MS Project: Como comunicar rapidamente o progresso?

project
25 de julho de 2018
Última modificação: 25 de julho de 2018

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Gestão de Projetos

Nas movimentadas organizações de hoje, os gerentes de projeto e programas precisam saber exatamente como os projetos pelos quais são responsáveis ​​estão sendo feitos. Mas eles também raramente têm tempo para ler relatórios de status detalhados cobrindo todos os aspectos do projeto.

Talvez o Projeto A esteja no prazo e dentro do orçamento, mas ele vai fornecer todas as funcionalidades que seu patrocinador precisa? Ou talvez os engenheiros tenham trabalhado horas extras para garantir que todos os últimos problemas tenham sido resolvidos. Mas como você pode descobrir o que essas horas extras fizeram com o orçamento?

A partir desse dilema “tempo versus informação”, surgiu o conceito do Painel do Project. Assim como o painel do carro fornece informações imediatas e atualizadas sobre a velocidade do veículo, a quantidade de gás no tanque e a temperatura do motor, um painel do project fornece informações imediatas e atualizadas sobre o status de um projeto. Uma abordagem comum e de fácil compreensão ao uso do painel é usar símbolos vermelhos, amarelos ou verdes que identificam rapidamente se a coisa que está sendo medida está em boa forma (verde), requer atenção (amarelo) ou está em estado crítico (vermelho).

Com o Painel do Project, você não precisa mais percorrer três relatórios diferentes para determinar se o departamento de produção recebeu os widgets necessários e obteve permissão para contratar seus novos funcionários. Em vez disso, se os widgets tivessem chegado, mas a decisão sobre a equipe estivesse pendente, você veria que o medidor de Materiais estava na zona ideal e que o medidor de recursos humanos estava se registrando na zona de alerta:

Painel de controle de projeto de exemplo

Painel de controle de projeto de exemplo

Com a simplicidade geral de um painel, você precisa lembrar que os painéis não são, em si mesmos, uma panacéia. O produto final é tão bom quanto as entradas. Um painel é apenas uma ferramenta eficaz se, em primeiro lugar, as coisas certas estão sendo rastreadas e, em segundo lugar, as classificações sendo feitas são bem julgadas.

Dica 1:

É fácil mergulhar em uma confusão quantitativa e analítica com o Project Dashboards. Na raiz, os gerentes querem uma maneira simples e rápida de ver se há problemas que precisam resolver. A confiança em uma abordagem quantitativa dá às pessoas uma maneira de “se livrar” de sua responsabilidade por relatar isso. Como um “cliente” do Painel do Project, você precisa insistir que as pessoas que se reportam a você são pessoalmente responsáveis ​​por suas chamadas de avaliação do Painel do Project.

Dica 2:

Se você é um cliente, tenha cuidado com falsos positivos. Certifique-se de reservar tempo para entrar em detalhes em casos individuais, para que você possa confirmar para si mesmo que as classificações são justas e confiáveis. Caso contrário, você corre o risco de ser desastrosamente enganado! Por outro lado, certifique-se de que as pessoas não desperdiçam seu tempo sinalizando questões triviais como necessitando de atenção. Certifique-se de que as pessoas assumam a responsabilidade de resolvê-las sozinhas!

Como usar a ferramenta do MS project?

Siga estas etapas para usar o painel do project:

Primeiro Passo: Avalie seus objetivos e expectativas para o painel. Por que você está usando? O que isso deveria lhe dizer? aqui estão alguns exemplos:

  • Quão longe meu orçamento estou?
  • Estamos no cronograma para cumprir os marcos do project?
  • Temos os recursos que precisamos no lugar?
  • Qual é o status das várias tarefas em andamento?
  • Os riscos do projeto são controlados?

Segundo Passo: Com a pessoa que se reporta a você, concorde com o que deve ser mostrado no Painel do Project e como isso deve ser representado. Se você está monitorando um negócio, talvez existam indicadores importantes que mostram o que está acontecendo? Ou, se você é responsável por um projeto, talvez queira monitorar fluxos individuais de atividade dentro do projeto, ficar de olho no caminho crítico ou monitorar outros aspectos dele?

Além disso, concorde como a informação será representada e a sensibilidade com a qual a informação é representada. Por exemplo, você pode não se preocupar se as pessoas perdem alguns dias de atraso em uma tarefa, contanto que consigam alcançá-la. E apenas ver uma lista de vinte itens monitorados pode ser suficiente, em vez de ter que escanear um painel de 30 páginas.

Seja o que for que você decida, mantenha o mais simples possível e certifique-se de que as pessoas que se reportam a você se lembrem do propósito do painel – para mantê-lo informado e alertá-lo sobre os problemas que você precisa resolver.

Terceiro passo: Certifique-se de que as pessoas sejam pessoalmente responsáveis ​​pelas suas decisões de avaliação do Painel do Project. Você precisa saber:

  • Quem, precisamente, é responsável por fazer o julgamento?
  • Quem pode substituir esse chamado de julgamento?

Quarta etapa: trabalhe com o painel. Obtenha experiência com isso. Adicione ou elimine medidas conforme achar que precisa ou não. Aumentar ou reduzir a sensibilidade do relatório. Coloque as pessoas acostumadas a fazer bons julgamentos. E certifique-se de deixar tempo suficiente para validar as informações que estão sendo relatadas.

Pontos chave

O painel do project é uma técnica útil para comunicar rapidamente o status dos projeto pelos quais você é responsável. Ele rapidamente mostra se partes individuais do projeto estão em curso, preocupadas ou com sérios problemas.

Tal como acontece com qualquer simplificação da realidade, é vulnerável a confusão e falta de informação. Portanto, é essencial que você evite a complexidade excessiva e insista para que as pessoas que relatam informações para você sejam responsáveis ​​pelos relatórios e aloquem regularmente tempo para garantir a precisão dos relatórios das pessoas.

Agendando Projetos Simples

Projetos simples envolvem apenas uma ou algumas pessoas em pouco tempo. Normalmente, projetos simples terão poucas tarefas dependentes de outras tarefas e serão relativamente diretos e fáceis de coordenar. Os exemplos podem ser coordenar a entrega de recursos para uma sessão de workshop, implementar um pequeno plano de marketing ou fornecer um aprimoramento de software simples.

Com projetos simples, ferramentas como Gantt Charts e diagramas de caminhos críticos podem complicar demais a programação e a comunicação do projeto. A menos que os membros da equipe de projeto sejam treinados em seu uso, eles podem muitas vezes ‘cegar as pessoas com a ciência’, levando a uma comunicação deficiente e projetos confusos.

Cronogramas e planos de ação apropriados muitas vezes são suficientes para coordenar e implementar projetos simples. Estes devem ser explicados e negociados com a equipe do projeto para melhorar os planos e obter a compreensão, a entrada e o comprometimento da equipe.

Muitas vezes, será suficiente criar um cronograma de trabalho, a partir da data em que o projeto deve ser concluído, e listar todas as tarefas em ordem inversa com as datas de vencimento de cada uma.

Pontos chave

Projetos simples costumam ser mais bem executados usando cronogramas e planos de ação simples. Estes devem ser preparados e negociados com a equipe do projeto para melhorar os planos e obter o buy-in.

Durante o projeto, eles conterão pontos de controle e entregas suficientes para monitorar o progresso do projeto e tomar as medidas corretivas adequadas.

Deixe seu comentário

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *