Modelo As-Is: como mapear processos com eficiência
Entender como os processos realmente funcionam dentro de uma organização é o primeiro passo para qualquer melhoria consistente. O modelo As-Is, usado na gestão de processos, tem exatamente esse papel: mostrar a operação como ela é e não como foi planejada para ser.
Ao registrar as etapas, responsabilidades e interações que acontecem no dia a dia, o As-Is revela o que está funcionando, o que está travando resultados e onde estão as falhas silenciosas. Esse tipo de mapeamento é comum em empresas que buscam mais eficiência, controle e preparo para mudanças estruturais.
Neste conteúdo, você vai ver o que é o modelo As-Is, quando aplicá-lo e como ele serve de base para decisões mais alinhadas à realidade. Também vai entender como realizar o mapeamento na prática e os cuidados que evitam erros comuns.
O que é o modelo As-Is na gestão de processos?
Em gestão de processos, o termo As-Is representa o retrato fiel de como um processo funciona atualmente. É a versão real, sem filtros da operação, considerando as etapas que são de fato executadas, com suas falhas, desvios e ajustes informais.
Mapear o As-Is é descrever como as tarefas ocorrem no dia a dia, e não como deveriam ocorrer segundo manuais ou procedimentos ideais. Essa distinção é o que torna o modelo relevante. Ele registra fluxos, papéis, interações e decisões, mesmo que não estejam documentados formalmente.
Esse tipo de mapeamento é base para compreender por que determinadas metas não são alcançadas, onde estão os gargalos e como os colaboradores interagem com sistemas e recursos.
Por que o As-Is é o ponto de partida para melhorias?
Antes de redesenhar processos, é preciso saber o que existe. É aqui que o As-Is entra. Ignorar essa etapa pode levar a decisões desconectadas da realidade operacional. Sem essa análise, mudanças propostas correm o risco de tratar sintomas e não causas.
Ao levantar o processo atual, a empresa consegue evidenciar falhas estruturais, retrabalho, duplicidade de tarefas e ausência de padronização. Isso permite fundamentar qualquer proposta de mudança com base em dados, e não em suposições.
O modelo também funciona como uma ponte entre a liderança e a operação. Permite que gestores entendam onde estão os desvios e por que eles ocorrem. Muitas vezes, o problema não está no colaborador, mas em um sistema mal configurado ou em uma etapa sem clareza.
Um mapeamento bem-feito evita desperdícios e conduz a uma transição mais segura para o modelo To-Be. Por isso, o As-Is não é só um diagnóstico: é parte da solução.
Para que serve o mapeamento As-Is?
Antes de propor qualquer melhoria, é preciso entender como os processos funcionam hoje. O mapeamento As-Is cumpre esse papel: ele registra o fluxo real das atividades e revela o que está por trás dos resultados. Com isso, a empresa consegue agir com mais objetividade e reduzir incertezas nas decisões.
Identificação de falhas e gargalos
O mapeamento As-Is permite identificar onde o processo não flui como deveria. Não é raro encontrar retrabalho, decisões duplicadas ou tarefas sem donos definidos. Esses pontos travam o andamento e elevam custos operacionais.
Durante o levantamento, surgem detalhes que normalmente passam despercebidos. Um sistema que exige preenchimentos redundantes. Um controle que depende de planilha paralela. Cada um desses elementos pode parecer pequeno isoladamente. Juntos, impactam diretamente a eficiência.
Por isso, entender o processo como ele realmente acontece é o primeiro passo para detectar gargalos, falhas operacionais e riscos ocultos, aumentando a capacidade de intervenção com precisão.
Alinhamento entre áreas e clareza operacional
Ao documentar o processo existente, a organização alcança algo raro: uma versão compartilhada da realidade. Diferentes áreas envolvidas passam a enxergar com mais nitidez onde começa e termina a sua responsabilidade, e como as entregas se conectam.
Equipes que antes operavam com interpretações próprias passam a falar a mesma língua. Isso reduz conflitos, evita expectativas desalinhadas e facilita decisões interdepartamentais.
A clareza do As-Is também ajuda na capacitação de novos colaboradores e no cumprimento de auditorias. Quando o processo está documentado com consistência, há menos margem para improviso.
Base para projetos de transformação
Nenhuma transformação acontece no escuro. Projetos de melhoria, automação ou redesenho de processos exigem um diagnóstico sólido. O As-Is cumpre esse papel. Ele mostra o ponto de partida e fundamenta o caminho até o modelo futuro.
Seja para implementar um ERP, adotar metodologias ágeis ou redesenhar fluxos conforme o Lean, o mapeamento As-Is é a referência inicial de qualquer mudança bem planejada.
Ao entender o que existe, fica mais fácil propor o que deve ser ajustado, removido ou reconstruído. Isso reduz o risco de implantações que falham por desconhecimento do processo atual.
Diferença entre As-Is e To-Be
Os termos As-Is e To-Be aparecem com frequência em projetos de melhoria de processos. Entender essa distinção é o que permite separar diagnóstico de solução. O primeiro retrata o presente. O segundo, o futuro desejado. E entre os dois está o trabalho de transformação.
O que muda de um modelo para o outro?
O modelo As-Is descreve como o processo funciona hoje, com todas as suas rotinas, falhas e particularidades. Já o To-Be representa a versão otimizada, criada a partir das análises realizadas no diagnóstico. É nele que ficam definidas as melhorias propostas, como automações, eliminação de etapas ou novas formas de execução.
No To-Be, também são considerados recursos que ainda não existem, como ferramentas digitais, novas atribuições ou redistribuição de responsabilidades. O objetivo é construir uma visão mais eficiente, sem perder de vista o que é viável para o negócio.
Como o As-Is contribui para a construção do To-Be
O As-Is funciona como base para todo redesenho. Sem esse mapeamento, o To-Be pode acabar sendo idealizado a partir de premissas incorretas. É comum que, ao não mapear o processo atual, decisões sejam tomadas com base em achismos ou visões parciais.
Durante a análise do modelo atual, surgem evidências importantes: tarefas repetidas, lacunas de comunicação, excesso de controles manuais. São essas informações que sustentam as propostas do To-Be. Ou seja, a construção do modelo futuro depende da leitura precisa do presente.
O As-Is mostra o que deve ser mantido, ajustado ou eliminado. Já o To-Be indica o que deve ser criado. Quando os dois modelos são construídos com rigor, o processo de mudança se torna mais claro, com menos resistência por parte das equipes e mais previsibilidade nos resultados.
Quando aplicar o modelo As-Is?
Nem todo processo precisa ser redesenhado o tempo todo. Mas quando há ineficiência, perda de controle ou mudança estratégica, entender o que está acontecendo se torna fundamental. O modelo As-Is é aplicado nessas situações, quando a empresa precisa enxergar o processo com clareza antes de decidir o que fazer com ele.
Situações mais comuns nas empresas
O uso do As-Is costuma ser necessário em momentos de reestruturação, crescimento acelerado ou adoção de novas tecnologias. Quando diferentes áreas operam sem integração ou quando há divergência entre o que está no procedimento e o que se faz na prática, o modelo ajuda a restabelecer o controle.
Empresas que passam por auditorias, fusões ou mudanças regulatórias também precisam mapear seus processos com precisão. Nesses casos, o As-Is ajuda a demonstrar conformidade e a organizar fluxos que estão pulverizados em e-mails, planilhas ou sistemas isolados.
Outra aplicação recorrente é na melhoria contínua. Quando indicadores mostram queda de desempenho, o mapeamento revela onde os desvios ocorrem e quais pontos demandam intervenção.
Exemplos de aplicação
Imagine uma empresa do setor logístico com atrasos frequentes na entrega de pedidos. O mapeamento As-Is permite identificar se o gargalo está no transporte, na separação de mercadorias ou na emissão de notas fiscais. A partir dessa leitura, é possível propor melhorias com base em fatos, e não em suposições.
Outro caso comum: imagine um supermercado que vem enfrentando reclamações frequentes por rupturas nas prateleiras, ou seja, produtos que os clientes procuram e não encontram disponíveis. O gestor decide mapear o processo As-Is de reposição de estoque.
Durante o mapeamento, descobre-se que há uma lacuna entre a conferência no recebimento e o abastecimento nas gôndolas. O time de estoque até registra os itens no sistema, mas a equipe de loja não é avisada automaticamente. Parte do problema está na comunicação entre turnos e na ausência de um controle visual nas áreas de reposição.
A partir disso, o supermercado pode revisar o fluxo, integrar sistemas e definir alertas operacionais. O que antes era uma percepção vaga se torna um processo visível com falhas localizadas e tratáveis.
Esse tipo de análise evita medidas improvisadas e sustenta decisões com base em dados. O As-Is, nesse cenário, mostra exatamente onde o processo real está desconectado do que se espera da operação.
Como fazer o mapeamento As-Is?
O As-Is precisa representar a realidade operacional, e isso só é possível com método. A abordagem ideal combina observação, escuta ativa e registro visual. A seguir, veja como aplicar esse mapeamento.
Etapas fundamentais do processo
O primeiro passo é definir qual processo será mapeado e qual o objetivo da análise. Isso evita desperdício de tempo com etapas irrelevantes. Em seguida, identifica-se quem são os envolvidos, ou seja, quem executa, decide e acompanha o processo.
Com os participantes definidos, inicia-se a coleta de informações. Essa coleta ocorre de forma qualitativa, ouvindo quem atua diretamente, e também por meio de observações em campo. Em muitos casos, o que está no papel difere da prática. O mapeamento precisa registrar essa diferença.
Depois de coletar os dados, elabora-se o fluxo atual. Nele são incluídas etapas, responsáveis, documentos, sistemas e pontos de decisão. Com esse material em mãos, a equipe realiza validações para garantir que o modelo reflete a operação como ela é.
Por fim, analisa-se o processo mapeado. O foco está em entender onde há gargalos, falhas de comunicação, tarefas repetidas ou ausência de padronização.
Ferramentas mais utilizadas
A etapa de modelagem do As-Is exige ferramentas que ajudem a organizar, visualizar e validar o processo real. A escolha depende do nível de maturidade da equipe e da complexidade do fluxo. As mais utilizadas incluem:
- Entrevistas com os envolvidos
Permitem entender a execução do processo sob a perspectiva de quem está na operação. São úteis para captar desvios, adaptações informais e lacunas não documentadas. O ideal é conduzir conversas diretas, com foco em entender o “como” e o “por que” de cada etapa. - Observação direta
Consiste em acompanhar a execução do processo em tempo real. Essa prática revela incongruências entre o que é dito e o que é feito. Também ajuda a identificar desperdícios, esperas e movimentos desnecessários — pontos que costumam passar despercebidos. - Diagramas de fluxo
Aqui, o processo é representado de forma visual, o que facilita a leitura e a comunicação entre áreas. Os formatos mais aplicados são:- Fluxograma tradicional, quando o objetivo é ter uma visão geral;
- SIPOC, para destacar entradas, saídas e responsáveis;
- BPMN, ideal em processos com múltiplas decisões e interações mais complexas.
A combinação dessas ferramentas torna o mapeamento mais completo, reduz vieses e garante que o modelo represente de fato a realidade do processo.
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Cuidados ao mapear o processo atual
Um mapeamento As-Is bem conduzido evita retrabalho e reduz falhas na hora de redesenhar processos. Mas, para isso, é necessário atenção a detalhes que passam despercebidos em uma análise apressada. O risco não está só no que é documentado, mas no que fica de fora.
Erros comuns que comprometem a análise
Um dos erros mais frequentes é mapear o processo como ele deveria funcionar, e não como ele realmente acontece. Isso gera um retrato idealizado, que não ajuda na solução de problemas. Outro problema recorrente é envolver apenas líderes e gestores, deixando de lado quem executa as tarefas.
Também é comum escolher ferramentas inadequadas. Um fluxo simples não precisa de modelos complexos. Por outro lado, processos críticos com múltiplas decisões exigem mais do que um fluxograma genérico.
Há ainda o risco de omitir etapas informais que, mesmo fora de procedimentos oficiais, sustentam o funcionamento prático da operação. Ignorar essas práticas paralelas distorce o entendimento da realidade.
Importância da participação dos colaboradores
Para que o mapeamento As-Is seja confiável, ele precisa envolver quem está no processo. São os colaboradores que conhecem os atalhos, os pontos de falha e as soluções improvisadas usadas no dia a dia. Excluir essas vozes cria lacunas difíceis de corrigir depois.
Além disso, a participação ativa aumenta o engajamento com as mudanças que virão. Quando o colaborador se vê representado no mapeamento, a resistência ao redesenho tende a ser menor.
Ouvir quem executa é uma forma de mapear não só tarefas, mas também contextos, dificuldades e adaptações necessárias para manter o processo funcionando.