O que você precisa saber sobre Compliance?

Nos últimos anos, em todo o mundo, seguimos o alto nível de corrupção em vários setores econômicos. Várias empresas acabam tendo sua imagem e reputação enfraquecidas devido ao seu envolvimento comprovado, tanto no nível empresarial quanto na esfera política. A necessidade imperativa de conhecer e praticar compliance nas atividades cotidianas surgiu em meio a essa realidade, que afeta empresas de todos os tamanhos e indústrias. Não a toa que advogados especializados na área de compliance vem sendo cada vez mais procurados.

O Compliance corporativa deve ser uma parte essencial de operações comerciais, independentemente do setor.

Como gerenciar compliance e reduzir os riscos? Tomar medidas preventivas pode parecer um aborrecimento inicial, mas em contrapartida, pode economizar custos incalculáveis ​​de sua organização a longo prazo.

As violações de compliance corporativa podem resultar em multas, multas, ações judiciais, perda de reputação e muito mais. Evite que sua empresa aprenda a lição da maneira mais difícil. Mas o que é Compliance? O que você precisa saber sobre isso? É o que você vai conferir neste artigo.

O que é Compliance?

Compliance, que vem do verbo em inglês to comply, nada mais é do que estar em conformidade com as leis, padrões éticos, regulamentos internos e externos.

A definição de compliance é “a ação de cumprir um comando” ou “o estado de cumprimento de regras ou padrões”. No mundo corporativo, é definido como o processo de garantir que sua empresa e funcionários sigam todas as leis, regulamentos, normas e práticas éticas aplicáveis ​​à sua organização e setor.

O compliance corporativo abrange políticas e procedimentos internos, bem como leis federais e estaduais. A aplicação de compliance ajuda sua empresa a prevenir e detectar violações de regras, o que protege sua organização de multas e ações judiciais.

O processo de compliance deve estar em andamento. Muitas organizações estabelecem um programa para governar de maneira consistente e precisa suas políticas de conformidade ao longo do tempo.

Qual o objetivo de um programa de compliance?

O objetivo é proteger seus negócios. É simples assim. Mas o retorno do investimento pode ser significativo, ajudando a evitar desperdícios, fraudes, abusos, discriminação e outras práticas que interrompem as operações e colocam sua empresa em risco.

Seu programa de compliance corporativa precisa ser integrado a todos os esforços em toda a empresa, desde o gerenciamento de regulamentos externos e políticas internas até o treinamento abrangente dos funcionários. Ao garantir que todos os departamentos e funcionários estejam trabalhando juntos para manter os padrões, você pode reduzir o risco de grandes falhas e violações.

Qual a importância do compliance nos negócios?

Ser capaz de dizer que uma empresa está em conformidade estratégica é, por si só, uma estratégia comercial fundamental. Isso significa que há transparência e um grau crescente de maturidade da administração. Estar em conformidade mostra que gerentes e equipes estão no controle dos processos e procedimentos, implementados e executados com efetiva conformidade política, comercial, trabalhista, contratual e comportamental.

Não estar em compliance significa ser desnecessariamente alto risco, o que pode levar a perdas financeiras, patrimoniais e de mercado, entre muitas outras. O gerenciamento de riscos e a conformidade estão intimamente ligados.

É necessário refletir e mudar os estilos de gerenciamento, ajustar a maneira como as informações da empresa são tratadas e como as pessoas se comportam no dia a dia, a fim de alcançar um nível de excelência em conformidade, independentemente do setor de negócios e tamanho da empresa.

Criando um programa de compliance corporativa bem sucedido

Pouquíssimas empresas podem se dar ao luxo de procrastinar em um programa de conformidade corporativa. Tenha a previsão de agir hoje.

Seu programa deve ser cuidadosamente planejado e implementado, com programas de treinamento coincidentes para garantir que o pessoal seja versado em todas as áreas de conformidade.

Aqui estão algumas etapas para estabelecer ou refinar seu programa de conformidade corporativa:

Obtenha sua liderança a bordo

Seu programa de compliance corporativo não será executado sozinho. Uma pessoa deve ter a responsabilidade de gerenciar o programa diariamente.

Dependendo do tamanho da sua organização, você pode ter um oficial de compliance ou vários. Independentemente disso, os responsáveis ​​pelo programa de conformidade devem ter autoridade para aplicar as regras e responsabilizar a equipe em todos os níveis.

Eles também precisam de acesso direto ao órgão de administração da empresa, que pode incluir a gerência sênior ou o conselho de administração.

O acesso à alta administração e à autoridade para impor regras é essencial quando surgem possíveis problemas de compliance, permitindo que seus funcionários respondam rapidamente.

Mas a comunicação segue nos dois sentidos. É importante que o corpo diretivo avalie regularmente a eficácia do programa de conformidade corporativa. O compliance corporativo é promover uma cultura no local de trabalho que valorize a integridade e a conduta ética.

Isso começa no topo

Para que o programa funcione, seus líderes precisam seguir as regras primeiro. Eles devem incentivar o comportamento ético e falar abertamente sobre a importância do cumprimento.

Os líderes da empresa devem incentivar a contribuição dos funcionários, enfatizando que eles não serão punidos por denunciar comportamentos ilegais ou antiéticos.

O Departamento de Justiça criou uma lista de verificação para avaliar os programas de compliance corporativo e sugere fazer as seguintes perguntas:

• Como os líderes seniores, por meio de suas palavras e ações, incentivaram ou desencorajaram o tipo de má conduta em questão?
• Que ações concretas foram tomadas para demonstrar liderança nos esforços de conformidade e correção da empresa?
• Como a empresa monitora o comportamento de sua liderança sênior? Como a liderança sênior modelou o comportamento adequado dos subordinados?

Neste trecho fica notória a importância da participação da liderança no gerenciamento compliance. Aproveite e conheça o curso de Liderança para novos gestores da FM2S disponível em nossa formação em carreira e liderança!

Realizar avaliações de risco

A conformidade corporativa é sobre o gerenciamento de riscos.

Para criar um programa eficaz, você precisa saber quais áreas de conformidade representam os maiores riscos para sua organização. Depois de identificar essas áreas, você poderá concentrar seus recursos em resolvê-las.

O Departamento de Justiça criou uma lista de verificação para avaliar os programas de conformidade corporativa e sugere fazer as seguintes perguntas:

• Como os líderes seniores, por meio de suas palavras e ações, incentivaram ou desencorajaram o tipo de má conduta em questão?
• Que ações concretas foram tomadas para demonstrar liderança nos esforços de conformidade e correção da empresa?
• Como a empresa monitora o comportamento de sua liderança sênior? Como a liderança sênior modelou o comportamento adequado dos subordinados?

Dicas de Gerenciamento de Compliance

Além destas, existem outras dicas gerais sobre o gerenciamento de compliance para aplicar ao seu negócio:

• Use sistemas de informação que suportem o monitoramento das atividades da empresa e que estejam em conformidade com os processos de conformidade;
• Ter gestão de contratos para serviços e materiais alinhados com os níveis de conformidade estabelecidos pela empresa;
• Fortalecer as rotinas de inspeção e inspeção das atividades, incluindo aquelas que geralmente não possuem certificações;
• Foco na conformidade de processos nos níveis municipal, estadual e federal;
• Ter um sistema de padronização sempre ativo e atualizado na empresa;
• Ter processos de auditoria interna focados nos requisitos para obter conformidade;
• Possuir sistemas de controle com graus adequados de profundidade;
• Ter comunicação estruturada sobre os instrumentos normativos da empresa.

Com essas ações, a empresa reduz custos e despesas, aumenta sua receita operacional e evita perdas. Além disso, com o cumprimento das leis, a transparência dos processos torna-se uma realidade mais consolidada, o que traz maior confiança no mercado.

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Guilherme Mendes