto. Cada recurso é dividido em atividades específicas que precisam ser realizadas para utilizar o recurso de forma eficiente;
- EAP Orientada a Valor: a estrutura é organizada em torno dos benefícios que o projeto trará para os interessados. Cada benefício é dividido em atividades específicas que precisam ser realizadas para entregá-lo.
Cada tipo tem suas próprias vantagens e desvantagens, e a escolha do tipo mais adequado depende das características específicas do projeto e das necessidades da equipe de gerenciamento.
Como se faz uma EAP?
Para criar uma EAP, siga os seguintes passos:
- Defina o objetivo do projeto: Antes de começar a criar, é importante ter uma compreensão clara do objetivo do projeto. Isso permitirá que você identifique as entregas e tarefas necessárias para atingir esse objetivo;
- Identifique as entregas do projeto: As entregas são os resultados concretos do projeto que agregam valor para o cliente ou para a organização. Identifique as entregas principais do projeto e liste-as como níveis hierárquicos;
- Identifique as tarefas necessárias para cada entrega: Para cada entrega principal do projeto, identifique as tarefas necessárias para concluí-la. Liste essas tarefas como subníveis;
- Desenvolva a EAP: Usando as entregas e tarefas identificadas, desenvolva hierarquicamente, com cada nível sendo mais detalhado do que o anterior;
- Revisão e validação: Após desenvolver, revise-a cuidadosamente para garantir que todas as entregas e tarefas importantes estejam incluídas. Valide a EAP com os stakeholders do projeto para obter feedback e garantir que todos concordem com a estrutura;
- Use a EAP para gerenciar o projeto: Use a estrutura como uma ferramenta para gerenciar o projeto, acompanhando o progresso das entregas e tarefas e ajustando conforme necessário.
Em resumo, para criar uma EAP, é necessário definir o objetivo do projeto, identificar as entregas principais, identificar as tarefas necessárias para cada entrega, desenvolver hierarquicamente, revisar e validar a estrutura e usar para gerenciar o projeto.
O que é EAP PMI?
EAP PMI se refere à Estrutura Analítica do Projeto conforme definida pelo Project Management Institute (PMI). O PMI é uma renomada associação profissional dedicada à gestão de projetos e oferece a certificação Project Management Professional (PMP), reconhecida globalmente.
É uma abordagem padronizada e amplamente adotada para criar uma estrutura hierárquica de um projeto. Ela segue os padrões e práticas recomendadas pelo PMI, detalhando as entregas, pacotes de trabalho, atividades e tarefas necessárias para realizar um projeto de forma eficiente e bem-sucedida.
O modelo segue os princípios e diretrizes estabelecidos no Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que é um dos principais documentos do PMI. O guia define os processos, as áreas de conhecimento e as melhores práticas em gerenciamento de projetos.
Ao utilizar o método, os gerentes de projeto podem estruturar e organizar as informações de forma clara e coerente, facilitando o planejamento, o acompanhamento e o controle das atividades. Ajuda a identificar dependências, estimar recursos necessários, definir cronogramas e estabelecer uma base sólida para o sucesso do projeto.
A estrutura segue uma hierarquia, com as entregas principais no nível mais alto, seguidas pelos pacotes de trabalho, atividades e tarefas mais detalhadas nos níveis subsequentes. Essa estrutura fornece uma visão abrangente do trabalho a ser realizado e como ele está interconectado.
É amplamente utilizada por profissionais de gerenciamento de projetos em diversas indústrias e setores, e sua adoção ajuda a promover a consistência e a padronização nas práticas de gestão de projetos.
O que é um diagrama EAP?
Um diagrama EAP expressa o escopo do projeto em termos gráficos simples. O diagrama começa com uma única caixa ou outro gráfico na parte superior para representar todo o projeto. Divide-se o projeto em componentes principais ou diferentes, com atividades relacionadas (ou elementos) listados sob eles. Geralmente, os componentes superiores são as entregas e os elementos de nível inferior são as atividades que criam as entregas.
Projetos de tecnologia da informação traduzem-se bem em diagramas, caso o projeto seja de hardware ou software. Ou seja, o projeto poderia envolver a concepção e construção de computadores desktop ou criar um jogo de computador. Ambos os exemplos têm tarefas que podem ser concluídas independentemente de outras tarefas do projeto.
Quando as tarefas em um projeto não precisam ser completadas de forma linear, separa-se o projeto em componentes hierárquicos individuais que podem ser atribuídos a diferentes pessoas, o que geralmente, faz o trabalho ser concluído mais rapidamente. Uma visão comum é um gráfico de Gantt.
O que você precisa saber na hora de fazer sua EAP?
À medida que você configura sua EAP do projeto, pense sobre como você vai querer usá-lo mais tarde no projeto. Por exemplo, preste muita atenção aos recuos em sua EAP porque esses acabam sendo a estrutura de recuo em seu Gráfico de Gantt.
Intuitivamente, gravitamos em direção ao desenvolvimento de estruturas de divisão de trabalho orientadas a tarefas porque elas são fáceis de entender e porque tendemos a pensar em um projeto como uma coleção de tarefas. Geralmente, é preciso mais esforço para desenvolver uma EAP orientado a entrega, porque eles incluem vários níveis de detalhe. No entanto, aproveitar o tempo necessário orientando-se à prestação de serviços pode servir melhor ao projeto, especialmente se forem usados controles de gerenciamento de projetos extensos.
Determine se você deseja criar uma estrutura que esteja orientada a processos ou orientada a produtos. Qual é a diferença? Se puder definir os resultados desejados do seu projeto em verbos, então você quer um EAP que esteja orientada a processos. Se você quer uma estrutura, construído sobre substantivos, então orienta-se para o produto. Lembre-se que nossos cérebros podem simultaneamente compreender apenas 7 a 9 itens de cada vez. Quando um projeto envolve centenas de tarefas, eles precisam ser quebrados em pedaços que podemos prontamente entender e usar.
O processo de criação de uma EAP ajuda a quebrar o projeto, o que torna mais fácil de gerenciar. Certifique-se de que não há sobreposição na definição do escopo entre dois elementos de sua EAP. Não só isso resultaria em duplicação de esforços, mas provavelmente causaria confusão em relação a responsabilidade, autoridade e contabilidade de custos. Para ajudar a aliviar esse problema, crie um dicionário WBS para descrever cada componente em detalhes.
Como é o processo de criação da sua EAP?
Em suma, não só você precisa do escopo do projeto para criar sua EAP, você precisa da entrada dos gerentes de projeto e líderes de equipe. Geralmente, o processo de construção encontra todas essas pessoas em uma sala com muitas placas brancas e marcadores, ou blocos de papel e notas pegajosas. Fora desta sessão de brainstorming deve vir uma primeira versão da estrutura do projeto. Deve ser um que irá fomentar o alinhamento dos líderes, porque o pessoal do núcleo do projeto participou de seu desenvolvimento.
A criação de uma EAP de qualidade pode levar um período de tempo substancial, mas geralmente vale a pena o esforço devido à clareza adicional que ele fornece para o gerente de projeto.