Taiichi Ohno, o pai do Sistema Toyota de Produção, disse certa vez: “Sem o Trabalho Padrão não há Kaizen”. Essa é uma declaração bastante ousada, mas quando se pensa no ciclo de melhoria contínua, faz muito sentido. Como você pode passar do estado atual para o estado desejado se o estado atual for um alvo em movimento? O trabalho padrão, que documenta a melhor prática atual para executar uma tarefa ou processo, e garante que todos estejam aplicando, é um pré-requisito para melhoria.
Aqui estão 14 maneiras como o trabalho padrão beneficia organizações que o utilizam.
1. Garante que todo o trabalho é feito de acordo com as melhores práticas atuais.
Quando o Trabalho Padrão está em vigor, cada pessoa que executa uma tarefa faz isso da maneira que é a melhor maneira de fazer isso.
2. Simplifica e acelera o treinamento e a integração.
Quando cada tarefa é documentada e claramente definida, trazer novos funcionários e atualizá-los é indolor. Não há ambiguidade e os resultados são consistentes, mesmo com treinadores diferentes.
3. Melhora a qualidade e aumenta a satisfação do cliente.
A consistência é um ingrediente essencial da qualidade. Quando o trabalho é feito de acordo com o Padrão, a qualidade é incorporada e os clientes obtêm exatamente o que esperam.
4. Reduz defeitos e desperdícios.
Erros e desperdícios desnecessários são frequentemente os resultados do trabalho que é feito de acordo com os caprichos do dia e não com o Padrão cuidadosamente construído.
5. Torna os resultados previsíveis e mensuráveis.
Se o mesmo processo ou tarefa produzir sempre o mesmo resultado, você poderá prever resultados e controlar o fluxo de trabalho e itens por meio da cadeia de valores. Você também obtém métricas de linha de base que podem ser usadas para medir melhorias futuras.
6. Ajuda a custear com precisão o custo e o preço das equipes
O desperdício, os erros e os resultados inconsistentes dificultam a determinação do custo de um determinado processo e, portanto, o preço que o produto deve obter para ser lucrativo.
7. Permite que as organizações escalem rapidamente
Processos únicos e julgamento individual não são dimensionados. O trabalho padrão possibilita obter os mesmos resultados com uma pessoa uma vez, ou 100 pessoas, milhares de vezes.
8. Coloca o foco no processo, não na pessoa
Quando as pessoas executam seus trabalhos de acordo com o Trabalho Padrão, é fácil transferir a culpa por falhas e erros da pessoa para o processo. Afinal, são problemas de processo, não problemas de pessoas que impedem que as organizações atinjam seus objetivos.
9. Torna a melhoria mais fácil e rápida
É difícil melhorar um processo que não é bem compreendido ou aplicado de forma consistente. Uma vez que o trabalho padrão está em vigor, as oportunidades de melhoria tornam-se aparentes, e há uma maneira fácil de implementá-las.
10. Agiliza a solução de problemas
O trabalho padrão não elimina todos os problemas, mas facilita muito a solução porque você sabe exatamente como é o estado atual.
11. Incentiva o engajamento e a participação dos funcionários
Como as pessoas que realizam o trabalho estão envolvidas na criação do Trabalho Padrão, elas investem em garantir que elas reflitam verdadeiramente a melhor abordagem.
12. Libera os gerentes e líderes para que se concentrem em objetivos estratégicos
A redução de problemas, erros e resultados inconsistentes permite que líderes, gerentes e supervisores se concentrem em garantir que as necessidades dos funcionários sejam atendidas e agregar valor aos negócios.
13. Reduz o estresse no ambiente de trabalho
As pessoas querem fazer um bom trabalho e odeiam perder tempo corrigindo erros ou pedindo desculpas por defeitos. O padrão de trabalho torna cada indivíduo mais bem sucedido.
14. Incentiva a flexibilidade e a criatividade
Embora possa parecer contra-intuitivo, o trabalho padrão promove a inovação. Isso porque o padrão é apenas a melhor prática para hoje. Idéias criativas para melhoria são sempre bem-vindas, e o Padrão muda sempre que um PDSA bem sucedido prova que existe uma maneira melhor.
Como muitas das técnicas e ferramentas que suportam o Kaizen, o trabalho padrão não é nada complicado. Mas é fundamental para as organizações que querem eliminar o desperdício, melhorar a eficiência, manter a qualidade e praticar a melhoria contínua. Temos certeza que todo mundo quer fazer pelo menos um pouco disso.
