O que é o gerenciamento de processos (BPM)?
O Gerenciamento de Processos (BPM) é uma maneira de observar e controlar os processos presentes em uma organização. É uma metodologia eficaz a ser usada em tempos de crise. Isso porque ela garante que os processos sejam eficientes e eficazes. Portanto, isso resultará em uma organização melhor e mais econômica.
O termo gerenciamento de processos de negócios abrange vários pontos. Por exemplo, como estudamos, identificamos, alteramos e monitoramos os processos de negócios para garantir que eles funcionem sem problemas e possam ser aprimorados ao longo do tempo.
Antes de saber como aplicar o BPM, vamos entender alguns conceitos importantes:
1. Mapeamento de processos
Com o objetivo de melhorar a compreensão dos processos de uma empresa, o mapeamento é essencial ao BPM. Ele é importante pois encontra detalhes da atuação de negócios, documenta o mesmo de forma lógica e confere uma ordenação. Dessa forma, o mapeamento de processos pode ajudar a identificar os gargalos de processo ao delimitar funções e papéis. Além disso, ao prever recursos de forma a alcançar o desempenho ideal do processo.
2. Padronização de processos
A padronização de processos é um método que garante uma visão única do processo. Ou seja, todos os envolvidos trabalham para que se obtenham os mesmos resultados. Dessa forma, definindo um parâmetro comum. Isso não quer dizer que o processo fique "engessado". Mas garante uma boa repetição e que seja melhorado na medida em que o mesmo precise ser amadurecido. Portanto, garante um modelo de trabalho, evita grandes dispersões no processo e define um caminho para fazer atividades.
3. Melhoria de processos
Também chamada de BPI (Business Process Improvement) essa técnica garante que os processos estejam de acordo com as expectativas internas e de clientes. Dessa maneira, trazendo os resultados esperados. É necessário então, entender primeiro os processos. Para depois melhorá-los e montar o fluxo de trabalho para que ele entregue valor ao cliente. Logo, estão entre os benefícios da melhoria de processos a redução de custos, otimização do tempo e melhor gestão de toda cadeia de suprimentos.
4. Otimização de Processos
Aqui há uma preocupação com o desempenho. O objetivo da otimização de processos é buscar as chances de melhoria e aprimorar resultados. Dessa forma, as vantagens da otimização de processos são maior eficácia, redução de custos e aumento da capacidade de solução de problemas.
Como implementar o gerenciamento de processos?
O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é um grande conceito. Incorpora análise de processos de negócios, automação, otimização, design de fluxo de trabalho e estratégia de negócios. Entender o BPM e montar um plano de forma prévia são essenciais para a implementação eficaz do BPM. Mas, uma vez bem implementado, as vantagens podem ser grandes.
Empresas de todos os tamanhos e tipos usam BPM para melhorar processos de negócios de ponta a ponta. Uma implementação particular de BPM geralmente começa definindo as etapas envolvidas em um processo de trabalho. O objetivo é definir o que pode ser melhorado, o que pode ser automatizado e como ele pode ser rastreado. Com a solução de software BPM certa, o BPM pode ser todo personalizado. Isso é crítico pois nenhuma empresa opera exatamente da mesma forma. Além disso, os diferenciadores são chaves para a competitividade.
Quais os 5 pontos chave para implementar o gerenciamento de processos?
Qualifique seus objetivos de antemão
Antes de implementar o BPM, você precisa perguntar: "Por que estamos fazendo isso?" A resposta deve ter coisas como:
- Em que processo (s) estamos focando?
- O que deve vir desse processo?
- O processo atinge seus objetivos?
- Que aspectos do processo precisam ser melhorados?
- Quais mudanças poderiam melhorar os aspectos do processo?
Muitas organizações optam por começar pequenas. Ou seja, com um processo que eles sabem que podem dar conta. O sucesso com uma aplicação piloto do BPM cria confiança e coragem para usar o BPM em outros processos.
Obter apoio de cima a baixo do organograma
Obviamente, o gerenciamento, o buy-in executivo e a aprovação são importantes. Mas também é o buy-in dos usuários da linha de frente que lidarão com o processo todos os dias. Todos os envolvidos devem entender os objetivos do BPM. Além disso, eles devem se sentir confortáveis fornecendo feedback durante o planejamento e execução. Educar e se comunicar.
Alguns podem adiar o BPM porque ameaça o status quo. Assim, descubra quais são seus anseios e deixe claro as vantagens que o BPM deverá trazer. Fale com o seu time de TI desde o início. Mesmo que eles não sejam de forma direta responsáveis por projetar fluxos de trabalho. Eles precisam saber se alguma mudança na infraestrutura de TI será necessária.
Selecione seu software BPM com cuidado
Em última análise, você e sua equipe são os únicos que podem definir qual solução de software BPM é a certa para suas necessidades. Assim como muitos estranhos têm uma opinião sobre o tipo de carro que você deve dirigir, há muitas pessoas prontas para lhe dizer qual o software BPM você precisa.
Seu software deve permitir uma colaboração e comunicação fáceis. Além disso, ele deve permitir que você defina fluxos de trabalho sem ter que contratar um programador ou puxar alguém da sua equipe de TI. Ele também deve permitir opções de personalização extensivas. Isso porque seus processos são únicos e sua solução BPM deve ser aplicada de forma única.
Monitorar e medir após a implementação
O BPM é formado através do compromisso com a melhoria contínua. Então, isso significa que você não pode apenas aplicar o BPM e se afastar. Entenda o desempenho da linha de base antes de implementar o BPM. Dessa forma, você terá algo contra para medir sua atuação depois.
Planeje os documentos da aplicação do BPM desde o início. Saiba exatamente quem é afetado por qual etapa de um processo e peça feedback deles. Se você monitora e mede de forma maleável e tática, você melhora o seu processo de BPM. Além disso, prepara a empresa para expandir BPM para outros processos.
Não pense no BPM como um "Projeto"
Finalmente, não pense no BPM como um projeto. Ou seja, algo com um início e fim definidos. Sim, há etapas concretas presentes. No entanto, BPM é mais uma jornada de otimização de processo e uma abordagem para fazer isso acontecer. Um "projeto" é muito limitado para o que BPM realmente é. Ele é um sistema para antecipar e gerir as mudanças à medida que as condições mudam ou a tecnologia permite.
Aplicar o BPM requer planejamento, comunicação e trabalho árduo. Mas uma vez que as pessoas veem suas ideias ganharem vida e os processos se tornam otimizados, entenderão por que o BPM existe e o que faz de verdade.
Quais os desafios da implantação do gerenciamento de processos?
Sobre a influência da ISO9000, a maioria das empresas hoje têm seus processos definidos e padronizados. Mas quase todos eles continuam a sofrer os maus clássicos da administração departamental. Por exemplo, má comunicação entre áreas, objetivos conflitantes, erros, retrabalho e luta crônica. Como isso é possível se a "visão de processo" já foi implementada, mesmo na certificação internacional?
O que explica isso é a padronização dos processos em tais empresas. Ela é feita caso a caso, ou seja, os processos de trabalho são identificados, as equipes de padronização são mobilizadas e no final temos um emaranhado arquipélago de "ilhas" de processos! As coisas fluem, mas apenas dentro das fronteiras de cada ilha.
Na prática, o que isso fez foi apenas mudar os velhos problemas de comunicação. Eles existiam entre departamentos e se tornaram novos problemas de comunicação entre processos. O que era o Departamento de Vendas, é agora o "Processo de Negócios"; O Departamento de Engenharia de Produtos agora cuida do "Processo de Desenvolvimento de Novos Produtos" etc.
O que antes eram os objetivos departamentais, agora recebem um novo nome: 'Key Process Indicators' ou similares. Na prática, cada um continua "puxando a brasa para suas sardinhas". Dessa forma, prolongando os problemas da administração departamental. O estilo de gestão não mudou. Continua a coleção antiga de alvos numéricos para cada área funcional. Não houve uma transformação organizacional. Exceto por algumas melhorias específicas, não houve um salto qualitativo no desempenho do negócio.
Quais as definições de gerenciamento de processos?
O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é uma abordagem disciplinada para identificar, projetar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos de negócios automatizados e não automatizados. O objetivo é alcançar resultados firmes e direcionados. Além disso, alinhados com os objetivos estratégicos de uma organização. O BPM envolve a definição, melhoria, inovação e gerenciamento de processos de negócios de ponta a ponta deliberados, colaborativos e cada vez mais tecnológicos. Dessa forma, impulsionam os resultados das empresas, criam valor e permitem que uma organização atenda seus objetivos comerciais de forma mais ágil.
O BPM permite que uma empresa alinhe seus processos de negócios a sua estratégia de negócios. Assim, levando a um desempenho global efetivo da empresa através de melhorias de atividades de trabalho específicas, dentro de um departamento específico. Sendo em toda a empresa ou entre organizações.
A partir de 2012, a pesquisa sobre BPM prestou atenção crescente à conformidade dos processos de negócios. Embora um ponto chave dos processos de negócios seja flexibilidade, como os processos de negócios precisam se adaptar às mudanças no meio ambiente, o cumprimento das estratégias de negócios, políticas e regulamentos governamentais também devem ser garantidos
O aspecto de conformidade no BPM é altamente importante para as organizações governamentais. A partir de 2010, as abordagens BPM em um contexto governamental se concentram principalmente nos processos operacionais e na representação do conhecimento. Embora tenham havido muitos estudos técnicos sobre processos de negócios operacionais nos setores público e privado, os pesquisadores raramente levaram em consideração as atividades de conformidade legal, por exemplo, os processos legais de implementação em órgãos de administração pública.
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