A melhor maneira de organizar um processo, sistema, ou tarefa é o Fluxograma. É uma ferramenta de representação gráfica onde etapas são organizadas de forma sequencial. Ou seja, ele é um diagrama de fluxo de dados. As etapas de um fluxograma podem definir um projeto, processo, sistema, fluxo de trabalho ou estudo. Para que isso aconteça, é preciso usar símbolos indicativos - daí o aspecto gráfico.
Se você quer aprender como criar fluxogramas, neste artigo vamos abordar seu conceito e os diferentes tipos. Além disso, como criar e quando usar eles.
O que é fluxograma?
Fluxograma é uma representação gráfica que ilustra a sequência de etapas ou processos em uma atividade ou sistema. Os fluxogramas são usados para documentar processos de trabalho desde os anos 20. No entanto, a sua expansão foi a partir dos anos 30. Os responsáveis por sua popularização foram os engenheiros industriais Frank e Lillian Gilbreth.
Durante a década de 40 e os demais anos que vieram, os fluxogramas sofreram adaptações para diferentes processos e cenários. Por exemplo, um famoso adepto dos fluxogramas foi Kaoru Ishikawa. Ele considerou a aplicação dessa ferramenta em uma das principais formas de controle de qualidade já criadas.
Junto com o uso do histograma, Ishikawa propagou suas ideias sobre melhoria contínua e obtenção da qualidade total. O diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama de Ishikawa, bebeu nas fontes conceituais do fluxograma.
Dentro das 7 ferramentas da qualidade, o fluxograma é um dos mais conhecidos. Suas ideias defendem simplificar e racionalizar os processos de trabalho. Além disso, facilita o entendimento daqueles que o utilizarão.
Para isso, uma imagem que representa o processo é estruturada a partir do uso de símbolos gráficos. Os símbolos têm por objetivo, representar cada atividade a ser feita, bem como suas obrigatoriedades e correlação.
Diversos profissionais acreditam que um desenho qualquer de um processo ou algoritmo já é um fluxograma. No entanto, não é verdade. Essa ferramenta é caracterizada por suas notações. Dessa forma, só é um fluxograma enquanto você usar os ícones da notação correspondente a ele.
Qual a história do Fluxograma?
Os fluxogramas são ferramentas valiosas para visualização de processos e amplamente utilizados em muitas área de trabalho hoje em dia, desde a engenharia até a programação de computadores. Entretanto, o desenvolvimento desses diagramas como os conhecemos tem uma história interessante.
Acredita-se que o precursor dos fluxogramas modernos surgiu no século XIX. Em 1861, o engenheiro francês Charles Minard criou um diagrama para ilustrar a desastrosa campanha de Napoleão Bonaparte na Rússia em 1812. O gráfico de Minard não era um fluxograma no sentido moderno, mas foi um dos primeiros exemplos de um diagrama usado para representar um processo ao longo do tempo.
O conceito de fluxograma como conhecemos hoje começou a se desenvolver na primeira metade do século XX. Frank e Lillian Gilbreth, um casal de engenheiros industriais, apresentaram o "diagrama de fluxo de processo" na American Society of Mechanical Engineers (ASME) em 1921. O diagrama de fluxo de processo foi uma inovação importante e pode ser visto como um antecessor direto do fluxograma moderno.
Na década de 1930, a técnica de fluxograma se tornou popular entre os engenheiros industriais como uma maneira de simplificar processos complexos e identificar ineficiências. Os engenheiros começaram a desenvolver uma série de símbolos padronizados para representar diferentes etapas em um processo.
Em 1947, a metodologia de fluxograma recebeu um grande impulso quando a American National Standards Institute (ANSI) e a American Society of Mechanical Engineers (ASME) colaboraram para estabelecer um conjunto padrão de símbolos para fluxogramas. Esses símbolos se tornaram a linguagem universal para descrever processos complexos em uma variedade de campos.
Com o advento da era da informática na década de 1950 e 1960, os fluxogramas se tornaram uma ferramenta essencial para os programadores de computador. Eles eram usados para mapear a lógica de programas de computador antes de serem codificados. Os fluxogramas permitiam que os programadores visualizassem o fluxo de processos e a sequência de operações em um programa de computador.
Hoje, os fluxogramas continuam a ser uma ferramenta inestimável para simplificar e comunicar processos complexos. Eles são usados em muitos campos diferentes, desde a gestão de negócios até a programação de computadores, e são uma ferramenta fundamental para a melhoria contínua e a otimização de processos. A história do fluxograma reflete a evolução contínua das práticas de gerenciamento e a busca constante por eficiência e clareza no mundo dos negócios e da tecnologia.
Quais são os símbolos de um fluxograma?
A simbologia dos fluxogramas é, sobretudo, uma representação gráfica de como o processo deve se orientar. Portanto, há vários símbolos e sua divisão se dá em: Representativos Operacionais, de Ramificação e Controle do Fluxo, Entrada e Saída, Armazenamento de Arquivos e Informações e Processamento de Dados.
No entanto, é preciso lembrar que o objetivo central do fluxograma é definir uma comunicação clara a respeito de um processo em avaliação. Dessa forma, há oito símbolos básicos que cumprem as principais ações de um processo. Confira:
Figura 1. Símbolos mais usados em um Fluxograma
Em resumo, se você for usar símbolos muito diferentes que apenas alguns entendem, há uma grande chance de que você falhe na comunicação. Portanto, deixe sempre as coisas mais simples.
Quais são os tipos de fluxogramas?
Cada fluxograma diz respeito a um processo ou sistema específico. Tudo começa com a entrada de dados ou materiais no sistema, rastreando assim, todos os processos precisos para converter a entrada em sua forma final de saída. Dessa forma, os símbolos mostram os processos que ocorrem, quais ações são executadas em cada etapa e a relação entre as várias etapas.
Segundo Alan B. Sterneckert, em seu livro “Critical Incident Management” de 2003, devemos basear o conceito de controle de fluxo em quatro principais tipos de fluxogramas:
- De dados: mostra as estações em que os dados são transmitidos dentro do sistema;
- De documentos: objetiva e apresenta o controle do fluxo de documentos através de componentes de um sistema;
- Do sistema: representa o fluxo que os dados percorrem em direção, e entre, os elementos de um sistema;
- De programas: fazem controles internos de um aplicativo em um sistema.
Os fluxogramas podem ter diferentes níveis de detalhes. Sendo então, desde uma visão geral de alto nível de um sistema inteiro até um diagrama detalhado de um processo de componente. De forma fundamental, ele mostra a estrutura do processo ou sistema, rastreia o fluxo de informações e trabalha com elas. Além disso, destaca os principais pontos de processamento e decisão.
A título de visualização, podemos dividir eles em quatro modelos. Confira:
Fluxograma funcional
Tem grande eficácia para demonstrar as relações entre os fluxos de processos de negócio e os departamentos responsáveis. É muito útil, por exemplo, para os processos que não se completam em uma única área. Dessa forma, indica os responsáveis por cada etapa e então permite a identificação de problemas que acontecem quando os processos passam de uma área para a outra.
Fluxograma vertical
Muito usado em atividades de melhoria. Ele permite ver as relações entre atividades, pontos de decisão, inspeção, loops de retrabalho e sua complexidade. Comece pelo nível mais alto e depois adicione os detalhes.
Diagrama de blocos
É um modelo bem simples também conhecido como fluxograma linear. Ele consiste em blocos se privando do uso de pontos de decisão. Apresenta apenas a sequência de desenvolvimento de um certo processo. Ou seja, é um checklist gráfico. Use ele, por exemplo, em instruções de trabalho simples ou em fluxos que tem cenários mais "macro".
Fluxograma de processo simples
Seu sistema consiste em blocos que comportam diferentes pontos de decisão. Ou seja, sua representação gráfica indica a sequência de funcionamento lógico em processos de baixa dificuldade que, por exemplo, dependem de uma condição específica para fazer uma tarefa pontual.
Como fazer fluxogramas?
Antes de começar a fazer um fluxograma, você precisa primeiro escolher o lugar. Você pode, por exemplo, usar plataformas específicas, softwares computacionais ou mesmo a mão.
Em seguida, aplique estes 6 passos para fazer um fluxograma básico:
1- Defina o processo
Decida qual processo será mapeado e esquematizado. Em geral, processos com mais problemas ou de maior volume são os escolhidos. Isso porque há mais espaço para mensurar e melhorar. Aqui, você pode, por exemplo, usar o SIPOC para definir as fronteiras deste processo a ser mapeado.
2 - Determine um escopo
O que você quer atingir? Mapeie e então defina a resposta para essa pergunta conforme o início e fim do projeto, seu nível de importância, se precisa de menos ou mais detalhes. Além disso, considere a quem esse fluxograma se destina. Também, o que você poderá tirar de informações durante o processo de aplicação. Em seguida, escolha um modelo que dê maior destaque para a informação desejada.
3 - Debata e liste as ideias
Junto com os outros envolvidos no processo e na produção do fluxograma, analise de qual forma cada atividade deve ser feita. Então, elenque sua importância para que a definição da sequência lógica seja compreensível e, de fato, ajude o processo.
4 - Organize as atividades em sequência: de cima para baixo da esquerda para a direita
Com as atividades analisadas e as melhores execuções definidas, liste. Colar post-its em um quadro branco ou em um “flipchart” poderá ser útil para fazer o fluxograma inicial. Isso porque a equipe pode movimentar eles ao adicionar novas etapas. Não comece a fazer ele no computador, pois este é apenas para a versão final.
Converse com funcionários/operadores do processo e/ou análise documentos existentes como POPs (Procedimentos Operacionais Padrão).
5 - Defina e desenhe os símbolos referentes as atividades e as setas para orientá-las
Com base na simbologia já explicada antes, defina qual é o melhor para cada etapa e de que forma ele ajuda para a sequência lógica e fácil compreensão do fluxograma de processo. De forma geral, os símbolos básicos de um diagrama de blocos são os mais indicados. No entanto, procure adequar o seu fluxograma às notações oficiais.
Ao ver um ponto de decisão ou uma divisão do processo, siga um caminho por vez até completar. No entanto, se a equipe não tiver os conhecimentos precisos sobre o processo para completar uma das seções, anote o ponto para poder completar mais tarde.
6 - Revise o fluxo acabado
Confirme seu fluxograma passando por todas as etapas e atividades em conjunto com a equipe de desenvolvimento. Considere trazer os colaboradores que serão beneficiados por sua aplicação para fazer parte da revisão e, para garantir que tudo está de acordo, siga os seguintes pontos:
- O que dá início ao processo?
- Ele reflete o processo do modo como ele funciona de fato?
- Todas as etapas foram definidas do início ao fim? Faltam etapas?
- Ele contribuirá para o objetivo de melhoria?
- Há áreas que têm uma necessidade óbvia de melhoria?
- Os pontos úteis de coleta de dados podem ser identificados?
- Há oportunidades para reduzir atividades múltiplas de inspeção/avaliação e outras etapas redundantes?
Como utilizar um fluxograma?
O fluxograma é uma ferramenta essencial para o mapeamento de processos. Portanto, ele pode ajudar no planejamento do processo. Além do mais, no aperfeiçoamento do fluxo do processo. Também torna possível fazer análises críticas para melhorias e correções em cada etapa do processo.
Ou seja, há vários cenários e razões para preparar e aplicar um fluxograma. Pensando nisso, separamos os principais momentos em que você pode usar um. Confira:
- Buscar uma padronização da representação de métodos e atividades administrativas;
- Facilitar o aprendizado da equipe sobre o processo como um todo;
- Mostrar responsabilidades e as relações entre etapas e áreas envolvidas no processo;
- Ver qual caminho o processo pode e deve seguir;
- Permitir a identificação de etapas que não agregam valor;
- Mapear gargalos, complexidades, atrasos e desperdícios;
- Permitir medir o tempo de ciclo das atividades;
- Ver oportunidades de redução de custos e recursos no processamento.
Como os fluxogramas atuam em Projetos Lean Seis Sigma?
Dentro de um projeto de melhoria, podemos usar o fluxograma em diversas fases. Por exemplo:
- Definir o escopo de um projeto de melhoria: o que estamos tentando fazer?
- Usar como um formulário de coleta de dados: como saberemos que uma mudança é uma melhoria?
- Identificar mudanças óbvias que podem ser feitas: quais transformações podemos fazer e resultarão em melhoria?
- Compreender o contexto em que uma mudança será feita;
- Fornecer uma ferramenta para usar o raciocínio lógico;
- Definir a visão de um novo processo.
Para melhorar processos em nossas empresas, é preciso entender como ele funciona e se comporta. Além disso, é essencial também, entender o fluxo do processo e como as etapas se relacionam entre si. Um método importante para fazer essa tarefa é o Mapeamento de Processo.
Apesar de hoje serem menos populares no campo da computação, o fluxograma é ainda uma das melhores ferramentas para se mapear e medir um processo. Afinal, é uma das ferramentas básicas de melhoria que oferece uma imagem visual de um processo que está sendo estudado.
Com a popularização das técnicas de melhoria de processos, como TQM, Lean e Seis Sigma, e com a difusão das normas ISO de padronização de processos, o fluxograma continua mais atual do que nunca.
Então, o mapeamento de processo por meio de fluxos é uma importante estratégia de diagnóstico para projetos de melhoria.
