Os relatórios gerenciais são ferramentas importantes para a gestão de um negócio. Seja apresentados consolidados em um relatório aos investidores (RI), seja no dia a dia de uma área ou setor, eles representam o resultado de uma equipe. Saber quais os melhores e como apresentá-los é uma habilidade que não pode faltar a um gestor.
O que são relatórios gerenciais
Embora o nome seja auto explicativo, é necessário ter uma noção prática: relatórios gerenciais são informes de resultado dos esforços empregados em uma atividade. Eles condensam dados de KPIs importantes para diferentes setores de uma empresa. Através deles, um gestor é capaz de identificar oportunidades, fraquezas e desperdícios. Eles assumem diferentes formas a depender da área que os empregue. Suas informações serão um consolidado dos principais dados de cada área.
O que é necessário ter em um relatório gerencial
Para escrever um relatório gerencial de sucesso - e de fato impactar a área - existem cuidados necessários: tanto no conteúdo quanto no design.
Conteúdo do relatório
O conteúdo de um relatório gerencial irá variar entre cada área, mas ele precisa ser conciso, claro e permitir ação. Por exemplo, um relatório de satisfação do cliente precisa conter os dados de uma pesquisa NPS, assim como uma discriminação do principal ofensor. Assim, quem apresenta o relatório estará apresentando relações de causa e efeito, permitindo que um gestor determine a melhor ação a ser executada para mitigar um problema ou melhorar uma força.
Design do relatório
Da mesma forma, um relatório precisa ter um design claro e ser mais preciso no que tange a tomada de decisão. Os dados precisam conjugar:
- A identidade visual da marca;
- Os principais dados a serem apresentados;
- Um storytelling que leve o leitor (gestor) a tomar uma ação.
Através do design também é possível favorecer uma tomada de decisão que você, enquanto redator do relatório, identifica como importante, ou reforçar um ponto de vista que tenha sobre o problema.
Como fazer um relatório gerencial
Cada tipo de relatório gerencial possui uma dinâmica própria de redação, uma vez que lidará com dados específicos de cada setor. Entretanto, existe uma padronização na maneira de tratar os dados e os KPIs que podem facilitar que a tarefa seja concluída.
Identifique os KPIs das áreas
Ao fazer isso você terá meio caminho andado. A equipe estará pronta para coletar os dados referentes a esse KPI e saberá posicioná-lo para rápida verificação. Você também terá, mais facilmente, acesso ao que está impactando-o.
Padronize os dados
Outra dica de ouro é manter uma padronização na captação, recebimento, tratamento e análise dos dados. Isso pode ser feito integrando ferramentas por meio do Power BI ou Google DataStudio, por exemplo, e se mantendo atento ao processo de ETL.
Tenha um modelo de relatório
Um modelo de relatório pode facilitar com que profissionais de TI, como desenvolvedores, utilizem linguagens como Python para preencher automaticamente certos campos. Isso também permitirá que você se dedique ao mais importante na apresentação de um relatório gerencial: interpretar os dados.
Não use só dados
O mais importante em um relatório é o motivo do resultado expresso em números. Por meio de uma lógica de causa e consequência será possível definir quais os próximos passos a serem dados em cada resultado apresentado. É só dessa forma que um relatório gerencial será capaz de impactar positivamente uma organização e gerar mais alcance e assertividade. Também é onde a expertise pessoal de cada analista irá fazer diferença - as tarefas automatizadas de gerar e compilar dados podem ser delegadas a um robô, mas não a leitura e interpretação desses dados na realidade que só o profissional conhece.
Principais tipos de relatórios gerenciais
Agora que você sabe o que são e como fazê-los, vamos observar alguns tipos gerais de relatórios gerenciais capazes de impulsionar o desempenho da sua empresa. Além de uma definição de cada um e de como ele pode impactar o seu negócio, também será possível avaliar um dos principais indicadores relacionados ao relatório gerencial.
Demonstração de Resultado de Exercício - DRE
Normalmente feito uma vez por ano, o DRE é um relatório contábil, que irá determinar lucros e prejuízos no período de tempo. É de competência exclusiva de um contador com certificado assinar esse tipo de relatório. Seu principal indicador é o lucro líquido, que nada mais é do que o lucro auferido depois de descontados os prejuízos, podendo ser positivo ou negativo (no caso de prejuízo líquido).
Relatório de Vendas
Um dos relatórios mais importantes, o relatório de vendas estará diretamente relacionado com o lucro líquido de uma empresa. Uma vez que é responsável pela entrada de capital da companhia, esse relatório é um dos mais bem vistos. Ele pode ter os dados preenchidos tanto por gestores de departamentos comerciais quanto os próprios vendedores. Suas principais métricas são o CAC - Custo de Aquisição do Cliente, e o LTV, Lifetime Value. Com elas é possível medir quanto custa para ter um cliente e qual o valor que ele gera enquanto permanece em sua carteira.
Relatório de Logística
Não é toda empresa que possui estoque - mas a maioria, sim. Por isso, um relatório de logística, sobretudo em um mundo cada vez mais conectado, é imprescindível. Esse relatório precisa conter o volume e a quantidade dos objetos em armazém, o volume de entrada e saída em um determinado período de tempo e a existência de estoque. Alguns dos indicadores são tempo de entrada/saída de produtos, fluxo de produtos em estoque, tempo médio de permanência em estoque e custo de manutenção.
Relatório de Satisfação
O boca a boca é a ferramenta mais poderosa de marketing, e nada como um relatório de satisfação do cliente para trazer esses dados à tona. Nele será analisado qual o nível médio de satisfação dos seus clientes, o que pode retornar na forma de bônus a funcionários ou indicar uma direção que mereça mais atenção. Seu principal indicador é o NPS, Net Promoter Score - um indicador que mede quão provável é que um cliente indique seu serviço a seus conhecidos. A quantificação do boca a boca.
Relatório de Retenção
Churn é a palavra que aterroriza o RH. Uma alta taxa de saída de funcionários contamina a empresa em duas vias: a primeira, aumentando os custos de aquisição e treinamento de pessoal; a segunda, influenciando uma má opinião sobre a marca no mercado, uma vez que ela é incapaz de reter seu pessoal. Uma variante do NPS para funcionários pode ser aplicado, e cruzado com outros indicadores, como taxa de churn, avaliação de gestores e capacitações oferecidas (que tendem a impactar positivamente a retenção).
