Como executar o trabalho padrão?
Quantos de vocês viram equipes de melhoria fazendo um trabalho maravilhoso desenvolvendo o estado futuro ou um novo processo apenas para tropeçar na implementação? Pode ser realmente desanimador para uma equipe que trabalhou muito durante o evento kaizen. Existem muitas razões pelas quais isso pode ocorrer e vou me concentrar em uma delas para este blog.
Trata-se do hand-off e do conhecimento da equipe da linha de frente sobre os novos padrões de trabalho. Como deve ser feito e quem deve fazê-lo?
O “como” envolve a comunicação do novo processo para aqueles que o estarão fazendo e os coloca em dia com os novos conhecimentos e habilidades requeridos pelo trabalho padrão. Isso não pode ser deixado ao acaso ou assumido após o relatório final da equipe de melhoria. Alcançar uma implementação e estabilização bem-sucedida do novo processo requer instrução eficaz (abordada abaixo) e coaching (abordada em um artigo anterior no blog, “The Blind Spot”).
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Existe uma ferramenta muito eficaz para a saúde enxuta que pode ser usada para instruir a equipe no novo processo. Ele foi desenvolvido há mais de 70 anos nos Estados Unidos no programa Training Within Industry (TWI) e ainda é usado atualmente. Durante a segunda guerra mundial, os Estados Unidos estavam enviando muitos de seus trabalhadores qualificados para o exterior para lutar. A produtividade nas fábricas dos EUA estava sofrendo no momento em que precisava aumentar a produção. Os EUA precisavam de uma maneira de desenvolver trabalhadores qualificados o mais rápido possível para fazer o trabalho daqueles que partiram para lutar na guerra. Ao usar o método científico com muitas tentativas, os engenheiros do TWI desenvolveram uma abordagem que conseguiu desenvolver habilidades profissionais em novos funcionários muito rapidamente, denominada Job Instruction Training (JIT).
Essa abordagem envolve dividir o trabalho em três componentes:
- Etapas Importantes
- Pontos-chave de cada etapa
- Razões para cada ponto chave
É registrado em uma folha de divisão do trabalho e usado para fornecer uma abordagem padrão para o desenvolvimento de habilidades.
O processo de instrução envolve oito etapas:
- Diga e mostre cada passo importante, um de cada vez
- Diga e mostre cada etapa importante com os principais pontos
- Diga e mostre cada etapa importante com pontos-chave e razões para os pontos-chave
- Peça-lhes que tentem o processo enquanto você corrige
- Peça-lhes que expliquem os passos importantes
- Peça-lhes que expliquem os pontos-chave
- Peça-lhes que expliquem as razões dos pontos-chave
- Repita, corrija, verifique o progresso deles, encoraje-os e treine para a estabilidade
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Especialista Lean Healthcare[/caption]
Ter um processo para registrar o trabalho padrão do estado futuro de forma concisa, tornando-o visível, fornecendo a instrução e treinando o pessoal no novo trabalho, aumentará grandemente a probabilidade de sucesso. Uma folha de divisão do trabalho pode ajudar os instrutores a fornecer uma mensagem e um processo consistentes para a instrução da equipe e servir como uma referência contínua para o trabalho padrão. Quem é responsável por fornecer as instruções para o pessoal da linha de frente nos novos processos de trabalho? Uma causa potencial de falha envolve a desconexão que vemos ocasionalmente entre a equipe de melhoria e os gerentes locais. A transferência entre a equipe de melhoria e a administração é extremamente importante e muitas vezes negligenciada.
Os processos precisam ser continuamente monitorados, medidos e reforçados muito depois que o trabalho da equipe de melhoria é realizado. Se isso não ocorrer, as melhorias provavelmente se deteriorarão com o tempo. A gerência precisa assumir essas responsabilidades e, portanto, precisa estar envolvida na fase de implantação e instrução da melhoria.
A equipe de melhoria precisa fazer com que a administração local tenha o que precisa para sustentar o trabalho do estado futuro. Que envolve: Conhecimento do estado futuro (pense sobre o uso da folha de divisão de trabalho aqui), um método para instruir o pessoal (pense no uso do Treinamento de Instrução de Trabalho), habilidades em treinar pessoas nas novas habilidades (pense no artigo do blog anterior sobre coaching), e habilidades em gerenciamento visual / medição e finalmente o tempo para fazer isso tudo (que será o assunto de um artigo no blog futuro).
Instrução de trabalho e transferências de gerenciamento são componentes importantes para qualquer atividade de melhoria de processo em saúde enxuta ou em qualquer outro setor. Se não for feito, o risco de falha é alto. Construir instrução, coaching e transferências para o trabalho da equipe de melhoria pode aumentar a probabilidade de sucesso sustentado.
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Da integração clínica aos registros eletrônicos de saúde, das trocas conduzidas pelo mercado aos pagamentos baseados em valor, todos destinados a eliminar erros médicos evitáveis - a mudança é constante. Simultaneamente, o reembolso para os prestadores de serviços de saúde continua a diminuir tanto no nível federal quanto no estadual, tornando imperativo que os líderes dos hospitais transformem suas organizações por meio de estratégias que aumentem simultaneamente a receita e reduzam drasticamente os custos.
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Princípios Lean Healthcare
- Entenda o valor conforme especificado pelo cliente - uma visita rápida
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- Faça o fluxo de valor fluir sem interrupções do começo ao fim - espera mínima ou mínima pela equipe ou pelo paciente
- Deixe o cliente puxar o produto ou valor - puxando o reabastecimento de medicamento quando necessário
- Esforce-se pela perfeição - todo médico, enfermeiro, técnico, melhora seu processo para obter um melhor valor (menos desperdício) para o cliente
