Como montar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Em qualquer projeto, seja ele pequeno ou complexo, a organização é fundamental para alcançar os resultados desejados. É aqui que entra o EAP (Estrutura Analítica do Projeto), uma poderosa ferramenta de gestão que auxilia na visualização, planejamento e controle de todas as etapas envolvidas em um projeto.
Se você está buscando melhorar a eficiência e o sucesso dos seus empreendimentos, este post é para você!
O que é Estrutura Analítica do Projeto (EAP)?
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é usada para dividir o projeto em partes menores e gerenciáveis. Essa divisão facilita o planejamento, a atribuição de responsabilidades e o controle das entregas ao longo do tempo.
A ideia é transformar um projeto complexo em blocos estruturados, o que torna mais simples estimar prazos, acompanhar o progresso e definir quem será responsável por cada etapa. Com isso, a gestão se torna mais eficiente e o projeto mais previsível.
Empresários e gerentes de projeto utilizam a EAP para organizar melhor suas iniciativas. A estrutura permite decompor o escopo em componentes claros, facilitando o acompanhamento e a supervisão.
Entre os principais objetivos da EAP, estão:
- Organizar as entregas de forma estruturada e visual;
- Atribuir responsabilidades com mais precisão;
- Destacar marcos e pontos de controle do projeto;
- Permitir estimativas mais confiáveis de tempo, custo e risco;
- Facilitar a comunicação do escopo com as partes interessadas.
Formas de estruturar uma Estrutura Analítica do Projeto
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) pode ser construída com diferentes abordagens, dependendo do foco de planejamento e das características do projeto. Não há um modelo único, a escolha da estrutura deve refletir a melhor forma de representar o trabalho necessário.
Entre as formas mais utilizadas estão:
- Por fases do ciclo de vida:
Divide o projeto com base em etapas sequenciais como iniciação, planejamento, execução e encerramento.
- Indicada quando o projeto segue uma lógica cronológica. - Por entregas ou produtos
Estrutura a EAP com base nas principais entregas do projeto, que são decompostas até atingir o nível de pacotes de trabalho.
- É uma das formas mais comuns e recomendadas para controle de escopo. - Por áreas funcionais ou departamentos
Organiza os elementos com base nas unidades responsáveis, como engenharia, TI, logística etc.
- Útil quando várias áreas estão envolvidas e há necessidade de integração. - Por localizações físicas ou geográficas
Utilizada em projetos distribuídos, como obras em diferentes regiões ou operações com múltiplas unidades. - Por recursos ou disciplinas técnicas
Estrutura baseada em tipos de recursos ou competências técnicas, como desenvolvimento, testes, manutenção.
- Indicada em projetos com forte dependência técnica ou de equipes especializadas.
Essas abordagens podem ser usadas isoladamente ou combinadas, desde que a estrutura mantenha coerência e permita a decomposição completa do escopo.
Quais são os elementos da EAP?
A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é composta por diferentes elementos que representam as entregas, tarefas e atividades do projeto. Esses elementos são organizados de forma hierárquica, permitindo uma visualização clara e estruturada do trabalho a ser realizado. A seguir, estão os principais elementos da EAP:
- Entregas: As entregas são os resultados finais do projeto, ou seja, os produtos ou serviços que serão entregues ao cliente ou usuário. São as metas principais a serem alcançadas;
- Pacotes de trabalho: Os pacotes de trabalho são componentes menores que compõem as entregas. Eles representam as partes específicas do projeto que precisam ser executadas para alcançar as entregas finais. Os pacotes de trabalho são agrupados em uma hierarquia que detalha as atividades envolvidas;
- Atividades: As atividades são as ações específicas que precisam ser realizadas para concluir os pacotes de trabalho. Elas são as tarefas mais detalhadas e mensuráveis que compõem o projeto. Cada atividade deve ter um início e um fim definidos;
- Marcos (ou milestones): Marcos são pontos de referência importantes ao longo do projeto que indicam o progresso e marcam a conclusão de etapas-chave. Eles podem ser eventos, entregas significativas ou datas importantes;
- Tarefas: As tarefas são as ações individuais que compõem as atividades. Elas são as unidades de trabalho mais básicas e podem ser realizadas por uma única pessoa ou por uma equipe;
- Subníveis: A EAP é organizada em uma estrutura hierárquica, e os subníveis representam os níveis mais detalhados dessa estrutura. Eles mostram como as atividades, tarefas e pacotes de trabalho estão relacionados e agrupados.
Esses elementos da EAP fornecem uma representação clara e organizada de todo o trabalho a ser realizado no projeto, permitindo uma melhor compreensão, planejamento e controle das atividades envolvidas.
Como montar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
A construção de uma EAP exige organização e foco no escopo. O objetivo é decompor as entregas em partes menores, facilitando o planejamento, a execução e o controle do projeto. Veja abaixo os principais passos:
1. Identifique as entregas principais
Comece listando os principais resultados esperados do projeto. Essas entregas representam o que precisa ser concluído ao final de cada etapa relevante.
Exemplo: em um projeto de software, entregas podem incluir o design do sistema, desenvolvimento do código e testes.
2. Decomponha as entregas em pacotes de trabalho
Cada entrega deve ser dividida em componentes menores, chamados de pacotes de trabalho. Eles representam o menor nível da EAP que pode ser estimado, atribuído e monitorado.
Para "desenvolvimento do código", os pacotes de trabalho podem incluir: análise de requisitos, codificação e testes unitários.
3. Detalhe as atividades de cada pacote
Em seguida, descreva as atividades que compõem cada pacote de trabalho. Isso ajuda a esclarecer o esforço necessário e facilita a distribuição de tarefas.
No pacote "codificação", atividades podem incluir: escrever código, revisar trechos e corrigir falhas.
4. Organize em uma estrutura hierárquica
Monte a EAP de forma visual, em níveis. No topo, ficam as entregas principais; abaixo, os pacotes de trabalho e, por fim, as atividades.
5. Estabeleça marcos do projeto
Identifique pontos críticos que indicam o progresso — como entregas concluídas ou decisões importantes. Os marcos ajudam no acompanhamento e sinalizam transições entre etapas.
6. Revise e ajuste a estrutura
Garanta que todas as partes do projeto estejam representadas, sem excessos ou lacunas. A EAP deve refletir todo o escopo — sem sobreposição entre elementos e sem deixar itens de fora.
7. Utilize ferramentas adequadas
Softwares como Microsoft Project, WBS Schedule Pro ou ferramentas online permitem criar a EAP de forma clara e colaborativa. Esses recursos facilitam atualizações e o compartilhamento com a equipe.
Dica: mantenha a EAP atualizada conforme mudanças no escopo. Ela serve como base para estimativas, cronograma e controle do projeto.
Se você deseja aprimorar suas habilidades em gestão de projetos, aprender a definir problemas, estabelecer objetivos, criar planos estratégicos e gerir recursos, o curso Fundamentos da Gestão de Projetos da FM2S é perfeito para entender e aplicar estes conceitos na prática.
O que você precisa saber na hora de fazer sua EAP?
À medida que você configura sua EAP do projeto, pense sobre como você vai querer usá-lo mais tarde no projeto. Por exemplo, preste muita atenção aos recuos em sua EAP porque esses acabam sendo a estrutura de recuo em seu Gráfico de Gantt.
Intuitivamente, gravitamos em direção ao desenvolvimento de estruturas de divisão de trabalho orientadas a tarefas porque elas são fáceis de entender e porque tendemos a pensar em um projeto como uma coleção de tarefas. Geralmente, é preciso mais esforço para desenvolver uma EAP orientado a entrega, porque eles incluem vários níveis de detalhe. No entanto, aproveitar o tempo necessário orientando-se à prestação de serviços pode servir melhor ao projeto, especialmente se forem usados controles de gerenciamento de projetos extensos.
Determine se você deseja criar uma estrutura que esteja orientada a processos ou orientada a produtos. Qual é a diferença? Se puder definir os resultados desejados do seu projeto em verbos, então você quer um EAP que esteja orientada a processos. Se você quer uma estrutura, construído sobre substantivos, então orienta-se para o produto.
Lembre-se que nossos cérebros podem simultaneamente compreender apenas 7 a 9 itens de cada vez. Quando um projeto envolve centenas de tarefas, eles precisam ser quebrados em pedaços que podemos prontamente entender e usar.
O processo de criação de uma EAP ajuda a quebrar o projeto, o que torna mais fácil de gerenciar. Certifique-se de que não há sobreposição na definição do escopo entre dois elementos de sua EAP. Não só isso resultaria em duplicação de esforços, mas provavelmente causaria confusão em relação a responsabilidade, autoridade e contabilidade de custos. Para ajudar a aliviar esse problema, crie um dicionário WBS para descrever cada componente em detalhes.
Qual a diferença entre EAP, escopo e cronograma?
Na complexidade do domínio da gestão de projetos, três elementos cruciais se destacam: a Estrutura Analítica de Projeto (EAP), o Escopo e o Cronograma. É muito comum acreditar que os três são a mesma coisa, mas não são. Compreender as diferenças fundamentais entre esses elementos é vital para a execução eficaz e bem-sucedida de qualquer empreendimento, afinal, os três são presentes em qualquer projeto.
EAP
A Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é uma ferramenta visual que desmembra o projeto em partes menores, oferecendo uma visão hierárquica e estruturada das tarefas envolvidas.
Ela não descreve as atividades em termos de tempo, mas fornece uma compreensão profunda da organização e relacionamentos entre as diferentes partes do projeto.
Escopo
O escopo, por sua vez, é a definição clara e abrangente dos objetivos, entregas e limites do projeto. Ele estabelece o que será realizado, quem estará envolvido e quais critérios serão utilizados para avaliar o sucesso.
O escopo é a espinha dorsal que conecta a visão geral do projeto à execução concreta, determinando o que está incluído e excluído no trabalho a ser realizado.
Cronograma
Enquanto a EAP fornece a estrutura detalhada e o escopo define o que precisa ser feito, o cronograma entra em cena para determinar quando cada atividade será executada.
Ele é uma representação temporal do projeto, destacando o início e o término de cada tarefa, as dependências entre elas e a alocação de recursos ao longo do tempo.
O cronograma é a ferramenta que traduz a visão conceitual do projeto em uma linha do tempo prática e gerenciável.