Quais os passos para resolver um problema?
Os passos para resolver um problema são: definir um problema, determinar a causa do problema, identificar, priorizar e selecionar alternativas para uma solução e implementar uma solução.
Definir o problema
Diagnostique a situação para que seu foco esteja no problema, e não apenas nos seus sintomas. As técnicas úteis nesta fase incluem o uso de fluxogramas para identificar as etapas esperadas de um processo e diagramas de causa e efeito para definir e analisar causas raiz.
Essas etapas apoiam o envolvimento das partes interessadas, o uso de informações factuais, a comparação das expectativas com a realidade e o foco nas causas de um problema.
O que é necessário?
Revise e documente como os processos funcionam atualmente (quem faz o que, com quais informações, usando quais ferramentas, se comunicando com o que organizações e indivíduos, em que intervalo de tempo, usando o formato, etc.).
Avalie o possível impacto de novas ferramentas e políticas revisadas no desenvolvimento de um modelo de "o que deveria ser".
Gerar soluções alternativas
Adiar a seleção de uma solução até várias alternativas terem sido propostas. Ter um padrão com o qual comparar as características da solução final não é o mesmo que definir o resultado desejado. Um padrão nos permite avaliar os diferentes resultados propostos pelas alternativas. Quando você tenta construir em direção aos resultados desejados, é muito difícil coletar boas informações sobre o processo.
Considerar alternativas múltiplas pode melhorar significativamente o valor de sua solução final. Uma vez que a equipe ou o indivíduo decidiu o modelo "o que deveria ser", esse padrão-alvo torna-se a base para o desenvolvimento de um mapa para investigar alternativas. Brainstorming e técnicas de resolução de problemas de equipe são ferramentas úteis nesta etapa de resolução de problemas.
Muitas soluções alternativas devem ser geradas antes de avaliar qualquer uma delas. Um erro comum na resolução de problemas é que as alternativas são avaliadas conforme elas são propostas, então a primeira solução aceitável é escolhida, mesmo que não seja o melhor ajuste. Se nos concentrarmos em tentar obter os resultados que queremos, perdemos o potencial de aprender algo novo que permitirá uma melhoria real.
Avaliar e selecionar uma alternativa
Solucionadores de problemas especializados usam uma série de considerações ao selecionar a melhor alternativa. Eles consideram em que medida:
- Se uma alternativa particular resolverá o problema sem causar outros problemas imprevistos.
- Se todos os indivíduos envolvidos aceitarão a alternativa.
- Se a implementação da alternativa é provável.
- Se a alternativa se enquadra nas restrições organizacionais.
Implementar e acompanhar a solução
Os líderes podem ser convidados a ordenar que a solução seja implementada por outros, "vender" a solução para outros ou facilitar a implementação envolvendo os esforços dos outros. A abordagem mais eficaz, de longe, tem sido envolver outros na implementação como forma de minimizar a resistência às mudanças subsequentes.
Os canais de feedback devem ser incorporados na implementação da solução, para produzir monitoramento contínuo e testes de eventos reais contra expectativas. A resolução de problemas e as técnicas utilizadas para obter esclarecimentos só podem ser eficazes em uma organização se a solução permanecer no local e atualizada para responder às mudanças futuras.
