Como desenvolver um Modelo de Gestão Apropriado?
Preço, especialização, qualidade e serviço - estas são apenas algumas das maneiras que você pode ganhar uma vantagem em sua indústria. Mas você já pensou que poderia ser mais bem-sucedido adaptando a abordagem da sua organização ao gerenciamento para se adequar à sua estratégia de negócios? É sobre isso que falamos nos nossos cursos de Gestão de Processos, Gestão de Projetos, Green Belt e Black Belt! Você pode explorar isso com o modelo das "Quatro Dimensões da Gestão de Birkinshaw".
Examinaremos as quatro dimensões neste artigo, e exploraremos como você pode usá-las para desenvolver um modelo de gerenciamento mais efetivo para sua empresa.
O que são as quatro dimensões?
Julian Birkinshaw, professor de Gestão Estratégica e Internacional da London Business School, publicou as Quatro Dimensões da Gestão em seu livro de 2010, "Reinventing Management".
A estrutura destaca quatro dimensões que representam processos e práticas de gerenciamento de chaves.
Cada dimensão tem dois princípios opostos - esses princípios são "hipóteses ou crenças sobre a maneira como algo funciona ou deve funcionar". Esses princípios sustentam as ações rotineiras que os gerentes de sua organização tomam.
Os princípios do lado esquerdo de cada dimensão são princípios tradicionais: estas são as abordagens para o gerenciamento que as organizações usaram há muitas décadas. Os princípios à direita são princípios alternativos: estas são formas mais recentes de pensar sobre o gerenciamento.
As Quatro Dimensões da Gestão de Birkinshaw
Você pode usar o framework para pensar sobre a abordagem do gerenciamento que está usando no momento, e para explorar se você pode desenvolver um modelo de gerenciamento mais eficaz - um que se adapte à sua estratégia e à maneira que deseja fazer negócios.
Vejamos cada dimensão e os princípios correspondentes, com mais detalhes.
Gerenciando: Atividades
Esta dimensão relaciona-se com a forma como os gestores coordenam as atividades com pessoas sobre as quais não têm controle direto. Os princípios opostos são:
Burocracia
Com uma abordagem burocrática, as organizações usam regras formalizadas, funções de trabalho, procedimentos e orientação formal para fazer as coisas. Os resultados são previsíveis.
Uma certa quantidade de burocracia é necessária na maioria das organizações; e, especialmente, é importante nas organizações que estão lidando com riscos significativos (incluindo riscos para a saúde ou a segurança).
A desvantagem da burocracia é que ela pode tornar a mudança difícil de alcançar, além de sufocar a iniciativa, a criatividade, a flexibilidade e a autonomia. Isso pode tornar muito difícil para as organizações burocráticas mudar de direção, e pode desvincular e desmoralizar os membros da equipe.
Emergência
A emergência é espontânea e é baseada na independência e autonomia (que são altamente importantes se você quer que as pessoas sejam auto motivadas). As pessoas se organizam, trabalham de forma independente e agem rapidamente. A emergência leva à inovação e à criatividade, bem como a uma maior moral e um melhor envolvimento.
A desvantagem do surgimento é que, a menos que estruturas efetivas estejam em vigor, equipes e organizações podem se sentir caóticas e desorganizadas. As pessoas podem perder o foco porque existem muito poucas fronteiras e regras, e podem acabar tomando ações racionais do ponto de vista da equipe, mas são prejudiciais a partir de uma perspectiva grande.
Gerenciando: Decisões
Esta dimensão relaciona-se com a forma como as pessoas tomam decisões na organização. Os princípios são:
Hierarquia
A hierarquia é baseada em autoridade e poder. Os gerentes seniores tomam decisões, pois são percebidos como tendo mais conhecimentos e uma visão melhor do quadro geral do que os subordinados.
A hierarquia pode motivar as pessoas a trabalharem duro no longo prazo, porque querem mudar para posições mais poderosas na organização. Também pode ser eficaz para atribuir responsabilidade, organizar o trabalho e lidar com a tomada de decisões, especialmente em organizações maiores.
No entanto, a hierarquia assume que "o chefe sabe melhor", mesmo que isso não seja verdade. Isso pode bloquear a comunicação ascendente dentro da organização, o que pode levar a uma tomada de decisões precária por pessoas poderosas.
O gerenciamento baseado na hierarquia também pode diminuir a moral e o envolvimento se os gerentes não ouvirem e apoiem os membros da equipe, ou se eles não dão crédito às pessoas por suas contribuições.
Sabedoria coletiva
A sabedoria coletiva é desenhada quando pessoas em todos os níveis da equipe e organização contribuem para a tomada de decisões e trabalham para resolver problemas coletivamente. Isso melhora a moral e o engajamento, e leva a melhores decisões quando pessoas experientes - por exemplo, funcionários voltados para o cliente - estão envolvidas no processo de tomada de decisão.
A desvantagem de usar a sabedoria coletiva é que pode levar muito tempo para tomar decisões se muitas pessoas estão envolvidas no processo. Este é um problema sério se você precisar tomar decisões oportunas.
Objetivos de Gerenciamento
Esta dimensão relaciona-se com a forma como as pessoas definem e perseguem os objetivos organizacionais. Os princípios são:
Alinhamento
Com o alinhamento, todos trabalham em direção a metas comuns estabelecidas pela organização. Este princípio oferece aos gerentes uma maneira simples de fazer com que os membros da equipe se movam na mesma direção, e isso é extremamente importante se a organização persegue uma estratégia que necessite de ações coordenadas e significativas.
Uma desvantagem do alinhamento é que os gerentes tentam instintivamente usar os principais indicadores de desempenho para medir o progresso. Estes podem ser ineficazes ou contraproducentes em áreas difíceis de definir, como a criatividade e a inovação.
O alinhamento também pode colocar muito foco em resultados de curto prazo, em vez de crescimento a longo prazo, e dá às pessoas menos flexibilidade em como atingem seus objetivos.
"Obliquidade"
Com "obliquidade", as pessoas buscam metas e objetivos indiretamente. Por exemplo, ao invés de definir um objetivo direto para "aumentar as vendas em 15%", uma organização pode definir metas que medem a eficiência da equipe de funcionários com novos clientes ou a felicidade dos funcionários.
Uma consequência a longo prazo deste espero seja o aumento das vendas - o objetivo geral da organização.
Com este princípio, os membros da equipe também são encorajados a trabalhar em direção a seus objetivos individuais, o que eles acreditam intuitivamente, contribuirá para os objetivos gerais da organização. (Eles podem não ser capazes de "provar" isso de forma direta.)
Com a obliquidade, os membros da equipe têm maior posse sobre o trabalho e decidem como alcançam seus objetivos. Isso pode levar a alta produtividade e engajamento.
A obliquidade é muitas vezes eficaz em negócios novos e em desenvolvimento, aqueles que exigem um alto grau de criatividade e inovação, ou aqueles que precisam explorar uma grande variedade de nichos.
Uma desvantagem da obliquidade é que as pessoas podem perder direção e impulso se seus objetivos gerais não forem claros, e eles podem estar errados em suas intuições, o que pode levar a desperdícios de recursos e oportunidades perdidas. Também pode dificultar a obtenção de resultados que necessitem de esforços significativos e coordenados.
Gerenciando Motivação Individual
Esta dimensão relaciona-se com a forma como as pessoas estão motivadas na organização. Os princípios são:
Extrínseca
A motivação extrínseca descreve abordagens de motivação que vêm de fora das pessoas sendo motivadas, como aumentos de salários, promoções ou elogios. Fatores negativos como pressão e ameaças também podem ser parte da motivação extrínseca.
É relativamente fácil para as organizações medir o desempenho e recompensar os membros da equipe usando motivadores extrínsecos.
A desvantagem da motivação extrínseca é que esses motoristas nem sempre abordam as necessidades mais profundas que temos como seres humanos, e pode nos deixar sentindo insatisfeitos, desengatados, infelizes e insatisfeitos. Isso, por sua vez, tem um impacto negativo na criatividade e no desempenho.
Intrínseco
A motivação intrínseca relaciona-se com as recompensas que as pessoas experimentam ao fazer uma tarefa ou atividade bem. Os motivadores intrínsecos são muitas vezes muito gratificantes. A maioria dos passatempos e atividades de lazer são baseadas em motivação intrínseca - nós as fazemos porque nós as apreciamos, não porque devemos, e isso é particularmente poderoso quando se aplica ao trabalho.
No entanto, os motivadores intrínsecos podem ser difíceis de gerenciar, já que muitas vezes dependem da atividade que uma pessoa está fazendo e da percepção dela.
Aplicando as Quatro Dimensões da Gestão de Birkinshaw
Para usar esta ferramenta, passe por cada dimensão e pense em onde sua equipe ou organização está agora. Então, pense em onde sua organização deve estar em cada dimensão, para que ela possa alcançar sua estratégia melhor.
Seu objetivo é desenvolver o modelo de gerenciamento mais apropriado - como destacado anteriormente, este é um conjunto de escolhas sobre como o trabalho de gerenciamento é feito.
Lembre-se de que não há um lado "certo" ou "errado" da escala. Sua abordagem dependerá da sua organização, da sua situação atual e de onde você deseja ir estrategicamente.
Na realidade, muitas organizações estarão no lado esquerdo de cada escala, o que pode ser bom se for o que a estratégia dela precisa. O desafio para os gerentes vem se eles querem mudar de princípios de gestão mais tradicionais (do lado esquerdo das dimensões) aos princípios alternativos (no lado direito das dimensões).
Vejamos algumas das ferramentas e estratégias que você pode usar para fazer isso.
Passando da Burocracia para a Emergência
Um certo nível de burocracia é necessário para executar uma organização de forma eficaz, mas, muitas vezes, as organizações ficam atoladas. Você pode desenvolver emergências dentro de sua equipe e organização de várias maneiras.
Comece por revisar os processos e procedimentos de negócios da sua organização, para que você possa eliminar as etapas desnecessárias. Como parte disso, o mapa e desafia a necessidade de cada etapa e regra que é aplicada. Além disso, receba comentários regulares dos membros da equipe sobre como você pode remover a burocracia e melhorar processos e procedimentos.
Em seguida, trabalhe na construção de uma cultura de confiança, para que as pessoas saibam que podem ser confiáveis para fazer seu trabalho corretamente sem uma burocracia excessiva. Como parte disso, habilite suas pessoas e compartilhe tanta informação com elas quanto possível.
Além disso, dê maior autonomia aos membros da sua equipe, evitando o gerenciamento de microgestão, e encorajando-os a usar a iniciativa, onde apropriado.
Mudando da Hierarquia para a Sabedoria Coletiva
Pelo menos, alguns níveis de hierarquia são essenciais para que a maioria das organizações funcione. No entanto, você pode usar o princípio da sabedoria coletiva de várias maneiras.
Novamente, crie um ambiente de confiança, para que você encoraje seus povos a se comunicarem uns com os outros e falem livremente sem medo de serem julgados negativamente. Isso irá ajudá-lo a tirar proveito da experiência de seus membros da equipe e incentivará as pessoas a serem mais criativas. Em seguida, envolva seu pessoal na tomada de decisões colaborativas.
Você também pode incentivar as pessoas a usar ferramentas de redes sociais, como blogs, fóruns de intranet, Linkedin e Twitter para se comunicar entre si, e você pode pedir às pessoas que apresentem suas ideias nas reuniões da equipe. Isso ajudará as pessoas a colaborar e a compartilhar conhecimento.
Mudando de Alinhamento para "Obliquidade"
A obrigação depende das pessoas que buscam objetivos "indiretos" que você e eles acreditam intuitivamente beneficiarão a organização a longo prazo, ao invés de trabalhar em objetivos específicos, mais mensuráveis e de curto prazo.
Para se mover para a obliquidade, estabeleça uma missão clara para sua equipe ou organização, mas depois dê flexibilidade às pessoas sobre como eles vão trabalhar para esta missão, em vez de estabelecer para eles como fazer o seu dia de trabalho -dia.
Uma abordagem - famosa pelo Google - é dar às pessoas um intervalo de tempo dedicado durante a semana de trabalho para "seguir suas dificuldades". Você e outros membros da equipe podem rever esses projetos regularmente e dar apoio às que mostram potencial.
Você também pode fazer um brainstorming para os objetivos indiretos do que, quando alcançado, tenham potencial para contribuir com os objetivos gerais da sua equipe ou da organização.
Mudando da motivação extrínseca para a intrínseca
Os motivadores extrínsecos são frequentemente eficazes; no entanto, você provavelmente achará melhor motivar suas pessoas usando uma combinação de motivadores extrínsecos e intrínsecos.
Cada pessoa da sua equipe será motivada por coisas diferentes, então use ferramentas como a Teoria da Motivação Humana de McClelland e Teoria de Autodeterminação para entender o que os motiva como indivíduos (tanto intrinsecamente como extrinsecamente).
Em seguida, incentive as pessoas a usar ferramentas como o Processo MPS para que possam entender que tipo de trabalho se adequa à sua personalidade e seus pontos fortes e, onde você pode, permitir que eles criem seus trabalhos para melhor se adequar a eles.
Além disso, lembre-se de que alterar sua abordagem de gerenciamento em cada uma das outras três dimensões pode ajudar as pessoas a experimentar mais motivação intrínseca. Por exemplo, você poderia obter esses benefícios, permitindo aos membros da equipe mais liberdade em como alcançaram seus objetivos e dando uma palavra a ele na tomada de decisões organizacionais.
Pontos Importantes
O professor da London Business School, Julian Birkinshaw, desenvolveu o seu quadro Quatro Dimensões da Gestão de Birkinshaw e publicou em seu livro de 2010, "Reinventing Management".
As Quatro Dimensões da Administração da Birkinshaw são:
Gerenciando: Atividades.
Gerenciando: Decisões.
Objetivos de Gerenciamento.
Gerenciando Motivação Individual.
Cada dimensão consiste em um princípio tradicional e um princípio alternativo.
Você pode usar o framework para desenvolver um modelo de gerenciamento que melhor se adapte ao tipo de trabalho que você está fazendo e da maneira que você deseja que sua organização se desenvolva. Quer aprender mais sobre como gerir projetos e processos não deixe de fazer nossos cursos de Gestão de Processos, Gestão de Projetos, Green Belt e Black Belt!
