Coach Seis Sigma: qual é o papel desse profissional?
O que é Coach Seis Sigma?
Coach Seis Sigma: qual é o papel do coach Seis Sigma? Qual é a função deste colaborador tão importante na equipe Seis Sigma? Este profissional é aquele que oferece conselhos e assistência especializados a Proprietários de Processos e a equipes de melhoria Seis Sigma em áreas que vão desde estatísticas até gestão da mudança e estratégias de projeto de processos. O coach Seis Sigma é um especialista técnico, embora o nível de especialização possa variar de empresa para empresa com base em como os papéis estejam estruturados e no nível de complexidade dos problemas.
Como o coach Seis Sigma é na verdade um consultor, uma das chaves para seu sucesso é definir acordos claros quanto aos papéis das pessoas e a extensão em seu envolvimento direto em projetos e processos. Pode haver uma linha tênue entre “ajudar” e “interferir” e pode frequentemente ser subjetivamente definida apenas com base nas necessidades do “cliente”. Além do auxílio técnico, um Coach Seis Sigma poderá oferecer solução para:
- Comunicação com o Patrocinador do projeto e o grupo de liderança
- Estabelecimento e cumprimento de um cronograma firme para o projeto
- Lidar com resistência ou falta de cooperação por parte das pessoas na organização
- Estimar potencial e validar resultados efetivos (defeitos eliminados, dólares economizados, etc)
- Resolução de desentendimentos, conflitos entre membros de equipes, etc
- Coleta e análise de dados sobre atividades de equipe
- Auxiliar equipes a promover e celebrar seus sucessos
Tornar-me um Coach Seis Sigma, depois que fizera o Master Black Belt, foi uma tarefa difícil. Para ficar hábil na tarefa, foi necessário muito estudo, projetos e coaching de um profissional mais experimentado. Quando eu lia um projeto Seis Sigma, logo via vários conceitos fora de lugar e começa a interferir no projeto. Este era meu erro mais grave e, demorou alguns projetos para eu controlar minha ansiedade e atuar de maneira mais encorajadora perante aos meus orientados.
Quais são as qualidades de um coach Seis Sigma efetivo?
Dada a variedade de tópicos de coaching típicos, os treinadores precisam ser ágeis na direção dos Belts sobre esses problemas. Um dos principais princípios que um coach Seis Sigma deve seguir é: não diga aos Belts o que fazer, em vez disso, habilite o aprendizado, ajudando a Belts a encontrar a melhor maneira de resolver os próprios problemas.
Isso parece mais fácil do que é, uma vez que muitos coachs definiriam seu papel mais como um provedor de soluções do que um facilitador de solução. No entanto, o treinador sempre deve se lembrar disso, embora, no curto prazo, possa ser útil para os Belts obter soluções imediatamente, no longo prazo, os Belts não se tornarão autossuficientes para resolver problemas futuros.
Um pré-requisito fundamental de um coach efetivo é a compreensão do trabalho dele. O treinamento pode ser entendido como o processo de ajudar as pessoas a melhorar ou turbinar seu desempenho por meio da reflexão sobre como eles aplicam uma habilidade e/ou conhecimentos específicos. Para isso, o coach deve acreditar que:
- Todas as pessoas são capazes de desenvolver.
- As pessoas só podem mudar se quiserem e estiverem prontas.
- O que uma pessoa acredita sobre o seu próprio potencial está diretamente ligado ao seu sucesso.
- O que os outros acreditam sobre o seu potencial pode influenciar o nível de seu sucesso.
- Além disso, bons treinadores são excelentes ouvintes, pacientes, apoiados, interessados e capazes de desafiar premissas e ações, bem como dar e receber feedback.
Como fazer o Coach Seis Sigma?
Ao invés de alterar o conteúdo para fazer sentido técnico, comecei a fazer perguntas para leva-los à compreensão do conceito na prática. Dá trabalho? Sim. Pode causar atraso no cronograma? Sim, mas vale a pena. Só dessa maneira a equipe irá desenvolver-se a ponto de dominar o Seis Sigma na prática. Esta é a melhor forma de capacitar a equipe.
Outro ponto importante do Coach Seis Sigma, são os relacionamentos. Ele deve garantir a harmonia na equipe, fazendo com que todos estejam alinhados e trabalhando sem que haja confronto. Conflitos podem haver, mas é dele a função de encontrar um denominador comum para que o projeto não descambe para o confronto.
Por harmonia, deve-se entender harmonia do projeto na empresa como um todo. Como assim? Um bom Coach Seis Sigma ajuda o projeto a vencer as resistências normais as mudanças. Com sua experiência e conhecimento técnico, seu papel é fundamental para convencer todos os envolvidos a remarem na mesma proa.
Quais são as questões que a FM2S faz nos coach Seis Sigma?
Para ajudar um Belt a ser bem-sucedido ao longo de um projeto Six Sigma DMAIC, estes são exemplos de perguntas que o treinador deve pedir para desafiar o Belt. A lista é dividida nas cinco etapas do DMAIC:
O que perguntar no Define?
- O escopo é muito grande?
- As métricas do projeto (Y) são claras e estão no controle total do projeto?
- O Belt conseguiu o apoio dos gerentes e supervisores dos membros da equipe pelo tempo necessário para este projeto?
- O Belt encontrou financiamento para determinar o caso de negócios?
- A equipe identificou partes interessadas e criou um plano de comunicação?
- Os pontos iniciais e finais do processo são claros?
- Todos os clientes foram identificados?
- Todos os elementos críticos para qualidade (CTQs) com limites de especificação foram identificados?
- Um plano de projeto foi estabelecido com detalhes suficientes e foi comunicado à equipe, patrocinador?
O que perguntar no Measure?
- Como a equipe apresentou possíveis causas para a saída do processo? (Por exemplo, brainstorming, diagrama de espinha de peixe)
- As ferramentas de funil foram usadas para identificar os Xs importantes prováveis a serem medidos? (Matriz de priorização, FMEA)
- Que pergunta é que o Belt tenta responder com a coleta de dados, e isso está refletido no plano de coleta de dados?
- Existem definições operacionais suficientes e inequívocas?
- As ferramentas são claras para serem usadas para análise posterior?
- O que a equipe fez para garantir a confiabilidade e validade do processo de medição?
- Como os resultados da capacidade do processo afetam a economia inicial do projeto declarado?
O que perguntar no Analyse?
- A equipe é achou a causa raiz do problema ou está em um nível de fenômeno? (Por exemplo, se mudança ou fornecedor está causando um problema, o que da mudança que causa o problema?)
- Quais ferramentas foram usadas para testar teorias? Se os gráficos fossem usados para exibir os relacionamentos e validados com ferramentas estatísticas?
- Todos esses pressupostos foram encontrados para essas ferramentas? (Por exemplo, distribuição estável, aleatória, independente, normal distribuída, variância igual para ANOVA, pressupostos de resíduos para análise de regressão e DOE)
- Como a equipe validou o mapa detalhado do processo?
- Faz sentido analisar as etapas do processo de valor agregado/não adicionado ao valor?
O que perguntar no Improve?
- Como o time criou a (s) solução (s)?
- Os dados são utilizados para verificar a eficácia?
- As soluções realmente abordam a causa raiz identificada do problema?
- Como a equipe priorizou e selecionou a solução final e quais os critérios utilizados?
- O financiamento foi envolvido na realização de uma análise custo / benefício?
- O que a equipe fez para evitar riscos potenciais associados ao novo processo (por exemplo, FMEA), e foi feito completamente?
- Um piloto foi conduzido e avaliado? Qual a melhoria alcançada?
- O piloto correu sob condições "estéreis" resultando em resultados superestimados?
- O que precisa ser considerado para a implantação em grande escala?
- Todas as partes interessadas estiveram envolvidas no planejamento da implementação?
O que perguntar no Control?
- O processo foi padronizado, e essa padronização está claramente documentada?
- A equipe estabeleceu um sistema de monitoramento (por exemplo, gráficos de controle, painel de controle)?
- Os planos de contingência estão em vigor?
- Qual é a evidência de que o novo processo está no controle?
- Qual o plano de entrega?
- O proprietário do processo foi identificado e concordou em implementar o plano de controle?
- O Belt permanecerá disponível como consultor para o proprietário do processo? Por quanto tempo?
- O projeto está documentado de forma que outros possam aprender com o esforço da equipe?
- O que outras áreas do negócio poderiam beneficiar do que foi aprendido durante este projeto? Como as melhores práticas podem ser compartilhadas?
Por último, um bom Coach Seis Sigma deverá treinar a equipe que participará do projeto. O treinamento pode ser White Belt, Green Belt ou até Black Belt, dependendo do tamanho e do perfil dos projetos a serem trabalhados. Uma vez, tive de treinar 120 pessoas para um Programa de Melhoria num Centro de Serviços Compartilhados. E, para deixar a tarefa mais desafiadora, só conseguíamos aproveitar as pessoas por um dia. Como treinar colaboradores em um dia? Estruturamos um White Belt dinâmico e robusto em que a tarefa foi concluída. Esta habilidade de ajustar a capacitação de acordo com a empresa e o perfil dos colaboradores, é fundamental para o sucesso do Coach Seis Sigma.