Briefing de Sucesso: Para que fazer? E como?

Briefing: O que significa?

Briefing é uma palavra proveniente da língua inglesa que se define como um ato ou instância que fornece instruções ou informações pertinentes ou, ainda, as informações fornecidas em si.

Os benefícios do briefing:  para a equipe

É necessário fazer pelo menos um briefing por dia (sendo os da manhã essenciais). Especialmente para o gerente, cuja responsabilidade é garantir que todos estejam trabalhando com o mesmo script e atualizados com as informações mais recentes, a cada dia. Assim, essa organização permitirá ao gerente organizar o dia seguinte, fornecendo atualizações e - o mais importante - motivando a equipe a aumentar sua energia para o dia seguinte.

Aqui estão alguns outros benefícios significativos do briefing de equipe:

• O briefing da equipe fornece um canal para entregar mensagens claras e incentivar a comunicação aberta;
• A comunicação cara a cara oportuna evita que os rumores ganhem credibilidade;
• É uma ótima forma de comunicação bidirecional - não se trata apenas de informar as pessoas, mas de ouvir e responder a perguntas e preocupações;
• Permite que perguntas e sugestões sejam enviadas da equipe para os cargos de gerência;
• Desenvolve maior conscientização e envolvimento em todos os níveis;
• Desenvolve um senso compartilhado de missão, visão, objetivos coletivos e razões pelas quais estamos aqui;
• Um briefing de equipe bem-sucedido garante que haja menos mal-entendidos em sua equipe e em outras partes da organização;
• Garante que a equipe seja atualizada sobre desempenho, resultados, progresso e mudanças nas políticas.

Como fazer um briefing bem sucedido

1. Mantenha sua apresentação do PowerPoint curta e direta, limitada a 10-15 slides. Use marcadores que resumam o que você discutirá na apresentação e lembre-se que os slides são um suporte, não uma muleta.
2. Caso optar por utilizá-las, certifique-se de que você ensaiou as transições completamente. Afinal, quando você está conduzindo a apresentação, não deseja que o PowerPoint continue por conta própria enquanto você fala de outro assunto.
3. Destaque pontos importantes em sua apresentação, colocando-os em negrito ou em fonte maior que o resto do texto no slide.
4. Prepare um script para ensaiar sua apresentação, mas memorize as informações em vez de lê-las palavra por palavra. Você pode até contar com o script para consulta, mas não pode depender dele completamente.
5. Pratique a apresentação com um amigo ou colega para garantir que a apresentação flua bem. Depois disso você pode reordenar a apresentação ou, ainda, adicionar algum marcador necessário e importante à apresentação. Pratique a apresentação pelo menos mais uma vez antes de finalizar o material.
6. Vista-se adequadamente. É importante se apresentar profissionalmente, portanto mantenha-se de acordo com o código de vestuário específico da audiência e com a cultura corporativa sempre que possível. Verifique se você está confortável, pois isso pode afetar negativamente a qualidade da sua apresentação.
7. Fique em pé durante a apresentação e fale claramente. Faça contato visual e aponte para itens importantes destacados no PowerPoint antes de explicar as informações com mais detalhes.
8. Comunique que haverá uma sessão de perguntas e respostas no final da reunião. Dessa forma, você não precisará se preocupar com interrupções que possam desviá-lo da apresentação.
9. Seja consistente ao longo da apresentação. Primeiro, conduza ao que você está prestes a falar com uma pergunta ou afirmação. Em seguida apresente o slide que visualiza a resposta. Essa tática se chama "Método de reforço".

Preparando, na prática, um briefing eficaz

Considere os seguintes problemas ao montar um briefing:

Qual é o objetivo do briefing?

Que pontos você precisa cobrir? Você precisa esclarecer as partes constituintes da questão e pode também ser necessário fazer recomendações sobre como proceder. Você deve fornecer algumas dicas sobre os principais pontos e considerações para que os tomadores de decisão estejam em melhor posição para tirar suas próprias conclusões. é aconselhável apontar áreas de potencial controvérsia e sugerir o provável impacto de qualquer previsão de ações. Se você estiver fazendo uma recomendação, explore uma variedade de soluções antes de fazer um argumento persuasivo.

Quem vai ler / ouvir?

O que eles precisam saber? Nem todos os detalhes são adequados para todos os públicos; portanto, considere para quem você está escrevendo. Não aborreça seu público com informações "irrelevantes" ou os impeça de tomar uma decisão (ou respondendo às perguntas de outras pessoas), caso esteja faltando alguma parte crucial dos detalhes do plano de fundo.

Pergunte-se o que:

• eles já sabem;
• você precisa explicar para eles;
• afeta-os;
• interessa-lhes.

Como você vai estruturar as informações?

• Objetivo - uma declaração sobre a questão ou problema em uma ou duas linhas, explicando claramente o objetivo do briefing.
• Conteúdo principal - informações sobre o histórico, situação atual e opções possíveis para o futuro. A informação fornecida deve ser concisa, factual, clara, fundamentada e imparcial. Se informações estão ausentes ou indisponíveis, isso deve ser observado. Dessa forma, considere se figuras, tabelas ou gráficos seriam mais adequados ao texto, mas verifique se eles são claros e fáceis de entender.
• Conclusão / Recomendações - resume o que você já disse e não deve incluir nenhuma nova informação. A conclusão deixa ao leitor uma mensagem clara e, quando apropriado, recomendações sobre como proceder. Esteja ciente de que algumas pessoas saltam direto para a conclusão!

Como você deve se portar?

Lembre-se de que você não está falando com as Nações Unidas! Assim, como se trata da sua equipe, o briefing deve ser relaxado e razoavelmente informal. Além disso, atente-se para manter-se:

• Curto - de preferência não mais que 2 páginas;
• Claro - tem um objetivo claro, fácil de seguir, sem jargões;
• Conciso - bem editado, não muito prolixo;
• Confiável - as informações são precisas, com notificação de informações ausentes;
• Profissional - Leitura de prova de erros, bom uso do espaço em branco para parecer convidativo. Se sua empresa ou departamento tem um estilo de casa, ele deve ser seguido.

Vale relembrar que é responsabilidade do gerente comunicar as decisões à sua equipe, independentemente de seus pontos de vista pessoais. Portanto, não tente se distanciar do briefing. Assim, sempre que possível, arme-se com os motivos que estão por trás das informações que você está dando.

Verificando se o seu Briefing ficou adequado

Para garantir que todo o processo de produção do briefing esteja adequado, use como base as checklists a seguir:

Antes de escrever

Dica: Às vezes, é mais fácil escrever se você preparar a conclusão primeiro!

Depois de escrever

Conclusão

A chave para dar um briefing bem-sucedido é mantê-lo preciso, conciso e claro. Embora o objetivo possa ser semelhante a uma apresentação ou discurso, o formato em si é diferente. Assim como em outros tipos de comunicação oral, no entanto, um briefing bem-sucedido se concentra no público. Embora as informações fornecidas durante um briefing sejam importantes, o mais importante é que as informações evoquem a resposta desejada.