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11 de junho de 2018
Última modificação: 11 de junho de 2018

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Melhoria de Processos

Como trabalhar efetivamente com consultores?

Neste artigo, veremos como estabelecer um relacionamento de trabalho eficaz com os consultores e como você, sua equipe e sua organização podem obter o melhor deles, e como podem ajudar a empresa melhorando os processos.

Lembre-se que para tirar o maior proveito do trabalho de um consultor é importante sempre buscar capacitação e conhecimento para si mesmo e sua equipe. Para isso indicamos nosso curso White Belt completamente gratuito:

Mas antes de tudo iremos para a seguinte pergunta.

Você sabe o que é um consultor?

Os consultores fornecem orientação especializada e habilidades em um determinado campo ou setor. Por isso, as organizações geralmente as contratam para ajudar ou aconselhar projetos ou problemas específicos.

Desta forma, eles são semelhantes aos freelancers e empreiteiros, porque seu trabalho com organizações tende a ser de curto prazo e flexível.

A diferença entre consultores e esses dois outros grupos de profissionais é seu nível de especialização. Freelancers são geralmente empregados para realizar uma tarefa específica, como a criação de um folheto. Consultores, por outro lado, tendem a ser contratados mais por seu conhecimento especializado de um campo escolhido. E, como tal, seu tempo é muitas vezes muito caro.

Você sabe quais são os tipos de Consultores?

Um consultor pode se especializar em qualquer área em que os clientes precisem de conhecimentos aprofundados, como: 

  • Mudar a gestão;
  • Finanças e contabilidade;
  • Recursos humanos;
  • Tecnologia da informação;
  • Desenvolvimento de liderança;
  • Projeto organizacional;
  • Mídia social;
  • Estratégia; 

Os consultores também podem se concentrar em uma situação particular. Por exemplo, eles podem ajudar sua organização a superar uma crise de relações públicas, auxiliar em uma fusão ou aquisição, ou até administrar a empresa enquanto o conselho procura um novo CEO.

Agora que você já sabe o que é e quais os tipos de um consultor, vamos entender mais sobre como estar no mesmo ambiente de trabalho que eles.

Você sabe quais são os prós de se trabalhar com Consultores?

Além de sua especialização e experiência em um determinado assunto, os consultores podem oferecer algumas vantagens sobre o pessoal permanente.

Primeiro, eles podem trazer objetividade a uma organização. Seu novo raciocínio pode ajudar a reiniciar projetos que perderam o ímpeto, ou que ficaram atolados por brigas internas.

Em segundo lugar, os consultores podem se concentrar em um projeto ou questão. Isso ocorre porque eles não estão sobrecarregados com outras responsabilidades, como os gerentes internos podem ser. Isso pode trazer clareza a um projeto, especialmente quando um prazo está se aproximando.

Terceiro, um consultor trabalhará com você por um curto período de tempo e com o objetivo de entregar um resultado específico. Se você não está obtendo os resultados de que precisa, normalmente é mais fácil rescindir um contrato com um consultor do que com um membro permanente da equipe.

Como você pôde perceber, trabalhar com um consultor tem várias vantagens, mas como encontrá-lo? É o que iremos descobrir a seguir.

Como encontrar um consultor?

Se você estiver envolvido no processo de contratação de especialistas externos, é importante garantir que você definiu o problema que está enfrentando. Muitas vezes, a melhor maneira de encontrar bons consultores é usar o boca a boca. Obtenha referências de clientes anteriores e acompanhe-as completamente.

Pergunte o que este consultor ajudou-os a alcançar e se os contratariam novamente. Também é útil verificar os perfis do LinkedIn e os posts dos consultores. Você pode aprender muito sobre sua personalidade, ética e valores que talvez você não veja durante uma entrevista. 

Preste atenção às personalidades dos consultores e estilos de consultoria. Eles precisarão se adequar à sua cultura corporativa e à sua equipe, assim como os novos membros da equipe. Então, eles ouvem bem? E eles têm alta inteligência emocional? Quando você estiver pronto para redigir um contrato, certifique-se de definir expectativas claras.

Defina o projeto cuidadosamente e peça aos consultores para detalhar os serviços que estão prestando, incluindo quem, precisamente, trabalhará em seu projeto e em seus currículos, e o que eles cobrarão por trabalho ou reuniões adicionais. Certifique-se de que seu orçamento cobrirá possíveis custos extras. Especialistas externos estão essencialmente fornecendo um serviço profissional à sua organização.

Como a Consultoria terá sucesso nos Projetos?

1. Construa um relacionamento equilibrado. Os consultores precisam de uma abordagem de gerenciamento diferente daquela usada com os membros da equipe freelance, contratada ou permanente. É importante encontrar o equilíbrio certo: como recursos caros, os consultores precisam ser guiados com cuidado, mas, se você tentar exercer muito controle, poderá prejudicar seu relacionamento com eles e afetar sua produtividade. 

2. Esclareça o papel. Certifique-se de que todos os envolvidos no projeto ou tarefa estejam certos sobre o motivo pelo qual o consultor foi contratado, incluindo o próprio consultor. E dê a ela cópias das declarações de missão e visão da empresa, junto com outros documentos importantes, para ajudá-la a ter uma visão mais ampla. Ela também precisa saber sobre questões subjacentes que podem não ser discutidas abertamente. Por exemplo, a política do escritório poderia afetar seu projeto? E quem são os principais interessados ​​que ela deve conhecer? 

3. Definir direção. Os consultores precisam de metas mensuráveis, então trabalhe com eles para definir metas SMART. Isso não apenas esclarece o que você está esperando, mas também permite medir seu progresso e desempenho. 

4. Pratique o controle do escopo. Os projetos podem crescer à medida que o tempo passa e as necessidades aumentam. Você também pode ter que lidar com consultores que procuram ativamente expandir seu papel para obter trabalho adicional. É por isso que é importante praticar o controle do escopo. Certifique-se de ter definido a visão e os objetivos do projeto, defina um orçamento e estabeleça prioridades claras. Nosso artigo, “‘Sim’ para a Pessoa, ‘Não’ para a Tarefa”, ajuda você a dizer “não” assertivamente a um trabalho adicional, mantendo um bom relacionamento com o consultor.

5. Levante-os e corra rapidamente. Pense em como é impressionante quando você inicia um novo trabalho. Os consultores passam por essa experiência toda vez que iniciam um novo projeto, por isso devem ser bons em “aumentar a velocidade”. No entanto, embora eles não precisem de tanto treinamento como novos funcionários, você precisa ajudá-los a se familiarizar com a organização, com a equipe com a qual trabalharão e com o projeto em que estarão trabalhando.

6. Dar uma resposta. Os consultores precisam de feedback sobre seu desempenho, para que saibam o que estão fazendo bem e onde precisam melhorar, assim como os outros membros de sua equipe.

7. Seja vigilante. O setor de consultoria tem tudo a ver com ganhar contratos e entregar projetos. Mas, ao mesmo tempo, uma vez que um contrato é ganho, você precisa garantir que a empresa de consultoria não esteja aproveitando o fato de que agora você está “assinado e selado”, se ainda não estiver totalmente cumprido com as promessas que feito para você. Isso, claro, volta ao desempenho eficaz e ao gerenciamento de entrega. Mas também se trata de estar alerta para o risco de que os níveis de serviço caiam à medida que outras pressões de tempo ou outros clientes e contratos, talvez mais lucrativos, entrem em ação.

Muitas consultorias ganham negócios com pessoal altamente experiente, mas logo substituem essas pessoas por juniores mais baratas e menos experientes. Assegure-se de que haja um consultor específico e nomeado, que será responsável pela entrega do seu projeto, e que essa pessoa não seja chamada para lidar com outras questões.

Como gerenciar o futuro para obter os melhores resultados?

Você não pode depender do seu consultor para sempre e, assim que ele sair, os membros da sua equipe precisarão assumir a responsabilidade pelo projeto. Eles serão os que estão corrigindo problemas ou fazendo ajustes no futuro, então eles devem entender o trabalho do consultor e desenvolver as habilidades que eles precisarão para continuar. 

Inclua o desenvolvimento de um plano de gerenciamento de conhecimento nas tarefas de seu consultor e envolva os membros de sua equipe para garantir que esse plano seja um sucesso.

Certifique-se de que o consultor treine sua equipe em suas técnicas e abordagem. 

Construa um processo de transferência de conhecimento no projeto, para garantir que você não seja pego quando seu consultor terminar. Quanto mais cedo esse processo começar, mais perguntas os membros da sua equipe poderão fazer e mais habilidades e conhecimento serão obtidos.

Pontos Chave

Os consultores são profissionais que fornecem ajuda especializada e consultoria de curto prazo em um determinado campo ou setor. Eles têm altos níveis de especialização, mas geralmente são caros e podem funcionar de maneira diferente para o restante de sua equipe. 

A chave para trabalhar com sucesso com eles é ser claro sobre expectativas e resultados. Isso inclui monitorar o escopo do projeto: esteja ciente de que projetos e orçamentos podem crescer e que consultores podem encorajar isso! Dê aos consultores instruções detalhadas, feedback claro e os recursos de que precisam para trabalhar de forma eficiente. Trabalhe para manter relacionamentos positivos entre eles e seus colegas de trabalho permanentes.

 

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