Sistema SAP: Entenda como ele pode revolucionar a gestão da sua empresa

Sistema SAP ERP
20 de junho de 2020
Última modificação: 20 de junho de 2020

Autor: Guilherme Mendes
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Você utiliza algum sistema de planejamento de recursos empresariais na sua empresa? Caso a resposta for “não”, conheça o Sistema SAP ERP e toda gama de vantagens que ele oferece. No entanto, caso a sua resposta tenha sido positiva, trouxemos neste artigo mais do que razões para você começar a usar o sistema SAP. Com ele você consegue obter uma visão abrangente de todos os setores da sua organização em uma única tela.

Entre os benefícios da utilização do sistema SAP estão:

  • Maior integração de informações: Em uma única fonte, você conseguirá acessar rapidamente informações sobre o seu negócio (estoques, fluxo de caixa, contratações, produção, etc.) em tempo real;
  • Automatização de processos: Com este sistema, você consegue sistematizar os setores fundamentais de sua empresa, aumentando a eficiência e eficácia de operação, além de reduzir erros e custos;
  • Comunicação automatizada: Através do SAP, o fluxo de informações em tempo real é facilitado para todos os departamentos, assim, o processo de tomada de decisão baseada em fatos ficará mais assertivo, melhorando seu desempenho operacional.

Em resumo, este sistema ERP é uma ferramenta de gestão eficiente que oferece facilidades na identificação de falhas e e auxilia o processo de tomada de decisão.

Mas, no que consiste esse sistema? Qual o significado do sistema SAP?

O que é o Sistema SAP?

SAP é um famoso sistema integrado de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP – Enterprise Resources Planning). Sua função é gerenciar e armazenar dados de todas as áreas de uma empresa a fim de conferir maior produtividade e organização.

Seu funcionamento é dado pela integração de diversos módulos com uma divisão departamentalizada em módulos. Assim, essa departamentalização é realizada a fim de conferir maior praticidade ao gerir os recursos empresariais e, ao mesmo tempo, integrar as áreas da empresa.

No entanto, precede sua implementação uma análise de objetivo a fim de determinar os módulos que atenderão às necessidades da sua empresa.

O Sistema, portanto, fornece uma resposta mais rápida a cada ação, acompanhando em tempo real os indicadores de volumes, estoques, faturamentos, entre outros permitindo assim, uma melhor tomada de decisão.

Existem empresas que oferecem curso de aprendizagem sobre sistema SAP, porém acreditamos que a prática deste sistema no dia a dia é a melhor forma de aprender a lidar com ele.

Se você não sabe o que é ERP, confira também:

Para que serve o sistema SAP?

Em primeiro lugar, vamos recordar o passado. Os modelos de negócios tradicionais geralmente envolvem gerenciamento de dados descentralizado, com cada função de negócios armazenando dados sobre suas operações em um bancos de dados individuais. Em outras palavras, isso significa que funcionários de outras funções comerciais não podem acessar as informações e a duplicação de dados em vários departamentos aumenta os custos de armazenamento de TI e o risco de erros.

Ao centralizar o gerenciamento de dados, o software SAP fornece uma visão única da verdade usada por várias funções de negócios. Dessa maneira, ajuda as empresas a gerenciar melhor processos de negócios complexos envolvendo diferentes departamentos, fornecendo aos funcionários acesso a informações em tempo real em toda a empresa. Como resultado, as empresas podem acelerar os fluxos de trabalho, melhorar a eficiência operacional, aumentar a produtividade, aprimorar as experiências dos clientes e, portanto, aumentar os lucros.

Seu fabricante, a SAP, um dos principais produtores mundiais de software para gerenciamento de processos de negócios foi quem deu nome a esse sistema incrível.

A SAP

A SAP é um dos principais produtores mundiais de software para gerenciamento de processos de negócios, desenvolvendo soluções que permitem o processamento eficaz de dados e o fluxo de informações nas organizações. A sigla “SAP” significa: “Aplicativos e Produtos de Sistemas em Processamento de Dados” (Systems Applications and Products in Data Processing).

Os módulos do Sistema

Uma vez realizado o estudo de implementação, definem-se os módulos mais adequados para atender as necessidades do seu tipo de negócio. Assim, listamos aqui os 10 principais módulos e suas principais funções a fim de lhe dar uma noção da capacidade deste sistema.

1. MM (Material Management – Gestão de Materiais)

Em primeiro lugar, o SAP MM fornece às empresas recursos de gerenciamento de materiais, estoque e depósito. O objetivo principal do SAP MM é garantir que os materiais sejam sempre mantidos em quantidades adequadas e sem faltas ou lacunas na cadeia de suprimentos da organização. Dessa forma, ajuda os profissionais da cadeia de suprimentos e outros usuários SAP a concluir a compra de mercadorias de maneira oportuna e econômica e, ao mesmo tempo, é capaz de lidar com as mudanças do dia a dia nesses processos.

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2. EWM (Extended Warehouse Management – Gerenciamento Estendido de Depósito)

Em seguida, o SAP EWM administra a capacidade de controlar os processos de armazenamento e gerência de estoques. Também mitiga problemas e questões com eficiência aprimorada além de transformar as operações em uma cadeia de abastecimento de atendimento adaptável, integrando as informações de suprimentos, demanda e distribuição.

3. SD (Sales and Distribution – Compras e Distribuição)

SAP Sales and Distribution (SD) é um módulo importante do SAP ERP que atua em processos de negócios necessários na venda, envio e faturamento de um produto.

4. FI (Financial Accounting – Contabilidade Financeira)

Este módulo registra as transações financeiras de todos os movimentos de mercadorias, serviços e todas as outras transações comerciais entre a empresa e seus clientes e fornecedores.

5. PP (Production Planning and Control – Planejamento e Controle da Produção)

O Planejamento da Produção (PP) é como o nome indica, planeja a produção e executar a produção de acordo. Este módulo, portanto, pode ajudar as organizações a melhorar a eficiência em seus processos de planejamento e execução de produção. Os dados em tempo real podem ser usados para análises rápidas, especialmente com as demandas voláteis de hoje.

6. HR (Human Resource – Recursos Humanos)

É também conhecido como SAP Human Resource Management System (SAP HRMS) ou SAP Human Resource (HR). O software SAP HR permite automatizar os processos de manutenção de registros. Assim, é uma estrutura ideal para o departamento de RH aproveitar as vantagens dos documentos administrativos e da folha de pagamento.

7. Controlling CO (Controlling – Controladoria)

Responsável por dar apoio à coordenação, monitoramento e otimização de todos os processos de uma organização. SAP CO envolve o registro do consumo dos fatores de produção e dos serviços prestados por uma organização. Assim, o SAP CO inclui o gerenciamento e configuração de dados mestre que cobrem centros de custo e lucro, ordens internas e outros elementos de custo e áreas funcionais.

8. QM (Quality Management – Gestão da Qualidade)

Este módulo é parte integrante de vários processos de negócios importantes da SAP, como produção, vendas, compras, gerenciamento de materiais, etc. Assim, irá explicar a você vários estágios de inspeção de Gerenciamento da Qualidade passo a passo e como invocar este processo automaticamente.

9. PM (Plant Maintenance – Manutenção de Planta)

É um produto de software que gerencia todas as atividades de manutenção em uma organização. Assim, o módulo de manutenção da planta consiste em atividades-chave, ou seja, inspeção, notificações, manutenção corretiva e preventiva, reparos e outras medidas para manter um sistema técnico ideal.

10. RE (Real Estate Management – Gestão Imobiliária)

Por fim, a solução SAP Real Estate Management é projetada para grandes empresas com várias divisões e redes de varejo, que compartilham uma infinidade de áreas de armazenamento fornecidas aos locatários e utilizadas por essas empresas (armazéns, fábricas, pontos de venda). Além disso, auxilia na gestão de ativos em um sentido financeiro (revisão de viabilidade), técnico (revisões) e venda (liberação de contratos de leasing).

Vantagens e desvantagens do sistema SAP ERP

As vantagens do SAP ERP incluem:

  • padronização dos processos de negócios de uma organização;
  • A capacidade de integrar-se com outros sistemas de terceiros e executar serviços em toda a empresa;
  • A flexibilidade de criar regras personalizadas com a estrutura SAP que define os parâmetros para transações;
  • Vários recursos analíticos – como relatórios e tomada de decisões– que permitem à SAP atender às necessidades de várias empresas complexas e organizações governamentais;

As desvantagens do SAP ERP incluem:

  • O alto custo de compra e implementação do programa, incluindo a compra de software e hardware, custos de mão de obra de funcionários internos de TI e consultores externos, custos de treinamento de funcionários e custos residuais de manutenção de software e atualizações periódicas.
  • A complexidade do sistema significa que a maioria das empresas implementará apenas um recurso do software SAP ERP por vez, fazendo com que a implementação completa do software leve vários anos.

SAP S/4 HANA

O SAP S/4HANA faz parte da mais recente geração do SAP Business Suite e tem por objetivo introduzir inúmeras inovações tecnológicas ao sistema ERP das empresas.

Dessa forma, podemos dizer que o SAP S/4HANA é um bloco voltado para os departamentos fiscais e contábeis das empresas. Além disso, visa esses setores para modelos de negócios mais modernos e ágeis, baseados em valor.

Exemplo Situacional

Primeiramente, vamos supor que um determinado produto esteja sem estoque e a equipe de vendas se aproxime da equipe de planejamento da produção para fabricar o produto para uso futuro. Assim, a equipe de planejamento da produção verifica a disponibilidade das matérias-primas necessárias.

Em um sistema descentralizado, as informações da matéria-prima são armazenadas separadamente pelo Planejamento da Produção e pelo departamento de estoque. Assim, o custo de manutenção de dados (neste caso, matéria-prima) aumenta.

Quando a equipe verifica os registros de uma matéria-prima específica necessária para fabricar o produto, mostra que a matéria-prima está disponível conforme o estoque, mas conforme o banco de dados da equipe de planejamento da produção, a matéria-prima está indisponível. Portanto, eles vão em frente e compram a matéria-prima. Assim, o material e o custo do estoque aumentam.

Uma vez que a matéria-prima esteja disponível, o departamento de chão-de-fábrica percebe subitamente que estão com falta de trabalhadores. Dessa forma, eles abordam o RH, que por sua vez contrata funcionários temporários a taxas mais altas do que o mercado. Assim, o custo do trabalho aumenta.

Por fim, o departamento de planejamento da produção falha ao atualizar o departamento financeiro sobre os materiais adquiridos. Dessa maneira, o departamento financeiro adia o prazo de pagamento estabelecido pelo fornecedor, causando a perda de reputação da empresa e até mesmo “convidando” uma possível ação legal.

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SAP: um sistema ERP

Com a implementação ERP, aumenta-se a padronização dos processos e controle de recursos, o que é um importante aliado na implementação da metodologia Seis Sigma. Por outro lado, vimos também que a redução de desperdícios é outro fator crucial da implementação ERP, o que pode ser aliado ao Lean Manufacturing.

Entretanto, apesar de uma grande bagagem de vantagens que são oferecidas, os custos com uma implementação personalizada e manutenção destes sistemas são muito elevados. Vale a pena colocar na balança e verificar se é benéfico para sua empresa um sistema como este, verificando com pelo menos médio prazo, os seus proventos.

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