Como validar um Projeto Lean Six Sigma?
Como saber se o Projeto Six Sigma está no caminho certo?
Não é incomum achar que alguns os resultados de uma implantação do Lean Six Sigma não são tão bons quanto o que a empresa esperava. O que muitas vezes ajuda nessa situação é uma revisão formal da implantação, conduzida da mesma maneira que uma revisão de entregas em um projeto individual. Validar um Projeto Lean Six Sigma é fundamental.
O modelo básico para uma revisão de implantação é o mesmo que para qualquer revisão. A liderança da organização desejará documentar os resultados e os métodos. Isso deixará claro se o progresso foi dificultado por uma quebra de estratégia e planejamento (os métodos), na execução desses planos (os resultados) ou uma combinação de ambos.
O que exatamente deve ser analisado em termos de resultados e métodos? Implementações bem-sucedidas são o resultado da interação de três elementos - integração estratégica, execução e infraestrutura especializada.
É claro que os três elementos de implantação se movem de maneiras particulares. A clareza estratégica dá o foco necessário para uma execução efetiva. A existência de recursos qualificados é necessária para assegurar que a estratégia seja adequada em primeiro lugar, que sua interpretação seja consistente e que a organização tenha o nível necessário de compromisso necessário para sustentar o esforço.
A segmentação da revisão da implantação nessas áreas pode não capturar todos os bloqueios ou barreiras, mas deve expor aqueles que são os mais nocivos em termos de resultados.
Qual a função da Revisão Estratégica?
Determinar se a organização teve uma estratégia claramente definida associada à sua implantação do Lean Six Sigma e se os resultados estão sendo documentados.
Perguntas sobre método
- O que era a plataforma que conduziu a implantação de Lean Six Sigma?
- A importância estratégica dos objetivos foi claramente comunicada a todos os envolvidos?
- O progresso foi revisado regularmente contra os objetivos?
- Como a organização garante que a seleção de projetos seja conduzida por necessidades comerciais prioritárias?
Perguntas sobre os resultados
- Há dados confiáveis sobre o desempenho antes e depois das mudanças feitas? (Às vezes, os bons resultados são obscurecidos pela coleta de dados deficiente, ou vice-versa, resultados ruins podem parecer bons se os dados não forem confiáveis).
- Qual documentação a organização tem mostrando progressos ou deficiências relacionadas aos objetivos estratégicos?
Revisão de Infraestrutura Qualificada
O que fez do Lean Six Sigma muito mais bem-sucedido do que seus predecessores é ter uma infraestrutura de implementação que efetivamente traduz a agenda estratégica em ações para maximizar o valor e fornecer gerenciamento efetivo e monitoramento de resultados.
Perguntas sobre método
- Existe um champion de implantação em cada unidade de negócios? Qual o treinamento e a experiência que ele ou ela tem?
- Os patrocinadores de projetos foram treinados em princípios básicos de Lean Six Sigma e noções básicas de revisão de projetos?
- Quão bons são os mecanismos em vigor para conectar os recursos que funcionam em termos de suporte e comunicação? Qual é a base para este julgamento?
- Que evidências a organização tem de que o Lean Six Sigma está se tornando integrado nas práticas diárias de gestão do negócio?
- O que está sendo feito para garantir que os recursos implantados cumpram suas responsabilidades? (Por exemplo, eles são responsabilizados por métodos e resultados sustentáveis?)
Perguntas de resultados
- Quais metas para alcançar uma massa crítica foram definidas em torno dos métodos de implantação? (Número de Black Belts treinados? Número de projetos lançados?) Como os números reais se comparam ao alvo? Quais as barreiras que explicam as falhas?
- Existe um processo rigoroso para medir e rastrear os resultados financeiros do projeto?
- Qual é o retorno médio por Black Belt? Como isso se compara às expectativas?
Revisão de Execução
Os dois primeiros elementos da avaliação da implantação focaram o desenvolvimento de uma estratégia plenamente realizada e dos recursos para implementá-la. Neste elemento, uma organização precisa olhar para onde e como a execução conseguiu ou falhou.
Perguntas sobre método
- O que tornou a organização confiável de que suas expectativas eram razoáveis? Verifique se esses fatores ainda são válidos. Se as expectativas não forem razoáveis, o que precisa mudar - as expectativas ou os métodos usados para cumpri-los?
- O que foi feito para envolver a liderança e dar-lhes uma razão convincente para abraçar Lean Six Sigma?
- Foram Black Belts e Green Belts totalmente treinados na metodologia integrada Lean Six Sigma DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar)?
- A liderança em equipe é uma parte padrão do currículo Lean Six Sigma da organização? (A mudança e a melhoria acontecem por meio das pessoas, e não apenas ferramentas estatísticas. Os Black Belts e os Champions devem ser capazes de tirar o melhor de suas equipes. Isso exige que eles sejam treinados em habilidades de liderança em equipe e ferramentas técnicas. Tendo as equipes e o time certos, a dinâmica no local de aprendizagem e execução pode acelerar a aplicação do Lean Six Sigma e multiplicar seus benefícios financeiros e operacionais em toda a organização.)
- Como estão os champions e os Master Black Belts em termos de identificação de oportunidades, seleção de projetos e priorização? Como sabe a liderança da organização?
- A organização possui um sistema de gerenciamento de projetos que lhe permite controlar o número de projetos em andamento, de modo que o pessoal não está sobrecarregado?
- Os patrocinadores do projeto cumpriram a responsabilidade por resultados no longo prazo? Que indicadores existem para mostrar se isso está acontecendo ou não? Existe um método para a validação financeira dos resultados após a conclusão dos projetos?
- Existe consenso sobre métricas comuns e métodos de rastreamento? Quais as métricas dos painéis de controle são revisadas regularmente? Eles estão ajudando no gerenciamento da implantação?
Perguntas de resultados
- Quais foram os resultados difíceis da implantação (qualidade, custo, lucro, receita, velocidade, etc.)?
- Que resultados foram realmente alcançados?
- Quão bem os líderes da equipe, Black Belts, Master Black Belts, etc. se classificam em termos de habilidades de liderança?
Conclusão: como validar um Projeto Lean Six Sigma?
Tenha em mente que, embora cada um desses elementos tenha sido abordado separadamente, na realidade haverá sobreposição entre eles. Isso está bem, porque as organizações normalmente compilarão todas as lições no final, para que elas possam procurar padrões em todos os elementos. Se o progresso não está sendo feito para objetivos estratégicos, por exemplo, pode ser que haja um problema com a seleção e priorização do projeto, o número de projetos lançados e concluídos, ou os recursos usados para apoiar os projetos (como se o tempo do Black Belt é limitado).
Na prática, essas revisões são muitas vezes realizadas por meio de uma combinação de reuniões (com a equipe de liderança, Champions, Patrocinadores, Master Black Belts, etc.), revisões da documentação do projeto e pesquisas internas ou grupos focais que pedem às pessoas sobre barreiras e sucessos.
A maioria das empresas de melhor classe executa avaliações de implantação detalhadas anualmente. O truque é encontrar um equilíbrio entre obter profundidade suficiente para que correções de grandes cursos possam ser feitas quando necessário, mas não gastar tanto tempo e esforço que retarda a iniciativa. As apostas são altas, então gastar tempo e dinheiro em fazer uma boa revisão vale a pena o esforço.