Planilhas Google: Por que usar?
O Planilhas Google é uma plataforma de planilhas baseada na nuvem que permite às empresas de todos os portes colaborarem com clientes e parceiros para criar e editar dados em planilhas.
Equipado com inteligência artificial do Google (IA), o sistema possibilita que os colaboradores adicionem colegas aos projetos, visualizem alterações em tempo real na planilha e conversem com os membros da equipe dentro dos documentos.
O aplicativo permite que os administradores definam datas de expiração para projetos e concedem permissão para que funcionários específicos baixem, copiem ou imprimam o conteúdo.
Qual a função de uma planilha?
Uma planilha eletrônica é um software utilizado para realizar cálculos, análises e organização de dados em formato de tabela. A sua função principal é permitir que o usuário organize informações de maneira eficiente, utilizando recursos como fórmulas matemáticas, funções, gráficos e outras ferramentas que facilitam o processamento e a interpretação dos dados.
Através de uma planilha, é possível realizar cálculos e manipulações em grande escala de dados, facilitando a visualização e compreensão dos mesmos. As planilhas são utilizadas em diversas áreas, como contabilidade, finanças, recursos humanos, marketing, entre outras, e permitem a criação de relatórios, orçamentos, gráficos e outros tipos de documentos que auxiliam na tomada de decisão e gestão de dados.
O que são as Planilhas Google?
As Planilhas Google são uma ferramenta de planilhas baseada na web fornecida pelo Google Workspace. Elas permitem que os usuários criem, editem e compartilhem planilhas online e trabalhem colaborativamente com outras pessoas em tempo real. As Planilhas Google têm recursos semelhantes aos de outras ferramentas de planilhas, como o Microsoft Excel, mas com a vantagem de serem baseadas na nuvem e acessíveis a qualquer hora e lugar com conexão à internet.
A ferramenta inclui recursos avançados de formatação, gráficos, fórmulas e tabelas dinâmicas, além de ferramentas de colaboração, como comentários e notificações em tempo real. Os usuários podem importar dados de outras fontes, como arquivos do Excel e CSV, e exportar para diversos formatos, como PDF e CSV.
As Planilhas Google são gratuitas para uso pessoal e comercial e são parte do conjunto de aplicativos do Google Drive, que inclui também o Google Docs e o Google Apresentações.
Além disso, o acesso às Planilhas Google pode ser controlado por meio de configurações de compartilhamento e permissões, para garantir a segurança dos dados.
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Quais os 4 conceitos básicos de uma planilha?
Os 4 conceitos básicos de uma planilha são:
- Células: As células são as unidades básicas de uma planilha, e são representadas pela intersecção de uma linha e uma coluna. Cada célula pode conter um valor, uma fórmula, um texto ou uma função.
- Colunas: As colunas são as verticalmente dispostas em uma planilha, e são identificadas por letras (A, B, C, etc.). Cada coluna contém células relacionadas a um determinado tipo de informação.
- Linhas: As linhas são as horizontalmente dispostas em uma planilha, e são identificadas por números (1, 2, 3, etc.). Cada linha contém células relacionadas a um determinado item ou categoria.
- Fórmulas: As fórmulas são expressões matemáticas ou lógicas que são utilizadas para realizar cálculos ou manipulação de dados em uma planilha. Elas podem ser escritas diretamente na célula ou utilizando funções pré-definidas. As fórmulas podem incluir referências a outras células, colunas ou linhas da planilha.
Como usar as Planilhas Google?
- Acesse sua conta do Google e abra o Google Drive.
- Clique em "Novo" e selecione "Planilha" para criar uma nova planilha.
- Insira dados na planilha clicando em uma célula e digitando o valor. Use a tecla TAB para mover para a próxima célula ou a seta para a direita. Use a tecla ENTER para mover para a célula abaixo ou a seta para baixo.
- Use as funções e fórmulas para realizar cálculos e processar dados. As fórmulas começam com o sinal de igual (=). Por exemplo, "=SOMA(A1:B1)" soma os valores nas células A1 e B1.
- Formate a planilha, selecionando as células e usando as opções de formatação na barra de ferramentas, como negrito, itálico, tamanho da fonte, cor de fundo, entre outros.
- Adicione gráficos à planilha para visualizar os dados. Selecione as células e clique em "Inserir" > "Gráfico".
- Colabore com outras pessoas na planilha. Compartilhe a planilha com outras pessoas e permita que elas editem ou visualizem a planilha. Clique em "Compartilhar" no canto superior direito da tela e insira os endereços de e-mail das pessoas com quem você deseja compartilhar.
Como as Planilhas Google funcionam?
As partes interessadas usam o recurso Explorar para visualizar tendências e obter insights de dados em tempo real por meio de visualizações personalizáveis.
O Planilhas Google oferece um módulo DLP (Data Loss Prevention) que permite às empresas detectarem possíveis perdas de dados e evitam o vazamento de dados, bloqueando a visibilidade de informações confidenciais para membros não autorizados.
O Planilhas Google oferece uma integração de API e Zapier que ajuda com que as empresas se conectem a várias plataformas de terceiros.
Outros recursos incluem IRM (Information Rights Management), modelos personalizáveis, análises, colaboração, criação de enquetes, histórico de revisões, formatação condicional e muito mais.
Quais são os recursos avançados?
Tabelas Dinâmicas
As Tabelas Dinâmicas são uma ferramenta poderosa para resumir e analisar grandes conjuntos de dados. As Planilhas Google permitem criar e personalizar Tabelas Dinâmicas com recursos como classificação, filtro, agrupamento e somatório.
Funções avançadas
As Planilhas Google possuem uma ampla variedade de funções avançadas para processar dados, incluindo funções estatísticas, de texto, lógicas e financeiras. Algumas funções populares incluem a função VLOOKUP para buscar valores em tabelas e a função IF para testar condições lógicas.
Macros
As Macros permitem que os usuários automatizem tarefas repetitivas na planilha. As Planilhas Google suportam a criação e execução de macros, que podem economizar tempo e reduzir erros.
Formulários
As Planilhas Google possibilitam a criação de formulários para coletar dados e informações. Os formulários podem ser usados para pesquisas, questionários, inscrições e muito mais. Os dados coletados podem ser automaticamente inseridos na planilha.
Colaboração em tempo real
Várias pessoas trabalham na mesma planilha ao mesmo tempo. Isso é feito a partir de recursos como comentários e notificações em tempo real, além de um registro de revisão que permite rastrear as alterações feitas por outros colaboradores.
Importação e Exportação de dados
As Planilhas Google permitem que os usuários importem dados de outras fontes, como arquivos CSV e do Excel. Os dados também podem ser exportados em diversos formatos, como PDF, CSV e XLS.
Os benefícios para PMEs
O G-Suite é um conjunto de ferramentas preferencial para pequenas e médias empresas. Um dos aplicativos mais poderosos desse conjunto é o Planilhas Google. Popular entre equipes menores para criar planilhas e bancos de dados, ele substitui os processos baseados em papel ou o Microsoft Excel.
Na verdade, o Google Sheets oferece uma solução simples e eficaz para digitalizar uma parte significativa dos dados comerciais. O usuário pode inserir diferentes tipos de informações online em vez de distribuí-las.
Obviamente, o Planilhas Google também é uma grande ajuda para análises e cálculos de dados. A ferramenta de planilha permite que se crie vários quadros e gráficos. Cálculos complexos e análises com fórmulas também são realizados.
Essas funcionalidades o tornam particularmente útil para orçamento e contabilidade. Ele permite que crie digitalmente seus balanços, faturas, despesas e vários outros documentos financeiros.
Por exemplo, um dos usos mais comuns do Planilhas Google para pequenas e médias empresas é o faturamento, inventário e outros relatórios. Depois que sua equipe desenvolve os modelos na ferramenta, eles são reutilizados e aplicados a todos os seus clientes, remessas, listas de estoque e muito mais.
A coleta de dados de várias partes interessadas é outro uso típico do Google Planilhas. Como facilita a colaboração online, seus funcionários que trabalham em um local podem compartilhar esses dados com membros remotos da equipe ou outras partes interessadas. Assim, cada um consegue inserir sua parte dos dados na mesma planilha sem precisar trocar um documento entre os sites.
Embora não seja uma ferramenta de gerenciamento de projetos em si, o Planilhas Google ajuda a rastrear projetos de maneira adequada e eficaz. Como é possível conter diferentes tipos de dados provenientes de diferentes membros da equipe, possibilita fornecer uma visão geral do andamento das tarefas e da distribuição de responsabilidades.
Planilhas Google: o que é o Docs?
O Google Docs faz parte do pacote Google Office e do processador de texto. Além do Google Docs, há também o Google Sheets (planilhas Google), o Google Slides (apresentação), o Google Forms (formulários online) e alguns outros aplicativos.
É um software como serviço que é usado por meio do navegador e não requer nenhuma instalação em seu próprio computador. Isso significa que os dados não são armazenados localmente, mas na nuvem do Google. O Google Docs é executado em todos os navegadores.
As planilhas Google também estão disponíveis como um complemento para o Chrome e, portanto, conseguem ser usadas offline, o que é uma grande vantagem para quem deseja trabalhar com ele em qualquer lugar, por exemplo.
Funcionalidade do Documentos Google
O Google Docs agora é um processador de texto completo que dificilmente é inferior às soluções de desktop. Com várias ferramentas de edição e design, os documentos são projetados e formatados de várias maneiras.
O usuário consegue adicionar links, imagens e desenhos, entre outras coisas. Obviamente, a interface lembra programas conhecidos e oferece acesso direto às funções mais importantes.
Interessante também é o salvamento automático, que ainda possui um log de alterações, para que veja exatamente o que foi alterado e quando. Outra vantagem desta ferramenta online é que vários usuários trabalham em um documento ao mesmo tempo, e é possível ver quem mudou o quê. Há a opção de conversar e deixar comentários.
E tem acesso direto a uma ferramenta de pesquisa no Docs, que pode ser utilizada para pesquisar informações e dados em seus próprios documentos e pesquisas no Google.
9 vantagens
- Compartilhe documentos com mais facilidade: o Google Docs faz parte do Google Drive, para que possa compartilhar rapidamente seu documento de qualquer lugar por meio da nuvem e autorizar outros usuários a visualizá-lo ou editá-lo;
- Editar documento simultaneamente: Com o Google Docs, é possível editar seu documento em paralelo e, por exemplo, fazer adições em dois lugares diferentes no texto;
- Envie o documento por e-mail: se desejar, o Gmail acessa sua nuvem e adiciona um arquivo do Drive como anexo;
- Enviar documento por fax: com um pequeno complemento, você pode enviar seus documentos de planilhas Google como fax;
- Traduzir documento: o Google traduz o seu documento para cerca de 50 idiomas. No entanto, a qualidade da tradução corresponde à do tradutor do Google;
- Visualizar e desfazer edições: Se várias pessoas alterarem o documento, poderá ver isso no histórico de edições e desfazer se necessário;
- Use imagens da pesquisa do Google: Através de "Inserir" > "Imagens" > "Pesquisar" os usuários podem usar a pesquisa de imagens do Google para encontrar e inserir uma foto;
- Comentário sobre comentários: Com a função de comentário, você pode trocar informações corretamente e também exibir comentários que foram esclarecidos posteriormente;
- Google planilha móvel: com o aplicativo para Android e o aplicativo para iPhone, é uma possibilidade continuar editando as planilhas Google em qualquer lugar.
Colabore na nuvem com o Planilhas Google
Se o objetivo principal é trabalhar de forma confiável em um documento junto com outros funcionários, o Planilhas Google é uma grande ajuda.
Ele tem muitas opções para dar aos funcionários acesso e opções de edição, gerenciar planos de projetos e manter todos os envolvidos atualizados. Isso funciona independentemente do sistema operacional.
Usuários de Windows, Mac OSX e Linux acabam se beneficiando igualmente das possibilidades. O acesso móvel e o processamento em movimento também são facilmente possíveis via tablet e smartphone.
Um link para o documento a ser editado é suficiente para conceder a outros funcionários ou terceiros direitos de acesso, ou direitos de edição.
Ao enviar o link, o tipo e a abrangência dos direitos conseguem ser definidos com apenas alguns cliques. Os funcionários também podem ser adicionados diretamente às tabelas para que os direitos possam ser gerenciados.
Durante o processo de edição, há a possibilidade de ver quem está trabalhando no documento a qualquer momento. Tudo é salvo automaticamente na nuvem do Google Drive. Dessa forma, todos os envolvidos têm sempre um documento atualizado. O acesso muitas vezes demorado a uma planilha local do Excel e as horas de envio e retorno não são mais necessárias.
Dicas e truques
Use fórmulas para automatizar cálculos
As fórmulas são uma das ferramentas mais poderosas das Planilhas Google. Elas podem ser usadas para realizar cálculos, processar dados e muito mais. Algumas das fórmulas populares incluem SUM (para somar valores), AVERAGE (para calcular a média), COUNT (para contar o número de células com valores) e IF (para testar condições lógicas).
Use atalhos de teclado
Os atalhos de teclado podem ajudar a economizar tempo e tornar a edição de planilhas mais eficiente. Alguns atalhos populares incluem Ctrl + C (para copiar), Ctrl + V (para colar), Ctrl + X (para recortar), Ctrl + Z (para desfazer) e Ctrl + Y (para refazer).
Use formatação condicional
A formatação condicional é uma ferramenta que permite aplicar formatos diferentes a células com base em certas condições. Por exemplo, você pode formatar as células para mudar de cor quando um determinado valor é alcançado. Isso torna mais fácil identificar tendências e padrões nos dados.
Use filtros para visualizar dados específicos
Os filtros permitem visualizar apenas os dados que atendem a determinados critérios. Por exemplo, você pode filtrar os dados para exibir apenas as linhas que correspondem a um determinado valor. Isso é especialmente útil ao trabalhar com grandes conjuntos de dados.
Use gráficos para visualizar dados
Os gráficos são uma ferramenta poderosa para visualizar dados e ajudar a identificar tendências e padrões. As Planilhas Google possuem uma ampla variedade de opções de gráficos, incluindo gráficos de colunas, barras, linhas, pizza e muito mais.